Devis

Un devis est une proposition de prix formelle adressée à un client : il détaille les produits ou les services que vous offrez, avec les quantités, les prix et les conditions. Le devis vous permet de négocier avec le client avant de vous engager par une commande client ferme.

Créer un devis

Pour établir un nouveau devis :

1. Ouvrez Ventes > Devis dans le menu latéral.
2. Cliquez sur Ajouter. La page d’un nouveau devis s’ouvre.
3. Renseignez l’en-tête du devis :
   • Numéro de devis — un identifiant unique pour ce devis (par exemple QUO-2026-0042).
   • Client — choisissez le client parmi vos tiers.
   • Date du devis — la date d’établissement du devis (aujourd’hui par défaut).
   • Valide jusqu’au — la date au-delà de laquelle l’offre expire (facultative à la création, mais obligatoire avant l’envoi).
   • Devise — la devise de tous les montants de ce devis.
   • Tarif — un tarif, facultatif. Lorsqu’il est renseigné, les nouvelles lignes dont le prix unitaire reste à 0 sont valorisées automatiquement à partir de lui (à défaut, du prix de base du produit) ; un prix que vous saisissez l’emporte toujours.
   • Conditions de paiement — les conditions de paiement proposées (facultatif).
   • Observations — les clauses, conditions ou commentaires visibles par le client.
   • Notes internes — des notes visibles par votre seule équipe.
4. Cliquez sur Enregistrer. Le devis est créé au statut Brouillon et vous arrivez sur sa page.

Gérer les lignes du devis

Ajoutez les articles que vous proposez au client :

1. Ouvrez le devis en cliquant sur son numéro dans la liste. Le détail du devis tient la partie gauche de la page, ses Lignes la partie droite.
2. Cliquez sur Ajouter pour chaque article, puis double-cliquez sur une cellule pour la modifier :
   • Produit — choisissez un produit de votre catalogue (facultatif — vous pouvez aussi saisir des articles libres).
   • Désignation — la description de l’article ou de la prestation.
   • Quantité — le nombre d’unités proposées.
   • Unité — l’unité de mesure (par exemple pièce, kg, carton).
   • Prix unitaire — le prix d’une unité.
   • Taux de TVA — le taux applicable (facultatif).
   • Remise — un pourcentage de remise sur la ligne (facultatif).
   • Observations — les précisions ou spécifications propres à la ligne (facultatif).
3. Beelocity calcule automatiquement les totaux de ligne, les montants de TVA et les montants de remise à partir de la quantité, du prix unitaire, du taux de TVA et du pourcentage de remise.
4. Les lignes peuvent être ajoutées, modifiées ou retirées tant que le devis est au statut Brouillon.

Le cycle de vie d’un devis

Ouvrez un devis : son parcours court en bas de la page, à côté des onglets — Brouillon → Envoyé → Accepté → Converti. Les étapes déjà franchies sont cochées, celle où se trouve le devis est en plein, et la suivante est un bouton quand c’est un passage que vous faites vous-même : cliquez, puis confirmez. Arrêtez-vous sur une étape pour voir quand elle a été atteinte et par qui ; sur Brouillon, la date de création du devis ; sur Envoyé, tant que l’offre est dehors, la date à laquelle elle expire. Un devis sorti du parcours — refusé, expiré, annulé ou révisé — affiche ce statut accroché à l’étape qu’il a quittée, le reste du parcours grisé.

Le devis suit un cycle de vie structuré, de la préparation jusqu’à la transformation :

Envoyer un devis

Une fois votre devis prêt :

1. Vérifiez qu’il porte au moins une ligne et une date Valide jusqu’au — les deux sont obligatoires avant l’envoi.
2. Cliquez sur Envoyé, l’étape suivante du parcours en bas de la page du devis, puis confirmez. Cliquer sur l’étape où vous êtes ouvre plutôt la carte : tous les statuts d’un devis, avec une flèche pour chaque passage de l’un à l’autre. Ceux que vous pouvez atteindre d’ici sont cliquables — cliquez-en un et confirmez — et un statut qui se pose tout seul porte la mention Automatique.
3. Le devis est désormais verrouillé : l’en-tête et les lignes ne peuvent plus être modifiés.

À noter : envoyer le devis dans Beelocity le marque comme envoyé pour le suivi. Vous devez également le transmettre au client par vos canaux habituels (e-mail, courrier, remise en main propre, etc.).

