Dossiers d'importation

Ouvrez un dossier par achat à l'étranger : le fournisseur, les conditions de la vente, le trajet de la marchandise et la domiciliation de votre banque.

Un dossier d’importation est la chemise d’un achat à l’étranger, comme l’appellent votre banque et votre transitaire. Vous l’ouvrez à réception de la facture proforma du fournisseur étranger. Il réunit le fournisseur, la devise, les conditions de la vente, le trajet de la marchandise et la domiciliation bancaire. Il note aussi le jour de chaque étape. Chaque dossier reprend l’objet de l’importation que votre entreprise a indiqué au paramétrage.

Un dossier ne fait bouger ni le stock ni l’argent. Le module Achats rédige les bons de commande et réceptionne la marchandise. Le chargé du commerce extérieur et le propriétaire de votre organisation ouvrent les dossiers et y franchissent chaque étape.

Ouvrir un dossier d’importation

Ouvrez Commerce extérieur, puis Dossiers d’importation, et appuyez sur Ajouter. Si votre entreprise n’a pas encore indiqué pourquoi elle importe, Ajouter ouvre le paramétrage. Indiquez-le là, puis appuyez de nouveau sur Ajouter.
Beelocity remplit le N° de dossier, par exemple IMP-2026-000001. C’est le numéro du dossier dans Beelocity, pas celui de la banque. Vous pouvez en saisir un autre.
Sous Parties et conditions, saisissez la vente :
- Choisissez le Fournisseur. La liste ne propose que les fournisseurs actifs.
- Vérifiez la Devise. Beelocity propose celle du fournisseur, sinon la vôtre. Choisissez la devise de la proforma.
- Choisissez l’Incoterm qu’imprime la proforma, comme FOB ou CIF. FAS, FOB, CFR et CIF sont des règles maritimes. Si vous en choisissez une, le Mode de transport plus bas indique Maritime, et vous ne pouvez plus le changer (Les Incoterms qui partent par mer).
- Beelocity ne demande pas le lieu que désigne l’Incoterm. Sous FAS et FOB, c’est le Port d’embarquement, et sous CFR et CIF, c’est le Port de débarquement. Vous choisissez les deux sous Itinéraire.
- Saisissez le numéro de la proforma comme Référence fournisseur.
Sous Itinéraire, choisissez d’abord le Mode de transport : maritime, aérien, routier, ferroviaire ou multimodal. Si l’Incoterm a déjà choisi le maritime, passez aux lieux.
- Les deux lieux portent le nom du mode. Par mer, ce sont le Port d’embarquement et le Port de débarquement. Par air, ce sont l’Aéroport de départ et l’Aéroport d’arrivée. Par route, par rail ou par plusieurs modes, ce sont le Lieu de chargement et le Lieu de déchargement.
- Chaque champ ne propose que les lieux de ce mode. Dans le premier, tapez le nom du lieu, son code ou son pays, par exemple Shanghai, CNSGH ou Chine. Choisissez-le ensuite dans la liste, qui regroupe les lieux par pays.
- Le second champ ne propose que les lieux du pays de votre entreprise, tel que le profil de votre organisation le nomme. Il ne peut jamais porter le lieu de chargement.
- Si un lieu manque dans la liste, laissez le champ vide, et nommez le lieu dans les Observations.
- Ajoutez le Pays d’origine si la marchandise est fabriquée ailleurs que dans le pays du fournisseur. Ajoutez le Transporteur et le N° du document de transport dès que vous les connaissez.
- Les Jours de franchise sont les jours pendant lesquels la compagnie prête ses conteneurs après le débarquement. Beelocity les compte à partir du champ Débarqué le de chaque conteneur. Un dossier qui voyage par avion n’a pas de conteneur, donc le formulaire ne les demande pas.
Renseignez la domiciliation, comme l’explique La domiciliation bancaire ci-dessous.
Sous Dates, saisissez le Départ prévu et l’Arrivée prévue que vous a donnés le transitaire.
Appuyez sur Enregistrer. Le dossier s’ouvre au statut Ouvert, avec son parcours dessiné en haut de la page.

