Factures fournisseur

Une facture fournisseur enregistre ce qu’un fournisseur vous facture pour la marchandise d’un bon de commande. Le bon de réception enregistre la marchandise arrivée, et la facture enregistre l’argent que le fournisseur réclame. Vous contrôlez la facture face à ce que vous avez commandé et à ce qui est arrivé. Vous l’approuvez ensuite, et la trésorerie la règle.

L’assistant achats peut enregistrer une facture et saisir ses lignes. Seuls le responsable des achats et le propriétaire de votre organisation peuvent lancer le rapprochement, approuver la facture, la contester, l’annuler ou la supprimer. Après l’approbation, le trésorier règle la facture dans Trésorerie.

Chaque facture porte deux numéros. Le N° de facture est le vôtre, pris dans la série SIN, par exemple SIN-2026-000001. La Référence fournisseur est le numéro imprimé sur la facture du fournisseur. Gardez les deux, pour que chaque côté retrouve ses papiers.

Notions clés

• La facture fournisseur est ce que votre entreprise doit à un fournisseur pour un bon de commande. Elle est libellée dans la devise de la commande, ou dans la vôtre si la commande n’en indique aucune.
• Le rapprochement tripartite est le contrôle qui précède l’approbation. Pour chaque ligne, Beelocity compare la quantité facturée à ce que vous avez commandé et à ce qui est arrivé sur les bons de réception au statut Terminé. Il compare aussi le prix de chaque ligne au prix de la commande. Le rapprochement ne lit ni le Total HT, ni le Montant de la TVA, ni la Remise de la facture.
• La tolérance est l’écart que le rapprochement admet, en pourcentage. Vous la choisissez à chaque rapprochement, et 0 exige une concordance exacte.
• Le Reste à payer est ce que vous devez encore : le Total TTC moins le Montant payé. Le montant payé compte les règlements de Trésorerie et les notes de débit émises. Beelocity tient ces deux montants à jour, et vous ne les saisissez jamais.

Créer une facture depuis un bon de commande

Le plus rapide est de partir de la commande :

1. Ouvrez un bon de commande au statut Confirmé, Partiel, Terminé ou Clôturé.
2. Appuyez sur Créer une facture, dans Autres actions en haut de la page de la commande.
3. La fenêtre propose le numéro de facture suivant. Gardez-le ou tapez le vôtre, puis appuyez sur Créer.
4. Beelocity écrit une facture brouillon et l’ouvre.
   • Chaque ligne facture ce qui est arrivé et n’est pas encore facturé, moins ce qui est reparti chez le fournisseur. Elle reprend le prix et le taux de TVA de la ligne de commande.
   • Le Total HT et le Montant de la TVA additionnent ces lignes. Le total est donc ce que la commande prévoyait de payer pour ce qui est arrivé.
   • La Date de facture est celle du jour. La Date d’échéance suit les conditions de paiement : celles de la commande, sinon celles du fournisseur, sinon 30 jours après la date de facture.
5. Corrigez la facture d’après le papier du fournisseur. Tapez son numéro dans Référence fournisseur, et mettez dans Date de facture la date de sa facture. Vérifiez ensuite la Date d’échéance, car elle ne suit pas la date de facture.

Créer une facture refuse une commande qui n’indique aucune devise. Vous ne pouvez plus modifier une commande qui a quitté le statut Brouillon. Appuyez donc plutôt sur Ajouter dans la liste des factures, comme l’explique le paragraphe suivant. La facture prend alors votre propre devise.

Vous pouvez aussi partir de zéro. Allez dans Achats > Factures fournisseur et appuyez sur Ajouter. Les lignes de la facture se tiennent à côté de ses informations dès l’ouverture, encore vides. Choisissez d’abord le bon de commande. La liste ne propose que les commandes au statut Confirmé, Partiel, Terminé ou Clôturé. Le fournisseur et la devise viennent de la commande, et vous ne pouvez pas les changer. Saisissez ensuite les dates et la référence du fournisseur. Dans Montants, saisissez le Total HT, le Montant de la TVA et une éventuelle Remise, tels que la facture du fournisseur les imprime. Beelocity calcule le Total TTC à partir de ces trois montants.

