الاعتمادات

كثير من وثائق العمل في بيلوسيتي تستلزم اعتماداً قبل أن تمضي، مثل أوامر الشراء وطلبات الزبائن والمدفوعات. والاعتماد نفسه يقع في مكان واحد، أياً كان نوع الوثيقة قيد المراجعة.

أين تقع القرارات

القرارات التي تنتظرك تصل إلى صندوق واردك — مجرى الإشعارات تحت الجرس في الشريط العلوي — عناصرَ موسومةً بـمطلوب إجراء. فتعتمد أو ترفض أو تفوّض من العنصر نفسه، مع قفزة بنقرة واحدة إلى الوثيقة قيد المراجعة. ولأن كل صنف من الاعتمادات يصل إلى المجرى نفسه، فلن تحتاج أبداً أن تعرف شاشة أي وحدة عليك أن تتفقد؛ انظر صندوق الوارد لمسار القرار كاملاً.

متابعة ما أرسلته

كل وثيقة ترسلها للاعتماد تحصل على عنصر واحد في صندوق واردك يتابعها من البداية إلى النهاية — مُرسَل، ثم معتمد أو مرفوض — ويسمّي على الطريق من ينتظره الطلب. وبدل فتح كل وثيقة لتفقّد تقدّمها، صفِّ صندوق واردك بالصنف طلباتي واقرأها كلها دفعة واحدة.

ويضبط مالك مؤسستك القواعد التي توجّه كل وثيقة، في الإعدادات ← مسارات الاعتماد. ويمكنه أيضاً أن يمنح هذا الحق لدور أنشأتموه.

حين تعمل وحدك

إذا كنت العضو الوحيد في مؤسستك، فلا أحد غيرك يستطيع اعتماد ما تفعله. لذلك لا يطلب بيلوسيتي أي اعتماد. في أمر الشراء وطلب الزبون وطلب الشراء، يقول الزر اعتماد بدل إرسال للاعتماد. اضغطه، فتُعتمد الوثيقة في الحال. وفي أمر الشراء وطلب الزبون، لا يعرض المسار في انتظار الاعتماد أيضاً، لأنهما لا ينتظران هناك أبداً. أما فاتورة المورّد وسند الاستلام والدفعة فلا تعرض أي زر اعتماد: تعتمدها أو تُكمِلها أو تؤكّدها مباشرة.

ولا ترى أيضاً، في صفحات الأقسام، كتل الوثائق التي تنتظر الاعتماد، ولا مسارات الاعتماد في الإعدادات. ويعود كل ذلك حين تدعو زميلاً وينضمّ إليك.

سجل الاعتماد على الوثيقة

عندما ترسل وثيقة للاعتماد ويتولّاها مسار اعتماد، تعرض الوثيقة تبويب الاعتمادات. وتعرض أوامر الشراء وطلبات الزبائن وطلبات الشراء وسندات الاستلام وفواتير المورّدين والمدفوعات التبويب نفسه. ولا تعرض المسودة التي لم يرسلها أحد تبويب الاعتمادات. ولا تعرضه أيضاً الوثيقة التي اعتُمدت دون مسار، لأن أي معتمِد لم يشارك فيها. ولتعرف من اعتمدها، قف على مرحلة معتمد في مسارها. ولا تعرض تسوية المخزون هذا التبويب أبداً، لأن خطواتها لا تفتح أي طلب. في الأعلى أين صار الطلب في مجمله، ومعه المستوى الذي بلغه ويوم إرساله؛ وتحته سطر لكل خطوة قطعها.

ويسمّي كل سطر المستوى الذي جرى عنده، والقرار المتَّخذ، والمعتمِد الذي وُجّه إليه، والتعليق الذي كتبه، وتاريخ القرار، والاستحقاق الذي أُعطي له. والسطر الخالي من تاريخ القرار ما زال ينتظر أحداً. وست كلمات قد تظهر تحت القرار:

ولا يُمحى من هذا التبويب شيء أبداً. فالوثيقة المرفوضة تحتفظ بكل اعتماد جرى قبل الرفض، وإرسالها من جديد يفتح طلباً جديداً إلى جانب القديم — وهذا ما يجعل التبويب أثراً للمراجعة لا مجرد حالة.

أسند طلباً منتظِراً إلى شخص آخر

ينتظر الطلب شخصاً واحداً، ولا يبتّ فيه غيره — لا زميل ولا مالك المؤسسة. فإذا كان في عطلة، انتظرت الوثيقة معه. وإن كان يحق لك إدارة مسارات الاعتماد، فافتح تبويب الاعتمادات في الوثيقة وانقر تصعيد:

1. اختر من يتسلّم الطلب. ويمكنك أن تختار نفسك.
2. اذكر السبب إن شئت — غائب حتى الأحد — ثم إرسال.

يُضاف إلى السجل سطر مُصعَّد على الشخص الذي كان الطلب ينتظره، مع سببك، وسطر مُسند لمن صار يحمله. فيجده هذا الأخير في صندوق وارده موسوماً عاجلة، ويُخطَر من غادره الطلب، وكذلك من أرسل الوثيقة. ثم يعتمده المعتمِد الجديد أو يرفضه أو يفوّضه كأي طلب آخر.

كيف يعمل توجيه الاعتماد

حين يرسل أحدهم وثيقة للاعتماد (مسودة أمر شراء، أو مسودة طلب زبون، أو مسودة وثيقة قبض أو دفع)، فإن بيلوسيتي:

1. يبحث عن مسار الاعتماد المنطبق على نوع تلك الوثيقة وعلى مؤسستك.
2. يقيّم قواعد المسار — مثلاً: «أوامر الشراء التي تفوق 500.000 دج تحتاج توقيع المدير المالي» — ويبني سلسلة معتمِدين مرتَّبة.
3. ينشئ طلباً ويُسند الخطوة الأولى إلى أول معتمِد في السلسلة.
4. يرسل إليه إشعاراً ويُظهر القرار في صندوق وارده.

وحين يقرّر المعتمِد الأول، يتقدّم الطلب إلى الخطوة التالية (إن وُجدت)، أو تستقر الوثيقة. وإن رفض أحدهم، عادت الوثيقة إلى مقدّمها ومعها سبب الرفض. وسلسلة القرارات كاملةً دائمة — فلا يُحذف منها شيء، ولو بعد الرفض.

الصلاحيات

صندوق واردك لا يحتاج صلاحية خاصة: فكل عضو يرى إشعاراته هو، بما فيها العناصر التي تتابع ما أرسله. أما ضبط المسارات فهو الجزء المحكوم (انظر تهيئة مسارات الاعتماد).

ولا تستطيع أن تتصرف (بالاعتماد أو الرفض أو التفويض) إلا في القرارات المسنَدة إليك. أما قرارات المستخدمين الآخرين فلا تظهر في صندوق واردك أبداً. وإسناد طلب ينتظر غيرك إلى شخص آخر، بـتصعيد، يتطلب صلاحية إدارة مسارات الاعتماد.