Vous pouvez modifier le dossier plus tard avec Modifier. Le transitaire change souvent de transporteur ou de lieu de déchargement pendant que la marchandise est en route, et le dossier doit le dire.

Certains dossiers ont été ouverts avant que Beelocity liste les lieux. Un tel dossier affiche chaque lieu tel qu’on l’avait saisi, sur la page et sous le champ quand vous le modifiez. Il le fait jusqu’à ce que vous choisissiez le lieu correspondant.

Les Incoterms qui partent par mer

La Chambre de commerce internationale rédige onze Incoterms. Sept valent pour tout transport : EXW, FCA, CPT, CIP, DAP, DPU et DDP. Quatre sont écrits pour la mer : FAS, FOB, CFR et CIF. Sous ces règles, la marchandise change de mains le long du navire ou à son bord.

Si vous choisissez l’un de ces quatre, le dossier part donc par mer. Le Mode de transport indique Maritime, et vous ne pouvez plus le changer. Le champ dit pourquoi, juste dessous. Si un lieu de chargement ou de déchargement avait été choisi pour un autre mode, Beelocity le vide, car un aéroport n’est pas un port pour un navire. Si vous choisissez l’un des sept autres, le mode redevient le vôtre, et il garde ce qu’il indiquait.

Les conteneurs remis au transporteur dans un terminal se vendent souvent FCA plutôt que FOB, comme la Chambre le conseille. Beelocity n’insiste pas, car une expédition en conteneur sous FOB est courante et légale.

La domiciliation bancaire

Avant tout paiement et toute expédition, votre banque enregistre l’achat et lui attribue un numéro de domiciliation. Quelques achats en sont dispensés. La section Domiciliation s’ouvre sur une question, Domiciliation ou dispense, dont les quatre réponses sont affichées :

Domiciliée en banque. Un nouveau dossier part de cette réponse, et le formulaire demande alors quatre choses :
- La Banque domiciliataire, qui est l’un de vos comptes bancaires. La liste ne propose que des comptes bancaires.
- Le N° de domiciliation. Reprenez-le sur le cachet de la banque. Le numéro habituel compte quinze caractères, de l’année à la devise, par exemple 202431000080EUR. Le numéro complet en compte vingt-trois, avec le code de l’agence devant et une clé à la fin. Beelocity accepte les deux.
  
  Le champ place les espaces entre les groupes pendant la saisie. Si vous vous arrêtez aux douze caractères qui précèdent la devise, Beelocity ajoute la devise du dossier quand vous quittez le champ. Il ne complète pas un numéro de vingt-trois caractères. Il garde le numéro sans ses espaces, et vérifie que sa devise est celle du dossier.
- La Date de domiciliation, le jour où la banque a domicilié l’achat. Reprenez-la sur le cachet de la banque.
- Le Programme prévisionnel d’importation au titre duquel la banque a domicilié l’achat. Choisissez-le parmi vos programmes prévisionnels, le plus récent en premier. Chacun se lit par son numéro et son semestre. Un programme pour besoins propres affiche aussi sa nature, par exemple PPI-2026-000004 — Deuxième semestre 2026 · Équipement. Beelocity n’accepte qu’un programme du même objet d’importation que votre entreprise.
  
  Quand vous avez choisi le programme, le champ signale tout dépassement, et ce qu’il reste de son montant maximal s’il en a un. Si la date de domiciliation sort des dates du programme, Beelocity le signale sous la date, et il enregistre quand même le dossier (Ce que Beelocity signale).
Dispense : sous le seuil, pour une valeur sous le seuil réglementaire.
Dispense : échantillon ou don.
Dispense : régime suspensif, pour une marchandise placée sous un régime douanier suspensif, comme l’admission temporaire.

