Bons de réception

Un bon de réception enregistre ce qu’un fournisseur a livré sur un bon de commande. Il dit ce qui est arrivé, ce que vous avez accepté après contrôle et ce que vous avez refusé. Quand le bon passe à Terminé, Beelocity fait entrer la marchandise acceptée en stock et met la commande à jour. Rien n’entre en stock avant.

L’assistant achats peut écrire un bon et ses lignes. Seuls le responsable des achats et le propriétaire de votre organisation peuvent le passer à En cours, à Terminé ou à Annulé. Eux seuls peuvent supprimer un bon ou une de ses lignes.

Créer un bon de réception

À l’arrivée d’une livraison :

1. Allez dans Achats > Bons de réception depuis le menu latéral.
2. Cliquez sur Ajouter. Une nouvelle page de réception s’ouvre, avec ses lignes vides à côté du formulaire.
3. Renseignez le bon :
   • N° de réception s’ouvre sur le numéro suivant de votre série, par exemple GR-2026-000001. Vous pouvez en saisir un autre avant d’enregistrer.
   • Bon de commande est la commande que cette livraison concerne. La liste ne propose que les commandes Confirmé et Partiel, car un bon ne passe à Terminé que sur celles-là. Tapez le numéro de la commande ou le nom de son fournisseur pour la trouver.
   • Fournisseur vient de la commande, et vous ne pouvez pas le changer.
   • Dépôt est le dépôt qui reçoit la marchandise. Il s’ouvre sur le dépôt de la commande. Si la marchandise est arrivée ailleurs, choisissez ce dépôt. Une ligne ne peut prendre qu’un emplacement de ce dépôt.
   • Date de réception est le jour où la marchandise est arrivée. Elle s’ouvre sur aujourd’hui, et elle date le mouvement de stock.
   • Bon de livraison, Transporteur et N° de suivi sont facultatifs. Recopiez-les sur les papiers du fournisseur et du transporteur.
4. Appuyez sur Ajouter au-dessus des lignes. Beelocity enregistre le bon au statut Brouillon, et un message annonce son numéro. Sa première ligne s’ouvre, pour que vous y choisissiez la ligne de commande qu’elle reçoit. S’il manque encore une réponse au formulaire, Ajouter s’arrête sur ce champ, comme le ferait Enregistrer.

Pour enregistrer le bon tout de suite et saisir ses lignes plus tard, cliquez sur Enregistrer au lieu d’Ajouter (voir Ajouter des lignes avant d’enregistrer).

Vous pouvez aussi partir de la commande. Sur une commande au statut Confirmé ou Partiel, ouvrez Autres actions et cliquez sur Créer une réception. Beelocity écrit un bon de réception brouillon daté du jour, avec une ligne pour chaque ligne de commande qui reste à venir. Chaque ligne porte tout ce qui reste à venir, reçu et accepté. Corrigez les lignes arrivées en moins, notez ce que vous avez refusé, et supprimez les lignes qui ne sont pas venues.

Enregistrer la marchandise reçue

Enregistrez ce qui est arrivé sur les lignes du bon :

1. Les lignes se tiennent à côté de l’en-tête du bon, sur la même page. Pour revenir à un bon enregistré, cliquez sur son numéro dans la liste.
2. Cliquez sur Ajouter pour chaque produit de la livraison, et choisissez d’abord sa Ligne du bon de commande. La liste montre chaque ligne de la commande avec ce qui reste à venir. Beelocity remplit alors le produit et l’unité, et vous ne pouvez pas les changer.
3. Renseignez les quantités et l’emplacement :
   • Quantité reçue est tout ce qui est arrivé, en bon état ou non. Elle s’ouvre sur ce que la ligne de commande attend encore, et Quantité acceptée s’ouvre sur le tout.
   • Quantité acceptée est ce qui a passé votre contrôle. Seule cette quantité entre en stock. Elle ne peut pas dépasser ce que la ligne de commande attend encore.
   • Quantité refusée est ce que vous avez refusé au quai.
   • Motif de refus dit pourquoi vous avez refusé la marchandise, par exemple Endommagé pendant le transport. Sa case s’ouvre quand Quantité refusée dépasse 0.
   • Emplacement est l’endroit du dépôt de réception où va la marchandise acceptée. Si vous le laissez vide, la marchandise entre dans le dépôt sans emplacement.
4. Vous pouvez modifier les lignes tant que le bon est au statut Brouillon ou En cours. Elles se figent quand il passe à Terminé.

