Votre profil d'organisation

Tout document que Beelocity imprime pour vous commence par qui vous êtes : votre raison sociale, votre adresse et vos identifiants légaux. Une facture, un devis et un bon de livraison commencent tous ainsi. Ces informations appartiennent à l’organisation elle-même, et vivent donc sur sa propre page.

Pour ouvrir le profil, cliquez sur le nom de l’organisation au bas du menu latéral, puis choisissez Toutes les organisations. Cliquez sur le code de l’organisation, puis allez à l’onglet Profil de l’organisation. Vous pouvez aussi le renseigner au moment même où vous créez l’organisation, et Paramétrer votre entreprise vous y guide.

Le profil doit exister avant que quoi que ce soit puisse être imprimé. Une entreprise paramétrée avec Nouvelle organisation en a déjà un, car le paramétrage l’écrit. Un espace personnel commence sans profil. Tant qu’il n’y a pas de profil, le bouton d’impression répond par un message qui vous le dit. Il ne produit pas de document à en-tête vide.

Ce qu’il faut renseigner

• Raison sociale est votre société telle qu’elle est immatriculée, et ce champ est obligatoire. Un Nom commercial s’imprime en dessous si vous en avez un.
• Adresse, Téléphone, E-mail et Site web s’impriment dans le bloc en haut à gauche de chaque document. Le Pays de l’adresse est aussi celui où arrivent vos importations. Vous choisissez le lieu de déchargement d’un dossier d’importation parmi les lieux de ce pays (Dossiers d’importation).
• Immatriculation dit où l’entreprise est immatriculée : au Registre du commerce, au Registre de l’artisanat, ou Pas encore immatriculée. Elle décide des identifiants que la page demande. Une entreprise du registre du commerce donne son RC. Un artisan du registre de l’artisanat donne sa carte d’artisan à la place. Une entreprise pas encore immatriculée ne donne ni l’un ni l’autre, ni d’AI. À l’enregistrement, Beelocity efface un identifiant qui ne s’applique plus, pour que les documents d’un artisan n’impriment jamais un RC oublié. Si vous laissez Immatriculation vide, la page demande les trois.
• NIF, NIS, RC et AI sont les identifiants que porte tout document commercial algérien. La comptabilité de votre client vous renverra une facture sans NIF. Renseignez donc au moins le NIF et le RC.
• Numéro de carte d’artisan est la carte que l’artisan inscrit au registre de l’artisanat a à la place d’un RC. La boutique en ligne montre aux acheteurs l’un ou l’autre. Les documents n’impriment pas encore ce numéro.
• N° employeur est le numéro sous lequel la CNAS vous a affilié comme employeur. Les fiches de paie et les déclarations que vous lui adressez l’impriment. Une organisation sans salariés peut le laisser vide.
• Capital social et Devise du capital social sont conservés avec votre identité légale. Après l’enregistrement, la page affiche le capital comme un montant dans cette devise (« 1 000 000,00 DA »). L’en-tête ne l’imprime pas encore. Si vous le voulez sur vos documents, mettez-le dans la ligne de pied de page de Personnaliser vos documents.
• Compte de trésorerie par défaut est le compte bancaire que nomme une facture. Son RIB et son IBAN s’impriment sous « Coordonnées bancaires », pour que vos clients sachent où payer.
• Langue de document par défaut est la langue de vos documents, sauf si le client ou le fournisseur a la sienne sur sa fiche tiers. Si vous la laissez vide, Beelocity prend la langue de travail de votre organisation. L’impression ne demande aucune langue, et celle dans laquelle vous lisez Beelocity n’y est jamais pour rien (comment la langue est déterminée).
• Fuseau horaire décide de la date imprimée sur un document, qui est celle d’aujourd’hui dans ce fuseau. Une facture émise à minuit et demi à Alger porte la date du jour. Une horloge serveur réglée sur UTC imprimerait celle de la veille. Choisissez un fuseau de région, par exemple Africa/Algiers.

Vous téléversez votre logo depuis Personnaliser vos documents, et non ici, car il appartient aux documents.

Enregistrer

Cliquez sur Modifier, changez ce qu’il faut, puis cliquez sur Enregistrer. Si le profil d’une organisation n’a jamais été renseigné, l’onglet s’ouvre directement sur le formulaire, car il n’y a encore rien à regarder. La page demande la devise du capital après que vous avez saisi un capital.

La page refuse une raison sociale vide et un capital sans sa devise avant d’envoyer quoi que ce soit. Elle refuse aussi un compte bancaire ou un fuseau horaire qu’elle ne reconnaît pas. Enregistrer le profil ne touche jamais à votre logo. Cela ne touche pas non plus au nom ou au code de l’organisation dans l’onglet voisin, car chaque onglet enregistre ses propres champs.

Les changements s’appliquent au prochain document que vous imprimerez. Un PDF déjà envoyé à un client est une pièce à part entière et ne change pas. Voir Imprimer et partager vos documents.

Qui peut le voir et le modifier

Ouvrir l’onglet demande l’autorisation de voir le profil de l’organisation, et l’enregistrer demande l’autorisation de le modifier. Le profil est l’identité de votre organisation : par défaut, seul son propriétaire peut le changer. Un rôle fourni d’origine, Responsable e-commerce, peut le lire. Si vous n’avez aucune de ces autorisations, Beelocity ne vous propose pas l’onglet.

Les autorisations appartiennent à une organisation, et cette page peut vous montrer n’importe laquelle dont vous êtes membre. Ce que vous pouvez y faire dépend de ce que vous détenez dans l’organisation que vous regardez. Celle où vous travaillez en ce moment ne compte pas. Un comptable qui administre l’organisation d’un client peut donc l’ouvrir et enregistrer son profil sans y basculer d’abord.