Gérer les produits

Un produit est tout ce que porte votre catalogue. Ce peut être une marchandise que vous stockez et vendez, une prestation, plusieurs produits vendus comme un seul, ou quelque chose sans forme physique. Un produit peut appartenir à une famille. Un produit configurable doit en avoir une, car les attributs de la famille engendrent ses variantes.

Créer un produit

1. Allez dans Produits et cliquez sur Ajouter.
2. Renseignez la section Général :
   • Nom du produit : le nom qui figure sur les devis, les factures et le catalogue, par exemple « T-shirt basique » ou « Solution de nettoyage industriel 5 L ».
   • Type : Simple, Configurable, Lot ou Immatériel. Produits dit quand employer chacun.
   • Unité de stock : l’unité dans laquelle le produit est compté. Elle s’ouvre sur EA — Pièce, l’unité de la plupart des produits : choisissez-en une autre pour un produit vendu au kilogramme ou au litre. Beelocity l’enregistre comme première unité du produit, et l’onglet Unités du produit la contient avec les autres, comme un carton ou une palette. Sans unité, une ligne de ce produit est refusée : renseignez-la donc ici plutôt que plus tard.
   • Référence : le code du produit, unique dans votre organisation. Le stock, les achats et les ventes s’en servent. Le champ porte déjà le code suivant, par exemple PRD-000042 après PRD-000041. Gardez-le, ou saisissez le vôtre, par exemple CLEAN-IND-5L. Si vous l’effacez, Beelocity donne le code suivant à l’enregistrement. Un produit simple l’imprime sur ses lignes, et la référence de chaque variante commence par lui.
   • Code-barres : le code que la douchette envoie au terminal, par exemple un code EAN-13, un code UPC-A ou un code à vous. Il est unique dans votre organisation. Un produit configurable n’a pas ce champ, car chaque variante a son propre code-barres.
   • Sous-position tarifaire : pour un produit que vous importez, les dix chiffres qui le classent dans le tarif douanier. Saisissez-la comme l’imprime le tarif ou le visa de votre programme prévisionnel d’importation, points et espaces compris (8471.30.00.00). Beelocity en garde les dix chiffres, et refuse toute autre saisie à l’enregistrement. Un programme prévisionnel d’importation s’en sert pour décompter les commandes de ce produit. Une variante reprend la sous-position de son produit.
   • Famille de produits : la famille à laquelle ce produit appartient. Un produit configurable doit en avoir une. Sur les autres types, vous pouvez laisser ce champ vide.
   • Reçu comme équipement : pour une machine que vous gardez. Voir Une machine que vous gardez.
3. Renseignez la section Tarification :
   • Prix de base : le prix auquel le produit se vend. Prix et tarifs dit d’où chaque vente tire ce prix.
   • Coût standard : ce qu’une unité vous coûte quand ce produit entre dans un autre. Si vous le laissez vide, Beelocity prend le dernier prix d’achat.
   • Classe de TVA : la classe que le terminal lit pour taxer ce produit. Laissez ce champ vide pour suivre votre classe par défaut. Une nouvelle ligne d’un document de vente ouvre aussi son taux sur elle, comme l’explique TVA.
4. Dans Détails, écrivez ce qu’est le produit. Votre boutique en ligne l’affiche. Une ligne d’achat ou de vente reprend plutôt le nom du produit.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Quand vous enregistrez un produit configurable, Beelocity engendre une variante pour chaque combinaison des attributs de variante de la famille. Vous n’avez donc pas à les créer à la main. Cela se fait une seule fois. Si vous changez plus tard la famille ou ses attributs, Beelocity n’ajoute aucune variante et n’en modifie aucune.

Ce que la douchette envoie au terminal. Une douchette fonctionne comme un clavier. Elle saisit le code dans la zone de recherche du terminal, puis appuie sur Entrée. Le terminal cherche alors une correspondance, dans cet ordre :

1. Une variante dont le Code-barres ou la Référence est ce code. Le terminal ne peut pas vendre une variante aujourd’hui, donc un message dit pourquoi. Rien ne va sur le ticket.
2. Un produit dont le Code-barres, la Référence ou le nom est ce code.
3. Tout produit dont le nom, la référence ou le code-barres contient ce texte.

Si un seul produit correspond et que le terminal peut le vendre, il va sur le ticket. Si le terminal ne peut pas le vendre, un message dit pourquoi. Si rien ne correspond, ou si plusieurs produits correspondent, un message le dit.

Le code-barres se place donc sur ce que vous vendez. Un produit simple porte un code-barres. Un produit configurable n’en porte aucun, et chacune de ses variantes porte le sien. Le formulaire affiche aussi Code-barres sur un lot et sur un produit immatériel, mais le terminal refuse les deux.

Beelocity refuse un second produit avec le même code-barres. Il ne contrôle pas le code-barres d’une variante : deux variantes peuvent donc partager le même, et le terminal prend alors la première qu’il trouve. Donnez à chaque variante son propre code-barres. Beelocity n’utilise un code-barres qu’au terminal et dans les zones de recherche.

