Le journal de trésorerie

Le journal de trésorerie est le relevé complet, classé par date, de chaque mouvement d’argent confirmé entrant et sortant de vos comptes de trésorerie — encaissements, décaissements, virements, chèques encaissés, frais bancaires, intérêts et soldes d’ouverture. C’est le seul endroit qui réponde à la question « qu’est-il arrivé à notre argent, et quand ? »

Chaque solde de compte affiché dans Beelocity vient directement de ce journal : le solde d’un compte est tout simplement le cumul de ses lignes de journal. De ce fait, un solde ne peut jamais contredire les mouvements qui le composent.

Ouvrir le journal de trésorerie

Ouvrez Trésorerie → Journal de trésorerie dans le menu latéral. Vous verrez une ligne par mouvement d’argent, la plus récente en tête, avec :

Date — le jour où le mouvement a été porté au compte. Cliquez dessus pour ouvrir l’écriture complète.
Compte — le compte de trésorerie par lequel l’argent a transité.
Type — la nature du mouvement (encaissement, décaissement, virement, solde d’ouverture, et ainsi de suite).
Sens — si l’argent est entré (encaissement) ou sorti (décaissement).
Montant — le montant du mouvement. Les entrées s’affichent en positif, les sorties en négatif, de sorte que la colonne se lit comme un relevé bancaire.
Solde progressif — le solde du compte immédiatement après ce mouvement, pour suivre l’évolution du solde pas à pas.
Référence — la nature du document qui a produit le mouvement.
Rapprochement — si le mouvement a été rapproché d’une ligne de relevé bancaire.
Libellé — une courte description du mouvement.

D’où viennent les lignes

Vous ne saisissez pas les lignes du journal à la main. Elles sont passées automatiquement dès que vous confirmez quelque chose qui déplace de l’argent — la confirmation d’un encaissement ou d’un décaissement, l’encaissement d’un chèque, l’achèvement d’un virement, ou l’attribution d’un solde d’ouverture à un compte. Chaque ligne renvoie au document qui l’a créée, si bien que vous pouvez toujours remonter d’un mouvement à sa pièce.

Filtrer

Cliquez sur le bouton de filtre (l’entonnoir à côté de la zone de recherche — voir Utiliser les listes) pour restreindre ce que vous voyez :

Compte — n’afficher que les mouvements d’un compte (son relevé de compte).
Type — n’afficher qu’une nature de mouvement, par exemple seulement les décaissements ou seulement les frais bancaires.
Sens — les entrées ou les sorties seulement.
Référence — la nature du document à l’origine du mouvement.
Rapprochement — les lignes non rapprochées seulement, c’est-à-dire le travail de rapprochement bancaire qui reste sur le compte.
Date et Date de valeur — un du et un au pour borner la période.
Montant et Solde progressif — une plage. La plage de montant porte sur le chiffre tel qu’il est stocké, toujours positif ; la colonne l’affiche signé selon le sens.

Les choix sont inscrits dans l’adresse de la page, si bien qu’un relevé mensuel pour un compte peut être mis en favori. Tout effacer, au bas du panneau, retire tous les filtres d’un coup.

Consulter une écriture

Cliquez sur la Date d’une ligne pour ouvrir l’écriture. La page de détail montre tout ce qui concerne ce mouvement unique — son compte, son sens, son type, son montant, sa date de valeur, son taux de change et son montant en devise de référence, le solde progressif qui suit, le document qui l’a produit, son état de rapprochement, le code de référence SCF et le libellé.

Corriger : passer un ajustement

Un mouvement passé est définitif — il n’est jamais modifié ni supprimé, pour que l’historique dise toujours la vérité. Quand une correction s’impose, vous passez un ajustement : un nouveau mouvement, en sens inverse, qui annule l’effet de l’original sur le solde tout en laissant les deux lignes au journal.

Il y a deux façons de le faire (toutes deux exigent l’autorisation de gestion des comptes de trésorerie) :

Contre-passer une écriture précise. Ouvrez l’écriture et choisissez Contre-passer l’écriture. Beelocity passe sur le même compte un mouvement égal et de sens inverse qui ramène le solde exactement où il était. Par exemple, contre-passer une sortie de 250 000,00 DA passe une entrée de 250 000,00 DA, ce qui rétablit le solde.
Passer un ajustement libre. Cliquez sur Saisir un ajustement dans la liste du journal de trésorerie pour enregistrer une correction manuelle. Choisissez le compte, le sens (entrée ou sortie), le montant, la date et un libellé qui explique pourquoi. Le montant est toujours un nombre positif — c’est le sens qui porte le signe.

Astuce : une contre-passation faite par erreur ? Une contre-passation est elle-même un mouvement : il suffit de la contre-passer à son tour pour tout remettre en place. Rien n’est jamais perdu.

Pourquoi certains mouvements ne passent pas

Un mouvement ne s’impute qu’à un compte Ouvert. Si un compte est Gelé ou Clôturé, un ajustement le concernant est refusé — dégelez d’abord le compte, ou choisissez-en un autre. Une sortie qui ferait passer un compte ordinaire sous zéro est également refusée, sauf si le compte est paramétré pour autoriser un découvert.