La Date d’échéance s’ouvre sur les conditions de paiement : celles de la commande, sinon celles du fournisseur, sinon 30 jours après la date de facture. Sur une nouvelle facture, elle suit la date de facture tant que vous n’en tapez pas une vous-même. Appuyez ensuite sur Ajouter au-dessus des lignes. Beelocity enregistre la facture en Brouillon, lui donne son numéro, et un message annonce ce numéro. Sa première ligne s’ouvre, pour que vous choisissiez la ligne de commande qu’elle facture. Pour enregistrer la facture tout de suite et ajouter ses lignes plus tard, appuyez plutôt sur Enregistrer (voir Ajouter des lignes avant d’enregistrer).

Modifier les lignes

Tant que la facture est en Brouillon, vous saisissez ce que le fournisseur facture dans les lignes posées à côté de ses informations. Aucun onglet n’est à ouvrir. Chaque ligne a ces colonnes :

• La Ligne du bon de commande est la ligne de commande que cette ligne facture. La liste montre ce qui en est facturé, commandé et arrivé, par exemple Ciment 42,5 — 0 sur 100 facturés (80 arrivés). Les factures antérieures n’en ont donc rien facturé, la commande en demandait 100, et 80 sont arrivés. La Quantité de la ligne s’ouvre sur les 80 arrivés et pas encore facturés. Quand vous la choisissez, Beelocity remplit la désignation, l’unité et le prix unitaire de la commande. La ligne garde l’unité de la ligne de commande.
• La Quantité est ce que le fournisseur facture sur cette ligne. Elle doit être supérieure à zéro.
• Le Prix unitaire est le prix d’une unité sur la facture du fournisseur. Il s’ouvre sur le prix de la commande.
• Le Montant est la quantité multipliée par le prix unitaire. Une ligne écrite par Créer une facture porte aussi sa TVA. Beelocity calcule le montant quand vous enregistrez la ligne.

Tant qu’une facture est un brouillon, son Total HT et son Montant de la TVA suivent ses lignes. C’est vrai d’une facture issue de Créer une facture comme d’une facture commencée avec Ajouter. Chaque ligne prend sa TVA % de sa ligne de commande. Si vous saisissez ces deux montants d’après le papier du fournisseur, ils restent tels que vous les avez saisis. La facture affiche alors Total des lignes, avec ce que disent ses lignes, partout où les deux diffèrent. Le rapprochement ne lit que les lignes. Vérifiez donc vous-même le Total HT, le Montant de la TVA et le Total TTC face au papier du fournisseur. Le Reste à payer que la trésorerie règle vient du Total TTC, et non des lignes.

Si vous changez le Bon de commande d’une facture en brouillon, ses lignes gardent les lignes de l’ancienne commande. Choisissez donc de nouveau la Ligne du bon de commande de chaque ligne dans la nouvelle commande, sinon le rapprochement ne peut pas tourner.

Après la réussite du rapprochement, vous ne pouvez plus modifier les lignes. Pour corriger une facture que personne n’a réglée, contestez-la, puis rouvrez-la en brouillon, comme l’explique Litiges et corrections plus bas. Si la facture est En attente d’approbation, attendez d’abord la décision de ses approbateurs.

Lancer le rapprochement tripartite

Seuls le responsable des achats et le propriétaire de votre organisation peuvent lancer le rapprochement. Ouvrez une facture en brouillon, et appuyez sur Lancer le rapprochement dans Autres actions. Une fenêtre demande la Tolérance (%), qui s’ouvre sur 0. Appuyez sur Lancer le rapprochement dans cette fenêtre, et Beelocity contrôle chaque ligne :

• Facturé face au commandé. La facture ne peut pas réclamer plus que ce que la ligne de commande demandait.
• Facturé face au reçu. La facture ne peut pas réclamer plus que ce qui est arrivé sur les bons de réception au statut Terminé, moins ce qui est reparti sur un retour fournisseur. Vous ne payez donc jamais une marchandise qui n’est pas arrivée.
• Facturé en tout. Cette facture et les factures déjà rapprochées sur la même ligne de commande ne peuvent pas réclamer ensemble plus que ce qui est arrivé. La même marchandise n’est donc jamais facturée deux fois, même sur plusieurs factures. Si vous créez deux factures depuis la commande avant d’en rapprocher une, la seconde échoue au rapprochement. Annulez-la ou supprimez-la.
• Prix. Le prix de chaque ligne ne peut pas s’écarter du prix de la commande de plus que la tolérance.

Le rapprochement ne lit que les lignes. Il ne contrôle ni le Total HT, ni le Montant de la TVA, ni la Remise de la facture.

