Demandes d'achat

Une demande d’achat réclame des marchandises ou des services dont quelqu’un a besoin. Elle dit quoi, combien et pour quand, et elle n’engage rien. Quand le responsable des achats ou le propriétaire de votre organisation l’approuve, Beelocity prépare les bons de commande au brouillon.

Un bon de commande n’a pas besoin d’une demande. Un acheteur peut aussi rédiger un bon directement.

Créer une demande

Pour créer une demande d’achat :

1. Allez dans Achats > Demandes d’achat depuis le menu latéral.
2. Cliquez sur Ajouter. Une nouvelle page de demande s’ouvre, ses lignes à côté du formulaire, encore vides.
3. Renseignez la demande :
   • N° de demande : Beelocity propose le numéro suivant de la série de votre organisation. Vous pouvez le remplacer.
   • Service : le service qui a besoin de la marchandise, dans vos propres mots. Un circuit d’approbation peut ne s’appliquer qu’à un service.
   • Date de la demande : le jour où vous faites la demande. Elle s’ouvre sur aujourd’hui.
   • Date de besoin : le jour où il vous faut la marchandise. Laissez-la vide s’il n’y a pas d’échéance.
   • Priorité : Basse, Normale, Haute ou Urgente. Les acheteurs la voient dans la liste.
   • Coût estimé : votre estimation du coût de toute la demande. Beelocity ne le calcule pas à partir des lignes.
4. Cliquez sur Ajouter au-dessus des lignes.

Beelocity enregistre la demande au statut Brouillon, lui donne son numéro et ouvre sa première ligne. S’il manque encore une réponse au formulaire, Ajouter s’arrête plutôt sur ce champ.

Pour enregistrer la demande tout de suite et ajouter ses lignes plus tard, cliquez sur Enregistrer au lieu d’Ajouter (voir Ajouter des lignes avant d’enregistrer).

Gérer les lignes de la demande

Les produits que la demande réclame se tiennent à côté de ses informations, sur la même page. Il n’y a aucun onglet à ouvrir.

1. Pour revenir à une demande enregistrée, cliquez sur son numéro dans la liste.
2. Cliquez sur Ajouter, puis double-cliquez sur une cellule pour la remplir.
3. Sur chaque ligne, renseignez :
   • Produit : le produit de votre catalogue. Vous pouvez le laisser vide, mais seule une ligne avec un produit ou une variante trouve son fournisseur toute seule.
   • Désignation : ce qu’il vous faut, dans vos propres mots. Beelocity la recopie sur la ligne du bon de commande.
   • Quantité et Unité : combien il vous en faut, dans l’une des unités du produit, telles que son onglet Unités les liste.
   • Date de besoin : le jour où il faut cette ligne, s’il diffère de la Date de besoin de la demande. Sinon, laissez-la vide.
   • Prix estimé : votre estimation du prix d’une unité. Le bon de commande ne s’en sert pas.
   • Observations : tout ce qui aide l’acheteur, comme une spécification ou un lien.
4. Ajoutez autant de lignes qu’il vous en faut.

Vous pouvez modifier ou retirer les lignes tant que la demande est au Brouillon.

Les demandes que Beelocity ouvre pour vous

Deux mécanismes ouvrent une demande sans que personne ne la saisisse. Le calcul des besoins en ouvre une quand un planificateur transforme ses achats proposés. Une politique de pièce critique en ouvre une quand une pièce de rechange passe sous son minimum.

Une telle demande arrive au Brouillon, et elle avance ensuite comme celles que vous rédigez. Beelocity n’écrit rien dans ses Observations, ni dans celles de ses lignes. Chaque ligne prend le nom du produit qu’elle achète, comme Farine T55. Si la ligne vise une variante d’un produit, la référence de la variante suit le nom. Le bon de commande imprime ce nom pour votre fournisseur, qui lit donc ce qu’il doit livrer.