Important : avant qu’un bon puisse passer à Terminé, chaque ligne doit être entièrement comptée. La quantité acceptée et la quantité refusée doivent ensemble égaler la quantité reçue. Une ligne qui accepte et refuse plus qu’elle n’a reçu ne s’enregistre pas.

Le cycle de vie d’un bon de réception

Traiter une livraison

Le parcours, en haut de la page du bon, va de Brouillon → En cours → Terminé. Les étapes déjà franchies sont cochées, et celle où se trouve le bon est en gras. L’étape suivante est un bouton. Chaque passage vous demande de le confirmer avec un bouton qui le nomme, comme Passer à Terminé. Survolez une étape pour voir quand elle a été atteinte et par qui. Si vous cliquez sur l’étape où se trouve le bon, la liste des changements de statut s’ouvre. Elle donne les statuts auxquels le bon peut passer depuis son étape. Seuls le responsable des achats et le propriétaire de votre organisation peuvent franchir une étape. L’assistant achats voit le parcours, mais il ne peut pas cliquer dessus.

1. Démarrer la réception. Cliquez sur En cours, l’étape suivante du parcours, puis confirmez.
2. Saisir les lignes. Indiquez sur chaque ligne ce qui est arrivé, ce que vous avez accepté et ce que vous avez refusé.
3. Terminer. Quand toutes les lignes sont entièrement comptées, cliquez sur Terminé, l’étape suivante, puis confirmez. Beelocity vérifie d’abord chaque ligne. Si une ligne n’est pas entièrement comptée, le message nomme les lignes à vérifier.

Terminé est refusé, et rien ne change, si :

• une ligne n’est pas entièrement comptée, ou une ligne accepte plus que ce que sa ligne de commande attend encore.
• la commande n’est pas au statut Confirmé ou Partiel.
• un circuit d’approbation s’applique au bon, et personne ne l’a encore approuvé (voir plus bas).
• la commande est dans une autre devise, et aucun taux de change n’est saisi (Ce qu’une réception met en stock).
• une ligne de machines n’est pas un nombre entier de machines en Pièce (Recevoir une machine).

Si votre entreprise approuve les réceptions. Le propriétaire de votre organisation peut créer un circuit d’approbation pour les bons de réception. Si un circuit s’applique à un bon, Terminé attend son approbation :

1. Tant que le bon est au statut Brouillon ou En cours, ouvrez Autres actions et cliquez sur Soumettre pour approbation. Toute personne qui peut modifier le bon peut le soumettre.
2. Les approbateurs décident depuis leur boîte de réception. L’onglet Approbations du bon montre chaque décision. Pendant qu’il attend, vous pouvez encore modifier ses lignes.
3. Après l’approbation, cliquez sur Terminé. Si le bon est encore au Brouillon, cliquez d’abord sur En cours.

Si aucun circuit ne s’applique au bon, vous sautez ces étapes. Soumettre pour approbation répond alors que le bon n’a besoin d’aucune approbation.

Quand le bon passe à Terminé, Beelocity fait tout ceci d’un coup :

• Il fait entrer la marchandise acceptée en stock, à l’emplacement de chaque ligne. Il inscrit le mouvement au journal des stocks, à la date de réception.
• Il range la marchandise acceptée de chaque ligne dans un nouveau lot, par exemple LOT-GR-2026-000041-01. Le lot démarre au statut Approuvé, et il n’a pas de Date de péremption.
• Il ajoute les quantités acceptées aux lignes de la commande. La commande passe à Partiel tant qu’il reste de la marchandise à venir, puis à Terminé quand tout est arrivé.
• Si le produit figure dans les Produits fournisseur du fournisseur, il inscrit le prix de la ligne de commande, avant remise, comme Dernier prix d’achat.
• Si ce bon solde la commande, il compte la commande dans Performance fournisseur, dans le trimestre de la date de réception.

