Un virement interne déplace de l’argent entre deux de vos propres comptes. Par exemple, il fait passer de l’argent d’une banque à une autre, ou il apporte des espèces de la banque vers une caisse. Il peut aussi alimenter un compte CCP d’Algérie Poste. Aucun client ni fournisseur n’y prend part, car les deux comptes vous appartiennent.
Seuls le trésorier et le propriétaire de votre organisation peuvent créer, confirmer, terminer ou annuler un virement. Le caissier peut seulement consulter les virements.
L’argent qui quitte un compte arrive rarement sur l’autre au même instant. Un virement déplace donc l’argent en deux étapes. Confirmer sort l’argent du compte émetteur, et Terminer le pose sur le compte destinataire. Entre les deux étapes, l’argent n’est sur aucun des deux comptes.
Rien ne retient l’argent pendant son trajet. La position de trésorerie du jour et la prévision ne le comptent pas, donc elles montrent moins d’argent que vous n’en avez. Pour voir l’argent en route, restreignez la liste au statut Confirmé.
Ouvrir les virements internes
Ouvrez Trésorerie → Virements internes dans le menu latéral. La liste montre une ligne par virement :
- Numéro du virement commence par
TRF-. Cliquez dessus pour ouvrir le virement. - Date est la date du virement.
- Depuis et Vers sont le compte que l’argent quitte et celui où il arrive.
- Envoyé et Reçu disent combien a quitté le premier compte et combien est arrivé sur le second. Les deux sont égaux dans une même devise, et ils diffèrent entre deux devises.
- Statut vaut Brouillon, Confirmé, Terminé ou Annulé.
Le bouton de filtre, à côté de la zone de recherche, restreint la liste par Statut, Depuis, Vers, Actif, une plage de Date ou une plage de montant. Le statut Confirmé montre l’argent en route (Utiliser les listes).
Enregistrer un virement
Cliquez sur Ajouter, puis renseignez le formulaire :
- Numéro du virement. Le formulaire s’ouvre sur le numéro suivant, par exemple
TRF-2026-000001. Vous pouvez saisir le vôtre à la place. Vous ne pouvez pas le laisser vide, et deux virements ne peuvent pas avoir le même numéro. - Compte émetteur et Compte destinataire sont le compte que l’argent quitte et celui où il arrive. Ce doivent être deux comptes différents, et chacun apporte sa propre devise.
- Montant envoyé est ce qui quitte le compte émetteur, dans la devise de ce compte.
- Montant reçu et Taux de change. Si les deux comptes sont dans la même devise, le formulaire ne demande ni l’un ni l’autre. Beelocity fixe le montant reçu au montant envoyé, à un taux de un.
- Si les deux comptes sont dans des devises différentes, saisissez le montant qui arrive et le taux (voir plus bas).
- Frais sont des frais bancaires sur le virement, s’il y en a, dans la devise du compte émetteur. Laissez 0 s’il n’y en a pas.
- Compte des frais apparaît quand les frais dépassent zéro. C’est le compte sur lequel les frais sont prélevés. Il s’ouvre sur le compte émetteur, et il ne propose que des comptes ouverts dans la devise du compte émetteur.
- Date du virement s’ouvre sur la date du jour. Beelocity date de ce jour les mouvements que créent Confirmer et Terminer.
- Date de valeur est la date à partir de laquelle la banque compte l’argent. Elle ne peut pas précéder la date du virement. Si vous la laissez vide, Beelocity prend la date du virement.
- Code de compensation est le code de l’argent en transit dans votre plan de comptes, 58 par défaut. Ce n’est qu’une référence, et rien n’en dépend.
- Libellé est une courte mention, par exemple « Alimentation de la caisse du siège ».
- Actif ne change rien sur un virement. Si vous le désactivez, le virement garde son historique et reste dans sa liste.
Enregistrez le brouillon. Vous pouvez le modifier ou le supprimer jusqu’à ce que vous le confirmiez.
Vous ne pouvez choisir qu’un compte ouvert. Un compte gelé ou clôturé ne peut pas participer à un virement.
