Bons de livraison

Un bon de livraison accompagne les marchandises de votre dépôt jusqu’au client. Il dit ce qui est parti, en quelle quantité et depuis quel dépôt. Cette page vous montre comment expédier une commande, facturer ce qui est parti et annuler une expédition.

Le bon de livraison est le pendant sortant du bon de réception du module Achats. Le bon de réception suit les marchandises qui arrivent d’un fournisseur. Le bon de livraison suit celles qui quittent votre dépôt pour un client.

Chaque bon de livraison se rattache à une commande client et correspond à un envoi. Une commande peut avoir plusieurs bons de livraison. C’est courant quand les marchandises partent à des dates différentes ou de dépôts différents.

Ce que le bon fait à votre stock. Rien ne sort du stock avant que le bon arrive à Expédié.

Ce que le bon laisse à la facture. L’expédition ne facture rien. Le bon attend dans Livraisons à facturer, sur l’accueil des Ventes, jusqu’à ce que vous le facturiez.

Notions clés

• Un bon de livraison liste les articles, les quantités et le dépôt d’un envoi à un client. On l’appelle aussi bordereau d’expédition ou bordereau de colisage.
• La préparation consiste à prélever les articles sur leurs emplacements dans le dépôt.
• L’emballage consiste à conditionner les articles prélevés pour le transport. Ils peuvent venir de plusieurs emplacements.
• La remise au transporteur consiste à confier les marchandises emballées au transporteur, ou au client qui vient les enlever.
• Une livraison fractionnée est une commande servie par plusieurs bons de livraison. C’est en général parce que tout n’est pas disponible en même temps, ou parce que les marchandises partent de dépôts différents.

Créer un bon de livraison

Pour expédier tout ce qu’une commande doit encore expédier, partez de la commande. Ouvrez la commande client, ouvrez Autres actions et choisissez Créer un bon de livraison. Ce choix apparaît quand la commande est au statut Confirmé, En traitement ou Partiel. Beelocity demande le numéro, puis rédige un bon en brouillon, avec une ligne pour chaque ligne de commande qui a encore du reliquat à expédier. Chaque ligne s’ouvre sur ce que le dépôt peut expédier maintenant : ce qui lui est réservé, plus ce qui est libre au dépôt. Une ligne que le stock ne couvre pas s’ouvre sur moins. La commande garde le reste pour un prochain bon (Créer un bon de livraison depuis une commande).

Pour rédiger vous-même un bon de livraison :

1. Ouvrez Ventes > Bons de livraison dans le menu latéral.
2. Cliquez sur Ajouter. La page d’un nouveau bon de livraison s’ouvre.
3. Remplissez les informations :
   • Numéro de livraison s’ouvre sur le numéro suivant de votre série, par exemple DN-2026-000112. Vous pouvez en saisir un autre avant d’enregistrer.
   • Bon de commande client désigne la commande que vous servez. La liste propose toutes les commandes, quel que soit leur statut. Choisissez donc une commande confirmée.
   • Client vient de la commande, et vous ne pouvez pas le modifier.
   • Adresse de livraison dit où vont les marchandises. Le champ s’ouvre sur l’adresse de livraison habituelle du client.
   • Dépôt est le dépôt d’où partent les marchandises. Le champ s’ouvre sur le dépôt de la commande dès que vous l’avez choisie. Choisissez-en un autre si les marchandises partent d’ailleurs.
   • Date de livraison est le jour prévu du départ. Le champ s’ouvre sur la date du jour.
   • Transporteur est le transporteur ou le messager (facultatif).
   • N° de suivi est la référence du transporteur pour cet envoi (facultatif). Donnez-la au client pour qu’il suive son colis.
   • Mode d’expédition dit comment les marchandises voyagent, par exemple standard, express ou enlèvement par le client (facultatif). Il s’imprime sur le bon de livraison.
   • Observations reçoit ce qu’il y a à dire sur cette livraison. Le texte s’imprime sur le bon de livraison.
4. Appuyez sur Ajouter au-dessus des Lignes, à côté du formulaire. Beelocity enregistre le bon au statut Brouillon avec son numéro, et sa première ligne s’ouvre (Ajouter des lignes avant d’enregistrer). Pour ajouter les lignes plus tard, cliquez plutôt sur Enregistrer. Vous arrivez alors sur le brouillon enregistré.

