Les conditions de paiement disent de combien de temps un tiers dispose pour régler une facture, et ce qui est déduit s’il règle plus tôt. Votre organisation tient une seule liste de conditions, que clients et fournisseurs partagent. Vous écrivez donc chaque condition une fois, et vous la donnez à autant de tiers que nécessaire.
Ce que définissent les conditions de paiement
| Champ | Définition |
|---|---|
| Nom | Le nom courant de la condition, par exemple « Net 30 », « 2/10 net 30 » ou « Paiement à réception ». Une liste de choix l’affiche à côté du code. |
| Code | Un code court. Le formulaire s’ouvre sur le suivant, par exemple TRM-000004 après TRM-000003. Gardez-le, ou saisissez le vôtre, par exemple NET30. Si vous l’effacez, Beelocity donne le suivant à l’enregistrement. |
| Jours | Le nombre de jours entre la date de facture et l’échéance. Zéro veut dire que la facture est due à sa date. |
| Escompte % | Ce qui est déduit pour un règlement anticipé, en pourcentage (facultatif). |
| Jours d’escompte | Le nombre de jours après la date de facture pendant lesquels l’escompte reste acquis. Le formulaire ne le demande que si vous saisissez un escompte %. Il ne peut pas dépasser Jours. |
| Détails | Une explication de la condition en mots simples (facultatif). Elle aide un collègue qui ne connaît pas le nom de la condition. |
Si vous renseignez à la fois Escompte % et Jours d’escompte, la condition accorde un escompte de règlement. Le tiers peut régler sous tant de jours et déduire tant, ou régler la totalité à l’échéance. Si vous laissez l’un des deux vide, la condition n’accorde aucun escompte. Quand aucun des deux n’est renseigné, la condition compte seulement les jours jusqu’à l’échéance.
Trésorerie vérifie la fenêtre d’escompte sur une facture client seulement. Elle refuse l’escompte sur un règlement fait après la fenêtre. Sur une facture fournisseur, Trésorerie enregistre l’escompte que vous prenez, sans vérifier la fenêtre.
Conditions de paiement courantes
Voici des conditions typiques que vous pourriez écrire pour votre organisation. Les codes ci-dessous sont des codes qu’une entreprise a saisis elle-même. Si vous gardez les codes que le formulaire propose, ils vont de TRM-000001 en suivant.
| Condition | Code | Jours | Escompte | Signification |
|---|---|---|---|---|
| Net 30 | NET30 |
30 | — | La totalité est due 30 jours après la date de facture. C’est la condition la plus répandue. |
| Net 60 | NET60 |
60 | — | La totalité est due 60 jours après la date de facture. Elle est courante pour les grosses commandes ou les tiers de longue date. |
| 2/10 net 30 | 2-10-30 |
30 | 2 % sous 10 jours | Réglez sous 10 jours et déduisez 2 %. Sinon, la totalité est due à 30 jours. |
| Paiement à réception | DOR |
0 | — | Le règlement est dû à la date de facture. Elle est courante pour les petites ventes ou les ventes ponctuelles. |
| Paiement d’avance | PREPAID |
0 | — | Le client règle avant que vous expédiiez. Beelocity met seulement l’échéance à la date de facture, et ne retient pas les marchandises. |
| Net 90 | NET90 |
90 | — | La totalité est due 90 jours après la date de facture. Elle sert parfois pour les marchés publics ou les activités saisonnières. |
Affecter des conditions de paiement à un tiers
Chaque tiers peut porter des conditions de paiement distinctes pour son rôle fournisseur et pour son rôle client. Vous les choisissez quand vous modifiez le tiers, dans les sections Le volet fournisseur et Le volet client de sa fiche :
- Conditions de paiement fournisseur disent quand vous réglez le fournisseur pour ce que vous lui achetez. Votre fournisseur de métal peut par exemple vous accorder du Net 60.
- Conditions de paiement client disent quand le client vous règle pour ce que vous lui vendez. Un magasin peut par exemple régler à réception, et une grande entreprise à 30 jours.
Un tiers qui est à la fois fournisseur et client peut avoir des conditions différentes de chaque côté. C’est courant, parce que les conditions que vous obtenez comme acheteur diffèrent souvent de celles que vous accordez comme vendeur. Le Responsable des achats, le Responsable des ventes et le propriétaire de votre organisation peuvent modifier un tiers et choisir ses conditions.
Ce que les conditions du tiers remplissent. Un nouveau devis, une nouvelle commande client ou une nouvelle facture s’ouvre sur les conditions du client. Un nouveau bon de commande s’ouvre sur les conditions du fournisseur. Vous pouvez changer les conditions sur un document en particulier. Une facture que vous créez depuis une commande client reprend les conditions de la commande.
Comment Beelocity calcule l’échéance. Une facture client prend les Jours de ses propres conditions. Si elle n’en a pas, ou si elles sont inactives, elle prend les conditions du client. Si aucune n’est active, la facture est due 30 jours après sa date. Une facture fournisseur n’a pas de conditions à elle. Elle prend les jours des conditions de son bon de commande, puis ceux du fournisseur, puis 30 jours. Vous pouvez saisir une autre échéance sur un document, et Beelocity la garde.
La liste Conditions de paiement se restreint depuis son bouton de filtre par Actif, ou par une fourchette de Jours, d’Escompte % ou de Jours d’escompte. Vous pouvez par exemple lister les conditions au-delà de 60 jours quand vous revoyez votre politique de crédit (Utiliser les listes).
Créer des conditions de paiement
Seul le propriétaire de votre organisation peut ajouter, modifier ou supprimer une condition de paiement. Aucun autre rôle intégré ne le peut, donc toute autre personne a besoin d’un rôle que le propriétaire lui donne (Rôles et autorisations).
- Ouvrez Tiers > Paramétrage, son onglet Conditions de paiement, et cliquez sur Ajouter.
- Renseignez Nom et Jours. Pour un escompte de règlement, renseignez aussi Escompte % et Jours d’escompte.
- Gardez le code que le formulaire propose, ou saisissez le vôtre.
- Renseignez Détails si la condition risque d’être obscure pour vos collègues.
- Cliquez sur Enregistrer.
Bonnes pratiques de paramétrage
- Écrivez vos conditions habituelles avant de saisir des tiers. Chaque condition est alors prête à être choisie quand vous créez un tiers.
- Gardez la liste courte. La plupart des organisations emploient 4 à 8 conditions. Trop de conditions embrouillent votre équipe et rendent vos règles plus difficiles à tenir.
- Employez les noms que tout le monde connaît. « Net 30 » et « 2/10 net 30 » se comprennent partout dans les affaires. N’inventez pas de noms que votre équipe devrait apprendre.
- Désactivez plutôt que de supprimer. Beelocity refuse de supprimer une condition qu’un tiers, un bon de commande, une commande client ou une facture emploie. Un devis qui l’emploie la perd. Pour retirer une condition, ouvrez-la et choisissez Désactiver dans Autres actions (les trois points).
- Donnez une nouvelle condition aux tiers d’une condition désactivée. Une condition inactive reste sur ses tiers et ses documents, et les listes de choix la proposent encore. Mais Beelocity l’ignore pour calculer une échéance. Les nouvelles factures d’un tiers resté sur elle, client ou fournisseur, sont donc dues à 30 jours. Pour trouver ces tiers, filtrez la liste Tiers sur Conditions de paiement fournisseur ou Conditions de paiement client.