Confirmer, terminer et annuler
Le trésorier ou le propriétaire franchit ces étapes dans Autres actions (les trois points), sur la page du virement :
- Confirmer sort maintenant le montant envoyé du compte émetteur, et les éventuels frais du compte des frais. L’argent n’a pas encore atteint le compte destinataire. La fenêtre vous permet aussi de saisir la Date de valeur (facultative).
- Terminer pose le montant reçu sur le compte destinataire. Cliquez sur ce bouton quand l’argent y est réellement arrivé.
- Annuler abandonne le virement. La fenêtre demande un Motif, puis vous cliquez sur Annuler le virement. Si le virement était un brouillon, aucun solde ne bouge. S’il était confirmé, Beelocity remet l’argent et les éventuels frais sur les comptes qu’ils avaient quittés.
Beelocity refuse Confirmer dans les cas suivants, et le virement reste un brouillon :
- L’un de ses comptes n’est pas ouvert.
- La date de valeur précède la date du virement.
- Le compte émetteur ou le compte des frais passerait plus bas sous zéro que son découvert ne le permet.
- Un compte est en devise étrangère, et aucun taux de change n’est enregistré pour elle à la date du virement.
- Entre deux devises, le montant reçu s’écarte de plus de cinq pour cent de ce que donnent les taux de change de la date du virement.
Terminer demande que le compte destinataire soit ouvert. Annuler un virement confirmé remet de l’argent sur le compte émetteur, et sur le compte des frais s’il y avait des frais. Chacun d’eux doit donc être ouvert. Si l’un est gelé, dégelez-le d’abord. Si l’un est clôturé, personne ne peut annuler le virement, car un compte clôturé ne se rouvre jamais. Beelocity refuse aussi Annuler tant que l’un des mouvements du virement est rapproché d’une ligne de relevé bancaire. Cliquez d’abord sur Annuler le rapprochement sur cette ligne, dans l’onglet Rapprochement bancaire du relevé.
Vous ne pouvez supprimer un virement que tant qu’il est en brouillon. Choisissez Supprimer dans Autres actions. Annulez un virement confirmé au lieu de le supprimer. Un virement terminé est définitif : pour l’annuler, faites un nouveau virement dans l’autre sens.
Virements dans la journée. Si l’argent arrive le jour même, confirmez le virement et terminez-le tout de suite. Par exemple, les espèces que vous retirez à la banque le matin arrivent dans la caisse le même jour.
Virements entre devises
Quand les deux comptes sont dans des devises différentes, le virement enregistre les deux montants. Par exemple, vous alimentez un compte en euros depuis un compte en dinars. Vous saisissez ce qui part en dinars, par exemple 1 489 500 DA, et ce qui arrive en euros, par exemple 10 000 €. Vous saisissez aussi le Taux de change, c’est-à-dire combien d’unités de la devise reçue s’achètent avec une unité de la devise envoyée.
Beelocity passe chaque montant tel que vous l’avez saisi. Le taux n’est qu’une trace, et Beelocity ne calcule aucun des deux montants à partir de lui. À la confirmation, Beelocity compare le montant reçu à ce que donnent les taux de change enregistrés pour la date du virement. Si l’écart dépasse cinq pour cent, il refuse le virement. Vérifiez les deux montants, ou saisissez d’abord les taux réels de ce jour.
Dans une même devise, les deux montants sont égaux et il n’y a pas de taux à saisir.
Ce qui se met à jour tout seul
Vous ne modifiez jamais un solde à la main. Chaque étape inscrit ses mouvements au journal de trésorerie, le seul relevé derrière chaque solde :
- Confirmer inscrit un Virement émis sur le compte émetteur. S’il y a des frais, il inscrit aussi des Frais bancaires sur le compte des frais. Les soldes de ces comptes baissent.
- Terminer inscrit un Virement reçu sur le compte destinataire, et son solde monte.
- Annuler un virement confirmé inscrit un Ajustement, daté du jour, qui remet le montant envoyé. S’il y avait des frais, un second Ajustement remet les frais.