La liste des produits

La page principale Produits affiche tous les produits de votre organisation. Vous pouvez :

• Rechercher par nom, par référence ou par code-barres.
• Filtrer par type, par famille, par statut actif, par plage de prix de base, par sous-position tarifaire ou par date d’ajout. Utilisez le bouton Filtres à côté de la zone de recherche (Utiliser les listes).
• Trier sur une colonne, par exemple le nom, la référence ou le prix.
• Exporter la liste dans un tableur depuis le menu Autres actions, à droite du bord supérieur.
• Choisir les colonnes que vous voulez voir.

Cliquez sur un produit pour ouvrir sa page. Vous pouvez y modifier ses champs, gérer ses variantes et voir les fiches liées. La barre du haut nomme le produit et montre la liste des produits un cran au-dessus. Pour y revenir, cliquez sur la liste, ou sur la flèche à côté.

Les variantes d’un produit

Pour un produit configurable, les variantes sont ce que vous stockez et vendez. Le produit est un modèle. Chaque variante en est une forme, par exemple le rouge en taille moyenne.

Les variantes sont dans l’onglet Variantes du produit. L’onglet cherche par référence ou par code-barres. Son bouton Filtres restreint par plage d’Ajustement de prix ou de Poids, et aux variantes Par défaut ou Actif (voir Utiliser les listes). Pour ajouter une variante à la main, cliquez sur Ajouter.

Ce que porte une variante

Chaque variante a ses propres champs :

Les options de la variante, comme Couleur : Rouge et Taille : M, n’ont pas de colonne dans cet onglet. La référence les porte, et votre boutique en ligne les affiche.

Comment les variantes sont engendrées

Quand vous créez un produit configurable, Beelocity engendre une variante pour chaque combinaison des attributs de variante de la famille. Voir Attributs produit pour le détail du mécanisme et pour maîtriser le nombre de variantes. Après ce premier enregistrement, vous ajoutez et modifiez les variantes dans l’onglet Variantes.

Les liens entre produits

Beelocity n’a aucun écran qui relie un produit à un autre. Vous ne pouvez donc ni dresser la liste de ce que contient un lot, ni suggérer un produit voisin, ni désigner le remplaçant d’un produit.

Un produit de type Lot est un produit à part entière, avec son nom, son prix et son stock. Vendre un lot sort le lot du stock, et ne sort rien des produits que vous avez mis dans la boîte. Si vous voulez que chaque produit sorte du stock, mettez une ligne par produit sur le document.

Traduire votre catalogue

Vos clients lisent parfois une autre langue que celle de votre catalogue. Vous pouvez donc écrire le nom de chaque produit dans chaque langue de document. Les noms avec lesquels votre équipe travaille ne changent pas.

• La voie rapide : une liste par type de fiche. Sur la page Produits, ouvrez le menu Autres actions et choisissez Aller à Traductions des produits. Catégories de produits, Familles de produits et Attributs produit ont le même choix. La liste a une ligne par fiche et une colonne par langue. Saisissez dans une case pour donner à la fiche son nom dans cette langue. Videz la case pour retirer ce nom.
• La voie complète : l’onglet Traductions. Chaque produit, catégorie, famille et attribut a un onglet Traductions après son premier enregistrement. L’onglet a une ligne par langue. Chaque ligne porte le nom, les détails si la fiche en a, et l’Identifiant d’adresse d’une catégorie.
• Marquez une ligne comme vérifiée. Une nouvelle traduction commence non vérifiée. Quand quelqu’un l’a relue, cochez Vérifié sur sa ligne. Seul l’onglet a cette case, la liste ne l’a pas.

Chaque endroit lit une traduction à sa façon :

• Une ligne d’achat ou de vente : cela vaut pour les demandes d’achat, les bons de commande, les devis, les commandes et les factures. Si vous laissez la désignation d’une ligne vide, Beelocity y met le nom du produit, et jamais ses détails. Il prend la langue préférée du partenaire, ou sinon la langue de document de votre organisation. Il prend la traduction même si personne ne l’a vérifiée. Vous pouvez toujours modifier le texte de la ligne.
• Votre boutique en ligne : elle affiche le nom et les détails d’un produit dans la langue de l’acheteur. Elle ignore une traduction non vérifiée, sauf si le réglage Traductions non vérifiées de la boutique est coché. Un nom saisi dans la liste n’arrive donc à la boutique qu’après que vous avez coché Vérifié dans l’onglet.
• Le terminal : il affiche les noms d’attributs et les libellés d’options d’une variante dans la langue du terminal, si quelqu’un les a vérifiés. Il affiche le nom d’un produit tel que vous l’avez saisi.
• Les catégories et les familles : aucune page que lisent les clients n’en affiche encore, donc Beelocity conserve seulement ces traductions.

Si vous laissez une langue vide, Beelocity utilise le texte tel que vous l’avez saisi. Il n’affiche jamais un blanc, et il ne traduit rien à votre place. Les listes et les formulaires de votre équipe gardent le nom tel que vous l’avez saisi, quelle que soit la langue de l’écran.