Un dossier dispensé ne demande ni banque, ni numéro, ni date, ni programme. Si vous choisissez une dispense, le formulaire retire ces champs. À l’enregistrement, Beelocity efface ce que vous y aviez saisi. Un dossier est donc toujours domicilié ou dispensé, et jamais les deux. Si vous revenez à Domiciliée en banque avant d’enregistrer, les champs gardent ce que vous aviez saisi.

Ajouter les bons de commande

Un dossier couvre des commandes entières de son fournisseur, dans sa devise. Le module Achats rédige les commandes et réceptionne leur marchandise comme d’habitude, dans les Bons de commande. Le dossier les rassemble, et il ne les modifie pas. Tant qu’une commande est dans le dossier, son fournisseur et sa devise ne changent pas.

Ouvrez le dossier, puis son onglet Bons de commande.
Appuyez sur Ajouter un bon de commande, choisissez la commande et appuyez sur Ajouter. Vous pouvez ajouter une commande en brouillon, car le dossier s’ouvre souvent sur la proforma, avant que la commande soit approuvée.
Faites de même pour chaque commande de l’achat.

Seuls le chargé du commerce extérieur et le propriétaire de votre organisation peuvent ajouter ou retirer une commande, et seulement tant que le dossier est Ouvert.

La liste montre les commandes du fournisseur qui ne sont pas encore dans ce dossier. Si le dossier ne peut pas prendre une commande, la liste la grise, avec la raison à côté :

La commande est dans une autre devise que celle du dossier. Une commande qui n’indique aucune devise est dans votre devise de référence, donc un dossier en euros ne peut pas la prendre. Le module Achats peut indiquer la devise de la commande tant qu’elle est en brouillon.
La commande est annulée ou révisée. Sa révision remplace une commande révisée, donc ajoutez la révision.
La commande est déjà dans un autre dossier, et la liste nomme ce dossier.

Beelocity relit la liste à chaque ouverture. Une commande que le module Achats a rédigée entre-temps y figure donc.

La Valeur des marchandises, sous Parties et conditions, totalise les commandes hors taxes, dans la devise du dossier. Elle compte leurs lignes remises déduites, et elle laisse de côté une commande annulée ou révisée. Beelocity la recalcule chaque fois que vous ouvrez le dossier. Elle suit donc toute modification que le module Achats apporte à une commande.

L’onglet Bons de réception liste les bons de réception de ces commandes. Le module Achats les saisit et les mène à Terminé, comme tout autre bon de réception. Rien ne se réceptionne par le dossier. Une machine reçue comme équipement va au parc d’équipements, et non en stock.

Si votre rôle peut voir les dossiers, la page du bon de commande affiche Dossier d’importation, avec le numéro du dossier, qui l’ouvre.

Tant que le dossier est Ouvert, vous pouvez retirer une commande ajoutée par erreur. Appuyez sur Retirer dans le menu de sa ligne. La commande elle-même reste telle quelle.

Dès que le dossier couvre une commande, son Fournisseur et sa Devise sont figés, car toutes ses commandes sont celles de ce fournisseur, dans cette devise. Pour changer l’un ou l’autre, retirez d’abord les commandes.

La commande les garde aussi. Le module Achats peut encore modifier une commande en brouillon qui est dans un dossier, mais pas son Fournisseur ni sa Devise. Si votre rôle peut voir les dossiers, la page de la commande fige ces deux champs et nomme le dossier. Sinon, Beelocity refuse le changement, et son message dit pourquoi. La commande ne peut prendre un autre fournisseur ou une autre devise qu’après sa sortie du dossier. Le chargé du commerce extérieur ou le propriétaire l’en retire, tant que le dossier est Ouvert.