Si chaque ligne passe, la facture passe au statut Rapproché, et la commande compte ses quantités comme facturées. La facture suivante sur cette commande les montre dans sa liste Ligne du bon de commande.

Si une ligne échoue, Beelocity ne change rien, ni sur la facture ni sur la commande. Un tableau liste chaque écart. Il montre la ligne, les quantités facturée, commandée et reçue, et ce que les factures antérieures ont déjà facturé. Il montre aussi le prix de la ligne face à celui de la commande, et le motif. Le seul bouton du tableau est Fermer, et la facture reste en Brouillon. Vos collègues qui gèrent les bons de commande reçoivent une notification qui dit que la facture est bloquée.

Corrigez les lignes, puis appuyez de nouveau sur Lancer le rapprochement. Si c’est la facture du fournisseur qui est fausse, demandez-lui d’abord une facture corrigée. Si vous acceptez l’écart, relancez le rapprochement avec une tolérance plus élevée. Si le rapprochement ne peut pas tourner du tout, un message le dit, et la facture reste où elle était. C’est le cas, par exemple, d’une facture sans lignes, ou d’une ligne qui désigne une ligne d’une autre commande.

Se servir de la tolérance

À 0 %, le rapprochement doit être exact. Mettons qu’un fournisseur facture 10,40 DA l’unité, là où la commande convenait de 10,00 DA. C’est 4 % au-dessus du prix de la commande : le rapprochement échoue à 0 % et passe à 5 %.

La même tolérance s’applique aux quantités. À 5 %, une ligne peut facturer 105 unités quand 100 sont arrivées.

Prenez une petite tolérance pour les arrondis ou pour un petit écart convenu. Laissez-la à 0 quand vous voulez vérifier chaque centime.

Le chemin que suit une facture

Le parcours de la facture court en haut de sa page : Brouillon, Rapproché, Approuvé et Réglé. Les étapes derrière la facture sont cochées, et celle où elle se trouve est en gras. Arrêtez-vous sur une étape : elle vous dit quand la facture l’a atteinte et qui l’y a menée.

Beelocity pose lui-même chaque étape du parcours. Lancer le rapprochement pose Rapproché, et l’approbation pose Approuvé. Les règlements de la trésorerie et les notes de débit émises posent Partiellement réglé et Réglé à mesure qu’ils soldent la facture. Vous demandez l’étape suivante dans Autres actions : Lancer le rapprochement sur une facture en brouillon, Approuver ou Soumettre pour approbation sur une facture rapprochée. Le parcours propose la même étape suivante : cliquez sur Rapproché pour lancer le rapprochement, ou sur Approuvé pour approuver la facture.

Cliquez sur l’étape en cours pour ouvrir la liste des changements de statut. Elle donne les statuts auxquels la facture peut passer depuis son étape, sans ceux que Beelocity pose lui-même. C’est là que vous prenez les sorties de parcours. Choisissez En litige, Brouillon ou Annulé, et une fenêtre vous demande de confirmer. En attente d’approbation pend au bout de Rapproché, hors du parcours, car une facture à laquelle aucun circuit d’approbation ne s’applique n’y passe jamais.

L’assistant achats ne peut prendre aucun de ces passages. Seuls le responsable des achats et le propriétaire de votre organisation font avancer une facture.

L’approbation

Une facture au statut Rapproché doit être approuvée avant que la trésorerie puisse la régler. Seuls le responsable des achats et le propriétaire de votre organisation peuvent l’approuver, et les deux chemins partent du menu Autres actions :

• Si aucun circuit d’approbation ne s’applique à la facture, appuyez sur Approuver, puis sur Autoriser dans la fenêtre. La facture passe directement à Approuvé.
• Si un circuit d’approbation s’applique, Beelocity refuse Approuver et dit pourquoi. Appuyez sur Soumettre pour approbation, puis sur Soumettre. La facture passe En attente d’approbation, et ses montants ne peuvent plus changer. Ses approbateurs décident dans leur Boîte de réception, et l’onglet Approbations de la facture montre où elle en est. S’ils l’approuvent, la facture passe à Approuvé. S’ils la rejettent, elle revient à Rapproché. Si le circuit n’a aucune étape, la facture passe directement à Approuvé, ou Beelocity la refuse. La case Approuver automatiquement en l’absence d’étape du circuit décide lequel des deux.

