Unités de mesure

Une unité de mesure dit comment vous comptez un produit : au poids, à la longueur, au volume, au nombre ou autrement. Le stock, les achats, les ventes et les expéditions écrivent tous leurs quantités en unités. Cette page s’adresse à la personne qui prépare le catalogue.

Un même produit se mesure souvent de plusieurs façons. Vous pouvez acheter la farine en sacs de 50 kg à un fournisseur et la suivre au kilogramme dans votre dépôt. Vous pouvez ensuite la vendre à vos clients en paquets de 1 kg et l’expédier sur palettes. Beelocity convertit chaque quantité au moment où le stock bouge, si vous lui avez donné les bonnes unités et les bons facteurs.

Catégories d’unités

Chaque unité appartient à une catégorie, qui dit ce que l’unité mesure. Une conversion relie deux unités d’une même catégorie : les kilogrammes se convertissent en grammes, jamais en mètres. Les facteurs propres à un produit peuvent relier des unités de deux catégories (Comment l’unité d’un document arrive au stock).

Beelocity fournit les sept premières catégories ci-dessous. Personnalisée n’est pas une catégorie. C’est un choix du champ Dimension, pour une catégorie que vous créez.

Unités globales et unités de l’organisation

Beelocity a deux sortes d’unités : celles qu’il fournit, et celles que vous ajoutez.

Unités globales

Les unités prédéfinies forment un jeu standard d’unités métriques et impériales, comme les mètres, les kilogrammes, les litres et les pièces. Toutes les organisations les partagent, et vous ne pouvez ni les modifier ni les supprimer. Beelocity écrit leur nom dans la langue où vous le lisez. Une unité que vous ajoutez garde le nom que vous avez saisi.

Vous ne pouvez pas non plus ajouter une unité ou une conversion à une catégorie prédéfinie. Ses onglets Unités et Conversions montrent seulement ce qu’elle contient. La page de la catégorie propose quand même Désactiver, et Beelocity refuse.

Unités propres à l’organisation

Vous pouvez ajouter les unités de votre métier. Créez une catégorie à vous, puis ajoutez chaque unité dans l’onglet Unités de cette catégorie. Par exemple :

• Une maison de textile peut créer une catégorie Tissu avec une unité Rouleau, où un rouleau est une pièce de tissu.
• Une entreprise de boissons peut créer une catégorie Emballage avec une unité Bouteille et une unité Pack de 24 bouteilles.
• Un fournisseur du bâtiment peut créer une catégorie Vrac avec une unité Chargement de camion pour les grosses livraisons.

Seule votre organisation voit ces unités. Une conversion ne peut pas relier l’une d’elles à une unité prédéfinie, parce que les deux unités sont dans des catégories différentes. Si un produit a besoin des deux, ajoutez-les à l’onglet Unités du produit, avec leurs facteurs.

Conversions

Une conversion dit combien il faut d’une unité pour en faire une autre, dans une même catégorie. Beelocity s’en sert pour exprimer dans une unité une quantité écrite dans l’autre.

Exemples

Les trois premières lignes viennent avec Beelocity. La dernière est une conversion que vous ajoutez dans une catégorie à vous.

Une conversion à la fois

Une conversion relie directement ses deux unités, dans les deux sens. Avec 1 kg = 1 000 g, Beelocity convertit les kilogrammes en grammes et les grammes en kilogrammes.

Beelocity n’enchaîne pas deux conversions en passant par une troisième unité. Il fournit 1 kg = 1 000 g et 1 g = 1 000 mg, et il ne sait pas pour autant convertir des kilogrammes en milligrammes. Dans une catégorie à vous, ajoutez cette paire dans l’onglet Conversions. Une catégorie prédéfinie ne prend aucune nouvelle conversion : ajoutez alors les deux unités à l’onglet Unités du produit, avec leurs facteurs. Chaque chiffre d’un document reste ainsi à un seul pas du stock qu’il déplace.

Affectations d’unités aux produits

Un même produit peut utiliser plusieurs unités, parce que vous l’achetez, le gardez, le vendez et l’expédiez souvent de façons différentes. Vous les listez dans l’onglet Unités du produit, avec une ligne par unité et par usage. L’Usage d’une ligne dit à quoi sert l’unité, et la plupart des usages ne sont qu’une note :

La liste propose aussi Production, Affichage et Maintenance, et Beelocity n’en fait rien non plus.

Dès qu’un produit a du stock, ses lignes de stock décident de l’unité de stock, et l’usage Stock ne la change plus. Si aucune ligne de l’onglet n’a l’usage Stock, le premier document qui fait bouger le stock décide de l’unité.