Voir ce que le dossier consomme de son programme

Un dossier qui désigne un programme prévisionnel d’importation a un onglet Programme prévisionnel d’importation. Il met chaque ligne des bons de commande du dossier face à la ligne du programme sur laquelle elle se décompte :

Ligne du programme est la ligne qui porte la sous-position tarifaire du produit. Beelocity la trouve, et personne ne la choisit.
Consommé est la quantité commandée, dans l’unité de cette ligne.
Restant est ce qu’il reste de la ligne quand Beelocity a décompté tous les dossiers du programme. Si les dossiers dépassent la quantité de la ligne, il indique Dépassement de l’excédent. C’est le chiffre que le programme lui-même affiche.

Une marchandise qui ne se décompte sur aucune ligne est tout de même listée, avec son Motif. Elle n’a pas de produit, son produit n’a pas de sous-position tarifaire, le programme ne porte pas sa sous-position, ou Beelocity ne peut pas convertir son unité. Ce qu’il reste d’un programme dit que faire dans chaque cas. Seul le propriétaire de votre organisation peut changer la sous-position ou les unités d’un produit. Un dossier qui ne désigne aucun programme n’a pas cet onglet.

Suivre la marchandise du départ à la clôture

Le parcours du dossier est dessiné en haut de sa page : Ouvert, En transit, Arrivé, Dédouané, Clôturé. Chaque étape note le jour où elle a eu lieu. Beelocity propose la date du jour. Si l’étape a eu lieu plus tôt, changez le jour, car le courriel du transitaire arrive souvent un jour ou deux après le départ du navire. Ce jour ne peut être ni postérieur à aujourd’hui ni antérieur au jour de l’étape précédente.

Quand la marchandise part, appuyez sur En transit dans le parcours. La fenêtre Enregistrer le départ demande le jour Expédié le et le N° du document de transport. Appuyez ensuite sur Enregistrer le départ.

Le document de transport est le connaissement, la lettre de transport aérien ou la lettre de voiture. Si le dossier a déjà son numéro, le champ le reprend. La marchandise ne part que d’un dossier que votre banque a domicilié ce jour-là ou avant, ou d’un dossier qui indique sa dispense.
Quand la marchandise arrive au lieu de déchargement, appuyez sur Arrivé. Donnez le jour Arrivé le dans la fenêtre Enregistrer l’arrivée, et appuyez sur Enregistrer l’arrivée.

La franchise d’un conteneur ne court pas à partir de ce jour. Elle court à partir du champ Débarqué le du conteneur, dans l’onglet Conteneurs du dossier (Voir quels conteneurs sont en retard).
Quand la douane donne la mainlevée, appuyez sur Dédouané. Donnez le jour Dédouané le dans la fenêtre Enregistrer la mainlevée, et appuyez sur Enregistrer la mainlevée.

Le module Achats réceptionne ensuite la marchandise sur ses commandes avec un bon de réception, comme toute autre livraison (Bons de réception).
Clôturez le dossier quand ses papiers sont complets. Beelocity ne le clôture que si aucune commande du dossier n’attend encore de marchandises.

Appuyez sur Clôturé dans le parcours, donnez le jour Clôturé le dans la fenêtre Clôturer le dossier, et appuyez sur Clôturer le dossier. Tant qu’une commande attend encore de la marchandise, l’étape Clôturé reste grisée. Arrêtez-vous dessus pour lire quelles commandes attendent encore.

Arrêtez-vous sur une étape du parcours pour lire son jour. Avant le départ ou l’arrivée, En transit et Arrivé affichent le jour qu’attend le transitaire. Quand l’étape est atteinte, elle affiche le jour où elle a eu lieu et qui l’a enregistrée.

Si vous avez saisi un jour par erreur, corrigez-le avec Modifier tant que le dossier n’est pas clôturé. Après le départ de la marchandise, le numéro du dossier, le fournisseur, la devise et l’Incoterm ne peuvent plus changer, car votre banque et la douane les détiennent déjà. L’itinéraire reste modifiable, car le transitaire change souvent de transporteur ou de lieu de déchargement en chemin. La domiciliation, le programme, les dates prévues et les jours de franchise restent modifiables aussi. Un dossier clôturé ou annulé ne garde modifiables que ses Observations.

