Trésorerie

Le module Trésorerie suit l'argent de votre organisation : ses comptes bancaires, ses caisses, ses comptes CCP et ses portefeuilles électroniques, avec le solde de chacun.

Le module Trésorerie suit l’argent de votre organisation. Il tient vos comptes bancaires, vos caisses, vos comptes CCP et vos portefeuilles électroniques, avec le solde de chacun. Le CCP est le compte courant postal que tient Algérie Poste. Vous voyez au même endroit combien d’argent vous avez, sur quels comptes et dans quelles devises.

Deux rôles prédéfinis travaillent ici. Le caissier enregistre les encaissements, les décaissements et les chèques, et il dépose les bordereaux de remise à la banque. Sur les comptes et les virements internes, le caissier peut seulement consulter. Le trésorier et le propriétaire de votre organisation peuvent franchir toutes les étapes de la Trésorerie.

Fonctions principales

Comptes bancaires et de caisse : ce sont les endroits où votre organisation garde son argent. Un compte peut être un compte courant bancaire, une caisse comme le fonds de menues dépenses, un compte CCP ou un portefeuille électronique. Chacun a sa devise, son solde et son statut.
Journal de trésorerie : il liste chaque mouvement d’argent sur vos comptes, avec le solde qui le suit. Beelocity n’y inscrit une écriture que lorsque l’argent bouge. Personne ne peut modifier ni supprimer une écriture, donc le trésorier ou le propriétaire la corrige par une nouvelle écriture.
Modes de règlement : ce sont les façons dont votre argent circule, comme les espèces, le virement, le chèque, l’effet, la carte ou le CCP. Chaque encaissement et chaque décaissement en utilise un. Le mode décide du moment où l’argent arrive au journal de trésorerie.
Encaissements et décaissements : ils enregistrent l’argent que vos clients vous versent et celui que vous versez à vos fournisseurs. Un encaissement peut régler plusieurs factures, et ce qui reste demeure non imputé. Quand le trésorier ou le propriétaire le confirme, Beelocity met à jour les documents qu’il règle.
Virements internes : ils déplacent de l’argent entre deux de vos propres comptes, par exemple de la banque vers une caisse. Confirmer sort l’argent d’un compte, et Terminer le pose sur l’autre.
Chèques et effets : ils suivent les titres que votre entreprise reçoit de ses clients et remet à ses fournisseurs, c’est-à-dire les chèques, les effets et les billets à ordre. Vous suivez chaque titre jusqu’à ce que la banque le paie. Vous enregistrez aussi un titre revenu impayé, un endossement ou une opposition.
Bordereaux de remise : ils listent les titres que vous déposez ensemble à la banque, à l’encaissement ou à l’escompte. Quand la banque dit ce qu’elle a payé, le trésorier ou le propriétaire crédite le bordereau.
Rapprochement bancaire : il confronte votre journal de trésorerie à la banque. Vous saisissez chaque relevé d’après le papier de la banque, et vous rapprochez chacune de ses lignes d’une écriture, automatiquement ou à la main. Quand chaque ligne est rapprochée ou ignorée et que l’écart est nul, vous verrouillez le relevé. Le trésorier et le propriétaire de votre organisation franchissent ces étapes.
Position et prévision de trésorerie : elle montre combien d’argent vos comptes détiennent maintenant, par compte et par devise. Elle montre aussi ce qui doit entrer et sortir sur l’horizon de votre choix. Vous voyez ainsi une tension de trésorerie avant qu’elle n’arrive.
Flux récurrents : ils enregistrent l’argent qui bouge à dates fixes sans facture derrière lui, comme les salaires, le loyer ou une échéance d’emprunt. La prévision compte chaque flux à ses dates. Un flux ne fait jamais bouger un solde, donc vous enregistrez quand même le vrai règlement.
États de trésorerie : ils donnent des chiffres sur vos clients, vos titres et vos relevés bancaires. Le Délai moyen de recouvrement client dit à peu près en combien de jours vos clients vous paient. Il compare ce qu’ils doivent aujourd’hui à ce que vous avez facturé sur une période. Les états montrent aussi ce que doivent les clients, par ancienneté, et quand vos chèques et vos effets arrivent à échéance. Ils montrent le temps que met la banque à payer les titres de vos bordereaux, et l’argent non imputé. Ils montrent enfin la part des lignes de relevé que vous avez rapprochées.
Timbre fiscal : c’est le droit dû sur ce que vos clients règlent en espèces. Beelocity l’ajoute à la facture, au ticket de la caisse ou à l’encaissement, et les états font le total de chaque mois pour votre G50.