Les autres colonnes de l’onglet fonctionnent ainsi :

• Par défaut marque l’unité dans laquelle une caisse vend le produit. Si aucune ligne n’est par défaut, la caisse prend l’unité que vous avez ajoutée en premier. Par défaut départage aussi deux lignes qui ont l’usage Stock.
• Quantité minimale et Quantité maximale sont des limites facultatives pour une ligne dans cette unité. Beelocity les enregistre mais ne contrôle pas les lignes, donc une ligne en dehors s’enregistre quand même.
• Actif sert à retirer une unité d’un produit. Si vous le désactivez, les lignes ne proposent plus cette unité, et Beelocity ne lit plus son facteur.

Un exemple

Un distributeur de boissons peut régler un produit ainsi. Bouteille et Pack viennent de sa propre catégorie, et Palette est une unité prédéfinie.

• Unité d’achat : palette. Vous achetez des palettes entières au fabricant.
• Unité de stock : bouteille. Vous comptez les bouteilles une à une dans le dépôt.
• Unité de vente : pack de 24. Vous vendez des packs aux commerçants.
• Unité d’expédition : palette. Vous expédiez des palettes entières à vos clients.

Chaque ligne porte aussi un Facteur : combien d’unités de stock contient une unité de cette ligne. Ici, le facteur de la bouteille est 1, celui du pack 24 et celui de la palette 1 200, tous comptés en bouteilles. Une ligne garde l’unité que vous avez écrite, et Beelocity convertit la quantité à l’étape qui fait bouger le stock. Quand un bon de réception d’une palette passe à Terminé, En stock gagne 1 200 bouteilles. Quand un bon de livraison de 3 packs passe à Expédié, En stock perd 72 bouteilles.

Comment l’unité d’un document arrive au stock

Le stock de chaque produit est compté dans une seule unité, son unité de stock (Niveaux de stock). Une réception, une livraison, une vente en caisse, un transfert, un comptage ou une pièce sortie pour une intervention peuvent utiliser une autre unité. Beelocity convertit alors la quantité avant qu’elle n’atteigne le stock :

1. D’abord les facteurs du produit. Si les deux unités sont actives dans l’onglet Unités du produit, leurs facteurs décident. Un pack fait 24 bouteilles de cette boisson, quoi que contienne le pack d’une autre.
2. Ensuite les conversions standard entre deux unités d’une même catégorie. Un kilogramme fait 1 000 grammes.
3. Sinon, Beelocity refuse le document avant que rien ne bouge. Ajoutez la conversion dans l’onglet Unités du produit, ou saisissez la ligne dans l’unité de stock.

Un facteur laissé à 1 sur une unité qui n’est pas l’unité de stock dit que les deux unités ont la même taille. Si les grammes et les kilogrammes sont tous deux dans l’onglet et que les grammes gardent le facteur 1, alors 1 g compte pour 1 kg. Réglez le facteur au moment d’ajouter l’unité.

Sur un produit qui porte beaucoup de lignes, le bouton de filtre de l’onglet les restreint par Unité ou par Usage. Il peut aussi ne garder que les lignes Par défaut ou Actif (voir Utiliser les listes).

L’unité d’une ligne est l’une des unités du produit

Sur une ligne qui nomme un produit, le choix Unité propose seulement les unités actives de l’onglet Unités du produit, quel que soit leur usage. C’est vrai pour un devis, une commande, une facture, une commande fournisseur, une réception, un mouvement, un transfert, un comptage, une nomenclature et une pièce de rechange.

Le choix attend le plus souvent le produit : il ne propose aucune unité tant que vous n’en avez pas choisi un. Une ligne de vente ou d’achat sans produit, comme une prestation, accepte toute unité.

Si une ligne garde une unité que le produit n’a pas, Beelocity refuse la ligne à l’enregistrement. Cela peut arriver si vous changez le produit sur une ligne d’une grille. Le message vous demande de choisir l’une des unités du produit, ou de l’ajouter d’abord dans l’onglet Unités. Si aucune unité de l’onglet n’est active, une ligne de ce produit accepte toute unité.

Une ligne pour une variante prend les unités de son produit. La caisse fait exception, car elle lit seulement une unité qui nomme la variante elle-même. L’onglet Unités nomme les unités sur le produit seul, et aucun autre écran ne peut en nommer une sur une variante. Le terminal affiche donc le produit Sans variante et ne peut pas le vendre. Pour vendre aujourd’hui des tailles ou des couleurs en caisse, vous devez créer chacune comme un produit simple. Chacune a alors besoin de sa propre Référence, de son prix, de son code-barres et de ses unités. Beelocity ne déplace pas le stock que portent les variantes, et un produit simple ne peut pas avoir de numéro de série.

Précision et arrondi

Chaque unité a deux réglages pour les nombres. Décimales change ce que vous voyez, et Arrondi ne change rien.

