Un lot est une quantité d’un produit venue d’une même ligne de réception ou d’une même fabrication. Tout son stock a la même date de réception et la même date de péremption. Les lots vous servent à suivre les péremptions, et à retrouver le stock d’une livraison qui pose problème. Si vous rejetez un lot, Beelocity retient son stock vendable.
Notions clés
- Numéro de lot est le numéro du lot, par exemple LOT-2026-0078. Votre organisation ne peut utiliser un numéro qu’une fois.
- Qualité dit où en est le contrôle du lot. Seul un rejet change son stock.
- Date de péremption est la date limite. Elle compte pour les denrées, les médicaments et tout produit qui s’abîme.
- Bon de réception est le bon par lequel le lot est entré, sous forme de lien. Sur tout autre lot, il affiche un tiret.
Quand vous terminez un bon de réception, Beelocity crée un lot pour chaque ligne qui a accepté de la marchandise. La page des niveaux de stock dit comment ces lots sont numérotés.
Créer un lot
Pour ajouter un lot à la main :
- Allez dans Stock > Situation des stocks dans le menu latéral, et ouvrez l’onglet Lots.
- Cliquez sur Ajouter.
- Renseignez le détail :
- Numéro de lot est le numéro de ce lot. Reprenez celui du fournisseur quand il existe.
- Produit est le produit de ce lot. Un lot ne porte qu’un produit.
- Variante est la seule variante de ce lot. Le formulaire ne la demande que si le produit a des variantes.
- Fournisseur est le fournisseur qui a livré ce lot (facultatif).
- Qualité s’ouvre sur En attente. Après l’enregistrement, seuls les boutons ci-dessous la changent.
- Reçu le est le jour où ce lot est entré en stock. Le champ s’ouvre sur aujourd’hui.
- Fabriqué le dit quand la marchandise a été fabriquée (facultatif). Cette date ne peut pas suivre Reçu le ni Date de péremption.
- Date de péremption est la date limite (facultatif).
- Observations reçoit tout ce qu’il y a à dire sur ce lot, comme sa façon de le stocker.
- Cliquez sur Enregistrer. Beelocity enregistre le lot avec la qualité que vous avez choisie.
Enregistrer un lot n’ajoute aucun stock. Le stock rejoint le lot quand une ligne de stock le nomme dans son champ Lot.
Le parcours qualité
Chaque lot a une qualité :
| Statut | Ce qu’il veut dire |
|---|---|
| En attente | En attente de contrôle. Son stock reste vendable tant que personne ne rejette le lot. |
| En cours d’examen | Quelqu’un a envoyé ce lot à un examen plus poussé. Son stock reste vendable tant que personne ne le rejette. |
| Approuvé | Contrôlé et approuvé. Un lot venu d’un bon de réception ou d’un ordre de fabrication commence ici. |
| Rejeté | Il a échoué au contrôle. Beelocity a placé son stock vendable en Quarantaine, et personne ne peut plus le vendre. |
La qualité n’arrête rien tant que vous ne rejetez pas le lot. Beelocity ne lit pas la qualité d’un lot quand il vend, réserve ou déplace du stock. Vous pouvez donc vendre le stock d’un lot En attente ou En cours d’examen.
Actions
Ouvrez le lot, puis Autres actions. Une action n’apparaît que si la qualité du lot la permet :
- Envoyer au contrôle apparaît sur un lot En attente. Le lot passe en En cours d’examen, et le stock ne change pas.
- Approuver apparaît sur un lot En attente ou En cours d’examen. Le lot passe en Approuvé, et le stock ne change pas.
- Rejeter apparaît sur un lot En attente ou En cours d’examen. Beelocity vous demande de confirmer, car vous ne pourrez plus changer la qualité du lot.
Seul un rôle qui peut changer les lots voit ces actions. Parmi les rôles livrés avec Beelocity, seul le propriétaire de votre organisation le peut.
Ce que fait un rejet. Beelocity place en Quarantaine le stock du lot au statut Disponible. Le stock des autres statuts ne bouge pas. En stock ne change pas, et le journal des stocks n’enregistre rien. Si une commande retient une partie de ce stock, sa réservation suit le stock. Vous ne pouvez pas mettre au rebut ce qui est réservé : attendez que la commande parte ou que quelqu’un l’annule.