Gérer les lignes du bon

Ajoutez les articles à expédier :

1. Les informations du bon sont à gauche de la page, et ses Lignes à côté, à droite. Elles sont là dès que vous cliquez sur Ajouter. Un bon enregistré s’ouvre de la même façon quand vous cliquez sur son numéro dans la liste.
2. Cliquez sur Ajouter pour chaque article, et choisissez d’abord la Ligne de commande. Elle remplit le produit et l’unité, et la ligne les garde :
   • Ligne de commande est la ligne de la commande client que vous expédiez. La liste montre ce qui reste sur chaque ligne, par exemple reste 10 sur 10. Qté expédiée s’ouvre sur ce qui reste.
   • Produit vient de la ligne de commande.
   • Désignation est le libellé que le client lit pour cette ligne sur le bon imprimé. Beelocity le reprend de la ligne de commande. Vous pouvez le changer si cet envoi demande d’autres mots (« demi-palette, le reste suit »). Voir Ce que la désignation enregistre plus bas.
   • Qté expédiée est ce que cette ligne sort du stock au départ du bon. Beelocity refuse plus que le reliquat de la ligne de commande.
   • Unité vient de la ligne de commande.
   • Emplacement est l’endroit d’où les marchandises sont prélevées (facultatif). Si vous le laissez vide, Beelocity puise dans tout le dépôt.
   • Observations reçoit les remarques propres à la ligne, comme les numéros de lot, les numéros de série ou les consignes d’emballage. Le texte s’imprime sous la ligne, et la personne qui reçoit les marchandises le lit.
3. Vous pouvez expédier une partie d’une ligne. Sur une ligne de 200 unités, vous pouvez expédier 150 sur ce bon et 50 sur un bon ultérieur.

Vous ne pouvez modifier un bon et ses lignes que tant qu’il est au statut Brouillon. Si une erreur apparaît ensuite, annulez le bon et créez-en un nouveau.

Ce que la désignation enregistre

Beelocity fixe la désignation à la création de la ligne. Une modification du produit ne la touche pas ensuite. Si vous renommez le produit un mois plus tard, les bons de livraison déjà envoyés gardent leurs mots. Votre exemplaire et l’exemplaire signé par le client restent donc identiques.

C’est pourquoi la colonne Produit peut afficher un autre nom que la Désignation sur un ancien bon. La colonne Produit lit la fiche du produit, qui a bel et bien été renommée. La Désignation garde les mots du bon, ceux du jour de l’expédition. Les deux sont justes, et cet écart est normal.

Le circuit du bon de livraison

Le bon de livraison passe par une suite de statuts, de sa création jusqu’à la livraison. Le parcours en haut de sa page va de Brouillon → Préparation → Emballé → Expédié → Livré. Pour faire avancer le bon, cliquez sur l’étape suivante du parcours, puis confirmez. Beelocity ne fait avancer un bon que si quelqu’un fait ce geste. Le parcours d’un document explique comment le lire.

Un Assistant commercial peut rédiger un bon et ses lignes, mais il ne peut pas faire avancer le bon. Un Responsable des ventes ou le propriétaire de votre organisation le peut.

1. Brouillon

Vous avez rédigé le bon, et les marchandises sont encore sur leurs emplacements. Vous pouvez encore ajouter, modifier ou retirer des lignes.

2. Préparation

Cliquez sur Préparation et confirmez. Ce statut indique à votre équipe de dépôt de prélever les marchandises. Beelocity ne lui envoie aucun message. Le bon doit porter au moins une ligne pour que la préparation commence.

