Tableau de bord | Beelocity

Le tableau de bord réunit en onglets les chiffres clés de votre organisation. Il s'ouvre quand vous vous êtes connecté et avez choisi une organisation.

Le tableau de bord est la page qui s’ouvre quand vous vous êtes connecté et avez choisi une organisation. Il réunit en onglets les chiffres clés de votre organisation, pour que chaque équipe se concentre sur ce qui la concerne. Ces chiffres portent sur l’activité, la fiabilité de la maintenance, la disponibilité, la charge, l’analyse des pannes et les pièces de rechange.

Onglets

La barre d’onglets en haut du tableau de bord fait passer d’un groupe d’indicateurs à l’autre :

Synthèse réunit votre propre sélection d’indicateurs, épinglés depuis n’importe quel autre onglet (voir Épinglez les indicateurs qui vous intéressent ci-dessous). Cet onglet reste vide tant que vous n’avez rien épinglé.
Général réunit ce qui vous est personnel, dans toutes vos organisations. La carte de la boîte de réception affiche votre nombre d’éléments non lus et vos cinq notifications non lues les plus récentes, avec un raccourci vers la boîte complète. Tout le monde voit cet onglet, car chaque membre a une boîte de réception.
Maintenance a cinq sections, comme suit.
- Fiabilité montre le score de fiabilité, le taux de pannes répétées, le temps moyen entre pannes et le temps moyen de réparation. Ce temps de réparation se répartit entre Diagnostic, Réparation active et Attente.
- Disponibilité montre la disponibilité, la part du programmé, la répartition du temps de marche et Part du programmé par classe d’équipement.
- Charge de travail montre le temps productif, le taux de réalisation du préventif, l’arriéré ouvert, Arriéré par urgence et Taux de réalisation du préventif par plan.
- Analyse des pannes montre la densité de pannes (pannes par heure d’exploitation), ainsi que la garantie et le diagnostic. Ses panneaux sont les principaux codes problème, les principales causes racines et les équipements les plus en cause.
- Pièces de rechange montre la couverture des pièces critiques et ce qui est à réparer. Ses panneaux sont la dépense de pièces par équipement, les principales pièces par dépense, les politiques de pièces critiques non couvertes et les pièces à réparer.
Stock montre la santé du stock, les ruptures de stock, le stock à rotation lente et le stock bloqué. Il montre aussi le stock proche de péremption, l’exactitude des inventaires tournants et le mouvement de stock. Le stock bloqué est en quarantaine, détérioré ou expiré, et un chiffre à côté compte le stock que quelqu’un retient à la main.
Achats montre les bons de commande ouverts, les bons de commande en retard, les demandes d’achat à approuver, les commandes partiellement livrées et les livraisons dans les délais. Son panneau est Bons de commande ouverts par statut.
Ventes montre le portefeuille d’affaires, les commandes client ouvertes, le reste à livrer et le taux de transformation des devis. Il montre aussi les factures échues, le délai moyen de recouvrement client et les avoirs émis. Ses panneaux sont Chiffre d’affaires mensuel, Principaux clients, Produits les plus vendus et Factures par ancienneté.
Trésorerie montre votre position de trésorerie, les chèques à encaisser, les chèques bientôt à échéance et les lignes de relevé bancaire non rapprochées. Ses panneaux sont Trésorerie par devise, Évolution de la trésorerie et Balance âgée clients.
Point de vente montre la recette du comptoir et le panier moyen du jour, les sessions de caisse en cours et l’écart de caisse. Ses panneaux sont Meilleures ventes du jour et Évolution des recettes.

Chaque carte n’apparaît que si votre rôle vous permet de lire ce qu’elle compte, et un onglet apparaît dès qu’une de ses cartes apparaît. Si votre organisation a désactivé un module, son onglet disparaît aussi. Une personne peut voir vos factures sans voir vos comptes bancaires. Elle trouve quand même Factures par ancienneté sur l’onglet Ventes et sur la page de synthèse de Ventes, et Balance âgée clients sur l’onglet Trésorerie.

