Caisses | Beelocity

Une caisse est l’endroit du comptoir où vous vendez. C’est un paramétrage, et elle ne contient elle-même aucun argent. Avant que quiconque puisse vendre, le propriétaire de votre organisation crée la caisse dans l’onglet Caisses de Point de vente → Paramétrage.

Le Code est déjà rempli avec le numéro suivant, par exemple REG-000004 après REG-000003. Gardez-le, ou effacez-le pour recevoir le numéro suivant à l’enregistrement. Vous pouvez aussi saisir votre propre code, comme COMPTOIR, et Beelocity le garde. La liste des caisses du terminal affiche le code, et le ticket imprime le nom de la caisse.

Une caisse relie trois choses :

Le Dépôt indique d’où vient la marchandise. Vous pouvez aussi choisir un Emplacement dans ce dépôt. Chaque ticket terminé sort aussitôt la marchandise du stock physique à cet endroit, et chaque remboursement l’y remet.
Le Compte de caisse est le compte de trésorerie qui représente le tiroir-caisse physique. À la clôture d’une session, la recette devient des encaissements de trésorerie ordinaires. Beelocity en écrit un par mode de règlement, sur chaque facture que la session solde.

Les espèces arrivent toujours ici, dans le tiroir-caisse où quelqu’un les a comptées, et les remboursements en espèces sortent de ce compte. Cela vaut quel que soit le compte que désigne le mode de règlement espèces. L’argent de chaque autre mode va sur le compte de trésorerie que ce mode désigne. La carte va donc sur le compte du mode carte, et la monnaie mobile sur le sien.

Si un mode ne désigne aucun compte, son argent ne vient ici que si ce compte peut recevoir ce type de règlement. Un compte de caisse ne reçoit pas la carte, donc le terminal ne propose pas ce mode.

Cette répartition vous permet de rapprocher ce compte du comptage des espèces, et le compte carte du relevé bancaire. Deux caisses, chacune avec son tiroir-caisse, peuvent aussi partager un seul mode espèces, car les billets de chaque caisse arrivent sur son propre compte de caisse.

Donnez au compte de caisse d’un nouveau tiroir-caisse un Solde d’ouverture égal au fonds de caisse de départ. Ce fonds est dans le tiroir-caisse, mais la trésorerie ne l’a jamais enregistré, et un compte de caisse ne peut pas passer sous zéro. Si une session rend plus d’espèces qu’elle n’en a encaissé, elle s’arrête donc à En clôture jusqu’à ce que le compte contienne cet argent.
Le Tarif est l’endroit où la caisse cherche ses prix. Une caisse sans tarif propre vend au tarif par défaut de votre organisation. Quel que soit le tarif retenu, un produit que ce tarif ne valorise pas retombe sur le prix de base du produit. Le tarif par défaut remplace celui de la caisse, et ce n’est pas un second endroit où chercher après lui. Si le tarif est inactif, la caisse vend au prix de base et ne passe à aucun autre tarif, sans avertissement. Aucun écran ne permet d’ajouter un prix à un tarif aujourd’hui, donc une caisse applique le prix de base de chaque produit (Prix et tarifs).

Deux interrupteurs changent le comportement de la caisse :

Prix TTC est activé par défaut, comme le veut l’usage du détail en Algérie. Le prix en rayon est ce que le client paie, donc 119,00 DA veut dire 119,00 DA. Beelocity calcule pour vos états la part de TVA contenue dans ce prix, et n’ajoute rien au comptoir. Si vous le désactivez, la caisse ajoute la TVA en plus.
Vendre sans stock est désactivé par défaut. Dans ce cas, la caisse refuse une vente qui demande plus que ce qu’elle peut vendre sur son stock, et elle dit pourquoi. S’il est activé, la caisse ne refuse jamais une vente faute de stock. C’est utile quand le rayon contient parfois une marchandise que Beelocity ne montre pas encore. Le chiffre de stock s’arrête à zéro. Pour rétablir la différence plus tard, comptez le stock et validez une régularisation de stock.

La Remise maximale est de 0 % par défaut. C’est la plus forte remise qu’un caissier peut saisir sur une ligne à cette caisse. À 0, le terminal masque la touche de remise, ce qui est le réglage prudent pour la plupart des commerces. Une remise est de l’argent qui n’arrive jamais au tiroir-caisse, et une caisse qui permet 100 % de remise peut donner la marchandise. Ne la relevez que sur les caisses auxquelles vous confiez des gestes commerciaux. Chaque ticket montre sa remise sur ses lignes, et la piste d’audit l’enregistre aussi, quel que soit le plafond.

Certains produits ne se vendent pas à une caisse, et le terminal en donne le motif :

Un produit à variantes ne se vend pas à une caisse aujourd’hui. Créez chaque taille ou couleur comme un produit simple (Vendre à la caisse).
Un lot ne s’y vend pas non plus, donc vendez chacun de ses produits séparément.
Un produit immatériel n’a rien à remettre.

La liste Caisses se restreint par son bouton de filtre par Dépôt, Tarif, Compte de caisse, Prix TTC, Vendre sans stock ou Actif (Utiliser les listes).

Vous pouvez aussi donner à chaque caisse un Pied de ticket. C’est une ligne ou deux imprimées en bas de chaque ticket client, comme les horaires d’ouverture, les conditions de retour ou un remerciement. Le formulaire prévoit une case par langue de document.

La Langue du ticket est la langue dans laquelle les tickets client s’impriment à cette caisse, quelle que soit la langue de l’écran du caissier. Si vous la laissez vide, elle suit la langue de document de votre organisation. Un caissier qui travaille en arabe peut donc remettre à chaque client un ticket en français, ou l’inverse. Le ticket appartient à la boutique, et non à l’écran du caissier.

Vous ne pouvez ni désactiver ni supprimer une caisse tant qu’elle a une session ouverte ou en clôture. Terminez d’abord cette session au terminal. Dès qu’une caisse a eu une session, vous ne pouvez plus jamais la supprimer, car ses sessions sont un enregistrement définitif. Appuyez plutôt sur Désactiver. Une caisse inactive n’ouvre plus de session et quitte la liste des caisses du terminal.

Tant qu’une session est ouverte ou en clôture, vous ne pouvez pas non plus changer le Dépôt, l’Emplacement, le Tarif, le Compte de caisse ni Prix TTC. Un tel changement solderait la session sur autre chose que ce que le caissier vendait. Vous pouvez changer le reste à tout moment, comme le nom, le pied de ticket et la langue du ticket. Un changement de Remise maximale ou de Vendre sans stock vaut dès la vente suivante, même pendant une session.

Le Tarif et le Compte de caisse doivent être dans la même devise. Cela vaut aussi pour le tarif par défaut, si la caisse n’a pas de tarif propre. Beelocity refuse la combinaison quand vous enregistrez la caisse, pour qu’une caisse ne puisse pas vendre toute la journée et échouer à la clôture.

Cette devise est aussi celle dans laquelle le bureau lit l’argent de la caisse. Les pages des sessions et des tickets montrent le fonds de caisse, les espèces attendues et comptées et l’écart de caisse dans la devise propre à la caisse. Cela vaut même si la devise par défaut de votre organisation en est une autre.

Les cartes du tableau de bord qui additionnent plusieurs caisses convertissent l’argent de chacune dans votre devise de référence, au taux de change enregistré. Si une caisse n’a pas de taux, Beelocity la laisse hors de ces montants. Recette du comptoir du jour et Écart de caisse, 7 jours disent combien de caisses sont laissées de côté.