Mouvements de stock

Un mouvement de stock enregistre la marchandise qui entre dans un dépôt, qui en sort, ou qui passe d'un dépôt à un autre.

Un mouvement de stock enregistre la marchandise qui entre dans un dépôt, qui en sort, ou qui passe d’un dépôt à un autre. Beelocity écrit lui-même la plupart des mouvements, quand un document déplace du stock. Vous en écrivez un à la main quand aucun document ne couvre le déplacement.

Sur un mouvement écrit à la main, le stock ne change que quand quelqu’un appuie sur Achever. Jusque-là, vous pouvez encore l’annuler, et rien n’a bougé.

Un mouvement ne peut pas déplacer de la marchandise entre deux emplacements d’un même dépôt. Beelocity refuse le même dépôt des deux côtés, et il n’a aucun document pour ce déplacement aujourd’hui.

Pour enregistrer un déplacement dans un dépôt, appuyez sur Modifier sur la ligne de stock et changez Emplacement. Toute la ligne se déplace, et le journal des stocks n’enregistre rien, car En stock ne change pas. L’enregistrement échoue si le même stock a déjà une ligne à cet emplacement. Pour ne déplacer qu’une partie, baissez En stock sur cette ligne et montez-le sur la ligne du nouvel emplacement. Si cette ligne n’existe pas, créez-la avec Ajouter. Le journal des stocks enregistre les deux changements, sans motif ni coût.

Tout changement n’a pas son mouvement. Si quelqu’un modifie une ligne de stock à la main, la quantité change sans mouvement, et le journal des stocks enregistre quand même le changement.

Les types de mouvement

Chaque mouvement porte un type de référence qui dit quel genre de document l’a provoqué :

Type de référence	Ce qu’il représente
Bon de commande	La marchandise qu’un bon de réception a fait entrer sur un bon de commande, ou a ressortie quand quelqu’un a annulé la réception.
Bon de commande client	Un numéro de série vendu sur une commande client. Une livraison porte plutôt le type Bon de livraison.
Bon de transfert	La marchandise qui a quitté un dépôt ou y est arrivée sur un transfert (voir Bons de transfert). Les composants envoyés à un sous-traitant portent aussi ce type.
Régularisation	Une correction comptabilisée (voir Régularisations de stock). Un numéro de série trouvé défectueux, ou vendu sans commande, porte aussi ce type.
Comptage	Beelocity ne pose jamais ce type lui-même, car un comptage change le stock par une régularisation. Vous pouvez le choisir sur un mouvement écrit à la main.
Retour	La marchandise qu’un client a retournée, ou que vous avez renvoyée à un fournisseur. La marchandise reprise par une facture d’avoir. Un numéro de série remis en stock.
Production	Beelocity ne pose jamais ce type lui-même. Les produits finis d’un ordre de fabrication portent le type Entrée de production. Vous pouvez choisir Production sur un mouvement écrit à la main.
Consommation	Beelocity ne pose jamais ce type lui-même. Les matières sorties pour un ordre de fabrication portent le type Sortie sur ordre de fabrication. Vous pouvez choisir Consommation sur un mouvement écrit à la main.

La liste contient d’autres types, un pour chaque genre de document qui déplace de la marchandise. Par exemple Bon de livraison, Sortie sur ordre de travail et Vente en caisse.

Le cycle de vie d’un mouvement

Un mouvement écrit à la main suit Brouillon → En attente → En cours → Terminé. Vous pouvez l’annuler à toute étape avant Terminé. Un mouvement que Beelocity écrit pour un document est Terminé dès le départ.

Statut	Ce qu’il veut dire
Brouillon	Vous êtes encore en train de l’écrire, et vous pouvez changer ses informations et ses lignes. Le stock ne change pas.
En attente	Quelqu’un a appuyé sur Soumettre, et le mouvement attend que quelqu’un appuie sur Commencer. Le stock ne change pas.
En cours	Quelqu’un a appuyé sur Commencer. Le stock ne change pas tant que personne n’appuie sur Achever.
Terminé	Beelocity a mis à jour le stock et l’a inscrit au journal des stocks. Vous ne pouvez plus modifier ce mouvement ensuite.
Annulé	Quelqu’un a annulé ce mouvement avant son achèvement. Le stock n’a pas changé.

Un mouvement n’a pas de parcours. Vous le faites avancer avec les boutons en haut de sa page, et seul le bouton de son étape en cours s’affiche :

Soumettre s’affiche à Brouillon. Ce bouton change seulement le statut, et il ne prévient personne.
Commencer s’affiche à En attente. Ce bouton change seulement le statut.
Achever s’affiche à En cours. C’est l’étape qui déplace le stock.
Annuler s’affiche à ces trois étapes.