Un bon qui refuse tout laisse la commande où elle était. Si la marchandise se périme, le propriétaire de votre organisation peut ouvrir le lot, appuyer sur Modifier et saisir sa Date de péremption.

Ce qu’une réception met en stock

Chaque produit accepté entre en stock à ce qu’il vous a coûté, dans votre propre devise :

• Au prix de la ligne de commande, remise déduite. Une ligne commandée à 200 DA avec 10 % de remise entre en stock à 180 DA l’unité.
• Au taux du jour de la réception, si la commande est dans une autre devise. Beelocity multiplie le prix par le taux saisi dans la page Taux de change pour la date de réception, ou par le dernier taux avant elle. Une ligne à 12,40 € reçue un jour où l’euro vaut 147,50 DA entre en stock à 1 829 DA l’unité. Le bon affiche alors le Taux de change qu’il a appliqué.

Si aucun taux n’est saisi pour cette devise à la date de réception ou avant, Terminé est refusé et rien n’est reçu. Le message nomme la devise et le jour, et son bouton Saisir le taux ouvre les taux de cette devise. Saisissez le taux, puis terminez de nouveau le bon. Si votre rôle ne peut pas saisir de taux, demandez au trésorier ou au propriétaire de votre organisation.

Recevoir une machine

Une machine que vous achetez pour la garder, comme une camionnette ou un four, est un produit reçu comme équipement. Son bon de réception s’écrit comme les autres, et Terminé en fait autre chose :

• Rien n’entre en stock. Beelocity ajoute plutôt chaque machine acceptée à vos équipements, un équipement par machine. Chacune reçoit le numéro d’équipement suivant, ainsi que le nom et la classe d’équipement du produit. Sa date d’achat est la date de réception. Son coût d’acquisition est le prix d’une machine sur la ligne de commande, remise déduite, converti comme ci-dessus. Une camionnette frigorifique commandée à 4 850 000 DA arrive parmi vos équipements à 4 850 000 DA.
• Chaque machine démarre au statut Prévu. Elle reste au statut Prévu jusqu’à ce que quelqu’un la passe à Mis en service, sur sa fiche d’équipement.
• Le bon les liste. Si votre rôle peut voir vos équipements, l’onglet Équipements du bon montre le numéro de chaque machine. Cliquez sur un numéro pour ouvrir l’équipement.
• Une machine, c’est une unité. Recevez les machines en Pièce, en nombre entier. Terminé refuse une demi-machine, ou des machines comptées par paires ou au kilogramme, et le message nomme la ligne. La ligne du bon reprend l’unité de la ligne de commande, et vous ne pouvez pas la changer sur le bon. Commandez donc les machines en Pièce.

Les quantités reçues de la commande, son statut et le dernier prix du fournisseur évoluent comme pour toute livraison.

Les livraisons partielles

Un même bon de commande peut avoir plusieurs bons de réception. Si un fournisseur envoie la commande en plusieurs livraisons :

• Écrivez un bon de réception distinct pour chaque livraison.
• Chaque bon terminé ajoute ce qu’il a accepté aux quantités reçues des lignes de la commande.
• La commande passe de Confirmé à Partiel, puis à Terminé quand tout est arrivé.

La marchandise refusée

Vous enregistrez la marchandise qui échoue au contrôle avec un motif de refus. Une quantité refusée :

• Ne compte pas dans la quantité reçue de la ligne de commande. La ligne de commande l’attend encore, donc le fournisseur peut la livrer de nouveau.
• N’entre pas en stock.
• Compte dans le Taux de défauts du fournisseur, sur Performance fournisseur, quand la commande passe à Terminé.

