Un retour fournisseur enregistre la marchandise que vous renvoyez à un fournisseur, sur une livraison que vous avez déjà reçue. C’est l’inverse d’un bon de réception. Une réception fait entrer la marchandise au dépôt, et un retour l’en fait ressortir. Chaque retour porte sur un seul bon de réception terminé. Ses lignes disent quels produits repartent, et en quelle quantité. Son numéro commence par RTV, par exemple RTV-2026-000001.
Vous renvoyez de la marchandise pour trois raisons habituelles. Un défaut est apparu après que la marchandise a passé votre contrôle au quai. Le fournisseur a livré trop, et vous avez convenu de renvoyer l’excédent. Ou vous n’avez plus besoin de la marchandise, et le fournisseur la reprend.
L’assistant achats peut créer un retour et modifier ses lignes. Seuls le responsable des achats et le propriétaire de votre organisation peuvent expédier, clôturer ou annuler un retour, ou supprimer le retour ou une de ses lignes.
Notions clés
- Retour fournisseur est le document qui enregistre la marchandise qui repart chez un fournisseur. Il nomme toujours le bon de réception qui l’avait fait entrer.
- Quantité retournable est ce qui peut encore repartir sur une ligne de réception. C’est ce que la ligne a accepté, moins ce que les retours expédiés en ont déjà pris. La marchandise refusée n’est jamais entrée en stock, donc seule la marchandise acceptée peut en ressortir.
- L’expédition est l’étape qui fait bouger le stock. Tant que vous n’expédiez pas un retour, rien ne sort du stock.
Créer un retour fournisseur
Le plus simple est de partir de la réception elle-même :
- Ouvrez le bon de réception terminé. Ouvrez Autres actions en haut de sa page, et cliquez sur Créer un retour.
- Gardez le N° de retour proposé, par exemple RTV-2026-000001, ou saisissez-en un autre. Cliquez ensuite sur Créer. Si vous laissez le numéro vide, Beelocity donne le suivant.
- Beelocity écrit un retour brouillon, avec une ligne pour chaque ligne de réception qui peut encore renvoyer de la marchandise. Chaque ligne porte tout ce qu’elle peut encore renvoyer. Vous arrivez sur le retour, prêt à réduire les quantités. Une quantité ne peut pas être 0. Pour laisser une ligne de côté, le responsable des achats ou le propriétaire de votre organisation la supprime.
Un retour créé ainsi est daté d’aujourd’hui. Si la marchandise part un autre jour, changez sa Date de retour avant de l’expédier.
Seul un bon de réception terminé peut donner lieu à un retour, car un bon qui ne l’est pas n’a encore rien mis en stock. Une ligne de machines est laissée de côté, car ses machines ont rejoint vos équipements (voir plus bas).
Vous pouvez aussi partir de zéro :
- Allez dans Achats > Retours fournisseur depuis le menu latéral et cliquez sur Ajouter. Les informations du retour sont à gauche de la page. Ses Lignes sont à droite, vides tant que vous ne les avez pas ajoutées.
- Choisissez le Bon de réception sur lequel la marchandise repart. La liste montre le statut de chaque bon, donc choisissez-en un terminé. Beelocity reprend du bon le Bon de commande et le Fournisseur, et vous ne pouvez pas les changer. Le Dépôt s’ouvre sur celui où la marchandise est entrée. Si la marchandise a changé de dépôt depuis, choisissez celui-là, car l’expédition l’y prélève.
- Posez la Date de retour et vos Observations, puis appuyez sur Ajouter au-dessus des lignes. Beelocity enregistre le retour au statut Brouillon, et un message annonce son numéro. Sa première ligne s’ouvre, pour que vous y choisissiez la ligne de réception qu’elle renvoie. S’il manque encore une réponse au formulaire, Ajouter s’arrête sur ce champ, comme le ferait Enregistrer.
Pour enregistrer le retour tout de suite et ajouter ses lignes plus tard, cliquez sur Enregistrer au lieu d’Ajouter (voir Ajouter des lignes avant d’enregistrer).
Modifier les lignes
Tant que le retour est au statut Brouillon, vous choisissez ce qui repart dans les Lignes, à côté de ses informations :
- Ligne du bon de réception est la ligne de réception que cette ligne de retour renvoie. La liste montre le produit de chaque ligne et ce qui peut encore repartir, par exemple
4 sur 10 peuvent repartir. La Quantité de la ligne s’ouvre sur ces 4. Quand vous choisissez une ligne, Beelocity remplit le produit et l’unité. - Quantité est ce qui repart. Un retour peut ne renvoyer qu’une partie d’une ligne. Si vous renvoyez 4 des 10 unités acceptées, les 6 autres peuvent encore repartir sur un retour ultérieur.
- Motif dit pourquoi la ligne repart, par exemple un défaut découvert tard, une sur-livraison ou un mauvais produit. Servez-vous-en pour demander au fournisseur un remplacement ou un avoir.