Comment fonctionnent les soldes

Vous ne saisissez jamais le solde d’un compte. Quand vous ajoutez un compte, vous indiquez son solde d’ouverture, c’est-à-dire ce qu’il détenait déjà ce jour-là. Ensuite, Beelocity ne change le solde que lorsque l’argent bouge. Un brouillon ne fait rien bouger.

Confirmer un encaissement ou un décaissement fait bouger son argent. Si son mode de règlement suit le titre, l’argent bouge plus tard, quand le chèque ou l’effet est encaissé.
Confirmer un virement interne sort l’argent d’un compte, et Terminer le pose sur l’autre.
Quand une session se clôture sur une caisse du point de vente, Beelocity enregistre sa recette en encaissements confirmés.
Le trésorier ou le propriétaire peut écrire des frais bancaires ou des intérêts à partir d’une ligne de relevé. Il peut aussi saisir un ajustement ou contre-passer une écriture dans le journal de trésorerie.

Chaque mouvement est une écriture du journal de trésorerie.

Ouvrez Trésorerie dans le menu latéral. Le module s’ouvre sur ce qui attend (plus bas), et le menu liste les pages :

Comptes liste vos comptes bancaires, vos caisses, vos comptes CCP et vos portefeuilles électroniques, chacun avec son solde comptable. Voir Comptes bancaires et de caisse.
Encaissements et décaissements est la page où le caissier enregistre l’argent qui entre et qui sort, et où le trésorier ou le propriétaire le confirme.
Virements internes liste l’argent que vous déplacez entre vos propres comptes. Voir Virements internes.
Chèques est une page à deux onglets. Chèques et effets suit chaque titre que vous avez reçu ou émis. Bordereaux de remise liste les bordereaux que vous déposez à la banque.
Rapprochement bancaire est la page où vous saisissez chaque relevé bancaire, rapprochez ses lignes du journal de trésorerie et le verrouillez.
Journal de trésorerie liste chaque mouvement d’argent sur vos comptes.
Prévisions est une page à trois onglets. Position et prévision montre ce que vous détenez maintenant et ce qui doit entrer et sortir. Flux récurrents regroupe les mouvements réguliers que la prévision compte. États de trésorerie calcule ses chiffres à partir de vos factures, règlements, titres et relevés.

Le Paramétrage, en fin de liste, regroupe les modes de règlement, les devises et leurs taux de change (plus bas).

Voir ce qui attend

Quand vous ouvrez Trésorerie, vous voyez le travail qui attend quelqu’un, en sept listes. Chaque ligne ouvre la fiche où la tâche se fait. Beelocity relit les listes à chaque ouverture de la page.

Liste	Ce qu’elle montre	Ce qu’il faut faire
Chèques à remettre	Les titres que vous avez reçus et que vous détenez encore, l’échéance la plus proche d’abord. Les chèques, les effets et les billets à ordre y figurent tout de suite, quelle que soit leur échéance.	Ouvrez le titre, cliquez sur son statut et choisissez Remis à l’encaissement. Choisissez ensuite un bordereau en brouillon et cliquez sur Remettre.
Chèques bientôt à échéance	Les titres reçus, en main ou sur un bordereau, qui arrivent à échéance dans les sept prochains jours. La liste montre aussi les titres échus et toujours impayés, marqués échu depuis.	Portez sur un bordereau chaque titre que vous détenez encore. Si un titre déjà remis est échu, demandez à la banque s’il est payé.
Bordereaux non crédités	Les bordereaux déposés à la banque que personne n’a encore crédités, le plus ancien d’abord.	Quand la banque a payé, le trésorier ou le propriétaire ouvre le bordereau, clique sur Crédité dans son parcours, puis sur Créditer le bordereau.
Relevés à rapprocher	Les relevés bancaires pas encore rapprochés, y compris ceux dont vous avez commencé à rapprocher les lignes.	Le trésorier ou le propriétaire ouvre le relevé, rapproche ses lignes et clique sur Rapprocher et verrouiller.
À approuver	Les encaissements et les décaissements qu’un circuit d’approbation retient, le plus ancien d’abord.	L’approbateur décide depuis sa Boîte de réception.
Approuvés, à confirmer	Les encaissements et les décaissements approuvés que personne n’a encore confirmés.	Le trésorier ou le propriétaire ouvre la fiche et clique sur Confirmé dans son parcours.
Échéances récurrentes	Le loyer, les échéances de prêt et les autres flux récurrents qui tombent dans les trois prochains jours, à la date que la prévision attend.	Enregistrez le vrai encaissement ou décaissement. Le trésorier ou le propriétaire clique ensuite sur Marquer l’échéance réglée sur le flux.

