Les Achats suivent un achat de la première demande jusqu’à la facture du fournisseur. Quelqu’un demande de la marchandise, un acheteur la commande, le dépôt la réceptionne, et la facture du fournisseur est contrôlée face aux deux. Chaque étape dit ce qu’elle engage, et qui peut la franchir.
Fonctions principales
- Demandes d’achat : demandez la marchandise dont vous avez besoin. Une demande n’engage rien. Le responsable des achats ou le propriétaire de votre organisation l’approuve, et l’approbation prépare les bons de commande au brouillon.
- Bons de commande : la liste de ce que vous achetez à un fournisseur, et à quel prix. Un bon de commande engage votre entreprise quand il passe à Envoyé.
- Bons de réception : enregistrez ce qui est arrivé sur une commande, et ce que vous acceptez ou refusez. La marchandise acceptée entre en stock quand le bon passe à Terminé.
- Performance fournisseur : voyez comment livre chaque fournisseur, trimestre par trimestre. Voir Performance fournisseur.
Vous pouvez imprimer un bon de commande en PDF, en anglais, en français ou en arabe. Beelocity ne l’envoie pas au fournisseur : c’est vous qui l’envoyez. Voir Imprimer et partager vos documents.
Le circuit des achats
Un achat passe en général par ces étapes :
- Quelqu’un rédige une demande d’achat : les produits, les quantités et un prix estimé.
- Si aucun circuit d’approbation ne s’applique, le responsable des achats ou le propriétaire la passe à En attente d’approbation, puis l’approuve. Si un circuit s’applique, quelqu’un clique sur Soumettre pour approbation, et son approbateur décide.
- L’approbation prépare un bon de commande au brouillon par fournisseur et par devise. Après l’approbation d’un circuit, c’est Passer commande qui les prépare.
- Quelqu’un clique sur Soumettre pour approbation sur chaque bon. Sans circuit d’approbation, cela approuve le bon aussitôt.
- Vous envoyez vous-même le bon au fournisseur. Puis le responsable des achats ou le propriétaire clique sur Envoyé.
- Quand le fournisseur accepte le bon, le responsable des achats ou le propriétaire clique sur Confirmé.
- À l’arrivée de la marchandise, vous établissez un bon de réception sur la commande, avec ce que vous acceptez et refusez.
- Quand le bon de réception passe à Terminé, la marchandise acceptée entre en stock.
Un bon de commande n’a pas besoin d’une demande d’achat. Vous pouvez rédiger un bon directement et commencer à l’étape 4.
Navigation
Ouvrez Achats dans le menu latéral. Le module s’ouvre sur ce qui attend (plus bas). Le menu liste les documents d’un achat dans l’ordre où l’achat s’en sert :
- Demandes d’achat : les demandes d’achat, et leur approbation.
- Bons de commande : les commandes aux fournisseurs, avec leurs lignes, leurs approbations et leurs livraisons.
- Bons de réception : ce qui est arrivé, et ce qui est entré en stock.
- Retours fournisseur : la marchandise que vous renvoyez à un fournisseur.
- Factures fournisseur : les factures des fournisseurs, rapprochées des commandes et des réceptions.
- Notes de débit : ce qu’un fournisseur vous doit après un retour ou une erreur de facturation.
Les Achats n’ont pas de Paramétrage à eux. Les catégories de tiers et les conditions de paiement dont se sert un acheteur se règlent dans les Tiers.
Voir ce qui attend
Quand vous ouvrez Achats, la page montre le travail qui attend quelqu’un, en cinq listes. Chaque ligne ouvre la fiche où la tâche se fait. Les listes sont relues à chaque ouverture de la page.
| Liste | Ce qu’elle montre | Ce qu’il faut faire |
|---|---|---|
| Demandes à approuver | Les demandes En attente d’approbation, celle dont la Date de besoin est la plus proche d’abord. | Le responsable des achats ou le propriétaire en ouvre une, puis l’approuve ou la refuse. Si un circuit d’approbation s’applique, son approbateur décide depuis sa Boîte de réception. |
| Approuvées, à commander | Les demandes Approuvé dont des lignes ne sont encore sur aucun bon de commande. Un circuit d’approbation les a approuvées, ou une ligne n’avait ni fournisseur ni prix. | Le responsable des achats ou le propriétaire en ouvre une et clique sur Passer commande (Passer les commandes d’une demande approuvée). |
| Livraisons en retard | Les commandes Approuvé, Envoyé, Confirmé ou Partiel dont le jour de Livraison prévue est passé. Le plus ancien retard vient d’abord. | Demandez au fournisseur quand la marchandise arrivera. Si la commande est encore Approuvé, envoyez-la au fournisseur. Puis le responsable des achats ou le propriétaire clique sur Envoyé. |
| Factures à rapprocher | Les factures fournisseur encore au Brouillon, la plus ancienne d’abord. Une facture dont le rapprochement a échoué reste parmi elles. | Le responsable des achats ou le propriétaire en ouvre une et clique sur Lancer le rapprochement. Le rapprochement compare la facture à sa commande et à ses réceptions. |
| Échéances fournisseurs | Les factures fournisseur approuvées qui ont un reste à payer, à échéance dans les sept jours ou déjà échues. | Le trésorier les règle dans la Trésorerie. |
Chaque liste montre cinq lignes et leur nombre total. Tout afficher ouvre la liste entière avec les mêmes filtres. En haut de la page, deux boutons lancent les documents habituels : Nouvelle demande d’achat et Nouveau bon de commande.
Sous les boutons, des cartes donnent les chiffres clés. La carte Bons de commande en retard compte les mêmes commandes que la liste Livraisons en retard. Sous les cartes, Bons de commande ouverts par statut montre combien de commandes ouvertes se trouvent à chaque statut. Vous ne voyez que les listes, les cartes et les boutons que votre rôle vous permet d’ouvrir.