Coût de revient

Ce qu’une importation a vraiment coûté, ce n’est pas le prix du fournisseur. Le fret, l’assurance, le transitaire, le port, les droits de douane, le camion jusqu’à votre dépôt et les frais de banque s’y ajoutent. Ils arrivent sur des factures pendant plusieurs semaines, les unes en dollars ou en euros, les autres en dinars. La marchandise et ces frais forment ensemble le coût de revient de la marchandise. C’est le chiffre à partir duquel vous fixez vos prix.

Beelocity range ces factures dans le dossier d’importation qu’elles concernent, comme ses frais d’approche. Si une facture est en devise, Beelocity la convertit en dinars quand vous l’enregistrez. Le dossier montre donc toujours ce que l’importation a coûté jusqu’ici. Quand les chiffres sont complets, vous les validez. Beelocity donne alors à la marchandise encore en stock ce qu’elle a vraiment coûté.

Le chargé du commerce extérieur et le propriétaire de votre organisation peuvent saisir les frais et faire passer la fiche d’un statut à l’autre. Les autres rôles ne voient ni l’onglet Frais d’approche ni l’onglet Coût de revient, sauf si le propriétaire de votre organisation leur donne le droit de voir les coûts.

Ce qui entre dans le coût de revient

Des frais d’approche, c’est tout ce que vous avez payé pour amener cette marchandise jusqu’à votre dépôt. Vous choisissez leur Nature des frais, et la liste ne propose que les natures que les conditions du dossier permettent. L’assurance, la douane et la taxe de domiciliation se saisissent toujours en dinars.

• Fret : le transport jusqu’au lieu de déchargement, par mer, par air ou par terre. Il est à votre charge sous EXW, FCA, FAS ou FOB. Sous les sept autres Incoterms, le fournisseur l’a payé et il est dans le prix de la marchandise, donc la liste ne le propose pas.
• Assurance : la prime de la marchandise en transit. Un importateur qui assure une expédition par mer ou par air l’assure auprès d’un assureur agréé en Algérie. Vous la saisissez donc en dinars.
• Frais de transit : les honoraires du transitaire ou du commissionnaire en douane.
• Frais portuaires et de manutention : le débarquement, la manutention et le magasinage au port.
• Droits et taxes de douane : ce que la douane a liquidé, comme le droit de douane et la contribution de solidarité, sans la TVA à l’importation. Vous les payez à la douane, donc en dinars. Une déclaration en douane peut faire ces frais pour vous, comme le dit le paragraphe suivant.
• Taxe de domiciliation bancaire : la taxe sur la domiciliation, que vous payez en dinars à la recette des impôts. Une importation pour vos besoins propres, et non pour la revente en l’état, ne la paie pas. Un dossier dispensé de domiciliation non plus, donc la liste ne la leur propose pas.
• Transport intérieur : le camion du lieu de déchargement jusqu’à votre dépôt.
• Frais bancaires : les commissions de domiciliation, d’engagement et de transfert de la banque pour cet achat.
• Autres frais : tout autre frais qui a amené la marchandise jusqu’ici, comme une analyse de laboratoire ou un contrôle de conformité.

Quand vous prenez en compte une déclaration en douane, Beelocity ajoute des frais d’approche pour chacun de ses coûts. Un coût porté sur un article se répartit sur les marchandises de cet article. Un coût porté sur toute la déclaration, comme la Redevance informatique, se répartit sur toute la marchandise du dossier. Tant qu’une déclaration du dossier est Prise en compte, la liste ne propose plus Droits et taxes de douane. Si le dossier n’a aucune déclaration, saisissez ces frais à la main. Si vous en avez saisi à la main, Beelocity refuse ensuite de prendre en compte une déclaration jusqu’à ce que vous les supprimiez.

Deux choses ne sont jamais des frais d’approche, parce qu’elles vous reviennent :

• La TVA que vous récupérez. Saisissez chaque facture hors cette TVA. Vous déduisez sur votre déclaration de TVA la TVA à l’importation perçue par la douane et celle d’une facture de transitaire. Elles ne font donc pas partie du coût de la marchandise.
• Le précompte que la douane perçoit sur la marchandise destinée à la revente. Vous l’imputez sur votre impôt sur les bénéfices.

