Gérer les tiers | Beelocity

Créer un tiers

Le responsable des achats, le responsable des ventes et le propriétaire de votre organisation peuvent créer un tiers.

Ouvrez Tiers > Tiers et appuyez sur Ajouter.
Remplissez la section Général :
- Nom : la raison sociale ou le nom commercial du tiers, par exemple « Sarl El Baraka Import-Export ».
- Code : l’application remplit le code de tiers suivant, PAR-000042 après PAR-000041. Tous les tiers, clients comme fournisseurs, partagent une seule série. Vous pouvez garder ce code, ou saisir le vôtre, comme BARAKA. Si vous l’effacez, l’application donne le code suivant à l’enregistrement. Vous pourrez changer le code plus tard sur la fiche du tiers.
- Identifiant fiscal : le numéro fiscal du tiers, son NIF en Algérie. Un document imprimé le porte comme NIF tant que l’onglet Identifiants légaux du tiers n’a aucun numéro actif.
Sous Rôles du tiers, Client est déjà coché. Cochez Fournisseur si vous achetez à ce tiers.
Décochez Client si vous ne vendez pas à ce tiers. Un tiers doit avoir au moins un des deux rôles.
Remplissez le volet de chaque rôle coché. La suite de cette page décrit les sections Le volet fournisseur et Le volet client.
Si vous le voulez, remplissez Coordonnées et les Observations. Aucun document n’imprime le site web.
Appuyez sur Enregistrer.

Vous pouvez aussi créer un tiers depuis le formulaire qui en a besoin, sans quitter ce formulaire. Un bon de commande, une facture fournisseur et un dossier d’importation ont un lien Nouveau fournisseur sous leur champ Fournisseur. Il ouvre un nouveau tiers dans un nouvel onglet, avec Fournisseur coché et Client décoché. Sous le champ Client d’un devis, d’une commande ou d’une facture, Nouveau client ouvre un nouveau tiers en client. Choisir une fiche tenue ailleurs explique comment le reprendre dans le formulaire d’où vous venez.

La fiche d’un tiers a un onglet pour ses adresses, ses contacts, ses identifiants légaux et ses catégories. Seul le propriétaire de votre organisation peut ajouter une ligne dans ces quatre onglets, sauf s’il vous en donne le droit. Si vous pouvez ajouter une ligne dans un onglet, cet onglet est déjà là pendant que vous créez le tiers. Vous n’avez donc pas à enregistrer le tiers d’abord. La première ligne que vous ajoutez avec Ajouter dans l’un d’eux enregistre le tiers, puis ouvre la ligne (Ajouter des lignes avant d’enregistrer).

Un fournisseur a deux onglets de plus. Ils apparaissent quand Fournisseur est coché. Sur un nouveau tiers, chacun n’apparaît que si vous pouvez y ajouter une ligne :

Produits fournisseur : les produits que vous achetez à ce fournisseur, un par ligne. Une ligne porte la Référence fournisseur et la Désignation fournisseur. Elle porte aussi l’unité d’achat, la quantité minimale de commande, le prix standard et le délai d’approvisionnement. Le responsable des achats et le propriétaire de votre organisation peuvent ajouter une ligne. D’où vient le prix d’une ligne dit ce qu’une commande en reprend.
Performance : une ligne par trimestre civil, avec les livraisons dans les délais, le taux de service, le taux de défauts, la note qualité et le délai de réponse. Performance fournisseur explique comment l’application compte chaque chiffre. Seul le propriétaire de votre organisation peut y ajouter une ligne.

Ce que l’application remplit. Chaque fois qu’un bon de réception de ce fournisseur passe Terminé, l’application met à jour la ligne active de Produits fournisseur pour chaque produit que la réception a accepté. Le Dernier prix d’achat reprend le prix unitaire de la ligne de commande, avant remise. La Date du dernier achat reprend la Date de réception du bon. Si cette date est antérieure à la Date du dernier achat de la ligne, l’application ne touche pas à la ligne.

Quand un bon de réception termine un bon de commande, l’application compte cette commande dans l’onglet Performance. Elle la compte dans le trimestre civil qui contient la Date de réception du bon. Puis elle recalcule les taux, le Nombre de commandes et le Montant total commandé de ce trimestre. L’application ne calcule ni la Note qualité ni le Délai de réponse moyen (heures). Seul le propriétaire de votre organisation peut les saisir.