Sur chaque onglet, les cartes d’indicateur viennent en premier, qu’elles montrent un chiffre ou plusieurs. Les panneaux se tiennent en dessous, côte à côte : deux par rangée sur un portable et trois sur un grand écran. Les cartes occupent toute la largeur de votre écran : cinq par rangée sur un grand écran, trois sur un portable et une sur un téléphone. Votre Synthèse suit la même disposition pour les cartes que vous épinglez.

La plupart des panneaux dessinent leurs chiffres en colonnes, chacune surmontée de son chiffre. Si les colonnes sont les parts nommées d’un même tout, comme l’ancienneté d’une facture ou le statut d’une commande, chacune a sa couleur. Si elles classent des éléments, comme les codes problème derrière le plus de pannes, elles partagent une couleur. Pointez une colonne, ou passez sur le graphique au clavier, pour lire ce qu’elle représente.

Une colonne qui compte une liste ouvre cette liste sur les mêmes enregistrements. Ce sont par exemple une tranche d’ancienneté de factures, un statut de bon de commande ou une devise de vos comptes. Cliquez sur la colonne, ou appuyez sur Entrée dessus.

Une part, comme Part du programmé par classe d’équipement ou Taux de réalisation du préventif par plan, est dessinée par rapport au tout. Une colonne à mi-hauteur du panneau vaut donc 50 %. En arabe, la première colonne est à droite, comme le texte se lit. Un graphique dans le temps va de gauche à droite dans toutes les langues.

Chaque onglet lit ses chiffres la première fois que vous l’ouvrez. Ces chiffres ne couvrent pas tous les mêmes dates :

Le filtre de plage de dates de l’en-tête pilote les chiffres de maintenance qui portent sur une période. Ce sont par exemple la fiabilité, la disponibilité, le temps productif, les principaux codes problème et la dépense en pièces. Il pilote aussi le Délai moyen de recouvrement client de l’onglet Ventes.
Les trois graphiques des ventes montrent les douze derniers mois tant que vous n’avez pas choisi de plage. Ensuite, ils montrent les mois que la plage couvre.
Évolution de la trésorerie et Évolution des recettes tracent la plage jour par jour. Au-delà de trois mois, elles la tracent semaine par semaine, et au-delà d’un an mois par mois.
Des fenêtres fixes s’appliquent aux autres cartes qui portent sur une période. C’est 90 jours pour le mouvement de stock, le stock à rotation lente et le taux de transformation. C’est 30 jours pour les inventaires tournants et les avoirs. Le stock proche de péremption regarde à 30 et 90 jours.
Les chiffres en temps réel ignorent le filtre et montrent la situation du moment. Ce sont les bons de commande ouverts, les factures échues, le stock bloqué et les pièces à réparer. Ce sont aussi la couverture des pièces critiques, la position de trésorerie, les chèques à échéance et les lignes non rapprochées.

Filtre de plage de dates

Ouvrez le menu Plage de dates dans l’en-tête pour fixer une date Du et une date Au aux chiffres qui les utilisent. C’est le bouton en forme d’entonnoir, à côté du i. Le réglage d’origine est les 90 derniers jours, et la ligne au début de l’en-tête nomme les dates que vous lisez. Cliquez sur Tout effacer dans le menu pour y revenir. Un petit 1 sur le bouton de filtre vous indique que vous avez fixé votre propre plage.

Épinglez les indicateurs qui vous intéressent

Chacun s’intéresse à des chiffres différents. Chaque carte porte un bouton d’épinglage dans son en-tête, et il n’y a aucun mode à activer :

Ouvrez n’importe quel onglet et cliquez sur l’épingle des cartes que vous voulez garder à l’œil.
Passez à l’onglet Synthèse. Les cartes que vous avez épinglées y figurent, chacune avec le nom de son onglet.
Pour retirer une épingle, cliquez de nouveau sur le bouton d’épinglage, où que la carte apparaisse.

Vous pouvez aussi épingler une carte depuis la page de synthèse d’un module. Beelocity conserve les épingles dans votre navigateur, pour chaque organisation. Chaque organisation a donc ses épingles, et un autre navigateur ou appareil n’en a aucune.