Laissez aussi de côté les pénalités, comme une amende de la douane ou ce que la compagnie maritime facture pour un conteneur restitué en retard. Elles paient un retard, et non l’acheminement de la marchandise.

Saisir des frais d’approche

1. Ouvrez le dossier d’importation, puis son onglet Frais d’approche.

2. Cliquez sur Ajouter.

3. Choisissez la Nature des frais. Sous Désignation, dites à quoi correspond la facture, par exemple Fret maritime Shanghai–Alger.

4. Sous Facturé par, choisissez qui a envoyé la facture : la compagnie maritime, le transitaire, le port, l’assureur ou la banque. Laissez vide pour la douane ou les impôts.

   Chacun d’eux est un tiers. S’il manque, le responsable des achats, le responsable des ventes ou le propriétaire de votre organisation peut le créer.

5. Reprenez le N° de facture sur la facture.

6. Saisissez la Date de facture, la Devise et le Montant, hors la TVA que vous récupérez. Saisissez un avoir du transitaire en montant négatif.

   Pour la douane, la taxe de domiciliation et l’assurance, Beelocity remplit votre devise de référence et ferme le champ Devise.

7. Laissez la Clé de répartition sur Valeur, sauf si les frais suivent la quantité de marchandise. Voir Comment les frais sont répartis.

8. Cliquez sur Enregistrer.

Si les frais sont en devise, leur page montre alors deux chiffres sous En devise de référence. Ce sont le Taux de change que Beelocity a appliqué et le Montant en devise de référence. Des frais en dinars ne convertissent rien, donc leur page n’affiche ni l’un ni l’autre. L’onglet Frais d’approche liste tous les frais du dossier avec ces deux chiffres. Pour corriger ou supprimer des frais, ouvrez-les depuis l’onglet.

Un dossier continue de recevoir des frais après sa clôture, parce que les dernières factures arrivent souvent après la marchandise. Un dossier annulé n’en reçoit plus. Tant que la fiche de calcul a le statut Définitive ou Comptabilisé, personne ne peut ajouter, modifier ni supprimer des frais.

Certains frais figent les conditions du dossier. Un dossier qui porte une taxe de domiciliation ne peut plus être dispensé de domiciliation. Un dossier qui porte du fret ne peut plus passer à un Incoterm sous lequel le fournisseur paie le transport. Si vous essayez, le message nomme ces frais. Supprimez-les d’abord dans l’onglet Frais d’approche.

Le taux de change appliqué

Des frais en dinars restent ce qu’ils sont, et le formulaire ne demande aucun taux. Beelocity convertit des frais en devise quand vous les enregistrez :

• Par défaut, au taux enregistré à la date de la facture. C’est le dernier taux saisi pour cette devise ce jour-là ou avant. S’il n’y a aucun taux enregistré, Beelocity refuse les frais jusqu’à ce que vous saisissiez le taux.
• Au taux de la facture, si vous le saisissez dans Taux retenu. Ce champ n’apparaît que pour une devise. Le taux doit rester à moins de cinq pour cent du taux enregistré pour ce jour, dans un sens comme dans l’autre. Cela arrête un taux tapé avec un chiffre de trop, tout en laissant la marge d’une banque. Un taux enregistré doit quand même exister.

Les frais gardent le taux de leur enregistrement. Le trésorier ou le propriétaire de votre organisation peut corriger un taux enregistré. Ensuite, ouvrez les frais, cliquez sur Modifier puis sur Enregistrer, et Beelocity les convertit à nouveau. Vous ne pouvez le faire que tant que la fiche de calcul est en Brouillon.

Comment les frais sont répartis

Des frais se paient pour toute une expédition, mais chaque ligne reçue en porte sa part. La Clé de répartition dit comment Beelocity fixe cette part :

• Valeur : chaque ligne en porte une part proportionnelle à sa valeur en dinars. Le fret, l’assurance, les droits de douane et les commissions suivent la valeur de ce qu’ils ont transporté, donc c’est la clé par défaut.
• Quantité : chaque ligne en porte une part proportionnelle à la quantité reçue. Utilisez-la pour des frais facturés au colis, comme la manutention, quand les prix des produits sont très différents.

Beelocity compte une quantité telle que la réception l’écrit, quelle que soit son unité. Si un produit arrive en kilogrammes et un autre en cartons, répartissez les frais à la valeur.

