Point de vente est le module qui vous sert à vendre au comptoir. Il compte trois éléments :
- Une caisse est l’endroit du comptoir où vous vendez.
- Une session de caisse est le temps pendant lequel une caisse est ouverte, de son fonds de caisse jusqu’au comptage final de son tiroir-caisse.
- Le terminal est l’écran plein où le caissier vend, rembourse et encaisse.
Ce qui se passe à la caisse rejoint tout seul le reste de vos écritures. Chaque vente sort la marchandise du stock dès que le ticket est terminé. À la clôture d’une session, Beelocity écrit pour vous les factures client et les encaissements de trésorerie, et vous n’avez rien à ressaisir. Si une clôture s’arrête en route, Sessions de caisse dit quoi faire.
Voici une journée type :
- Le caissier ouvre le terminal et choisit sa caisse. Il ouvre une session avec les espèces qu’il met dans le tiroir-caisse, par exemple 5 000 DA de monnaie.
- Il vend toute la journée. Il touche les produits ou lit les codes-barres, encaisse en espèces ou par carte, rend la monnaie et imprime les tickets. Un client qui rapporte son achat de la veille obtient un remboursement sur le ticket d’origine. Si le caissier se trompe sur un ticket, il peut le rendre sans effet pendant la même session.
- En fin de journée, il clôture la session. Il compte le tiroir-caisse, en billets et en pièces s’il le souhaite. Beelocity compare ce comptage aux espèces que le tiroir-caisse devrait contenir. La différence est l’écart de caisse.
- La clôture solde aussi la session. Beelocity écrit une facture client pour les ventes de passage, et une facture pour chaque ticket vendu à un client nommé. Des encaissements de trésorerie règlent ces factures, un par mode de règlement. Les espèces vont sur le compte de caisse propre à la caisse. L’argent de chaque autre mode va sur le compte de trésorerie que ce mode désigne. Le rapport Z résume la session par mode de règlement, par taux de TVA et par catégorie de produits.
Pour aller plus loin :
- Caisses explique comment paramétrer une caisse.
- Sessions de caisse couvre l’ouverture, le comptage, la clôture et le rapport Z.
- Le terminal est l’écran où le caissier travaille, avec le rayon, le panier, les règlements fractionnés et plusieurs clients à la fois.
- Tickets est la trace de chaque vente, et des remboursements et tickets rendus sans effet qui la corrigent.
Navigation
Ouvrez Point de vente dans le menu latéral. Le module s’ouvre sur ce qui attend (plus bas), et le menu liste Terminal, Sessions de caisse et Tickets. Le Paramétrage, en fin de liste, contient Caisses, son seul onglet. Vous paramétrez une caisse une fois, et vous y revenez quand la boutique change. Chaque liste garde son adresse, donc un favori l’ouvre toujours.
Voir ce qui attend
Quand vous ouvrez Point de vente, vous voyez les sessions qui attendent quelqu’un, en quatre listes. Chaque ligne ouvre la session. Beelocity relit les listes à chaque ouverture de la page.
| Liste | Ce qu’elle montre | Que faire |
|---|---|---|
| Clôtures inachevées | Les sessions comptées dont le solde s’est arrêté. Chacune retient sa caisse jusqu’à ce que quelqu’un agisse. | Au terminal, choisissez cette caisse et appuyez sur Terminer le solde. Si cela s’arrête de nouveau, lisez le motif affiché. En dernier recours, le propriétaire de votre organisation peut forcer la clôture, sauf si la session a déjà sa facture de solde. |
| Sessions ouvertes | Les sessions qu’un caissier a encore ouvertes, la plus ancienne d’abord. Une ligne le signale si la session est ouverte depuis plus de quatorze heures. | En fin de journée, clôturez la session au terminal et comptez le tiroir-caisse. |
| Clôturées avec écart | Les sessions clôturées ces sept derniers jours dont le comptage ne correspondait pas aux espèces attendues, en plus ou en moins. La plus récente vient d’abord. | Ouvrez la session pour voir l’écart et la note du caissier. |
| Forcées, non soldées | Les sessions clôturées de force alors que certains de leurs tickets n’avaient pas de facture. Une ligne donne leur nombre, leur total et le motif. | Facturez ces ventes à la main dans les Ventes. La session reste dans cette liste après cela, car votre facture n’est pas reliée à ses tickets. |
Chaque liste montre cinq lignes et combien il y en a en tout. Tout afficher ouvre la liste des sessions sur la même sélection. Forcées, non soldées n’a pas ce lien, car Beelocity calcule cette liste à partir des tickets de chaque session.
En haut de la page, Terminal ouvre l’écran de vente. Recette du comptoir du jour, Sessions de caisse en cours, Panier moyen du jour et Écart de caisse, 7 jours sont juste en dessous. Plus bas, Meilleures ventes du jour trace une colonne par article, selon ce qu’il a rapporté dans la journée. Évolution des recettes est à côté (plus bas). Vous ne voyez que les listes que votre rôle vous permet d’ouvrir, et le bouton seulement si vous pouvez vendre.
Voir ce que les caisses ont encaissé
Évolution des recettes trace ce que vos caisses ont encaissé chaque jour, soit les ventes moins les remboursements. Le graphique réunit toutes vos caisses, dans votre devise de référence. Les tickets rendus sans effet ne comptent jamais. Il se trouve à côté de Meilleures ventes du jour sur la page Point de vente, et dans l’onglet Point de vente du tableau de bord.
- Quelles dates. Sur le tableau de bord, le graphique suit la plage de dates, qui couvre les 90 derniers jours sauf si vous en choisissez d’autres. Il trace une colonne par jour jusqu’à trois mois, par semaine jusqu’à un an, et par mois au-delà. Une semaine commence le samedi. La page Point de vente trace toujours les 90 derniers jours.
- Ce que dit une colonne. Survolez une colonne pour lire sa recette nette, avec ses ventes et ses remboursements. Un remboursement compte le jour où il a été fait, et non le jour de la vente qu’il annule. Un jour de retours peut donc passer sous zéro.
- Un ticket compte le jour où la caisse l’a daté, à l’heure de votre organisation. Un ticket passé à 23 h 30 appartient à cette soirée, et non au lendemain matin.
- Les caisses dans une autre devise. Si une caisse verse sur un compte en euros ou en dollars, Beelocity convertit sa recette au taux de change enregistré pour chaque jour. Si une caisse n’a pas de taux pour un jour, Beelocity la laisse hors du chiffre de ce jour. Il la nomme sous le graphique, avec un lien vers Taux de change.
- Une colonne n’ouvre rien. Pour voir les tickets d’un jour, ouvrez Tickets et réduisez la liste à ce jour.