États de trésorerie

Voyez à quelle vitesse vos clients paient, quand vos chèques et effets arrivent à échéance, et quelle part de vos relevés bancaires vous avez rapprochée.

La page États de trésorerie répond aux questions qu’un trésorier se pose chaque semaine. À quelle vitesse vos clients vous paient-ils ? Quelle part de ce qu’ils vous doivent est en retard ? Quand vos chèques et vos effets arrivent-ils à échéance, et en combien de temps la banque les paie-t-elle ? Quelle part de vos relevés bancaires avez-vous rapprochée ?

Vous ne saisissez rien sur cette page. Beelocity calcule chaque chiffre à partir de vos factures clients, de vos encaissements et décaissements, de vos chèques et effets, et de vos relevés bancaires. Il donne chaque montant dans votre devise de référence, c’est-à-dire la Devise par défaut de votre organisation.

Ouvrir la page

Ouvrez Trésorerie → Prévisions dans le menu latéral, puis son onglet États de trésorerie. Les états y sont répartis sur quatre onglets : Fonds de roulement, Recouvrement, Titres et Rapprochement. Vous ne voyez un onglet que si votre rôle peut lire ce qu’il compte :

Fonds de roulement demande vos factures clients.
Recouvrement demande vos factures clients et vos règlements.
Titres demande vos chèques.
Rapprochement demande vos relevés bancaires.

Le trésorier, le caissier et le propriétaire de votre organisation voient les quatre onglets. Si votre rôle ne voit qu’une partie des factures ou des règlements, chaque chiffre ne compte que cette partie.

Fonds de roulement

Combien de temps votre argent reste chez vos clients.

Délai moyen de recouvrement client dit à peu près combien de jours vos clients mettent à vous payer. Beelocity divise ce que vos clients doivent aujourd’hui par ce que vous avez facturé sur la période, puis multiplie par le nombre de jours de la période. C’est donc un rapport, et non un délai que Beelocity mesure facture par facture. Par exemple, des clients qui doivent 2 400 000 DA, après 6 000 000 DA facturés en 90 jours, donnent 36 jours. Un chiffre qui monte signifie que l’argent reste plus longtemps chez vos clients. Si vous n’avez rien facturé sur la période, la carte affiche —. L’onglet Ventes du tableau de bord montre le même chiffre, sur les dates du tableau de bord.
Encours client est ce que vos clients vous doivent encore aujourd’hui sur les factures au statut Envoyé, Partiellement réglé ou Échu, par exemple 2 400 000 DA. La période ne le change pas.
Ventes à crédit sur la période est le total des factures datées de la période, réglées ou non, par exemple 6 000 000 DA. Une facture au statut Brouillon, Annulé ou Sans effet ne compte pas.

Utilisez les dates Depuis et Vers pour fixer la période. Si vous les laissez vides, la période couvre les 90 jours jusqu’à aujourd’hui. Les mêmes dates figurent sur l’onglet Titres. Elles portent sur le délai moyen de recouvrement client, les ventes à crédit sur la période, et les trois chiffres de Vitesse d’encaissement des chèques. Tous les autres chiffres de la page sont arrêtés à aujourd’hui.

Ce que la page ne montre pas. Le délai de règlement de vos fournisseurs, ce que vous leur devez par ancienneté et le cycle de conversion de trésorerie ne figurent pas sur cette page. Beelocity enregistre vos factures fournisseur, mais il ne calcule pas ces chiffres.

Recouvrement

Ce que vos clients vous doivent, par ancienneté, et l’argent qu’aucun document ne retient.

Total des créances est ce que vos clients vous doivent aujourd’hui sur toutes les factures ouvertes. Son badge compte les factures.
Échu depuis plus de 90 jours est la part en retard de plus de 90 jours, par exemple 85 000 DA sur trois factures. C’est l’argent le plus difficile à recouvrer, alors relancez-le en premier.
Créances par ancienneté répartit ce que vos clients doivent selon le retard, en cinq tranches. Les tranches sont À échoir, échu de 1 à 30, de 31 à 60 et de 61 à 90 jours, et Échu depuis plus de 90 jours. Appuyez sur une barre pour ouvrir la liste de ses factures.

Choisissez un client dans Client pour ne voir que ce qu’il vous doit. Ce filtre ne touche pas l’argent non imputé, plus bas.

Si une facture est dans une devise sans taux enregistré pour aujourd’hui, la balance âgée la compte quand même dans sa tranche. Elle laisse son montant de côté, et une note au-dessus des cartes indique combien de factures elle a laissées de côté.

Sous Argent non encore imputé, l’onglet montre l’argent non imputé :

Total non imputé est l’argent des règlements confirmés qu’aucune imputation ne rattache à un document. La balance âgée client ne le déduit pas de ce que vos clients doivent.
Venu des clients est l’argent que vos clients vous ont versé et qu’aucune facture ne retient. C’est souvent un règlement arrivé sans numéro de facture.
Versé aux fournisseurs est l’argent versé à vos fournisseurs qu’aucun document ne retient. C’est souvent un règlement plus élevé que ses factures.
En attente d’imputation liste chaque règlement qui garde de l’argent non imputé, le plus élevé d’abord, jusqu’à 100 règlements. Appuyez sur le numéro d’un règlement pour l’ouvrir.

Le libellé dit en attente, mais personne ne peut imputer cet argent plus tard. Les imputations d’un règlement ne changent qu’au statut Brouillon, et chaque règlement de cette liste est Confirmé, Encaissé ou Rapproché. Cet argent reste donc non imputé. Pour qu’il n’arrive pas ici, imputez chaque règlement sur ses documents avant que quelqu’un le confirme. Les salaires et les paiements de déclaration n’y comptent jamais, car ils soldent une fiche de paie ou une déclaration.

