Beaucoup de documents de gestion dans Beelocity demandent un accord avant d’avancer, comme les bons de commande, les commandes client et les règlements. Cet accord se donne toujours au même endroit, quel que soit le type de document relu.
Où se prennent les décisions
Les décisions qui vous attendent arrivent dans votre boîte de réception — le flux de notifications sous la cloche de la barre du haut — sous forme d’éléments À traiter. Vous approuvez, rejetez ou déléguez depuis l’élément lui-même, avec un saut en un clic vers le document en relecture. Comme chaque genre d’approbation atterrit dans le même flux, vous n’avez jamais à savoir quel écran de quel module aller consulter ; voir Boîte de réception pour tout le déroulé d’une décision.
Suivre ce que vous avez envoyé
Chaque document que vous envoyez à l’accord reçoit un élément dans votre boîte de réception qui le suit du début à la fin — Soumis, puis Approuvé ou Rejeté — en nommant au passage la personne dont il dépend. Plutôt que d’ouvrir chaque document pour savoir où il en est, filtrez votre boîte de réception sur la nature Mes demandes et lisez-les tous d’un coup.
Le propriétaire de votre organisation définit les règles qui acheminent chaque document, dans Paramètres → Circuits d’approbation. Il peut aussi en donner le droit à un rôle que vous avez créé.
Quand vous travaillez seul
Si vous êtes le seul membre de votre entreprise, personne d’autre ne peut approuver ce que vous faites. Beelocity ne demande donc aucune approbation. Sur un bon de commande, une commande client ou une demande d’achat, le bouton indique Approuver au lieu de Soumettre pour approbation. Appuyez dessus, et le document est approuvé tout de suite. Sur un bon de commande et une commande client, le parcours n’affiche pas non plus En attente d’approbation, puisqu’ils n’y attendent jamais. Une facture fournisseur, un bon de réception et un règlement n’affichent aucun bouton d’approbation : vous les approuvez, les terminez ou les confirmez directement.
Vous ne voyez pas non plus, sur les pages des modules, les blocs des documents qui attendent une approbation, ni Circuits d’approbation dans Paramètres. Tout revient dès que vous invitez un collègue et qu’il vous rejoint.
L’historique d’approbation d’un document
Quand vous envoyez un document à l’approbation et qu’un circuit le prend en charge, le document affiche un onglet Approbations. Les bons de commande, les commandes client, les demandes d’achat, les bons de réception, les factures fournisseur et les règlements affichent tous le même onglet. Un brouillon que personne n’a envoyé n’affiche pas d’onglet Approbations. Un document approuvé sans circuit n’en affiche pas non plus, car aucun approbateur n’est intervenu. Pour savoir qui l’a approuvé, arrêtez-vous sur l’étape Approuvé de son parcours. Une régularisation de stock n’affiche jamais cet onglet, car ses étapes n’ouvrent aucune demande. En tête, où en est la demande dans son ensemble, avec le niveau atteint et le jour de l’envoi ; en dessous, une ligne par étape franchie.
Chaque ligne nomme le Niveau où elle s’est jouée, la Décision prise, l’Approbateur à qui elle était adressée, son Commentaire, la date à laquelle il a Décidé et l’Échéance qui lui était donnée. Une ligne sans date de décision attend encore quelqu’un. Six mots peuvent figurer sous Décision :
| Ce qui est écrit | Ce que cela veut dire |
|---|---|
| Assigné | La demande est arrivée chez cette personne et l’attend. |
| Approuvé | Elle a donné son accord, et le niveau suivant s’est ouvert — ou, s’il n’en restait aucun, le document est approuvé. |
| Rejeté | Elle l’a rejetée. Le document est repassé en Brouillon et la demande a pris fin. |
| Délégué | Elle a passé son tour à un collègue du même niveau. |
| Escaladé | Personne n’a répondu avant l’échéance, alors la demande est partie d’elle-même chez l’approbateur de secours — ou une personne qui gère les circuits d’approbation l’a confiée à quelqu’un d’autre. |
| Annulé | Le demandeur a retiré le document avant qu’il soit tranché. |
Rien n’est jamais effacé de cet onglet. Un document rejeté garde toutes les approbations données avant le rejet, et le soumettre à nouveau ouvre une demande neuve à côté de l’ancienne — c’est ce qui fait de cet onglet une piste d’audit et non un simple état.
Confier une demande en attente à quelqu’un d’autre
Une demande attend une seule personne, et elle seule peut la trancher — ni un collègue, ni le propriétaire de l’organisation. Quand elle est en congé, le document attend avec elle. Si vous pouvez gérer les circuits d’approbation, ouvrez l’onglet Approbations du document et cliquez sur Escalader :
- Choisissez qui reprend la demande. Vous pouvez vous choisir vous-même.
- Dites pourquoi si vous le souhaitez — absent jusqu’à dimanche — puis Soumettre.
L’historique gagne une ligne Escaladé sur la personne qu’elle attendait, avec votre motif, et une ligne Assigné pour la personne qui la détient désormais. Celle-ci la trouve dans sa boîte de réception marquée Urgente ; la personne qu’elle quitte en est avertie, tout comme celle qui a soumis le document. Le nouvel approbateur l’approuve, la rejette ou la délègue comme n’importe quelle autre.
Comment fonctionne l’acheminement des approbations
Quand quelqu’un soumet un document à l’approbation (un bon de commande au brouillon, une commande client au brouillon ou un règlement au brouillon), Beelocity :
- Cherche le circuit d’approbation qui s’applique à ce type de document et à votre organisation.
- Évalue les règles du circuit — par exemple « les bons de commande au-delà de 500 000 DA demandent l’accord du directeur financier » — et construit une chaîne ordonnée d’approbateurs.
- Crée une demande et assigne la première étape au premier approbateur de la chaîne.
- Lui envoie une notification et fait apparaître la décision dans sa boîte de réception.
Quand le premier approbateur décide, la demande avance à l’étape suivante (s’il y en a une), ou clôt le circuit : le document est définitivement approuvé. Si quelqu’un rejette, le document revient au demandeur avec le motif du rejet. Toute la chaîne des décisions est définitive — rien n’est supprimé, même après un rejet.
Autorisations
Votre boîte de réception ne demande aucune autorisation particulière : chaque membre voit ses propres notifications, y compris les éléments qui suivent ce qu’il a soumis. C’est le réglage des circuits qui est encadré (voir Configurer les circuits d’approbation).
Vous ne pouvez agir (approuver, rejeter, déléguer) que sur les décisions qui vous sont assignées. Les décisions des autres n’apparaissent jamais dans votre boîte de réception. Confier à quelqu’un d’autre une demande qui en attend une autre, avec Escalader, demande l’autorisation de gérer les circuits d’approbation.