Un tiers est une entreprise ou une personne à qui votre entreprise achète, à qui elle vend, ou les deux.
Beelocity tient vos fournisseurs et vos clients dans une seule liste. Un tiers peut être fournisseur (vous lui achetez), client (il vous achète), ou les deux à la fois. Si vous achetez à une entreprise et lui vendez aussi, vous tenez donc une seule fiche avec les deux rôles. Vous ne saisissez pas ses coordonnées deux fois.
Ce que contient une fiche tiers
| Partie | Ce qu’elle contient |
|---|---|
| Général | Le nom, le code, le nom commercial et l’identifiant fiscal |
| Le volet fournisseur | Le type de fournisseur, les conditions de paiement et le plafond d’encours. Le statut fournisseur est sur sa pastille, en haut de la fiche. |
| Le volet client | Le type de client, les conditions de paiement et le plafond d’encours. Le statut client est sur sa pastille, en haut de la fiche. |
| Coordonnées | L’e-mail, le téléphone, le site web, la devise et la langue des documents du tiers |
| Adresses | Où se trouve le tiers, par type : facturation, expédition, retours et siège social |
| Contacts | Vos interlocuteurs chez le tiers, avec leur fonction, leur e-mail et leur téléphone |
| Identifiants légaux | Les numéros d’immatriculation qu’un document imprimé porte pour le tiers, comme son NIF, son RC et son AI |
| Catégories | Les groupes dans lesquels vous rangez le tiers. Aucune liste ni aucun état ne les lit encore. |
| Conditions de paiement | Le délai de paiement du tiers, et ce qui est déduit s’il paie tôt. Vous choisissez une condition pour chaque rôle. |
Le responsable des achats, le responsable des ventes et le propriétaire de votre organisation peuvent créer un tiers et changer ses statuts. Seul le propriétaire peut remplir les onglets Adresses, Contacts, Identifiants légaux et Catégories, sauf s’il vous en donne le droit.
La place des tiers dans Beelocity
D’autres parties de l’application se servent du tiers :
- Produits : un devis ou une commande client prend ses prix dans le tarif que vous y choisissez (Prix et tarifs). L’onglet Produits fournisseur d’un fournisseur liste ce que vous lui achetez, et à quel prix.
- Stock : un bon de réception fait entrer la marchandise d’un fournisseur, et un bon de livraison la fait sortir vers un client (Dépôts et emplacements).
- Contrôle d’accès : un rôle décide si une personne peut ouvrir les tiers ou non (Rôles et autorisations). Aucune règle d’accès aux enregistrements ne peut aujourd’hui réduire la liste des tiers, parce que le formulaire des règles ne propose rien à comparer sur un tiers.
Navigation
Ouvrez Tiers dans le menu latéral. Le module s’ouvre sur ce qui attend, que la section suivante décrit. Le menu liste Tiers, où vous créez, ouvrez et modifiez vos fournisseurs et vos clients. Le Paramétrage vient en fin de liste.
Voir ce qui attend
Quand vous ouvrez Tiers, l’application montre les tiers qui attendent quelqu’un, en deux listes. Chaque ligne ouvre le tiers. L’application relit les deux listes chaque fois que vous ouvrez la page.
| Liste | Ce qu’elle montre | Ce qu’il faut faire |
|---|---|---|
| Fournisseurs à approuver | Les fournisseurs dont le statut est En attente d’approbation, dans l’ordre de leur code. Un nouveau fournisseur commence en Actif : il n’est donc ici que si quelqu’un a choisi ce statut. | Vérifiez le fournisseur. Ensuite, le responsable des achats, le responsable des ventes ou le propriétaire de votre organisation passe son statut à Actif avec la pastille de sa fiche. D’ici là, l’application refuse de passer à Envoyé une commande qui lui est adressée, d’approuver sa facture et de le payer. |
| Dépassements d’encours | Les clients dont les factures impayées dépassent le Plafond d’encours client, le plus gros dépassement d’abord. Chaque ligne montre ce que doit le client et son plafond. | Relancez les règlements avant de prendre une nouvelle commande. L’application elle-même ne refuse pas une commande qui dépasse le plafond. |
Chaque liste montre cinq lignes et leur nombre total. Sur Fournisseurs à approuver, Tout afficher ouvre la liste des tiers, réduite à ces fournisseurs. Dépassements d’encours n’a pas ce lien, parce que la liste des tiers ne se filtre pas sur un solde.
La liste Dépassements d’encours compte ce qui reste à payer sur chaque facture au statut Envoyé, Partiellement réglé ou Échu. Elle compte chaque montant dans la devise de votre organisation, comme le fait le contrôle d’encours d’un circuit d’approbation (Les autres champs client). Vous ne voyez cette liste que si votre rôle peut aussi lire les factures client.
En haut de la page, Nouveau tiers ouvre une fiche de tiers. Vous le voyez si votre rôle peut créer un tiers.
Paramétrer le module
Le Paramétrage contient les deux listes qui servent à classer vos tiers et à fixer leurs règlements. Vous les posez une fois, et vous y revenez quand votre façon d’acheter ou de vendre change. Le Paramétrage a un onglet pour chaque liste :
| Onglet | Ce qu’il contient |
|---|---|
| Catégories | L’arborescence des groupes dans lesquels vous rangez les tiers. Voir Catégories. |
| Conditions de paiement | Les conditions de paiement que vous donnez aux tiers. Voir Conditions de paiement. |
Chaque onglet garde l’adresse qu’avait sa liste, si bien qu’un favori l’ouvre toujours. Vous ne voyez que les onglets que votre rôle peut ouvrir. Si votre rôle n’en ouvre aucun, le Paramétrage n’apparaît pas dans votre menu. Seul le propriétaire de votre organisation peut ajouter une catégorie ou une condition de paiement, sauf s’il vous en donne le droit.