Un calcul des besoins réunit dans une demande des propositions attendues à des jours différents. Chaque ligne porte donc sa propre Date de besoin, le jour où sa proposition est attendue. La Date de besoin de la demande est la plus proche d’entre elles, ou aujourd’hui si ce jour est déjà passé.

La page de la demande dit d’où elle vient, à la ligne Origine. Saisie manuelle désigne une demande que quelqu’un a rédigée. Calcul des besoins et Pièce de rechange critique sont des liens. Calcul des besoins ouvre le calcul sur son onglet Ordres proposés, où ses propositions apparaissent converties. Pièce de rechange critique ouvre la politique. Pour ne voir que les demandes ouvertes par un calcul ou une politique, filtrez la liste par Origine.

Le chemin que suit une demande

En haut de la page de la demande court son parcours : Brouillon → En attente d’approbation → Approuvé → Converti. L’étape où elle se trouve est pleine, et celles qu’elle a franchies sont cochées. Arrêtez-vous sur une étape pour voir quand la demande l’a atteinte et qui l’y a fait passer.

L’étape suivante est un bouton pour le responsable des achats et le propriétaire de votre organisation. L’assistant achats ne voit aucun bouton sur le parcours.

Cliquez sur l’étape où se trouve la demande pour ouvrir la liste des changements de statut. Elle donne les statuts auxquels la demande peut passer depuis son étape. C’est là que vous choisissez Rejeté et Annulé. Un statut que Beelocity pose lui-même n’est pas dans la liste.

Soumettre pour approbation

Qui fait avancer une demande dépend d’un circuit d’approbation. Beelocity n’en met aucun en place pour vous, donc aucun ne s’applique tant que le propriétaire de votre organisation n’en a pas créé. Si aucun ne s’applique, c’est le responsable des achats ou le propriétaire qui fait avancer la demande sur le parcours :

1. Vérifiez que la demande porte au moins une ligne.
2. Cliquez sur En attente d’approbation sur le parcours.
3. Cliquez sur Passer à En attente d’approbation dans la fenêtre.

Si aucun circuit d’approbation ne s’applique, l’assistant achats ne peut pas soumettre une demande pour approbation aujourd’hui. Il voit Soumettre pour approbation dans le menu Autres actions, et Beelocity refuse avec Impossible de soumettre cette demande d’achat pour approbation. La demande reste au Brouillon, et rien n’est perdu. Demandez au responsable des achats ou au propriétaire de votre organisation de la passer à En attente d’approbation sur le parcours.

Si un circuit d’approbation s’applique à la demande, servez-vous plutôt de Soumettre pour approbation (voir L’approbation à plusieurs étapes plus bas).

Approuver ou rejeter

Seuls le responsable des achats et le propriétaire de votre organisation peuvent approuver ou refuser une demande. Un responsable ne peut pas approuver une demande qu’il a faite, et Beelocity le refuse. Le propriétaire peut approuver la sienne.

Pour approuver la demande :

1. Tant que la demande est En attente d’approbation, cliquez sur Approuvé sur le parcours.
2. Vérifiez le Dépôt où livrer les commandes, puis cliquez sur Approuver. Il s’ouvre sur votre dépôt par défaut, ou sur votre seul dépôt, et vous pouvez en choisir un autre.

Beelocity approuve toutes les lignes en attente. Puis il prépare un bon de commande au brouillon par fournisseur et par devise, pour les lignes qui ont un fournisseur et un prix. Un message nomme les bons qu’il a préparés. S’il en a préparé un seul, la page l’ouvre, car ce bon est la prochaine chose à compléter. S’il en a préparé plusieurs, la page reste sur la demande. La ligne Bons de commande de la demande donne alors un lien vers chaque bon, et chaque ligne nomme son bon dans la colonne Bon de commande.