Accepter et refuser

Lorsque le client répond à un devis envoyé :

• Accepter — cliquez sur Accepté, l’étape suivante du parcours, pour enregistrer que le client a accepté les conditions. Le devis est prêt à être transformé en commande client.
• Refuser — choisissez Rejeté si le client décline. Consignez le contexte dans les notes internes du devis pour référence ultérieure.

L’expiration

Expiré est un statut automatique — vous ne le posez jamais vous-même, et la carte le marque Automatique. Beelocity fait respecter la date de validité de deux façons : un contrôle de fond horaire marque comme expiré tout devis envoyé dont la date Valide jusqu’au est dépassée (votre liste de devis reste donc fidèle sans que personne n’ait à toucher aux documents), et la date est aussi contrôlée au moment où cela compte — un devis dont la validité est passée ne peut plus être accepté, et tenter de l’accepter le marque immédiatement comme expiré. Établissez un nouveau devis (ou une révision) pour proposer des conditions à jour.

Réviser un devis

Si un client demande des modifications sur un devis déjà envoyé (un ajustement de prix, des quantités différentes) :

1. Cliquez sur l’étape Envoyé en bas de la page du devis pour ouvrir la carte, et choisissez Révisé.
2. Beelocity crée un nouveau devis au statut Brouillon, avec l’en-tête et les lignes recopiés depuis l’original.
3. Le nouveau devis porte un suffixe de révision dans son numéro (par exemple QUO-2026-0042-R1 pour la première révision, QUO-2026-0042-R2 pour la deuxième, et ainsi de suite).
4. Le devis d’origine passe automatiquement au statut Révisé et n’accepte plus aucune action.
5. Vous arrivez directement sur la nouvelle révision — modifiez-la comme il vous convient, puis envoyez-la au client.

Ce fonctionnement conserve l’historique complet de toutes les versions d’une proposition : vous pouvez toujours retracer le déroulé d’une négociation.

Transformer un devis en commande client

Une fois le devis accepté :

1. Ouvrez Autres actions — les trois points en bas de la page du devis — et choisissez Convertir en commande client.
2. Le numéro de commande de la nouvelle commande client est prérempli et reste modifiable. Choisissez le dépôt depuis lequel les marchandises seront livrées, puis cliquez sur Convertir.
3. Beelocity crée une nouvelle commande client au statut Brouillon, avec les lignes, les prix, les conditions de paiement et les observations du devis repris automatiquement.
4. Le devis passe au statut Converti et devient consultable seulement.

La transformation est la dernière étape du cycle de vie du devis — ensuite, c’est la commande client qui devient le document qui engage. Vous retrouvez la commande obtenue dans Ventes > Commandes client.

Annuler un devis

Vous pouvez annuler un devis tant qu’il est au statut Brouillon ou Envoyé. L’annulation retire le devis et interdit toute action ultérieure. Utilisez-la lorsqu’une proposition n’est plus d’actualité ou qu’elle a été établie par erreur.

Supprimer un devis

Un devis ne peut être supprimé que tant qu’il est au statut Brouillon. Dès qu’il a été envoyé ou qu’il a atteint un autre statut, il fait partie de vos archives et ne peut plus être supprimé — annulez-le à la place.

Retrouver un devis

La liste Devis cherche sur le numéro, et son bouton de filtre la restreint par Statut, Client, Devise, une période de Date du devis ou de Valide jusqu’au, une fourchette de Total ou Actif — les offres sur le point d’expirer, ce sont Statut = Envoyé et une borne haute de quelques jours sur Valide jusqu’au (voir Utiliser les listes).

Consulter le détail d’un devis

Cliquez sur Consulter (l’icône en forme d’œil) sur n’importe quel devis pour en voir la synthèse complète : l’en-tête, les totaux, les observations et l’historique des révisions.

Conseils

• Numérotez vos devis de façon régulière — adoptez une trame de numérotation claire (par exemple QUO-AAAA-NNNN) pour retrouver et citer vos devis facilement.
• Fixez des durées de validité réalistes — laissez au client le temps d’étudier l’offre, sans aller jusqu’à un délai où vos prix ou votre disponibilité auront sensiblement changé.
• Servez-vous des notes internes — consignez-y le contexte de la négociation, les préférences du client ou les arrangements particuliers que votre équipe doit connaître et que le client ne doit pas voir.
• Relisez avant d’envoyer — une fois envoyé, un devis ne se modifie plus qu’en créant une révision. Vérifiez deux fois les lignes, les prix et les conditions avant de l’envoyer.