Soumettre pour approbation apparaît sur toute facture rapprochée. Si aucun circuit ne s’applique, Beelocity refuse la soumission sans donner de raison : appuyez alors sur Approuver.

Beelocity refuse aussi Approuver si le fournisseur est désactivé, ou si son Statut fournisseur n’est pas Actif.

Régler la facture — en trésorerie

La page de la facture n’enregistre jamais d’argent. Après l’approbation, le trésorier règle la facture dans Trésorerie, sur Encaissements et décaissements. Il enregistre un règlement au fournisseur et l’impute sur cette facture. La page de la trésorerie explique comment.

La trésorerie ne peut régler une facture que si elle est au statut Approuvé ou Partiellement réglé, et que sa case Actif est cochée. Quand le trésorier confirme un règlement, Beelocity augmente le Montant payé de la facture et diminue son Reste à payer. La facture passe à Partiellement réglé, puis à Réglé quand il ne reste plus rien à payer.

Exemple (DZD). La facture SIN-2026-000012 s’élève à 100 000,00 DA. Un règlement de 60 000,00 DA la fait passer à Partiellement réglé, avec 40 000,00 DA encore dus. Un second règlement de 40 000,00 DA la fait passer à Réglé. La trésorerie refuse d’imputer sur une facture plus que son reste à payer : elle ne peut donc pas régler une facture Réglé.

Les factures approuvées et partiellement réglées apparaissent aussi dans la prévision de trésorerie, comme des sorties d’argent à leur date d’échéance. Une facture désactivée n’y apparaît pas.

Les règlements ne sont pas seuls à réduire une facture. Une note de débit fournisseur émise retire son montant de la facture qu’elle désigne, dans la limite de ce que la facture doit encore. Elle ne le fait que si la facture est au statut Approuvé ou Partiellement réglé, et active. L’onglet Notes de débit de la facture liste toutes les notes qui la désignent.

Litiges et corrections

Vous prenez chacun de ces passages dans la liste des changements de statut, et chacun vous demande de confirmer ce qu’il fait.

• Contester met de côté une facture Rapproché ou Approuvé avec laquelle vous n’êtes pas d’accord, si rien n’a été réglé dessus. La facture passe En litige, et personne ne peut la régler. Vos collègues qui gèrent les bons de commande reçoivent une notification. Choisissez En litige, puis appuyez sur Contester.
• Rouvrir en brouillon ramène une facture En litige au statut Brouillon, pour que vous puissiez la corriger. La commande ne compte plus ses quantités comme facturées, et le prochain rapprochement ne compte donc pas deux fois la même marchandise. Choisissez Brouillon, puis appuyez sur Rouvrir en brouillon.
• Annuler la facture met fin à une facture Brouillon, Rapproché ou En litige. Si la facture était rapprochée, la commande ne compte plus ses quantités comme facturées. Choisissez Annulé, puis appuyez sur Annuler la facture.

Vous ne pouvez ni contester ni annuler une facture En attente d’approbation, Partiellement réglé ou Réglé. Vous ne pouvez pas non plus annuler une facture Approuvé. Si personne ne l’a réglée, contestez-la d’abord, puis annulez-la.

Beelocity refuse d’annuler une facture tant qu’un règlement de la trésorerie est imputé dessus, même un règlement pas encore confirmé. Le trésorier ne peut retirer la facture d’un règlement que tant que ce règlement est un brouillon.

Tant qu’une note de débit établie depuis un retour n’est pas annulée, vous ne pouvez ni rouvrir ni annuler la facture sur laquelle elle a été établie. Le message nomme la note : annulez d’abord la note. Si son retour est Clôturé, vous ne pourrez pas établir cette note de nouveau après l’avoir annulée.

Retrouver une facture

La liste Factures fournisseur trouve une facture par son n° de facture, sa référence fournisseur ou ses observations. Son bouton de filtre la restreint par Statut, Fournisseur et Bon de commande. Il propose aussi une période de Date de facture ou de Date d’échéance, et une plage de Montant ou de Reste à payer. Actif est aussi un filtre, bien que la liste n’ait pas de colonne pour lui. Une facture désactivée reste dans la liste, mais la trésorerie ne peut pas la régler. Pour trouver ce que vous devez encore après l’échéance, choisissez les statuts, un dernier jour pour Date d’échéance et un Min pour Reste à payer. Voir Utiliser les listes.

Les statuts