Conseils

Le tableau de bord montre l’organisation que vous avez choisie. Si vous changez d’organisation au bas du menu latéral, chaque carte et votre Synthèse épinglée se rechargent.
Un onglet garde pendant deux minutes les chiffres qu’il a lus, même si vous changez d’onglet. Après une opération d’ampleur, rechargez la page pour voir les derniers chiffres. Un nouveau bon de commande, des encaissements, des ajustements de stock ou un ordre de travail clôturé en sont des exemples.
Si une carte n’arrive pas à se charger, par exemple à cause d’un incident réseau passager, seule cette carte affiche l’erreur. Elle indique Chargement impossible, et les autres cartes continuent de fonctionner.
Survolez le titre d’une carte pour lire une courte infobulle qui dit ce que le chiffre vous apprend. Sur une carte à deux chiffres ou plus, le titre de chaque chiffre a aussi son infobulle. Un titre qui porte une infobulle se souligne quand vous le survolez. Le calcul derrière chaque chiffre est sur cette page, sous Comment chaque chiffre est calculé.
Cliquez sur la petite icône i dans l’en-tête de la page, à côté du filtre de plage de dates, pour ouvrir le glossaire du tableau de bord. Ses quinze courtes entrées couvrent les principaux chiffres, le sens de En temps réel et le fonctionnement de l’épinglage. Chaque entrée sauf En temps réel renvoie à la page de ce guide qui montre le calcul.

Comment chaque chiffre est calculé

Le panneau derrière l’icône i dit ce qu’un chiffre vous apprend. Cette section donne le calcul qu’il y a derrière.

La plupart des chiffres des cartes Stock, Achats et Ventes sont des nombres. Ils disent combien de commandes, de factures ou de lignes de stock répondent à une règle, et ce ne sont pas des montants. C’est voulu. Beelocity calcule un nombre sur toute votre organisation, quelle que soit la masse de données. Le chiffre affiché est donc le vrai, et non un échantillon. Là où une carte affichait un montant, elle affiche désormais le nombre qu’il y avait derrière, et le dit. Les montants figurent sur les panneaux qui lisent un rapport, comme Chiffre d’affaires mensuel et Balance âgée clients.

Tous les chiffres de la maintenance sont décrits dans Indicateurs de maintenance. Cette page couvre le score de fiabilité, le temps moyen entre pannes, le temps moyen de réparation et ses trois parties, et la disponibilité. Elle couvre aussi la part du programmé, le temps productif, le taux de réalisation du préventif et la densité de pannes. Enfin, elle couvre les trois panneaux des principaux problèmes, causes et équipements.

Stock

Santé du stock montre deux nombres. Lignes de stock compte les lignes de stock actives dont vous pouvez sortir aujourd’hui, une par produit tenu dans un dépôt. Surveillés pour stock bas compte les produits qu’une alerte de stock bas activée garde à l’œil.
Ruptures de stock compte les lignes de stock où il ne reste rien à sortir. Chacune est vide, ou promise en entier à des commandes ouvertes.
Stock à rotation lente compte les lignes de stock dont la quantité n’a pas bougé depuis 90 jours. C’est de l’argent qui dort. Ces lignes sont les candidates à une promotion, un transfert ou une dépréciation.
Stock bloqué compte le stock actif en Quarantaine, marqué Détérioré ou déjà Expiré, qui est encore en rayon. Le chiffre Réservé à côté compte les lignes de stock au statut Réservé, que quelqu’un retient à la main. Une réservation pour une commande ne compte pas ici.
Stock proche de péremption compte le stock au statut Disponible selon la proximité de sa date de péremption. Ses trois chiffres sont Sous 30 jours, 31 à 90 jours et Périmés. Il laisse de côté le stock vendu ou sorti jusqu’à zéro. Il laisse aussi de côté le stock d’un lot rejeté, qui est en quarantaine.
Exactitude des inventaires tournants montre deux chiffres sur les lignes d’inventaire tournant comptées ces 30 derniers jours. Lignes exactes est la part tombée exactement sur la quantité en fiche. Lignes en écart compte celles qui s’en écartent.
Mouvement de stock montre l’activité de vos dépôts sur les 90 derniers jours. Il compte les mouvements de sortie (ventes, sorties et transferts) et les mouvements d’entrée (réceptions, retours et transferts).