3. Emballé

Cliquez sur Emballé quand votre équipe a prélevé et emballé toutes les marchandises. L’envoi est prêt à partir.

4. Expédié

Quand le client enlève lui-même les marchandises, vous n’avez pas besoin de Préparation ni d’Emballé. Sur un bon de livraison en brouillon, cliquez sur le statut et choisissez Expédié dans la liste des changements. La confirmation dit que les marchandises sortent du stock du dépôt. Le bon passe par Préparation et Emballé au même moment, et son historique montre donc encore chaque étape.

Cliquez sur Expédié quand les marchandises sont parties avec le transporteur, ou quand le client les a enlevées. C’est l’étape qui change votre stock :

• Beelocity sort les marchandises du dépôt. Ce mouvement de stock porte la Date de livraison du bon, quel que soit le jour où vous cliquez sur Expédié.
• Beelocity ajoute les quantités à ce que chaque ligne de commande a expédié.
• La commande passe à Partiel, ou à Terminé s’il ne reste rien à expédier.

Cette étape ne vous demande rien. Remplissez donc Transporteur et N° de suivi tant que le bon est un brouillon, car vous ne pourrez plus les modifier ensuite.

Si le dépôt ne peut pas couvrir une ligne, Beelocity n’expédie rien. Il ne compte que les marchandises qu’aucune autre commande n’a réservées. Le bon reste à son étape, et un message donne la quantité disponible et la quantité que demande la ligne. Attendez la réception, ou annulez ce bon et créez-en un nouveau avec une quantité réduite. Une ligne sans produit n’a pas de stock, donc elle arrête toujours le bon ici. Annulez le bon, et retirez cette ligne du nouveau brouillon.

Beelocity refuse aussi d’expédier un bon si sa commande est au statut Annulé ou Clôturé.

5. Livré

Cliquez sur Livré quand vous apprenez que les marchandises sont arrivées chez le client. Cette étape ne change ni le stock ni la date du bon.

Deux personnes peuvent avoir le même bon de livraison ouvert. Un collègue a pu expédier ou annuler le bon depuis l’affichage de votre page. Dans ce cas, Beelocity refuse l’étape que vous choisissez. Un message vous invite à actualiser la page, et le bon reste là où votre collègue l’a laissé. Un bon n’est donc jamais expédié deux fois, et un bon annulé ne passe jamais à Livré.

Facturer une expédition (Créer une facture)

Quand un bon arrive à Expédié ou Livré, Autres actions propose Créer une facture. Cette action rédige une facture en brouillon pour ce que ce bon a encore à facturer. C’est l’ordre habituel pour des marchandises : on expédie, puis on facture.

1. Ouvrez Autres actions et choisissez Créer une facture. Le numéro de facture suivant est déjà rempli. Gardez-le ou changez-le, puis appuyez sur Créer.
2. Beelocity facture ce que ce bon a expédié, moins ce qui est revenu, moins ce que des factures ont déjà facturé. Une facture en brouillon n’a encore rien facturé.
3. La facture ne dépasse jamais ce qui reste à facturer sur la commande. Si ce bon n’a plus rien à facturer, Beelocity refuse.
4. Chaque ligne de facture renvoie à sa ligne de commande et à sa ligne de livraison.
5. Vous arrivez sur la nouvelle facture en brouillon. Elle est datée du jour.
6. Son échéance suit les conditions de paiement de la commande, sinon celles du client, sinon 30 jours plus tard.
7. Vérifiez la facture, et passez-la à Envoyé après l’avoir remise au client. Beelocity ne l’envoie pas à votre place.

Pour facturer tout le reste d’une commande sans regarder ses livraisons, utilisez plutôt Créer une facture sur la page de la commande client. Ce bouton ne regarde pas non plus les retours. Si des marchandises sont revenues, facturez donc depuis le bon de livraison.