Chaque bouton demande une confirmation dans une boîte de dialogue. Annuler ouvre la boîte Abandonner ce mouvement ?, dont le bouton de confirmation s’appelle Abandonner le mouvement. Vous ne pouvez pas revenir en arrière. Dans cette même boîte, Annuler ferme seulement la boîte, et le mouvement reste tel quel.

Le propriétaire de votre organisation peut appuyer sur ces boutons. Toute autre personne a besoin d’un rôle que votre entreprise lui donne (Rôles et autorisations).

Retrouver un mouvement

La liste des mouvements montre d’abord la Date la plus récente. Servez-vous de la barre de recherche pour retrouver un mouvement par le numéro de son document. Ce peut être un ticket de caisse, un bon de livraison, un bon de commande ou un bon de réception. Vous pouvez aussi chercher par le code ou le nom de l’un des deux dépôts, ou par les observations que quelqu’un a saisies.

Le bouton de filtre à côté restreint la liste par Type, Statut, Origine, Destination ou une plage de Date (Utiliser les listes). Type liste tous les genres de documents qui déplacent du stock, y compris les ventes en caisse et la maintenance.

Le papier derrière le mouvement

Le type de référence dit quel genre de document a provoqué le mouvement. La Référence à côté dit lequel, par le numéro qui y est imprimé : le bon de commande, le transfert ou le retour client.

Choisissez-la dans la liste quand vous écrivez le mouvement. La liste ne propose que les documents du type que vous avez choisi. Si vous changez le type, Beelocity efface la référence et propose une nouvelle liste. Un mouvement ne peut donc pas faire passer un bon de transfert pour un retour client.

Après l’enregistrement, la référence est un lien. Cliquez dessus pour ouvrir le document. C’est le moyen le plus rapide de répondre à la question « pourquoi ce stock a-t-il bougé ? ». Le même lien figure sur chaque écriture que le mouvement a laissée au journal des stocks.

Deux cas n’affichent aucune référence, et tous deux sont normaux :

Un mouvement fait à la main, sans document derrière lui. Laissez la référence vide.
Un document que vous n’avez pas le droit d’ouvrir. Le mouvement affiche quand même son type de référence. Seule une personne qui peut voir ce genre de document voit son numéro. Si vous tapez ce numéro dans la barre de recherche, vous retrouvez quand même le mouvement, mais sa page n’affiche pas le numéro.

Un mouvement que Beelocity écrit pour un document, comme une vente en caisse, une livraison, un bon de réception ou un transfert, n’a pas d’observations. La référence nomme déjà le document dans votre langue, et les Observations restent à ce que quelqu’un saisit. Deux champs de plus s’affichent sur sa page si la référence seule ne dit pas ce qui s’est passé :

Nature : Contrepassation veut dire que le mouvement annule un mouvement antérieur du même document. Un bon de livraison annulé remet sa marchandise en stock. Un transfert annulé après son départ la ramène au dépôt qu’elle avait quitté. Un bon de réception ou une facture d’avoir annulés ressortent leur marchandise. Pour un numéro de série, ce champ dit Pièce défectueuse ou Pièce vendue.
Bon de réception : sur un mouvement lié à un bon de commande, le bon de réception qui a fait entrer la marchandise ou l’a ressortie. Une commande peut arriver en plusieurs réceptions, donc la commande seule ne dit pas laquelle.

Écrire un mouvement

Allez dans Stock → Mouvements. La page s’ouvre sur l’onglet Mouvements. Cliquez sur Ajouter.
Choisissez le Type de référence.
Choisissez la Référence, le document d’où vient ce mouvement. Laissez-la vide pour un mouvement fait à la main.
Choisissez les dépôts. Si vous avez un dépôt par défaut, le formulaire s’ouvre sur lui comme origine.
- Dépôt d’origine : le dépôt que la marchandise quitte.
- Dépôt de destination : le dépôt où elle arrive. Il doit être différent de l’origine.
- Vous devez indiquer au moins l’un des deux.
- Certains types ne demandent qu’un côté. Par exemple, Bon de commande et Production ne font qu’entrer la marchandise. Bon de livraison et Vente en caisse ne font que la sortir.
- Les emplacements de chaque ligne suivent les dépôts. Un côté sans dépôt n’a pas d’emplacement à indiquer.
Réglez la Date du mouvement. Elle s’ouvre sur maintenant. Si la marchandise a bougé plus tôt, reculez-la.
Ajoutez les Observations utiles.
Cliquez sur Ajouter au-dessus des Lignes, à droite des informations. Beelocity enregistre le mouvement au statut Brouillon, et sa première ligne s’ouvre (Ajouter des lignes avant d’enregistrer). Pour ajouter les lignes plus tard, cliquez plutôt sur Enregistrer.
Ajoutez une ligne par produit.
Appuyez sur Soumettre, puis Commencer, puis Achever, au rythme du déplacement réel de la marchandise.

