Modes de règlement

Les modes de règlement sont la liste, propre à votre organisation, des façons dont l’argent circule. Un mode peut être les espèces, un virement, le chèque d’un client, un effet, une carte CIB ou EDAHABIA, ou un règlement par CCP. La carte CIB est celle que délivrent les banques algériennes, et EDAHABIA celle d’Algérie Poste. Le CCP est le compte postal d’Algérie Poste. Chaque encaissement et chaque décaissement porte un mode, et c’est le mode qui décide de ce que la confirmation fait de l’argent.

Le trésorier et le propriétaire de votre organisation ajoutent et modifient les modes, et le caissier peut consulter la liste. D’ordinaire, vous la mettez en place une fois, au démarrage de Beelocity, et vous n’y revenez plus guère.

Ouvrir les modes de règlement

Ouvrez Trésorerie → Paramétrage dans le menu latéral, puis son onglet Modes de règlement. Chaque ligne est un mode, avec ces colonnes :

• Code : votre nom court pour le mode, par exemple CHQ-CLIENT ou VIR-BNA. Cliquez dessus pour ouvrir le mode.
• Nom : le libellé que le sélecteur affiche quand quelqu’un saisit un encaissement ou un décaissement.
• Nature de l’instrument : ce qu’est l’argent, par exemple des espèces, un chèque ou un virement.
• Sens : si le mode sert à l’argent qui entre, à celui qui sort, ou aux deux.
• Suivi de l’instrument : si Beelocity suit le titre de chaque pièce, pour un chèque, un effet ou un billet à ordre.
• Compensation requise : si une pièce confirmée attend au statut Confirmé jusqu’à ce que quelqu’un la marque dénouée.
• Compte par défaut : le compte de trésorerie que Beelocity propose quand vous choisissez ce mode.
• Actif : si les sélecteurs proposent encore le mode.

Appuyez sur le bouton de filtre à côté de la zone de recherche pour restreindre la liste. Vous pouvez filtrer sur Nature de l’instrument, Sens, Suivi de l’instrument, Compensation requise, Compte par défaut et Actif (Utiliser les listes).

Créer un mode de règlement

Appuyez sur Ajouter, puis remplissez le formulaire :

• Code s’ouvre sur le code suivant, par exemple PMT-000004 après PMT-000003. Gardez-le, ou saisissez le vôtre, par exemple CHQ-CLIENT. Si vous l’effacez, Beelocity donne le code suivant à l’enregistrement.
• Nom est le libellé affiché dans le sélecteur, par exemple Chèque client à l’encaissement.
• Nature de l’instrument dit ce qu’est l’argent. Quand vous la choisissez, Beelocity remplit plus bas le code SCF qui lui correspond.
• Sens autorisés vaut Encaissements pour l’argent que vous recevez, Décaissements pour l’argent que vous versez, ou Les deux. Une pièce ne propose que les modes de son sens.
• Suivi de l’instrument n’apparaît que pour un Chèque, un Effet ou un Billet à ordre, les titres qui portent un numéro et une échéance. Quand il est actif, la confirmation enregistre le titre de la pièce, et Beelocity le suit jusqu’à la banque et au retour (Chèques et effets). L’argent n’arrive au journal de trésorerie qu’à l’encaissement du titre. Un effet ou un billet à ordre se paie à une date future, et il est donc toujours suivi. Son interrupteur est activé, et vous ne pouvez pas le désactiver. Celui d’un chèque peut rester désactivé. La confirmation inscrit alors l’argent du chèque au journal de trésorerie aussitôt, comme pour un virement.
• Compensation requise décide du statut que laisse la confirmation. Quand ce réglage est actif, une pièce confirmée garde le statut Confirmé, et reste annulable, jusqu’à ce que le trésorier ou le propriétaire la marque dénouée. Sinon, elle passe aussitôt à Encaissé, et personne ne peut plus l’annuler. Pour un mode qui ne suit aucun titre, l’argent arrive au journal de trésorerie à la confirmation dans les deux cas. Un titre suivi exige toujours la compensation. Beelocity active donc cet interrupteur, et vous ne pouvez pas le désactiver. Les espèces n’exigent jamais de compensation, et un mode en espèces n’affiche donc pas cet interrupteur.
• Compte de trésorerie par défaut est le compte que Beelocity propose quand vous choisissez ce mode sur un encaissement ou un décaissement. Vous pouvez y en choisir un autre. La liste ne propose que les comptes qui acceptent cet instrument. Une carte, un virement ou un prélèvement ne va jamais en caisse, et un titre ne va que sur un compte bancaire ou un compte CCP. Au point de vente, la caisse a besoin de ce compte pour tout mode autre que les espèces.
• Code de compte SCF par défaut est un code de votre plan de comptes, et le SCF est le plan comptable algérien. Beelocity le remplit d’après la nature de l’instrument, par exemple 512 pour un virement. Rien dans Beelocity ne le lit aujourd’hui.

Appuyez sur Enregistrer. Vous pourrez modifier un mode plus tard sur sa page.

Le catalogue type d’une PME algérienne

La plupart des organisations démarrent avec une courte liste comme celle-ci. Ici, l’entreprise a saisi ses propres codes. Si elle avait gardé ceux que Beelocity propose, ils iraient de PMT-000001 en suivant.

Mettons qu’un client règle une facture de 250 000,00 DA en espèces. Vous choisissez Espèces (caisse), et après la confirmation de l’encaissement par le trésorier, l’argent est dans le solde de votre caisse. Si le même client règle par chèque, vous choisissez Chèque client à l’encaissement. À la confirmation, Beelocity enregistre le chèque, et les 250 000,00 DA n’arrivent dans votre solde bancaire qu’à l’encaissement du chèque.

Retirer un mode du service

Si des pièces utilisent déjà un mode, Beelocity refuse de le supprimer, car ces pièces le gardent. Choisissez plutôt Désactiver dans Autres actions sur la page du mode. Le mode garde son historique, et les sélecteurs ne le proposent plus, si bien qu’aucune nouvelle pièce ne peut l’utiliser. La caisse d’un point de vente le refuse aussi. Vous pourrez choisir Activer plus tard pour le remettre en service.

Si aucune pièce n’utilise un mode, vous pouvez le supprimer avec Supprimer dans Autres actions sur sa page.