- Observations porte les remarques pour votre équipe, par exemple des références de lot ou le numéro que le fournisseur a donné au retour.
Vous ne pouvez ajouter ou modifier des lignes que tant que le retour est au statut Brouillon.
Expédier le retour
Expédiez le retour quand la marchandise quitte le dépôt. Cliquez sur Expédié, l’étape suivante du parcours en haut de la page du retour, puis confirmez avec Passer à Expédié. Le parcours va de Brouillon → Expédié → Clôturé. Seuls le responsable des achats et le propriétaire de votre organisation peuvent franchir une étape. L’assistant achats voit le parcours, mais il ne peut pas cliquer dessus. Survolez une étape pour voir quand elle a été atteinte et par qui. Si vous cliquez sur l’étape où se trouve le retour, la liste des changements de statut s’ouvre. Tant que le retour est un brouillon, vous pouvez y choisir Annulé.
L’expédition fait bouger le stock, d’un seul coup :
- Beelocity fait sortir du stock la quantité de chaque ligne, depuis le lot où la réception l’avait fait entrer. Il la prend à n’importe quel emplacement du dépôt du retour, même si quelqu’un a renommé le lot depuis. S’il ne reste plus rien au lot, Beelocity le désactive.
- Les quantités reçues du bon de commande reviennent en arrière de ce qui est reparti. Une commande reçue en entier retombe à Partiel, même si tout est reparti. Le fournisseur peut donc livrer la marchandise de nouveau, ou vous pouvez clôturer la commande. Une commande que vous avez déjà clôturée reste Clôturé, et ses lignes aussi.
- Si la commande sort ainsi du statut Terminé, elle quitte aussi les chiffres trimestriels de performance du fournisseur. Beelocity recalcule le trimestre à partir des commandes qui y restent. Le taux de défauts de la commande part avec elle. Ce que vous renvoyez ne compte jamais comme un défaut, car le taux de défauts mesure ce que vous avez refusé au quai.
- Beelocity inscrit un mouvement de sortie au journal des stocks. Il valorise chaque ligne au coût que la marchandise porte en stock.
Renvoyer un lot rejeté
Vous ne pouvez pas rejeter à l’écran un lot issu d’un bon de réception. Il démarre au statut Approuvé, donc sa page Lots ne propose pas Rejeter, et son stock reste en vente. Un lot peut pourtant se révéler mauvais quand vous l’ouvrez, comme une farine humide ou une crème tournée pendant le transport. Dans ce cas, créez le retour depuis la réception et expédiez-le vite. Le retour prend la marchandise dans le stock que vous pouvez vendre.
L’expédition est refusée, avec un message qui dit pourquoi, si :
- Le lot a moins que ce qu’une ligne renvoie, parce qu’une partie a été consommée ou est sortie du dépôt. Ramenez la ligne à ce qui reste.
- Une partie du lot est promise à une commande. Un retour ne peut pas prendre une marchandise réservée. Ne renvoyez que ce qui est libre, ou attendez que la commande soit expédiée ou annulée.
- Une ligne de réception ne désigne aucun lot. Si le bon de réception du retour n’est pas au statut Terminé, sa marchandise n’est pas en stock, donc annulez le retour. Une ancienne réception peut aussi montrer ce cas, si son lot a été renommé avant que les lignes de réception gardent leur lot. Retirez alors cette ligne, et sortez cette marchandise par une régularisation de stock.
- La date de retour est postérieure à aujourd’hui, ou antérieure à la date du bon de réception. Changez la Date de retour, et expédiez de nouveau.
- Le retour n’a aucune ligne. Ajoutez les lignes qui repartent, et expédiez de nouveau.
Le plafond retournable
Une ligne de réception ne peut jamais renvoyer plus que ce qu’elle a accepté, tous retours confondus. Si vous avez accepté 10 unités et expédié un premier retour de 4, un second retour peut en prendre 6 au plus. Beelocity refuse d’expédier un retour qui dépasse le plafond, et le message dit combien peut encore repartir. Réduisez la quantité et expédiez de nouveau. Vous ne pouvez donc jamais renvoyer plus que ce que vous avez reçu.
Retrouver un retour
La liste Retours fournisseur se cherche par numéro. Son bouton de filtre la restreint par Statut, Fournisseur, Dépôt ou une période de Date de retour. Elle se restreint aussi au Bon de réception ou au Bon de commande dont un retour provient (voir Utiliser les listes).
