Documents d'équipement

Le registre Documents d’équipement est l’endroit où vit la documentation technique de chaque équipement — le manuel du constructeur, le plan tel que construit, le certificat de garantie, le dernier certificat d’étalonnage, et la photo rapprochée de la plaque signalétique. Une ligne dans Beelocity vaut un renvoi vers un fichier. Les octets eux-mêmes restent là où vous les gardez déjà (un partage interne, un stockage objet, le portail d’assistance du constructeur) ; Beelocity conserve l’index, la piste d’audit et le lien de retour vers l’équipement.

Ouvrez Maintenance → Documents d’équipement dans le menu, ou passez à l’onglet Documents de n’importe quel équipement pour ne voir que les documents qui lui sont rattachés.

Pourquoi garder les documents dans Beelocity ?

Quand le technicien du poste de nuit ouvre un ordre de travail sur la presse SN-AL-44720, la première chose qu’il lui faut est le schéma hydraulique. Avec un logiciel de maintenance qui ne suit pas les documents, il sort son téléphone, cherche dans un partage réseau, espère que le fichier est encore là où il était il y a trois ans, et perd dix minutes avant de prendre une clé. Avec les documents rattachés à l’équipement, le bon manuel est à un clic de l’écran de l’ordre de travail.

Les documents d’équipement font aussi office de registre de conformité :

• Les certificats d’étalonnage alimentent le contrôle du régulateur (jauges, balances, clés dynamométriques).
• Les certificats de garantie appuient le repère de recours en garantie posé sur les ordres de travail.
• Les photos de plaque prouvent le modèle et le numéro de série au moment de commander des pièces — fini le « c’est un 7 ou un 1 ? ».

Catégories

Chaque document porte l’une des six catégories. La catégorie décide de l’endroit où le document apparaît sur la page de l’équipement, pour que la bonne référence soit toujours sous la main.

• Manuel — la documentation de référence du constructeur. Manuel d’utilisation, manuel d’entretien, catalogue de pièces. Les techniciens la consultent pendant l’intervention ; les préparateurs s’en servent pour bâtir les plans préventifs.
• Plan — un plan technique. Tel que construit, P&ID, électrique, hydraulique, mécanique. À utiliser au diagnostic quand l’installation réelle diffère de la version catalogue.
• Certificat de garantie — le contrat de garantie signé par le constructeur ou le distributeur. Rapprochez-le de la fin de garantie de l’équipement pour que le repère de recours en garantie sur les ordres de travail entrants reste juste.
• Certificat d’étalonnage — la preuve que l’équipement a été étalonné selon une norme connue à une date donnée. Exigé pour les instruments, balances, jauges, et tout appareil de mesure derrière un ordre de travail réglementé.
• Photo — un gros plan de la plaque signalétique ou d’un détail important. Elle atteste le numéro de modèle, le numéro de série et l’année de fabrication ; utile pour commander des pièces de rechange ou faire jouer la garantie.
• Autre — tout ce qui n’entre dans aucune des cases ci-dessus. Rapports d’inspection, audits externes, attestations de formation, fiches techniques fournisseur.

Créer un document

Il y a deux chemins :

1. Depuis le menu, ouvrez Maintenance → Documents d’équipement et cliquez sur Ajouter. Choisissez l’équipement dans la liste déroulante, choisissez la catégorie, donnez un titre, collez l’adresse et enregistrez.
2. Depuis la page de l’équipement, passez à l’onglet Documents et cliquez sur Rattacher un document. L’équipement est déjà posé, vous ne remplissez donc que la catégorie, le titre et l’adresse.

Champs

• Équipement (obligatoire) — à quel équipement ce document appartient. Verrouillé à la création — une fois enregistré, Beelocity ne vous laissera pas réaffecter le document à un autre équipement. Si vous l’avez rattaché au mauvais équipement, supprimez la ligne et créez-en une autre.
• Catégorie (obligatoire) — l’une des six valeurs ci-dessus.
• Titre (obligatoire) — un nom court et parlant. « Manuel d’utilisation fraiseuse rév. 4 » vaut mieux que « Manuel ».
• Adresse du fichier (obligatoire) — où le fichier se trouve réellement. Une adresse de partage réseau, un lien de stockage objet, ou une page externe du constructeur. Tous ceux qui doivent consulter le document doivent pouvoir atteindre cette adresse.
• Type MIME (facultatif mais recommandé) — le type du fichier, comme application/pdf ou image/jpeg. Il permet à la visionneuse d’afficher le fichier directement.
• Taille (octets) (facultatif) — sert à prévenir d’un téléchargement long sur une connexion lente. Laissez vide si vous ne la connaissez pas.
• Actif — un repère que vous décochez quand un document est remplacé. Les documents inactifs restent listés dans l’onglet Documents de l’équipement — ils ne sont pas masqués, juste marqués d’une case Actif décochée, pour que vous voyiez d’un coup d’œil quelles références sont à jour. Désactivez plutôt que de supprimer quand vous voulez garder l’historique.

Qui l’a ajouté

Le nom de celui qui a ajouté le document est enregistré à la création — Beelocity le reprend de l’utilisateur connecté à ce moment-là. Une fois enregistré, il est verrouillé : toute modification ultérieure du document le laisse intact. Cette personne doit appartenir à la même organisation que le document, vous ne pouvez donc pas en créditer quelqu’un d’une autre société.

La liste des documents resserre avec son bouton de filtre par Catégorie, Équipement, Ajouté par, Actif, une plage de taille ou une fenêtre de dates de création (Utiliser les listes).

Modifier et supprimer

Modifier rouvre le même formulaire. Le titre, la catégorie, l’adresse du fichier, le type MIME, la taille et le repère Actif sont modifiables ; Équipement et Ajouté par sont verrouillés.

Supprimer retire la ligne de Beelocity. Le fichier lui-même, à l’adresse enregistrée, n’est pas touché — Beelocity ne conserve que le renvoi. Si vous devez supprimer le fichier, faites-le dans le système de stockage qui l’héberge.

Exemple de données

Une équipe de maintenance d’une usine de métallurgie à Alger pourrait rattacher à sa ligne de presses :

Dépense totale du trimestre écoulé pour les réparations de cette presse ouvrant droit à garantie, tirée des ordres de travail liés à ces documents : 245 000 DA — économisés sur des pièces et de la main-d’œuvre qui seraient sinon tombées sur le budget de maintenance.

Notions liées

• Équipements — le parc auquel les documents d’équipement se rattachent.
• Plans de maintenance — les tâches préventives bâties d’après les manuels et les plans.
• Ordres de travail — les écrans d’exécution qui consultent les documents au diagnostic et à la réparation.