Catégories

Les catégories de tiers forment une arborescence de groupes dans lesquels vous rangez vos fournisseurs et vos clients. Vous pouvez les regrouper selon ce qu’ils fournissent, selon leur taille ou selon leurs certifications. Vous voyez les groupes d’un tiers dans son onglet Catégories. Aucune liste, aucun filtre ni aucun état ne les lit encore : une catégorie ne filtre donc pas la liste des tiers.

La liste Catégories de tiers se filtre depuis son bouton de filtre par Catégorie parente et Actif. L’onglet Enfants d’une catégorie se filtre par Actif de la même façon.

Comment fonctionnent les catégories

Les catégories forment une arborescence. Vous créez des catégories de premier niveau, puis vous placez des sous-catégories dessous. Un tiers peut être dans plusieurs catégories, à n’importe quel niveau : une catégorie se comporte donc comme une étiquette plutôt que comme un dossier.

Par exemple, vous pouvez ranger un fournisseur sous « Raw Materials > Metals > Stainless Steel » pour ce qu’il fournit. Vous pouvez aussi le ranger sous « ISO 9001 Certified » pour sa certification. Ce sont deux groupes distincts sur le même tiers.

Clients et fournisseurs partagent une seule arborescence, si bien qu’un même groupe peut contenir les deux.

Exemples d’arborescences

Voici quelques manières courantes d’organiser vos catégories :

Par rôle dans la chaîne d’approvisionnement :

Raw Materials
├── Metals
│   ├── Stainless Steel
│   ├── Aluminum
│   └── Copper
├── Plastics
└── Textiles

Par relation commerciale :

By Size
├── Enterprise
├── SMB
└── Micro-enterprise

By Sector
├── Government
├── Private
└── Non-profit

Par certification ou par qualité :

Certifications
├── ISO 9001
├── ISO 14001
├── Halal Certified
└── Organic

Vous pouvez créer autant d’arborescences que nécessaire.

Gérer les catégories

Seul le propriétaire de votre organisation peut ajouter, modifier ou supprimer une catégorie, sauf s’il vous en donne le droit. Il en va de même pour ranger un tiers dans une catégorie.

1. Ouvrez Tiers > Paramétrage et son onglet Catégories.
2. Appuyez sur Ajouter et créez une catégorie de premier niveau pour un grand ensemble, par exemple « Raw Materials » ou « Certifications ».
3. Pour créer une sous-catégorie, appuyez de nouveau sur Ajouter et choisissez son parent dans Catégorie parente.
4. Pour ranger un tiers, ouvrez le tiers et son onglet Catégories. Appuyez sur Ajouter et choisissez la catégorie.

Le nom d’une catégorie doit être unique parmi les groupes d’un même parent. Vous pouvez donc avoir « Services » sous « Suppliers » et un autre « Services » sous « Clients », parce que leurs parents diffèrent. Deux catégories de premier niveau ne peuvent pas non plus porter le même nom.

Vous pouvez désactiver une catégorie depuis sa fiche, dans Autres actions (les trois points). Une catégorie inactive reste sur les tiers qui y sont déjà rangés. Vous pouvez encore la choisir dans l’onglet Catégories d’un tiers. Seul le champ Catégorie parente cesse de la proposer.

Quand vous choisissez une Catégorie parente, la liste ne propose jamais la catégorie elle-même ni aucun groupe placé dessous. Une branche ne peut donc pas se refermer sur elle-même, si profonde soit-elle.

Quand vous supprimez une catégorie, ses tiers restent et perdent seulement cette catégorie. Les groupes placés juste dessous deviennent des groupes de premier niveau. Si un groupe de premier niveau porte déjà le nom de l’un d’eux, l’application refuse la suppression. Renommez d’abord l’un des deux.

Conseils

• Gardez une arborescence plate. Deux ou trois niveaux suffisent en général, parce qu’un arbre profond est difficile à parcourir. « Raw Materials > Metals > Stainless Steel » va très bien. « Suppliers > Active > Regional > North > Metals > Ferrous > Stainless Steel » est trop profond.
• Placez au premier niveau les groupes transversaux. Les certifications, les régions et les tailles d’entreprise concernent tous les types de tiers. Gardez chacun comme une arborescence à part, et ne l’imbriquez pas sous « Suppliers » ou « Clients ».
• Rangez un tiers à n’importe quel niveau. Un tiers n’a pas à se trouver au bout d’une branche. Un fournisseur qui livre plusieurs sortes de métal peut aller directement sous « Metals », sans sous-type.
• Prévoyez vos catégories avant de créer vos tiers. Vous pouvez alors ranger chaque tiers au moment de sa création, sans revenir plus tard sur des centaines de fiches. Si vous pouvez ranger les tiers, l’onglet Catégories est déjà là pendant que vous créez un tiers.
• Une catégorie ne décide pas de qui voit un tiers. Le formulaire des règles d’accès aux enregistrements ne propose rien à comparer sur un tiers. Aucune règle ne peut donc réduire les tiers qu’une personne voit, ni par catégorie ni autrement.