Les statuts
| Statut | Signification |
|---|---|
| Brouillon | Vous écrivez encore le retour, et vous pouvez modifier ses lignes et ses quantités. Rien n’est sorti du stock. |
| Expédié | La marchandise est en route vers le fournisseur. L’expédition l’a sortie du stock et a réduit les quantités reçues de la commande. Seule l’étape Expédié pose ce statut. |
| Clôturé | Quelqu’un a clôturé le retour à la main, en général après un remplacement ou un avoir du fournisseur. Ce statut s’atteint depuis Expédié. Un retour clôturé ne prend aucune note de débit. |
| Annulé | Quelqu’un a abandonné le retour quand il était brouillon. Rien n’est sorti du stock, donc il n’y a rien à défaire. |
Vous ne pouvez supprimer un retour que tant qu’il est au statut Brouillon. Seuls le responsable des achats et le propriétaire de votre organisation peuvent le supprimer.
Remplacement ou avoir
Le retour ne traite que la marchandise. Ce que le fournisseur vous rend se convient avec lui, hors du retour :
- Remplacement. Le fournisseur livre de nouveau la marchandise. Enregistrez la nouvelle livraison sur un nouveau bon de réception, sur le même bon de commande. L’expédition a réduit les quantités reçues de la commande, donc la commande peut recevoir de nouveau la marchandise, sauf si vous l’avez clôturée.
- Avoir ou remboursement. Le fournisseur vous crédite. Enregistrez l’argent par une note de débit fournisseur, comme ci-dessous.
Après l’expédition — récupérer votre argent
Quand le retour est Expédié, vous pouvez réclamer l’argent par une note de débit, si le fournisseur a facturé la marchandise. Ouvrez Autres actions en haut de la page du retour, et cliquez sur Établir une note de débit. Beelocity construit une note de débit fournisseur brouillon à partir de la facture du fournisseur. Chaque quantité retournée reprend le prix et la TVA que la facture lui a appliqués. La note est datée du plus tardif de la date du retour et de la date de la facture.
Relisez la note, puis émettez-la. Seuls le responsable des achats et le propriétaire de votre organisation peuvent l’émettre. Si la facture est approuvée ou partiellement payée, l’émission réduit aussitôt ce que vous lui devez encore. Si la note vaut plus que ce que vous devez encore, le fournisseur vous rembourse le reste, et vous enregistrez ce remboursement en trésorerie.
La facture doit avoir passé le rapprochement avant que vous puissiez établir la note. Si la marchandise est repartie avant que le fournisseur ne la facture, il n’y a rien à établir. Facturez la commande comme d’habitude, et la facture laisse de côté ce qui est reparti. Un retour ne peut avoir qu’une seule note de débit non annulée, et son onglet Notes de débit liste ses notes.
Établissez la note de débit d’abord, car un retour clôturé n’en prend aucune. Ensuite, quand l’issue est réglée, cliquez sur Clôturé, la dernière étape du parcours.
Voici un cas typique, en DZD. Vous avez commandé et reçu 10 unités à 2 000 DA l’unité, soit 20 000 DA. Deux semaines plus tard, 4 unités se révèlent défectueuses. Vous créez un retour depuis la réception, ramenez la ligne à 4 et l’expédiez. Le stock baisse de 4, et la commande retombe à Partiel, avec 6 unités reçues sur 10. Le fournisseur livre alors 4 unités saines, que vous recevez sur un nouveau bon de réception. Ou bien il vous accorde un avoir de 8 000 DA hors TVA. Vous clôturez ensuite le retour.
Retour ou annulation de la réception
Les deux font ressortir du stock la marchandise reçue, mais ils ne répondent pas à la même situation :
- Annulez la réception si c’est la livraison entière qui était une erreur, et que sa marchandise n’a pas bougé du stock. L’annulation défait d’un coup tout ce que la réception avait fait, comme si elle n’avait jamais eu lieu.
- Créez un retour pour les cas que l’annulation ne sait pas traiter. C’est le cas quand vous renvoyez une partie d’une livraison, ou une marchandise qui repart quelque temps après la réception.
Une machine que vous gardez ne repart pas par un retour. Un produit reçu comme équipement a rejoint vos équipements et n’a rien mis en stock, donc un retour n’a rien à en sortir. Sa ligne de réception n’est jamais proposée sur les lignes d’un retour, et Créer un retour la laisse de côté. Tant que la machine n’a pas servi, annulez plutôt la réception. L’annulation reprend le bon entier, avec ses autres lignes.
À retenir
- Un retour suit les droits d’accès des bons de réception. L’assistant achats peut donc créer un retour et modifier ses lignes. Le responsable des achats et le propriétaire de votre organisation l’expédient, le clôturent et l’annulent, et ils suppriment le retour ou ses lignes.
- Vous ne pouvez pas défaire un retour expédié dans l’application. Vérifiez les quantités avant d’expédier. Si vous vous trompez et que la commande est encore au statut Partiel, recevez de nouveau la marchandise sur un nouveau bon.
- La date de retour est le jour où la marchandise repart. L’expédition fait bouger le stock à cette date, et non le jour où vous cliquez sur Expédié. La date ne peut être ni après aujourd’hui, ni avant la date du bon de réception, et Expédié refuse un retour daté hors de ces deux bornes.