Annuler un dossier

Si un achat n’a pas lieu, annulez son dossier tant qu’il est Ouvert. Cliquez sur l’étape où se trouve le dossier, en haut de la page, pour ouvrir la liste des changements de statut. Choisissez Annulé, puis appuyez sur Passer à Annulé.

Le dossier reste, avec son numéro et sa domiciliation. Beelocity en retire ses bons de commande, pour qu’un autre dossier puisse les prendre. Vous ne pouvez plus annuler un dossier après que le module Achats a terminé un bon de réception sur l’une de ses commandes, car l’importation a eu lieu.

Ce que l’application refuse, et pourquoi

Un numéro de domiciliation sans sa date, ou une date sans son numéro. Les deux viennent du même cachet. Le formulaire le signale sur le champ qui manque.
Une arrivée prévue avant le départ prévu.
Un lieu que le mode de transport n’emprunte pas, un lieu de déchargement hors du pays de votre entreprise, ou deux fois le même lieu. Un port maritime pour un dossier qui voyage par air en est un exemple. Le formulaire ne propose que les lieux qui conviennent. Il signale avant l’enregistrement que les deux lieux sont les mêmes.
Un Incoterm maritime pour une marchandise qui voyage par air, par route, par rail ou par plusieurs modes. FAS, FOB, CFR et CIF sont des règles maritimes. Le formulaire choisit Maritime pour vous, donc seul un dossier saisi autrement rencontre ce refus.
Un numéro de domiciliation de mauvaise longueur, ou dans une autre devise que celle du dossier. Le numéro est mal saisi, ou il appartient à un autre achat. Vérifiez-le sur le cachet de la banque.
Un tiers qui ne peut pas recevoir de nouveau document comme fournisseur. Il n’est pas marqué comme fournisseur, il est désactivé, ou son statut fournisseur n’est pas actif. Le responsable des achats, le responsable des ventes ou le propriétaire de votre organisation peut le corriger sur la fiche du tiers.
Une commande annulée ou révisée, celle d’un autre fournisseur, ou dans une autre devise que celle du dossier. Aucune n’a sa place dans ce dossier.
Une commande déjà dans un autre dossier. Une commande n’est que dans un seul dossier, et le message nomme celui où elle se trouve.
La suppression d’un dossier qui couvre des commandes. Retirez d’abord les commandes dans son onglet Bons de commande, puis supprimez le dossier. Si vous voulez plutôt garder la trace du dossier, annulez-le. Un dossier annulé reste pour de bon, et vous ne pouvez plus le supprimer.
La suppression d’un bon de commande qui est dans un dossier. Seuls le chargé du commerce extérieur ou le propriétaire de votre organisation peuvent retirer la commande du dossier, tant que le dossier est Ouvert. Le module Achats peut ensuite supprimer la commande.
Une étape datée après aujourd’hui, ou avant l’étape précédente. Pour Enregistrer le départ, l’étape précédente est la domiciliation bancaire.
Le départ d’une marchandise d’un dossier ni domicilié ni dispensé. La fenêtre Enregistrer le départ le signale, et elle n’offre pas de bouton Enregistrer le départ. Dans la section Domiciliation, saisissez le numéro et la date de la banque, ou choisissez le cas qui dispense le dossier. Reprenez ensuite l’étape.
La clôture d’un dossier dont une commande attend encore des marchandises. L’étape Clôturé reste grisée jusque-là, et elle nomme les commandes quand vous vous arrêtez dessus. Dans le module Achats, le responsable des achats ou le propriétaire de votre organisation réceptionne la marchandise, ou clôture ou annule la commande.
La modification de ce que l’étape du dossier a figé : ses conditions après le départ de la marchandise, et tout sauf ses observations après la clôture ou l’annulation.