Achats

Bons de commande ouverts compte les bons de commande approuvés, envoyés, confirmés par le fournisseur ou partiellement reçus. Cette carte laisse de côté les brouillons, les commandes annulées et les commandes clôturées.
Bons de commande en retard compte les commandes ouvertes dont la date de livraison prévue est passée. La ligne en dessous indique le retard de la plus ancienne.
Demandes d’achat à approuver compte les demandes d’achat dans la file d’approbation. Cette carte indique aussi depuis combien de temps la plus ancienne attend.
Commandes partiellement livrées compte les commandes qui ont reçu un premier bon de réception, qui attendent encore le reste et dont la date prévue est passée.
Livraisons dans les délais dit combien de périodes de vos fournisseurs sont passées sous la cible de 90 %. Elle les compte sur toutes les périodes qui ont ce chiffre. Elle lit chaque période de chaque fournisseur, de toutes les années, y compris celles que le propriétaire de votre organisation a saisies, quelles que soient leurs dates. Beelocity recalcule le trimestre d’un fournisseur quand une de ses commandes se termine, ou sort de l’état Terminé par un retour ou une réception annulée. Un trimestre où il ne reste aucune commande n’a pas ce chiffre, et la carte ne le compte pas.
Bons de commande ouverts par statut répartit les commandes ouvertes selon leur avancement : approuvées, envoyées, confirmées ou partiellement reçues. Les quatre colonnes font le total de la carte Bons de commande ouverts.

Ventes

Portefeuille d’affaires compte les devis encore en jeu, c’est-à-dire en Brouillon ou Envoyé. Les devis gagnés, perdus et expirés ne comptent pas.
Commandes client ouvertes compte les commandes approuvées, confirmées, en traitement ou partiellement expédiées.
Reste à livrer compte les lignes de commande encore Ouvert ou Partiel. Vous vous êtes engagé auprès du client et vous n’avez pas encore livré.
Taux de transformation des devis regarde les devis clos ces 90 derniers jours. Il divise les devis gagnés par l’ensemble des gagnés et des perdus. Gagné veut dire Accepté ou Converti en commande. Perdu veut dire Rejeté ou Expiré.
Factures échues compte les factures déjà marquées Échu. Cette carte compte aussi les factures Envoyé ou Partiellement réglé dont la date d’échéance est passée et qui portent encore un solde.
Délai moyen de recouvrement client dit à peu près combien de jours vos clients mettent à vous payer, sur la période du filtre de dates. Il prend ce que les clients doivent aujourd’hui, le divise par ce que vous avez facturé sur la période, et le multiplie par le nombre de jours de celle-ci. C’est donc un rapport, et non un délai que Beelocity mesure facture par facture. Ce que les clients doivent vient des factures au statut Envoyé, Partiellement réglé ou Échu. Ce que vous avez facturé compte aussi les factures au statut Réglé, et laisse de côté celles au statut Brouillon, Annulé ou Sans effet. Beelocity convertit chaque montant dans votre devise de référence, qui est la Devise par défaut de la page de votre organisation. Si cette devise n’est pas choisie ou qu’un taux manque, la carte dit quoi régler. Si vous n’avez rien facturé sur la période, la carte affiche —. À côté, la carte dit combien de factures portent encore un solde, échues ou non. Ce nombre est votre plan de relance.
Factures par ancienneté répartit les mêmes factures impayées entre non encore échu, 1 à 30, 31 à 60, 61 à 90 et plus de 90 jours de retard. Ce panneau compte les factures de chaque tranche, quelle que soit leur devise. Le panneau Balance âgée clients de l’onglet Trésorerie montre la même répartition en montants.
Avoirs émis compte les avoirs émis ces 30 derniers jours.
Chiffre d’affaires mensuel montre ce que vous avez facturé chaque mois, moins les avoirs émis ce mois-là. Principaux clients et Produits les plus vendus montrent qui a le plus acheté et ce qui s’est le plus vendu sur les mêmes mois. Les trois sont hors TVA et dans votre devise de référence. Une pièce en devise compte au taux en vigueur à sa date. Si aucun taux n’est enregistré à cette date, Beelocity la nomme sous le graphique et la laisse de côté. Voir Voir ce que vous avez vendu.