Si vous êtes le seul membre de votre organisation, personne d’autre n’approuve vos demandes, et vous ne les envoyez donc pas en approbation. Tant que la demande est au Brouillon, cliquez sur Approuvé sur le parcours. Vérifiez ensuite le dépôt, puis cliquez sur Approuver, comme ci-dessus. Beelocity approuve la demande et prépare ses bons de commande dans le même temps.

Beelocity choisit le fournisseur de chaque ligne parmi les produits fournisseur qui couvrent son produit. Il ne retient qu’un fournisseur qui peut recevoir une commande aujourd’hui : un tiers actif, fournisseur, dont le Statut fournisseur est Actif. Il classe ensuite les fiches dans cet ordre :

• La fiche de la variante de la ligne passe avant la fiche du produit entier.
• Une fiche qui annonce un prix passe avant une fiche qui n’en annonce aucun. Zéro n’est pas un prix.
• Si la demande porte une devise, une fiche dans cette devise passe ensuite. Une demande que vous rédigez n’en porte aucune.
• Une fiche marquée Préféré passe avant les autres.
• Le prix le plus bas passe d’abord. Beelocity ne compare deux prix que dans une même devise, et il ne convertit jamais une devise en une autre.
• Si deux fiches restent à égalité, la plus ancienne l’emporte.

La ligne prend le Dernier prix d’achat de la fiche, ou son Prix standard si elle n’en a pas. Si un fournisseur chiffre certains produits dans une devise et d’autres dans une autre, vous obtenez un bon par devise. Chaque ligne d’un bon est donc dans la devise du bon.

Chaque nouveau bon est au Brouillon et n’engage rien. Il prend le numéro suivant de la série des bons de commande de votre organisation, comme PO-2026-000001. Il s’ouvre sur la date du jour, le dépôt choisi et les conditions de paiement du fournisseur. Sa ligne Issu de la demande d’achat nomme cette demande. Sa Livraison prévue est vide : renseignez-la sur le brouillon. Ensuite, chaque bon doit encore passer par Soumettre pour approbation, puis par Envoyé (Bons de commande).

Deux sortes de lignes restent pour plus tard, au statut Approuvé :

• une ligne sans produit, ou dont aucun fournisseur capable de recevoir une commande ne couvre le produit
• une ligne dont le fournisseur n’annonce aucun prix

Beelocity n’inscrit pas de zéro sur un bon, et il ne reprend pas votre prix estimé. Quand les produits d’un fournisseur couvrent une telle ligne, le responsable des achats ou le propriétaire clique sur Passer commande (Passer les commandes d’une demande approuvée). Si chaque ligne a trouvé un fournisseur et un prix, la demande passe à Converti. Sinon, elle reste Approuvé.

Le responsable des achats ou le propriétaire peut refuser une seule ligne plutôt que la demande entière :

1. Tant que la demande est En attente d’approbation, cliquez sur Refuser sur la ligne.
2. Saisissez un motif si vous le souhaitez, puis cliquez sur Refuser la ligne.

Le motif s’affiche à côté du statut de la ligne, dont les observations restent intactes. L’approbation écarte une ligne refusée, et les autres lignes passent en commande comme d’habitude. Pour reprendre la ligne, refusez la demande entière, puis cliquez sur Rouvrir en brouillon.

Pour refuser la demande entière, ouvrez la liste des changements de statut et choisissez Rejeté. Beelocity demande pourquoi, et affiche le motif sur la demande sous Rejeté. Les Observations de la demande restent telles que leur auteur les a écrites.

Pour reprendre une demande refusée, ouvrez Autres actions et cliquez sur Rouvrir en brouillon. Seuls le responsable des achats et le propriétaire le peuvent. Ses lignes refusées reviennent En attente et les motifs s’effacent, pour que son auteur la corrige. La liste des changements de statut propose la même chose sous Brouillon, et vous demande de confirmer.