Précision décimale

Décimales dit combien de décimales une quantité affiche dans cette unité, à la caisse et sur les documents imprimés. Une nouvelle unité s’ouvre sur 4. Voici par exemple les valeurs de trois unités prédéfinies :

• Pièce : 0 décimale
• Kilogramme : 3 décimales
• Litre : 3 décimales

Si Décimales est au-dessus de zéro, une caisse peut vendre le produit au poids, et son pavé n’accepte pas plus de décimales que l’unité n’en a. À zéro, le pavé accepte des nombres entiers.

Décimales ne limite pas une ligne de document. Une ligne peut porter plus de décimales que l’unité n’en affiche, et le stock garde quatre décimales. Beelocity accepte donc 2,5 sur une ligne en Pièce, et le document imprimé affiche 3.

Le terminal et quelques autres écrans n’affichent le symbole d’une unité qu’au-dessus de zéro décimale. Un document imprimé affiche toujours le symbole.

Méthode d’arrondi

Le champ Arrondi propose Au plus proche, À l’unité supérieure, À l’unité inférieure et Sans arrondi. Beelocity enregistre votre choix et ne s’en sert pas. Il arrondit un chiffre de stock à quatre décimales, quoi que dise ce champ.

Gérer les unités

Ouvrez Stock → Paramétrage et son onglet Unités de mesure. L’onglet liste les catégories d’unités. Ouvrez une catégorie pour atteindre ses onglets Unités et Conversions.

• Catégories d’unités. Vous pouvez consulter toutes les catégories et créer les vôtres. La liste se cherche par code ou par nom et se trie sur n’importe quelle colonne. Son bouton de filtre la restreint par Dimension, Prédéfini ou Actif (voir Utiliser les listes).
  • Le Code d’une nouvelle catégorie s’ouvre sur le suivant (UCAT-000001). Gardez-le, videz-le pour recevoir le suivant à l’enregistrement, ou saisissez le vôtre (EMBALLAGE). Beelocity conserve un code saisi, en majuscules. Les catégories prédéfinies gardent leurs propres codes, comme WEIGHT et LENGTH.
  • Si vous désactivez Actif, les listes de choix proposent toujours les unités de la catégorie, et Beelocity utilise toujours ses conversions.
  • Si vous supprimez une catégorie, ses unités et leurs conversions partent avec elle, et ces unités quittent l’onglet Unités de chaque produit. Un produit resté sans unité accepte alors toute unité. Si une ligne utilise l’une de ces unités, la suppression échoue.
• Unités. Ajoutez, modifiez et retirez les unités d’une catégorie à vous. Vous saisissez le code d’une unité, et Beelocity le garde en majuscules : pk est enregistré PK. L’onglet se cherche par code, nom ou symbole. Son bouton de filtre le restreint par Arrondi, une plage de Décimales, Unité de base, Prédéfini ou Actif.
  • Unité de base marque l’unité principale d’une catégorie. Une catégorie en a une au plus, et elle peut n’en avoir aucune. Beelocity refuse une deuxième unité de base, et ne convertit rien par cette unité.
  • Si vous désactivez Actif, les listes de choix proposent toujours l’unité, et elle reste sur les enregistrements qui l’utilisent. Pour retirer une unité d’un produit, passez par Actif dans l’onglet Unités de ce produit.
• Conversions. Dites comment les unités d’une catégorie à vous se rapportent les unes aux autres. Les deux cellules d’unité ne proposent que les unités de cette catégorie. Beelocity refuse une paire d’une catégorie à l’autre, comme des kilogrammes en pièces, et une unité convertie en elle-même, et le message le dit. L’onglet se cherche sur le code de l’une ou l’autre unité. Son bouton de filtre le restreint par Unité de départ, Unité d’arrivée, une plage de Facteur, ou Actif.
  • Beelocity ignore une conversion dont Actif est désactivé.
  • Beelocity enregistre la Formule et ne s’en sert pas : seul le Facteur compte. Les conversions de température prédéfinies ont le facteur 1, donc une quantité en °F arrive en °C sans changer.

Conseils

• Posez vos unités avant de créer vos produits. Vous ajoutez les unités à un produit dans son onglet Unités, donc elles doivent exister d’abord.
• Écrivez les conversions du plus grand vers le plus petit. « 1 pack = 24 bouteilles » se lit mieux que « 1 bouteille = 0,0417 pack ».
• Créez les unités des mesures de votre métier. N’essayez pas de tout faire entrer dans les unités prédéfinies. Si votre équipe parle de « rouleaux » ou de « packs », créez ces unités, pour que Beelocity parle la langue de votre dépôt.
• Accordez les décimales à votre façon de vendre. Mettez zéro pour ce que vous comptez à l’unité, et plus pour ce qu’une caisse vend au poids. Une conversion garde quatre décimales, quoi que dise ce réglage.