Si vous décochez Actif sur une ligne de Produits fournisseur, l’application décoche aussi Préféré. Un fournisseur chez qui vous pouvez encore commander peut alors devenir le préféré pour ce produit. Si vous recochez Actif, Préféré reste décoché.

Le volet fournisseur

Quand Fournisseur est coché, la section Le volet fournisseur demande ces champs.

Type de fournisseur

Le type de fournisseur dit où se place le tiers dans votre chaîne d’approvisionnement. La liste des tiers l’affiche, et vous pouvez la filtrer dessus. Rien d’autre dans l’application ne le lit.

Type	Description	Quand l’employer
Fabricant	L’entreprise qui fabrique la marchandise	Vous achetez directement à l’usine
Grossiste	Un distributeur qui achète aux fabricants et revend en grandes quantités	Vous achetez en gros, à des prix plus bas
Distributeur	Le distributeur agréé de certaines marques ou gammes dans une région	Vous achetez par un canal officiel de votre région
Prestataire	Une entreprise qui vend des services et non des biens, comme du conseil, de la maintenance ou du transport	Vous payez un service plutôt que de la marchandise
Sous-traitant	Un entrepreneur indépendant ou un sous-traitant	Vous l’engagez pour un chantier ou une tâche précise

Statut du fournisseur

Le statut dit si vous pouvez faire de nouvelles affaires avec le fournisseur. Un nouveau fournisseur commence en Actif. L’application ne change jamais le statut d’elle-même : chaque autre statut, quelqu’un l’a choisi.

Statut	Signification	Pouvez-vous lui passer commande ?
Actif	Vous travaillez normalement avec lui.	Oui
Inactif	La relation est en pause, par exemple parce que le fournisseur travaille par saison ou que vous achetez ailleurs.	Non
En liste noire	Vous avez cessé de lui acheter, par exemple pour des problèmes de qualité ou une fraude. Vous pouvez le repasser en Actif à tout moment.	Non
En attente d’approbation	Quelqu’un doit encore vérifier ce fournisseur.	Non

Quand le statut fournisseur n’est pas Actif, l’application refuse trois étapes, y compris sur les documents qui existent déjà :

Elle ne passe pas à Envoyé une commande adressée à ce fournisseur.
Elle n’approuve pas sa facture.
Elle n’enregistre pas de paiement vers lui.

Vous pouvez encore lui retourner de la marchandise et enregistrer une note de débit. Quand quelqu’un approuve une demande d’achat, l’application ne commande pas à un fournisseur qui n’est pas Actif.

Le champ Fournisseur d’un bon de commande, d’une facture fournisseur et d’un dossier d’importation ne propose que les fournisseurs au statut Actif. Vous ne choisissez donc jamais un fournisseur que l’application refuserait ensuite à Envoyé. D’autres champs proposent tous les fournisseurs que vous n’avez pas désactivés, quel que soit leur statut. Ce sont le retour fournisseur, la note de débit, le fournisseur garant d’un équipement et le fournisseur privilégié d’une pièce de rechange.

Les autres champs fournisseur

Conditions de paiement fournisseur : quand vous devez payer ce fournisseur (conditions de paiement), par exemple Net 30. Un nouveau bon de commande s’ouvre sur ces conditions. Une facture fournisseur calcule son échéance d’après les conditions de sa commande. Si la commande n’en a pas, la facture prend ces conditions. Si le fournisseur n’en a pas non plus, la facture est due à 30 jours.
Plafond d’encours fournisseur : ce que vous acceptez de devoir à ce fournisseur, dans la devise de votre organisation. L’application ne fait qu’enregistrer ce chiffre. Rien ne le lit, et il ne bloque aucun bon de commande.

Le volet client

Quand Client est coché, la section Le volet client demande ces champs.

Type de client

Le type de client dit quel genre d’affaires vous faites avec le tiers. La liste des tiers l’affiche, et vous pouvez la filtrer dessus. Rien d’autre dans l’application ne le lit.

Type	Description	Quand l’employer
Détail	Un consommateur ou un petit commerce qui achète pour son propre usage	Vous vendez directement au consommateur ou à de petits commerces
Gros	Un acheteur en gros, qui achète pour revendre	Vous vendez en grandes quantités à des revendeurs
Entreprise	Une grande entreprise ou une institution aux règles d’achat formelles	Vous vendez à des sociétés qui travaillent par bons de commande et par contrats
Administration	Un organisme public	Vous vendez à l’État, qui peut avoir ses propres règles fiscales ou de conformité
Particulier	Une personne physique	Vous vendez à une personne, hors de toute activité professionnelle

Statut du client

Un nouveau client commence en Actif. L’application ne change jamais le statut d’elle-même. Un prospect ne devient donc pas client actif tout seul. Avant de convertir son devis en commande, passez son statut client à Actif.