Chaque liste montre cinq lignes et combien il y en a en tout. Tout afficher ouvre la liste entière, restreinte de la même façon. Chèques bientôt à échéance et Échéances récurrentes n’ont pas de Tout afficher. Beelocity choisit les titres qui arrivent à échéance selon la règle de l’avis quotidien, et il calcule la date de chaque flux à partir de sa fréquence. Aucune liste ne montre donc exactement ce que montrent ces deux-là.

En haut de la page, deux boutons lancent les documents habituels de la semaine : Nouvel encaissement ou décaissement et Nouveau virement interne. Sous eux figurent les chiffres Position de trésorerie, Chèques à encaisser, Chèques bientôt à échéance et Lignes non rapprochées. Chèques bientôt à échéance compte exactement les titres que sa liste montre. Sous les chiffres, Trésorerie par devise dessine ce que vous détenez dans chaque devise, converti pour que les colonnes se comparent. Évolution de la trésorerie dessine comment votre trésorerie a bougé (plus bas). Vous ne voyez que les listes, les boutons et les chiffres que votre rôle vous permet d’ouvrir.

Voir comment votre trésorerie a évolué

Évolution de la trésorerie trace la trésorerie que vous déteniez à la fin de chaque jour, sur tous vos comptes réunis. Le graphique la convertit dans votre devise de référence. Il figure dans l’onglet Trésorerie du tableau de bord et sur la page Trésorerie, à côté de Trésorerie par devise. Il répond à ce que le chiffre Position de trésorerie ne dit pas : si le mois dernier a vidé la banque ou l’a remplie, et quels jours.

Quelles dates. Sur le tableau de bord, le graphique suit la plage de dates, c’est-à-dire les 90 derniers jours sauf si vous en choisissez d’autres. Jusqu’à trois mois, il trace un point par jour. Jusqu’à un an, il en trace un par semaine, et la semaine commence le samedi. Au-delà d’un an, il en trace un par mois. La page Trésorerie trace toujours les 90 derniers jours.
Ce que dit un point. Survolez un point pour lire le solde à la fin de ce jour, de cette semaine ou de ce mois. Vous lisez aussi l’argent encaissé et décaissé pendant cette période. La courbe se termine sur le chiffre Position de trésorerie, à deux exceptions près. Un compte dont l’interrupteur Actif est désactivé compte dans la courbe et pas dans le chiffre. Un mouvement daté après aujourd’hui compte tout de suite dans le chiffre, et dans la courbe seulement à partir de sa date.
Ouvrir ce qui l’a fait bouger. Cliquez sur un point pour ouvrir le Journal de trésorerie sur ces jours. Il liste les mouvements qui ont mené le solde du point précédent à celui-ci.
Les comptes gelés sont exclus chaque jour, comme ils le sont de Position de trésorerie. L’argent vous appartient, mais vous ne pouvez pas le dépenser tant que le compte est gelé. Le graphique nomme ces comptes en dessous. Un compte clôturé compte encore les jours où il détenait de l’argent.
Les comptes dans une autre devise comptent au taux de change enregistré pour le dernier jour de chaque point. Si aucun taux n’existe encore pour un jour ancien, le graphique laisse le compte de côté ce jour-là. Il nomme le compte sous le graphique, avec un lien vers Taux de change. Pour un tel compte, les encaissements moins les décaissements ne correspondent pas exactement à l’évolution du solde. L’écart vient du taux lui-même.

Paramétrer le module

Le Paramétrage est une seule page pour ce que vous réglez une fois et changez rarement. Il a un onglet pour chacun de ces éléments :

Onglet	Ce qu’il contient
Modes de règlement	Les façons dont votre organisation encaisse et paie. Voir Modes de règlement.
Devises	Les devises que vous détenez et dans lesquelles vous traitez. Voir Devises.
Taux de change	Ce que vaut une unité de chaque devise étrangère dans votre devise de référence, à partir d’un jour donné. Voir Saisir un taux de change.

Chaque module lit les devises, et la Trésorerie les tient parce que ses comptes les détiennent. Chaque onglet garde l’adresse qu’avait sa liste, donc un favori l’ouvre toujours. Vous ne voyez que les onglets que votre rôle vous permet d’ouvrir. Si vous ne pouvez en ouvrir aucun, le Paramétrage n’apparaît pas dans votre menu.