Trésorerie

Position de trésorerie est le solde disponible sur l’ensemble de vos comptes de trésorerie ouverts, converti dans la devise de référence. Elle laisse de côté les comptes gelés, dont les fonds ne sont pas disponibles. Les comptes clôturés ne comptent jamais.
Trésorerie par devise répartit la même position selon la devise dans laquelle chaque compte est tenu. Chaque montant est converti pour que les colonnes se comparent.
Évolution de la trésorerie trace la même trésorerie disponible à la fin de chaque jour de la plage de dates. Pour une plage plus longue, elle trace chaque semaine ou chaque mois. Elle montre aussi ce qui a été encaissé et décaissé. Les comptes gelés sont exclus chaque jour et nommés sous le graphique. Un compte dans une autre devise compte au taux enregistré pour chaque jour. Un point ouvre le journal de trésorerie sur ses jours. Voir Voir comment votre trésorerie a évolué.
Balance âgée clients montre la même répartition que l’onglet Ventes, en montants. Elle montre ce que les clients doivent encore dans chaque tranche, dans votre devise de référence. Beelocity convertit une facture dans une autre devise au taux de change du jour. Si aucun taux n’est enregistré pour aujourd’hui, une ligne sous le graphique dit combien de factures sont laissées hors des montants. Beelocity ne compte jamais un euro pour un dinar. Quand vous enregistrez le taux, la facture rejoint sa tranche. Tant que votre organisation n’a pas de devise de référence, le panneau le dit. La balance âgée fournisseurs n’est pas encore affichée.
Chèques à encaisser compte les chèques, effets et billets à ordre reçus de clients et non encore encaissés, qu’ils soient en portefeuille ou sur un bordereau. Le montant à côté du nombre est dans votre devise de référence. Un chèque dans une autre devise est converti au taux du jour.
Chèques bientôt à échéance compte les mêmes instruments dont l’échéance tombe dans les sept jours, y compris ceux déjà échus et toujours non encaissés. Le montant à côté du nombre n’additionne que les chèques dans votre devise de référence.
Lignes non rapprochées compte les lignes de relevé bancaire qui ne sont pas encore rapprochées d’une écriture du journal de trésorerie. Vous ne pouvez pas rapprocher et verrouiller un relevé tant qu’une ligne n’est ni rapprochée ni ignorée. Le montant à rapprocher est dans votre devise de référence. Les lignes de chaque relevé sont converties au taux du jour.

Point de vente

Recette du comptoir du jour montre la recette nette du jour sur l’ensemble des caisses : les ventes moins les remboursements, d’après les tickets. Les tickets rendus sans effet ne comptent jamais.
Sessions de caisse en cours compte les tiroirs-caisses encore rattachés à une caisse, ouverts ou bloqués en cours de clôture.
Panier moyen du jour divise les ventes brutes du jour par le nombre de tickets de vente. Les remboursements sont laissés de côté, car ils appartiennent au ticket qu’ils annulent. Ce ticket a souvent été vendu un jour antérieur.
Écart de caisse, 7 jours additionne chaque différence de tiroir-caisse constatée à la clôture d’une session sur les sept derniers jours. Un chiffre positif veut dire que les tiroirs-caisses contenaient plus que ce que les tickets expliquent. Un chiffre négatif veut dire qu’il manque de l’argent.
Meilleures ventes du jour classe les meilleures ventes du jour selon ce qu’elles ont rapporté. Pointez une colonne pour lire la quantité vendue.
Évolution des recettes montre ce que les caisses ont encaissé chaque jour de la plage de dates, ou chaque semaine ou mois d’une plage plus longue. Elle montre les ventes moins les remboursements, chaque remboursement à sa date. Voir Voir ce que les caisses ont encaissé.

Chaque montant de cet onglet est dans votre devise de référence. Une caisse qui verse sur un compte tenu dans une autre devise compte au taux de change enregistré pour le jour. C’est le taux d’aujourd’hui pour la recette et le panier moyen. Pour l’écart de caisse, c’est le taux du jour où la session a été clôturée. Si une caisse n’a pas de taux pour ce jour, Beelocity la compte mais la laisse hors des montants, et la carte dit combien. Tant que votre organisation n’a pas de devise de référence, les cartes le disent.