Instruments

L’onglet Titres montre quand vos chèques et effets arrivent à échéance, et en combien de temps la banque les paie.

Choisissez un compte dans Compte de dépôt ou de tirage pour ne voir que les titres de ce compte. Ce filtre ne touche pas les chiffres sur la vitesse d’encaissement des chèques.

Sous Chèques et effets à échoir :

La carte En portefeuille, à échoir additionne les chèques et effets reçus qui sont encore entre vos mains ou à la banque. Leur statut est Reçu, Remis à l’encaissement ou Remis à l’escompte.
La carte Émis, à échoir additionne les titres que vous avez émis et que votre banque n’a pas encore payés. Leur statut est Émis ou Présenté.
Titres en portefeuille par échéance et Titres émis par échéance regroupent les mêmes titres selon leur échéance. Les tranches sont Échu, À échoir sous 7 jours, 8 à 30 jours, 31 à 60 jours et Plus de 60 jours. Chaque tranche donne un nombre et un montant.

Échu signifie que l’échéance est passée et que le titre n’est pas encore encaissé. Si vous avez encore en main un chèque reçu échu, mettez-le sur un bordereau de remise. S’il est déjà sur un bordereau, interrogez la banque. Un titre émis et échu attend que le fournisseur le présente, ou que votre banque le paie.

Sous Vitesse d’encaissement des chèques :

Délai moyen d’encaissement est le nombre moyen de jours entre la Date de dépôt d’un bordereau et le jour où ses titres sont encaissés. Il peut par exemple afficher 5,5 jours. Il compte les titres reçus encaissés sur la période, chèques et effets confondus. Un titre encaissé sans bordereau ne compte pas, ni un titre que vous avez saisi à la main. La prévision ne tient pas compte de ce délai, car elle compte un titre reçu à sa date d’échéance.
Taux d’impayés est la part des titres revenus Impayé, parmi ceux des bordereaux dont la Date de dépôt tombe dans la période. Il affiche par exemple 10 % quand 2 titres sur 20 sont revenus. Une part élevée signale un risque client.
Vitesse par compte donne le délai moyen d’encaissement de chaque compte de dépôt, car les banques diffèrent.

Rapprochement

Jusqu’où vos écritures s’accordent avec la banque.

Choisissez un compte dans Compte pour ne voir que ses chiffres.

Couverture du rapprochement est la part de vos lignes de relevé que vous avez rapprochées d’écritures du journal de trésorerie, par exemple 92,31 %. Elle compte des lignes, et non des montants. Elle lit tous les relevés, quelles que soient leurs dates, car cet onglet n’a pas de période. Un relevé que vous avez mis de côté, avec Actif désactivé, ne compte pas. Les lignes que vous avez ignorées ne comptent d’aucun côté. Une part faible signifie que votre journal peut ne pas s’accorder avec la banque.
Encours non rapproché est le total des lignes non rapprochées. Vous ne pouvez pas verrouiller un relevé tant que l’une de ses lignes n’est pas rapprochée.
Confiance moyenne dit à quel point Beelocity était sûr, en moyenne, des lignes rapprochées par Rapprochement automatique. Le montant concorde toujours, donc un chiffre plus bas signifie que les dates ou les références concordaient moins. Les lignes rapprochées à la main ne comptent pas. Le chiffre en dessous compte les lignes que vous avez ignorées.
Rapprochement par compte donne, pour chaque compte, le nombre de lignes rapprochées, le nombre de lignes non rapprochées et la part rapprochée.

D’où viennent les chiffres

Chaque état compte ce que vous tenez déjà :

Le délai moyen de recouvrement client et la balance âgée client lisent vos factures clients au statut Envoyé, Partiellement réglé ou Échu. Le délai lit aussi chaque facture datée de la période, réglée ou non.
L’argent non imputé lit vos encaissements et décaissements confirmés qui désignent un tiers, pour la part qu’aucune imputation ne couvre.
Les titres à échoir lisent vos chèques et effets. Le délai moyen d’encaissement lit aussi vos bordereaux de remise, et le jour où chaque titre a été encaissé.
La couverture du rapprochement lit les relevés bancaires que vous avez saisis, et le nombre de leurs lignes rapprochées.

Beelocity convertit chaque montant en devise au dernier taux saisi, à la date du jour ou avant. Ce sont donc des chiffres à lire, et non des valeurs arrêtées. S’il manque un taux, les cartes qui en ont besoin n’affichent aucun chiffre, et une note indique la devise et le jour. La balance âgée client est la seule exception, comme le dit Recouvrement plus haut. Le trésorier ou le propriétaire de votre organisation peut saisir le taux sur la page Taux de change.

« Chiffres arrêtés à » — la fraîcheur des chiffres

Le badge en haut de la page indique Chiffres arrêtés à et une heure, par exemple Chiffres arrêtés à 10:42. Il donne l’heure à laquelle Beelocity a calculé le chiffre le plus ancien de la page.

Beelocity garde chaque chiffre cinq minutes au plus, pour que passer d’un onglet à l’autre et changer les filtres reste rapide. La plupart des opérations qui déplacent de l’argent ou changent ce que doivent les clients lui font recalculer les chiffres aussitôt. Un taux de change saisi ou modifié fait de même. Si vous venez de confirmer un encaissement et ne le voyez pas encore, rechargez la page dans votre navigateur.