Des frais que vous avez saisis se répartissent sur toutes les lignes reçues. Des frais qu’une déclaration en douane a faits pour un article se répartissent sur les marchandises de cet article seulement. Un coût porté sur toute la déclaration se répartit sur toutes les lignes.

Lire la fiche de calcul du coût de revient

Ouvrez l’onglet Coût de revient du dossier. Ces chiffres sont au-dessus du tableau :

• Valeur des marchandises : ce que vaut la marchandise reçue en dinars, au prix du fournisseur remise déduite.
• Un montant pour chaque nature de frais du dossier, comme Fret ou Frais portuaires et de manutention.
• Coût de revient : la marchandise et tous les frais ensemble.
• Coefficient de revient : le coût de revient divisé par la valeur des marchandises. Un coefficient de 1,3261 veut dire que chaque dinar payé au fournisseur a coûté 1,3261 dinar une fois la marchandise arrivée à votre dépôt. Multipliez le prix d’un fournisseur par ce coefficient pour savoir ce qu’un produit vous coûte vraiment.
• Taux des marchandises : le taux de change auquel la marchandise est valorisée. Voir Fixer le taux des marchandises.

Le tableau reprend chaque ligne reçue. Chacune montre son Produit, son Lot, sa Quantité, son Unité et sa Valeur des marchandises, puis sa part de chaque nature de frais. Elle finit par son Coût de revient et son Coût de revient unitaire, celui d’une unité. Tant que la fiche est en Brouillon, Beelocity recalcule chaque chiffre à chaque ouverture de l’onglet. Des frais que vous avez saisis ce matin y figurent donc déjà.

La fiche attend la marchandise. Tant que les Achats n’ont terminé aucune réception pour une commande du dossier, l’onglet dit que rien n’a encore été reçu.

Des frais peuvent aussi n’avoir encore rien sur quoi se répartir. L’onglet ne montre alors qu’un message, et aucun chiffre. Cela arrive le plus souvent dans deux cas :

• Une déclaration en douane a fait ces frais, et aucune marchandise de son article n’est encore reçue. La fiche attend que les Achats la réceptionnent.
• Vous avez saisi ces frais avec la clé Valeur, et la marchandise reçue jusqu’ici ne vaut rien. Passez leur Clé de répartition à Quantité.

Si une déclaration en douane a fait ces frais, et que la marchandise sur laquelle ils portent ne vaut rien, vous ne pouvez pas changer leur clé. Si l’article porte la mauvaise marchandise, remettez la déclaration en Brouillon, corrigez sa marchandise, puis prenez-la de nouveau en compte. Si la marchandise n’a vraiment rien coûté, comme des échantillons gratuits, aucune étape à l’écran ne règle ce cas aujourd’hui.

Tant que vous n’avez pas validé la fiche, votre stock garde le coût que chaque réception y a mis. Ce coût est le prix du fournisseur au taux de change du jour de la réception.

Fixer le taux des marchandises

Par défaut, chaque ligne reçue garde le taux de change que sa réception a appliqué. La valeur des marchandises de la fiche est donc exactement ce que les réceptions ont mis dans votre stock. Votre comptable peut préférer le taux d’un même jour pour toute l’importation. Ce peut être le jour de l’expédition, ou le jour où la douane a enregistré la déclaration.

Vous pouvez fixer ce taux tant que la fiche est en Brouillon et que le dossier est en devise :

1. Dans l’onglet Coût de revient, cliquez sur Fixer le taux des marchandises.
2. Saisissez la Date du taux. Le champ Taux retenu apparaît alors à côté.
3. Laissez Taux retenu vide pour prendre le taux enregistré ce jour-là. Ou saisissez le taux voulu, à moins de cinq pour cent de celui-ci.
4. Cliquez sur Fixer le taux des marchandises.

Beelocity revalorise chaque ligne à ce taux. L’onglet montre alors la Valeur aux taux des réceptions à côté de la nouvelle Valeur des marchandises, pour que vous voyiez l’écart entre les deux. Pour revenir aux taux des réceptions, rouvrez la fenêtre, effacez la date et cliquez sur Fixer le taux des marchandises. Un dossier en dinars n’a pas de taux des marchandises à fixer.