Un lot déjà Approuvé n’a aucune action. Un lot venu d’un bon de réception ou d’un ordre de fabrication commence en Approuvé, et sa page n’offre donc pas Rejeter. Son stock reste en vente, et aucun bouton ne le retient. Si une livraison se révèle mauvaise, renvoyez-la par un retour fournisseur. Vous pouvez aussi la mettre au rebut par une régularisation de stock sur le stock Disponible.
Rechercher
La barre de recherche de la liste des lots retrouve un lot par son numéro, par nom ou Référence de produit, ou par Référence ou code-barres de variante. La recherche accepte les fragments : taper LOT-2026 retrouve tous les numéros de lot qui contiennent ce texte.
Restreindre par qualité
Le bouton de filtre à côté de la barre de recherche (Utiliser les listes) restreint la liste par Qualité. Choisissez-en une ou plusieurs :
- En attente montre les lots qui attendent un contrôle.
- En cours d’examen montre les lots envoyés à un examen plus poussé.
- Approuvé montre les lots contrôlés et approuvés.
- Rejeté montre les lots qui ont échoué au contrôle.
Le même panneau restreint la liste à un seul Produit, ou à une plage de Reçu le ou de Date de péremption. Par exemple, une seule date au montre tout ce qui se périme avant la fin du trimestre. Il peut aussi masquer les lots inactifs, avec Actif sur Oui. Beelocity écrit votre choix dans l’adresse de la page, et vous pouvez donc garder la vue en favori.
Voir ce qui a changé le coût d’un lot
Les unités d’un lot portent le coût que leur réception a mis en stock. Certains coûts arrivent plus tard. Le fret, les droits et le transitaire d’une importation sont facturés quand la marchandise est déjà en stock. Quand le coût de revient d’un dossier d’importation est validé, chacun de ses lots en reçoit sa part, et l’onglet Historique du coût du lot le montre.
Ouvrez le lot et choisissez Historique du coût. Chaque ligne est un endroit que la variation a atteint, avec :
- l’Origine, comme Coût de revient, qui ouvre la page qui l’explique
- la Date de la variation
- la Situation : En stock pour des unités dans un dépôt, ou En transit pour des unités en cours de transfert vers lui
- le Dépôt qui détient les unités, ou vers lequel un transfert les amène
- la Quantité d’unités que la variation y a atteintes
- la Variation du coût unitaire : ce qui a été ajouté au coût de chaque unité, en négatif si une correction l’a diminué
- la Valeur : ce que la variation a ajouté au stock à cet endroit
L’onglet laisse de côté les unités déjà vendues ou consommées au moment de la validation, car elles n’étaient plus en stock. La fiche de coût de revient du dossier montre leur part en écart. Si rien n’a changé le coût d’un lot, l’onglet le dit. Vous ne voyez l’onglet que si votre rôle peut lire le journal des stocks.
À retenir
- Les lots conviennent à la marchandise qui a une date limite, comme les denrées et les médicaments, et à celle qu’un fournisseur peut rappeler. Beelocity n’a pas de fonction de rappel : cherchez le numéro de lot dans les niveaux de stock pour retrouver son stock.
- Un lot venu d’un bon de réception n’a pas de Date de péremption, car un bon n’a pas de champ pour elle. Pour en ajouter une, appuyez sur Modifier sur le lot et saisissez-la. Parmi les rôles livrés avec Beelocity, seul le propriétaire de votre organisation le peut.
- Un numéro de série peut nommer un lot de sa variante, si vous devez suivre à la fois le lot et la pièce.
- Bientôt périmé, sur l’accueil du Stock, liste le stock qui se périme dans les trente prochains jours. Vendez ou utilisez ce stock d’abord.
- Après un rejet, le stock reste en Quarantaine. Mettez-le au rebut par une régularisation de stock dont la ligne indique Quarantaine. Un retour fournisseur ne peut pas le reprendre. Un retour renvoie seulement ce qu’un bon de réception a fait entrer, et la page d’un tel lot n’offre pas Rejeter.