Remarque : pour envoyer de la marchandise d’un dépôt à un autre, préférez un bon de transfert. Un mouvement change les deux dépôts au même moment. Un transfert change l’origine quand la marchandise part, et la destination quand elle arrive.

Les lignes d’un mouvement

Les lignes se tiennent à côté des informations du mouvement, et vous ne pouvez les changer que tant qu’il est Brouillon. Ajoutez donc toutes les lignes avant d’appuyer sur Soumettre. Si une ligne est fausse après cela, annulez le mouvement et écrivez-en un nouveau. Un mouvement sans ligne ne peut pas s’achever.

Chaque ligne porte :

Produit : le produit qui bouge. La liste ne propose que les produits stockés en tant que tels. Elle ne propose donc ni produit immatériel, ni équipement, ni produit configurable, et vous ne pouvez pas ajouter ici une ligne pour une variante. Une ligne que Beelocity écrit pour un document peut afficher une Variante à la place.
Numéro de série : la pièce précise que la ligne nomme. Les actions propres à un numéro de série le remplissent, comme Remettre en stock. La liste ne propose que les numéros de série de la variante de la ligne, donc aucun sur une ligne que vous ajoutez.
Quantité et Unité : ce qui bouge, dans l’une des unités du produit. Beelocity le convertit dans l’unité du stock.
Emplacement d’origine et Emplacement de destination : l’emplacement que la marchandise quitte et celui où elle arrive. Chaque liste ne propose que les emplacements du dépôt de ce côté.
Coût unitaire : ce que vaut une unité sur cette ligne.
Statut et Traité : Beelocity les remplit. Statut suit le mouvement. Traité reste à 0 jusqu’à l’appui sur Achever, puis égale la quantité.
Observations : ce que vous voulez dire sur la ligne.

Une ligne n’a pas de champ pour le lot. Beelocity choisit les lots quand quelqu’un appuie sur Achever.

Vous pouvez chercher un numéro de série dans la liste des mouvements. Vous retrouvez alors le mouvement qui a déclaré la pièce défectueuse, l’a remise en stock ou l’a vendue sans commande. Pour retrouver une pièce vendue sur une commande client, cherchez le numéro de la commande.

Ce que le mouvement change au stock

Le stock change quand quelqu’un appuie sur Achever, et à aucune autre étape. Beelocity change toutes les lignes d’un coup : si une ligne échoue, rien ne bouge.

Quand un mouvement atteint le statut Terminé :

La quantité en stock baisse à l’origine, lot par lot. Beelocity prend le stock qui périme le plus tôt, puis le plus ancien. Il ne prend jamais un stock qu’un autre document a réservé. Si la ligne nomme un Emplacement d’origine, seul cet emplacement donne la quantité. Sinon, tout emplacement du dépôt peut la donner.
La quantité en stock monte à destination, sous les mêmes lots. La marchandise arrive dans l’Emplacement de destination de la ligne. Si le mouvement ne nomme aucun dépôt d’origine, la marchandise arrive sans lot.
Le journal des stocks inscrit chaque lot déplacé, avec une écriture de chaque côté. Ces écritures laissent vides la Quantité précédente et la Nouvelle quantité. La quantité et le sens de l’écriture disent ce qui a changé.

Un mouvement à un seul dépôt ne change que ce côté. Un mouvement avec une origine et sans destination sort la marchandise du stock.

Les deux côtés utilisent le Coût unitaire saisi sur la ligne : les écritures du journal, et le stock qui arrive à destination. Si une ligne n’a pas de coût unitaire, ses écritures n’affichent aucune valeur. Une ligne de stock à destination garde alors le coût qu’elle avait déjà.

Si l’origine ne peut pas couvrir une ligne, Beelocity refuse Achever et rien ne bouge. Le mouvement reste En cours. Le message dit ce que l’origine a face à ce que la ligne demande. Par exemple : Le dépôt d’origine n’en a que 5 de disponible pour une ligne qui en demande 8.

Ce chiffre ne compte que ce que personne n’a réservé. Si la ligne nomme un emplacement, c’est le chiffre de cet emplacement, et non celui de tout le dépôt. Vous ne pouvez pas baisser la ligne à cette étape. Attendez donc que la marchandise arrive à l’origine et appuyez de nouveau sur Achever, ou annulez ce mouvement et écrivez-en un pour ce qui s’y trouve.

Un mouvement Brouillon, En attente, En cours ou Annulé ne change pas le stock.