Finaliser la fiche

Quand la dernière facture est arrivée et que toute la marchandise est reçue, figez la fiche pour que ses chiffres ne bougent plus :

1. Dans l’onglet Coût de revient, ouvrez le statut au-dessus du résumé. Il indique Brouillon. Choisissez Définitive.
2. Sous Finalisée le, saisissez le jour où les chiffres étaient complets. Il est prérempli avec la date du jour, et il ne peut pas être postérieur à aujourd’hui.
3. Cliquez sur Finaliser.

La fiche indique maintenant Définitive, et ses chiffres restent tels qu’ils étaient à ce moment-là. Personne ne peut ajouter, corriger ni supprimer des frais, ni changer le taux des marchandises.

Une fiche définitive s’imprime, et une fiche comptabilisée aussi. Sur la page du dossier, deux actions donnent le document que votre comptable classe. Ce sont Télécharger la fiche de calcul du coût de revient et Imprimer la fiche de calcul du coût de revient. Tant que la fiche est en Brouillon, ces deux actions sont grisées. Le document d’une fiche comptabilisée montre aussi ce que chaque validation a imputé.

L’en-tête du document écrit l’Incoterm avec le lieu que désigne la règle. Sous FAS et FOB, c’est le Port d’embarquement du dossier, comme dans FOB Shanghai. Sous CFR et CIF, c’est son Port de débarquement. Sous les autres règles, l’en-tête écrit la règle seule, car leur lieu peut être l’usine du fournisseur ou votre propre entrepôt.

Pour corriger une fiche définitive, choisissez Brouillon dans son statut, puis cliquez sur Passer à Brouillon. Les chiffres suivent de nouveau les frais et les réceptions. Finalisez de nouveau la fiche quand ils sont justes. L’historique du statut dit qui a finalisé la fiche, qui l’a remise en Brouillon, et quand.

Beelocity ne finalise pas une fiche tant qu’une commande du dossier attend encore de la marchandise. Il refuse aussi tant que rien n’a été reçu, tant que des frais n’ont rien sur quoi se répartir, ou quand le dossier est annulé. Tant qu’une commande attend encore, Définitive est grisée dans le statut de la fiche. Placez le pointeur dessus pour voir quelles commandes.

Valider le coût de revient en stock

Une fiche définitive dit ce que la marchandise a vraiment coûté. Quand vous la validez, Beelocity donne leur coût de revient aux marchandises du dossier encore en stock, où qu’elles soient. À partir de là, une vente, une livraison ou un transfert de cette marchandise porte ce coût.

1. Dans l’onglet Coût de revient, ouvrez le statut au-dessus du résumé. Il indique Définitive. Choisissez Comptabilisé.
2. Sous Comptabilisée le, saisissez le jour. Il est prérempli avec la date du jour. Il ne peut ni précéder la date Finalisée le de la fiche, ni dépasser aujourd’hui.
3. Cliquez sur Valider le coût de revient.

Chaque lot créé par les réceptions du dossier reçoit sa part, où que soit maintenant sa marchandise. Elle peut être en stock dans n’importe quel dépôt, dans n’importe quel statut comme Quarantaine, ou en cours de transfert entre deux dépôts. La marchandise en transfert arrive dans l’autre dépôt à son nouveau coût quand ce dépôt réceptionne le transfert.

Une partie de la marchandise a pu quitter votre stock avant la validation, parce que vous l’avez vendue, consommée, mise au rebut ou retournée au fournisseur. Beelocity ne peut pas ajouter sa part à votre stock, donc la fiche la met à part. Après la validation, l’onglet montre ces chiffres pour chaque ligne et au total :

• Imputé au stock : ce que les validations ont ajouté à la marchandise en stock, ou au Coût d’acquisition d’une machine.
• En transit : ce que les validations ont ajouté à la marchandise en cours de transfert.
• Écart sur marchandises déjà sorties : la part des validations tombée sur la marchandise qui a quitté votre stock. Ce n’est pas une perte. Elle fait partie de ce qu’a coûté cette marchandise, et votre comptable la comptabilise comme telle.

Si vous n’avez pas fixé de taux des marchandises, les trois additionnés donnent les frais de la fiche, au centime près. Si vous en avez fixé un, ils donnent les frais plus l’écart entre la Valeur des marchandises et la Valeur aux taux des réceptions.

Une facture tardive après la validation

Une facture qui arrive après la validation de la fiche lui appartient quand même.