Statut	Signification	Peut-il passer commande ?
Actif	Vous travaillez normalement avec lui.	Oui
Inactif	La relation est en pause, par exemple parce que le client a cessé de commander.	Non
Suspendu	Vous retenez le client, par exemple pour des impayés.	Non
Prospect	Quelqu’un que vous cherchez encore à gagner, et qui ne vous a encore rien acheté.	Un devis seulement

Quand le statut client n’est pas Actif, l’application refuse ces étapes, y compris sur les documents qui existent déjà :

Elle ne passe pas à Envoyé un devis adressé à ce client, sauf à un prospect.
Elle ne transforme pas un devis en commande avec Convertir en commande client.
Elle ne passe pas à Confirmé une commande de ce client.
Elle ne passe pas à Envoyé une facture adressée à ce client.

Vous pouvez toujours enregistrer un paiement que ce client vous fait.

Le champ Client d’une commande client et d’une facture ne propose que les clients au statut Actif. Celui d’un devis y ajoute vos prospects. Un bon de livraison, un avoir et un retour client proposent tous les clients que vous n’avez pas désactivés, quel que soit leur statut. Aucun d’eux ne propose un tiers qui n’est que fournisseur.

Les autres champs client

Conditions de paiement client : quand ce client doit vous payer (conditions de paiement). Un nouveau devis, une nouvelle commande ou une nouvelle facture s’ouvre sur ces conditions, et l’échéance de la facture les suit.
Mode de règlement habituel : comment ce client vous règle d’habitude, par exemple en Espèces ou par Chèque. Une nouvelle commande s’ouvre dessus, comme la facture issue de cette commande. S’il s’agit d’Espèces, la facture ajoute le timbre fiscal.
Plafond d’encours client : ce que ce client peut vous devoir, dans la devise de votre organisation. L’application elle-même ne refuse pas une commande qui dépasse le plafond. Un circuit d’approbation peut le contrôler (Configurer les circuits d’approbation). Si une règle du circuit utilise Plafond d’encours du client dépassé, une commande qui fait dépasser le plafond part chez un approbateur. Seul le propriétaire de votre organisation peut mettre en place un circuit.

Ce que doit le client, c’est ce qui reste à payer sur ses factures au statut Envoyé, Partiellement réglé ou Échu. L’application compte chaque facture dans la devise de votre organisation : une facture en euros compte au cours du jour. Si aucun cours n’est saisi pour ce jour, la règle considère que le client dépasse son plafond.

Changer un statut

Vous ne changez pas le statut d’un tiers dans le formulaire. Vous le changez sur la fiche du tiers, avec la pastille du bandeau du haut. La fiche a une pastille par rôle du tiers. Quand le tiers est à la fois fournisseur et client, chaque pastille porte le nom de son rôle. Cliquez sur une pastille pour voir tous les statuts qu’elle peut prendre, choisissez-en un, puis confirmez. Le responsable des achats, le responsable des ventes et le propriétaire de votre organisation peuvent changer un statut.

Contrairement à un devis ou à un bon de commande, un tiers n’affiche aucune suite d’étapes. Chaque statut est à un clic de tous les autres, dans les deux sens, et aucun n’est une fin. Un fournisseur en liste noire revient à Actif d’un clic. Un fournisseur qui travaille avec vous depuis des années peut repasser En attente d’approbation quand il faut le revérifier. C’est voulu, parce que le statut d’un tiers dit ce qu’est la relation aujourd’hui.

L’interrupteur Actif est autre chose. Vous le trouvez dans Autres actions (les trois points), sous Désactiver et Activer. Le statut dit ce qu’est la relation. L’interrupteur dit si l’application propose encore le tiers quelque part.

Retrouver un tiers

La liste Tiers se filtre depuis son bouton de filtre (Utiliser les listes). Vous pouvez la filtrer par :

Fournisseur ou Client
le type et le statut de chaque rôle
les conditions de paiement, la devise ou Actif
une fourchette de plafond d’encours

Les onglets d’un tiers se filtrent de la même façon :

les adresses par type, pays, par défaut et actif
les contacts par principal et actif
les identifiants légaux par actif et ordre
les catégories par catégorie
les produits fournisseur par produit, unité, devise, préféré et actif. Vous pouvez aussi les filtrer par une fourchette de prix, de quantité ou de délai, ou par une période de dernier achat. Un acheteur demande souvent les lignes préférées dont le délai est inférieur à une semaine.
la performance par période, devise ou n’importe lequel des taux

Les tiers à double rôle

Un tiers où Fournisseur et Client sont cochés porte deux volets indépendants. C’est courant. Par exemple, une entreprise fabrique vos emballages, et vous lui achetez donc. Elle achète aussi vos produits finis pour les revendre.