Retrouver un bon de réception

La liste Bons de réception se cherche par numéro, bon de livraison, transporteur ou numéro de suivi. Son bouton de filtre la restreint par Statut, Bon de commande, Fournisseur, Dépôt ou une période de Date de réception. Elle se restreint aussi par Reçu par, qui n’est pas une colonne de la liste (voir Utiliser les listes). Reçu par nomme la personne qui a écrit le bon, puis celle qui l’a passé à En cours.

Annuler une réception

Seuls le responsable des achats et le propriétaire de votre organisation peuvent annuler un bon. Cliquez sur l’étape où se trouve le bon pour ouvrir la liste des changements de statut, puis choisissez Annulé :

• Si le bon n’est pas terminé, au statut Brouillon ou En cours, l’annulation ferme le bon. Rien n’est entré en stock, donc il n’y a rien à défaire.
• Si le bon est terminé, l’annulation contre-passe le bon. La marchandise reçue ressort du dépôt, et Beelocity désactive les lots du bon. Il inscrit un mouvement de sortie au journal des stocks. Les quantités reçues de la commande et son statut reviennent en arrière, pour que vous puissiez recevoir la marchandise sur un bon corrigé.

Beelocity ne contre-passe un bon terminé que tant que sa marchandise n’a pas bougé de l’endroit où elle a été rangée. Il refuse si une partie du stock reçu a été déplacée, consommée, mise en quarantaine ou réservée pour une commande. Il refuse aussi un bon de réception sur un bon de commande de sous-traitance. Dans ces cas, corrigez plutôt le stock par une régularisation de stock. Si la marchandise est réservée, une régularisation ne peut pas la prendre non plus. Attendez que la commande qui l’a réservée soit expédiée ou annulée.

Vous ne pouvez pas non plus annuler un bon après qu’un dossier d’importation a validé son coût de revient sur la marchandise du bon. Son coût a changé depuis son arrivée, et la part de la marchandise déjà vendue a été mise à part. Le message nomme le dossier. Pour renvoyer cette marchandise, passez par un retour fournisseur, comme ci-dessous.

Vous ne pouvez pas annuler un bon tant qu’une facture fournisseur porte sur sa marchandise. Quand vous la rapprochez, la facture dit que la marchandise est arrivée. Si le bon disparaissait, la facture vous demanderait encore de payer une marchandise sortie de votre entrepôt. Beelocity refuse donc, et le message nomme la facture. Vous avez alors deux solutions :

• Si la facture n’est pas payée, contestez-la, puis cliquez sur Rouvrir en brouillon. Un brouillon ne facture rien, donc le bon s’annule ensuite.
• Si vous avez déjà payé, renvoyez la marchandise par un retour fournisseur, comme ci-dessous. Sa note de débit retire la marchandise de la facture.

Beelocity compte ce que l’annulation laisse. Si un deuxième bon couvre encore ce que la facture porte, le premier s’annule comme d’habitude.

Un bon de machines reçues comme équipements s’annule de la même façon, mais rien ne sort du stock. Les machines qu’il a ajoutées quittent plutôt vos équipements. Ce n’est possible que tant que chacune est encore au statut Prévu et que rien n’a été enregistré sur elle. Elle ne doit avoir aucune demande ni aucun ordre de travail, aucun relevé de compteur, aucun document, aucun sous-équipement, ni plan ou pièce de rechange à elle. Sinon l’annulation est refusée, et le message nomme les numéros d’équipement déjà en service.

Renvoyer de la marchandise

L’annulation contre-passe le bon entier, d’un coup. Pour ne renvoyer qu’une partie d’une livraison, ou une marchandise dont le défaut n’est apparu qu’après la réception, créez plutôt un retour fournisseur. Sur un bon terminé, ouvrez Autres actions et cliquez sur Créer un retour. L’onglet Retours du bon liste tous les retours faits sur lui.