1. Choisissez Brouillon dans le statut de la fiche, puis cliquez sur Passer à Brouillon. Votre stock reste exactement tel qu’il est.
2. Ajoutez les frais dans l’onglet Frais d’approche.
3. Finalisez la fiche, puis validez-la de nouveau.

La seconde validation n’impute que la différence. Les nouveaux frais se répartissent de la même façon, sur la marchandise encore en stock. La part qui tombe sur la marchandise sortie du stock va dans l’écart. Les chiffres de l’onglet sont le total de toutes les validations. L’historique du statut dit qui a validé la fiche, et quand.

Une machine importée pour votre propre usage

Un dossier peut faire entrer une machine que vous gardez, comme une presse ou une camionnette frigorifique. Elle peut arriver à côté de la marchandise que vous vendez ou consommez. Son produit est reçu comme équipement. Sa réception l’a donc ajoutée à vos équipements au prix du fournisseur, et rien n’est entré en stock.

La fiche la traite comme toute autre ligne reçue. Sa valeur prend sa part du fret, de l’assurance, des droits et des autres frais. Son coût de revient unitaire est ce que la machine a vraiment coûté. Sa colonne Lot indique Au parc d’équipements.

Quand vous validez la fiche, Beelocity relève le Coût d’acquisition de son équipement de sa part. Une ligne en stock, elle, met sa part sur la marchandise en stock. Une presse achetée 20 000 $ à 135 DA arrive parmi vos équipements à 2 700 000 DA. Valider 270 000 DA de fret sur elle porte son coût d’acquisition à 2 970 000 DA. Une machine déjà cédée ne prend rien, et sa part apparaît dans l’Écart sur marchandises déjà sorties. Des frais tardifs ne font bouger que leur propre différence, comme pour le stock.

Si une machine est arrivée avant que son produit soit marqué comme reçu comme équipement, elle est entrée en stock comme un lot. Sa ligne se valide sur ce lot, comme toute autre ligne en stock.

Ce que l’application refuse, et pourquoi

• Des frais d’un montant nul. Saisissez un avoir en montant négatif.
• Des frais en devise sans taux de change enregistré à leur date de facture ou avant. Cliquez sur Saisir le taux dans le message, et enregistrez le taux. Enregistrez ensuite de nouveau les frais.
• Un taux retenu qui s’écarte de plus de cinq pour cent du taux enregistré. Vérifiez le taux saisi. Ou laissez Taux retenu vide pour appliquer le taux enregistré. Si le taux enregistré est faux, le trésorier ou le propriétaire de votre organisation peut le corriger.
• Des frais sur un dossier annulé, et la finalisation de sa fiche.
• Une nature que les conditions du dossier excluent, comme du fret sous CIF ou une taxe de domiciliation sur une importation pour vos besoins propres. La liste ne propose pas une telle nature.
• Un taux des marchandises qui s’écarte de plus de cinq pour cent du taux enregistré pour son jour. S’il n’y a aucun taux enregistré pour ce jour, Beelocity refuse aussi le taux des marchandises.
• Modifier des frais ou le taux des marchandises quand la fiche est Définitive ou Comptabilisé. Choisissez d’abord Brouillon dans le statut de la fiche.
• Modifier ou supprimer des frais qu’une déclaration en douane a faits. Si la fiche n’est pas en Brouillon, choisissez d’abord Brouillon dans son statut. Remettez ensuite la déclaration en Brouillon, corrigez-la et prenez-la de nouveau en compte.
• Des frais Droits et taxes de douane saisis à la main quand une déclaration du dossier est Prise en compte. La liste ne propose plus cette nature dans ce cas.
• Finaliser une fiche alors qu’une commande attend encore de la marchandise. Le message nomme les commandes. Dans le module Achats, le responsable des achats ou le propriétaire de votre organisation réceptionne la marchandise, ou clôture ou annule la commande.
• Valider une fiche à une date antérieure à sa finalisation, ou postérieure à aujourd’hui.
• Valider une fiche après que les Achats ont annulé une de ses réceptions. Cela vaut pour une réception annulée après que la fiche est devenue Définitive, et le message la nomme. Choisissez Brouillon dans le statut de la fiche, finalisez-la de nouveau, puis validez-la.
• Tous les frais, tant que votre organisation n’a pas de devise de référence. Le propriétaire de votre organisation la choisit comme Devise par défaut, sur la page de l’organisation.