Chaque rôle a son type, son statut, ses conditions de paiement et son plafond d’encours, et sa propre pastille en haut de la fiche. Changer le statut fournisseur ne change pas le statut client, et l’inverse non plus. Si vous décochez un rôle, son volet quitte le formulaire et la fiche, et l’enregistrement vide ses champs. Un fournisseur qui cesse de l’être ne garde donc ni ses conditions ni son plafond. Aucun état ne peut alors lire un chiffre que la relation n’a plus. Si vous recochez le rôle avant d’enregistrer, ses champs ont gardé ce que vous aviez saisi. Si vous le recochez après l’enregistrement, son statut repart en Actif.

La désactivation

Quand vous cessez de travailler avec un tiers, désactivez-le, et ne le supprimez pas. Ouvrez le tiers et choisissez Désactiver dans Autres actions. Le responsable des achats, le responsable des ventes et le propriétaire de votre organisation peuvent le faire. Quand vous désactivez un tiers :

L’application ne le propose plus sur un nouveau document.
L’application le refuse aux étapes qui engagent un document, comme Envoyé sur un bon de commande ou Confirmé sur une commande client.
Il reste sur ses documents passés, avec ses adresses, ses contacts et son historique.
Vous pouvez le reprendre avec Activer.

Supprimer efface un tiers pour de bon. Seul le propriétaire de votre organisation peut supprimer un tiers, sauf s’il vous en donne le droit. L’application refuse la suppression tant qu’un document ou une autre fiche cite le tiers, comme une ligne de Produits fournisseur ou de Performance. Ne supprimez donc qu’un tiers créé par erreur. L’application efface avec lui ses adresses, ses contacts, ses identifiants légaux et ses catégories. Quelques champs qui citaient le tiers se vident, comme le fournisseur garant d’un équipement ou le fournisseur privilégié d’une pièce de rechange.

Les tiers système

L’application crée elle-même certains tiers. Celui que vous rencontrerez est le client de passage, au code WALKIN. Le point de vente le crée quand une caisse en a besoin pour la première fois. À la clôture d’une session de caisse, l’application facture à ce client les ventes de la session faites à des clients sans nom. L’application lui donne un nom dans la langue de votre organisation, comme Client de passage en français.

L’application tient les tiers système pour vous :

Leur identité est verrouillée. Vous ne pouvez changer ni le code, ni le nom, ni la case Client, ni l’interrupteur Actif, et vous ne pouvez pas supprimer le tiers. Les factures et les tickets des sessions passées en dépendent. Vous pouvez encore changer ses autres champs, comme ses observations et ses conditions de paiement.
Les listes de choix les écartent. L’application ne propose pas le client de passage quand vous choisissez un client sur un document de vente ou un paiement. Seules les ventes de la caisse l’atteignent. Un document qui le cite déjà affiche toujours son nom.

Conseils

Créez d’abord vos conditions de paiement. Avant que vous ajoutiez vos tiers, le propriétaire de votre organisation crée vos conditions de paiement habituelles, comme Net 30 et Net 60. Elles sont alors prêtes à être choisies.
Laissez les codes se numéroter. Chaque nouveau tiers s’ouvre sur le code suivant : tous les codes ont la même forme, et personne ne devine. Ne saisissez le vôtre que là où un code a déjà un sens hors de Beelocity, comme le numéro de compte que votre comptable tient pour ce tiers.
Remplissez l’identifiant fiscal. Un document imprimé le porte comme NIF tant que l’onglet Identifiants légaux du tiers n’a aucun numéro actif.
Ne comptez sur les catégories que pour noter vos groupes. Vous voyez les catégories d’un tiers dans son onglet Catégories, et aucune liste, aucun filtre ni aucun état ne les lit encore (Catégories).
Revoyez les statuts de temps en temps. Passez en Inactif un fournisseur à qui vous n’achetez plus, ou désactivez un tiers avec qui vous ne travaillez plus. Personne ne le met alors sur une nouvelle commande par erreur.