L’annulation

Pour annuler un bon, cliquez sur l’étape où il se trouve et choisissez Annulé. Vous pouvez le faire depuis tout statut, sauf si un retour vous en empêche (voir plus bas) :

• Avant l’expédition (Brouillon, Préparation ou Emballé), l’annulation ferme simplement le bon. Rien n’a bougé, donc il n’y a rien à défaire.
• Après l’expédition (Expédié ou Livré), l’annulation défait l’expédition. Les marchandises reviennent au stock du dépôt, et Beelocity enregistre un mouvement de stock en entrée, daté du jour de l’annulation. Les quantités expédiées et le statut de la commande reviennent aussi en arrière, et vous pouvez expédier les marchandises sur un nouveau bon. Mais une commande que vous avez déjà clôturée reste clôturée. Il en va de même d’une ligne dont vous avez clôturé le reliquat. La quantité expédiée en est déduite, mais rien n’est de nouveau dû, et la commande que cette ligne a achevée reste Terminé.

Tant qu’une facture porte sur le bon, vous ne pouvez pas l’annuler. Sinon, le client devrait encore une marchandise revenue dans votre stock. Le message nomme la facture. Annulez la facture tant qu’elle est en brouillon, ou rendez-la sans effet tant que rien n’est payé. Annulez ensuite le bon. Si le client a déjà payé, reprenez plutôt la marchandise par un retour client. Son avoir corrige ce que le client doit.

Dès que des marchandises sont revenues par un retour client, vous ne pouvez plus annuler le bon. Les marchandises retournées sont déjà en stock et déjà déduites des quantités expédiées de la commande. Une annulation les remettrait une seconde fois. Un message nomme le retour. Ce que le client renvoie encore passe par un autre retour.

Tant qu’un retour sur ce bon est encore en Brouillon, Beelocity refuse aussi l’annulation. Annulez d’abord ce retour, car un brouillon n’a rien fait bouger. Annulez ensuite le bon de livraison.

À l’inverse, un bon annulé ne propose plus Créer un retour. Beelocity refuse aussi de réceptionner tout retour sur ce bon, car ses marchandises sont déjà revenues.

Servez-vous de l’annulation après expédition pour corriger une erreur, comme une mauvaise quantité ou un mauvais envoi. Quand un client renvoie réellement des marchandises, n’annulez pas. Enregistrez plutôt un retour client. Le retour peut reprendre une partie des marchandises, il note leur état (Bon état ou Détérioré), et il laisse la livraison intacte. Si vous avez déjà facturé les marchandises, le retour établit ensuite un avoir qui corrige ce que le client doit.

Reprendre des marchandises (Créer un retour)

Quand un bon arrive à Expédié ou Livré, Autres actions propose aussi Créer un retour. Cette action rédige un retour client en brouillon, avec la quantité retournable restante de chaque ligne de livraison. Vous la réduisez ensuite à ce que le client a réellement renvoyé. L’onglet Retours du bon liste tous les retours établis sur lui.

Suivre l’exécution

La liste des bons de livraison montre le statut de chaque envoi, avec sa commande client, son client, son dépôt et son transporteur. La zone de recherche trouve un bon par son numéro, son transporteur ou son numéro de suivi. Elle ne trouve pas le nom d’un client. Pour restreindre la liste, servez-vous du bouton de filtre à côté de la zone. Il filtre par Statut, Client, Dépôt, Bon de commande client ou une période de Date de livraison (Utiliser les listes).

Pour voir tout le détail d’un bon, cliquez sur son numéro pour ouvrir sa page. Ses lignes sont à côté des informations.

Points importants

• Chaque bon de livraison se rattache à une commande client, et son client est toujours celui de la commande. Son dépôt peut être différent de celui de la commande.
• Vérifiez les lignes avant d’expédier, car l’expédition bouge le stock aussitôt et vous ne pouvez plus modifier les lignes après Brouillon. Pour défaire une expédition, annulez le bon.
• Vous pouvez établir plusieurs bons de livraison pour une même commande client, pour une livraison partielle ou fractionnée.
• Le statut de la commande se met à jour tout seul, d’après les quantités expédiées sur tous ses bons de livraison.