Les libellés d’options sont le Small / Medium / Large d’un produit configurable. Vous les traduisez sur la page de l’attribut, sous son onglet Traductions, avec un libellé par langue à côté de chaque option. Si vous renommez une option plus tard, ses libellés ne s’appliquent plus. L’option s’affiche alors telle que vous l’avez saisie, jusqu’à ce que vous écriviez de nouveau ses libellés.

Ajouter des photos à un produit

Une photo en dit plus à un acheteur qu’une description. Un produit peut avoir jusqu’à dix photos. La première est sa photo principale. La liste des produits la montre à côté du nom, et elle représente le produit partout où une seule photo a sa place.

1. Ouvrez le produit et allez sur son onglet Photos. L’onglet apparaît après l’enregistrement du produit.
2. Cliquez sur Ajouter des photos et choisissez une ou plusieurs images.
3. Mettez-les dans l’ordre depuis le menu ⋮ de chaque photo : Définir comme photo principale, Avancer ou Reculer.

Vous pouvez ajouter des fichiers PNG et JPEG de 5 Mo au plus chacun, et de 6 000 pixels au plus en largeur ou en hauteur. Beelocity lit ce que contient un fichier et non son nom, donc il refuse un document renommé .jpg.

Sur un produit configurable, chaque photo a une liste Variante montrée. Choisissez la variante que la photo montre, par exemple la rouge ou la grande taille. Si la photo montre le produit dans son ensemble, laissez Toutes les variantes.

Retirer, dans le même menu, enlève une photo du produit. Si c’était la photo principale, la suivante prend sa place.

Les photos ont leurs propres droits, distincts de la modification du produit. Par exemple, le rôle Responsable e-commerce peut ajouter des photos, et il ne peut changer ni les prix d’un produit ni sa classe de TVA.

Une machine que vous gardez : un équipement

Tout ce que vous achetez n’est pas du stock. Vous achetez une fois une camionnette de livraison, un four ou une presse, et vous les gardez en service. Leur place est donc parmi vos équipements, et pas en stock. Vous le dites sur le produit.

1. Ouvrez le produit et cliquez sur Modifier, ou créez-le comme produit Simple.
2. Dans Reçu comme équipement, choisissez la classe d’équipement, par exemple Véhicules ou Fours.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Beelocity affiche ce champ tant que le module Maintenance est activé, et seulement sur un produit simple.

Ensuite, quand vous terminez un bon de réception du produit, Beelocity ajoute chaque machine à vos équipements. Son coût d’acquisition est le prix d’une machine sur la ligne de commande, remise déduite, dans votre propre devise. Un produit reçu comme équipement n’entre jamais en stock. Les sélecteurs de produit des mouvements de stock, des bons de transfert, des régularisations de stock et des comptages ne le proposent pas. Ceux des nomenclatures et des ordres de travail de maintenance non plus. Si un document de stock le cite malgré tout, Beelocity refuse le document.

Un produit en stock ne peut pas devenir un équipement. Tant qu’il reste du stock, Beelocity refuse la classe et le dit sous le champ. Commencez par consommer ce stock, le vendre ou le ramener à zéro par une régularisation de stock. Vous pouvez toujours retirer la classe, et le produit entre alors en stock à partir de son prochain bon de réception.

La désactivation

Désactivez un produit que vous cessez de vendre, et ne le supprimez pas. Ouvrez le produit et cliquez sur Désactiver, ou sélectionnez plusieurs produits dans la liste et choisissez Rendre inactif. Supprimer sert au produit créé par erreur. Si une commande, une facture, un ticket, un bon de réception ou une fiche de stock nomme le produit, Beelocity refuse de le supprimer.

• Le terminal et votre boutique en ligne cessent de vendre un produit désactivé.
• Les nouveaux documents le proposent encore. Le produit reste dans les sélecteurs des devis, des commandes, des achats et des documents de stock, donc vérifiez ce que vous choisissez.
• Les fiches passées ne changent pas. Les commandes, mouvements de stock et factures passés gardent le produit.
• Vous pouvez le reprendre. Ouvrez le produit et cliquez sur Activer, sans avoir à le recréer.

Beelocity n’a aucun champ qui désigne le remplaçant d’un produit (Les liens entre produits).

Conseils

• Laissez les références se numéroter. Chaque nouveau produit s’ouvre sur la référence suivante, donc toutes vos références ont la même forme. Ne saisissez la vôtre que si un produit a déjà un code qu’emploient vos clients ou vos fournisseurs.
• Mettez dans le prix de base votre prix de vente habituel. Le terminal et votre boutique en ligne vendent à ce prix aujourd’hui, car aucun écran ne permet d’ajouter un prix à un tarif.
• Renseignez le coût standard des matières premières et des pièces achetées. Le calcul du coût de revient le lit pour chaque composant d’une nomenclature. S’il est vide, le calcul prend le dernier prix d’achat. Si aucun des deux n’existe, le calcul compte zéro et vous avertit que le résultat est incomplet. Renseignez-le donc une fois sur chaque entrée achetée.
• Vérifiez le nombre de variantes avant d’enregistrer un produit configurable. Avec 3 attributs de variante de 5, 4 et 3 options, vous obtenez 60 variantes. Assurez-vous que c’est bien ce que vous voulez avant de créer le produit.