L’approbation à plusieurs étapes (facultative)

Le propriétaire de votre organisation peut mettre en place un circuit d’approbation des demandes d’achat, dans Paramètres → Circuits d’approbation (Configurer les circuits d’approbation). Un circuit s’applique aux demandes qui répondent à sa règle, par exemple un service ou un coût au-dessus d’un montant. Tant qu’un circuit s’applique, Beelocity refuse l’étape Approuvé du parcours, et la demande passe par le circuit :

1. Sur le brouillon, ouvrez Autres actions et cliquez sur Soumettre pour approbation. Toute personne qui peut modifier la demande peut le faire.
2. La demande passe à En attente d’approbation. Beelocity la dépose dans la Boîte de réception de l’approbateur de la première étape.
3. Chaque approbateur décide depuis sa Boîte de réception. Celui qui a soumis la demande ne peut pas l’approuver.
4. Après l’approbation de la dernière étape, la demande est Approuvé. Ses lignes restent En attente, et aucun bon n’existe encore.
5. Le responsable des achats ou le propriétaire clique sur Passer commande pour préparer les bons (plus bas).

Chaque décision figure dans l’onglet Approbations de la demande. Si un approbateur refuse la demande, elle revient au Brouillon, et non à Rejeté. Son auteur peut la corriger et cliquer de nouveau sur Soumettre pour approbation.

Tant qu’un circuit s’applique, ne cliquez pas sur En attente d’approbation sur le parcours. La demande attendrait alors hors du circuit, et personne ne pourrait l’approuver. Si c’est arrivé, refusez la demande dans la liste des changements de statut, cliquez sur Rouvrir en brouillon, puis sur Soumettre pour approbation.

Un circuit peut aussi n’avoir aucune étape et approuver aussitôt. Soumettre pour approbation fait alors passer la demande de Brouillon à Approuvé d’un seul coup, et son parcours marque En attente d’approbation comme sautée.

Passer les commandes d’une demande approuvée

Une demande Approuvé peut encore avoir des lignes qu’aucun bon de commande ne couvre. Un circuit d’approbation laisse toutes ses lignes en attente, et l’approbation laisse celles qui n’avaient ni fournisseur ni prix. Passer commande prépare leurs bons.

1. Ouvrez la demande, ouvrez Autres actions et cliquez sur Passer commande.
2. Vérifiez le Dépôt où livrer les commandes, puis cliquez de nouveau sur Passer commande. Il s’ouvre sur le dépôt où livrent les commandes déjà passées pour cette demande.

Beelocity choisit le fournisseur de chaque ligne exactement comme l’approbation. Il prépare un bon de commande au brouillon par fournisseur et par devise. Une ligne qu’aucun fournisseur ne peut encore prendre reste en attente. Un message nomme les bons que Beelocity a préparés et indique combien de lignes attendent encore. S’il a préparé un seul bon, la page l’ouvre, comme pour l’approbation. Ajoutez le produit aux produits d’un fournisseur, puis cliquez de nouveau sur Passer commande. Quand plus aucune ligne n’est à commander, la demande passe à Converti.

Seuls le responsable des achats et le propriétaire de votre organisation peuvent passer les commandes. Ils le peuvent sur une demande qu’ils ont faite eux-mêmes, car quelqu’un d’autre l’a déjà approuvée.

Retrouver une demande

La liste Demandes d’achat se cherche par numéro, service ou observations. Son bouton de filtre la restreint par Priorité, Statut, une période de Date de la demande ou de Date de besoin, ou une plage de Coût estimé. Il la restreint aussi par Demandé par, Origine et Actif, qui ne sont pas des colonnes de la liste (voir Utiliser les listes).

Annuler une demande

Le responsable des achats ou le propriétaire peut annuler une demande Brouillon, En attente d’approbation, Approuvé ou Rejeté. Ouvrez la liste des changements de statut depuis l’étape où se trouve la demande, puis choisissez Annulé. Beelocity ne commande ensuite aucune de ses lignes en attente. Les bons déjà préparés depuis elle restent tels quels.