Personnaliser vos documents

Chaque document que Beelocity imprime suit un même style maison. Cela vaut pour les factures, les factures d’avoir, les devis, les bons de commande, les bons de livraison, les relevés de compte et les attestations de travail. La page imprimée est nette, composée comme à la machine à écrire, avec des filets et non des cadres et des aplats. Elle se photocopie et se faxe donc proprement. Les Paramètres des documents sont l’endroit où vous la faites vôtre. Vous réglez votre logo, votre couleur, votre papier et vos mentions, sans jamais toucher à un modèle.

Cette page s’adresse à celui qui décide de l’image de la société sur le papier, le plus souvent le gérant ou la comptabilité.

Avant de commencer

Deux choses doivent déjà être en place :

• Votre profil d’organisation contient la raison sociale, l’adresse et les identifiants imprimés sur chaque document. Le logo en fait partie : le profil doit donc exister avant que vous puissiez téléverser un logo. Voir Imprimer et partager vos documents pour ce que le profil demande.
• Au moins un document du type que vous personnalisez. La page donne un aperçu de votre facture, de votre devis ou de votre bon de livraison réel le plus récent, et non d’un modèle fictif. S’il n’en existe aucun, le volet d’aperçu vous dit quoi créer d’abord.

Il vous faut l’autorisation portant sur le profil de l’organisation pour ouvrir la page, et l’autorisation de modification correspondante pour enregistrer.

Ouvrir la page

Cliquez sur le carré à vos initiales dans le coin supérieur de l’écran et choisissez Paramètres. Choisissez ensuite Paramètres des documents sous Identité. Sur un écran large, les réglages sont à gauche et un aperçu du document est à droite.

En haut des réglages, Type de document choisit le document sur lequel vous travaillez. Chaque type garde ses propres réglages : une facture peut donc porter des colonnes qu’un devis n’a pas. Choisissez le type, puis cliquez sur Modifier. Vous ne pouvez pas changer de type pendant la modification.

Votre logo

Tous les types de documents partagent le logo. C’est pourquoi il se tient au-dessus des réglages propres à chaque type.

1. Cliquez sur Téléverser le logo et choisissez un fichier PNG ou JPEG. Il peut peser 1 Mo au plus, et chaque côté peut faire 4 000 pixels au plus. Un logo d’en-tête s’imprime petit et demande bien moins de pixels.
2. Le logo apparaît aussitôt dans le cadre, et sur le prochain document que vous imprimez. Il s’imprime au-dessus de votre raison sociale, ajusté dans un cadre de 32 × 12 mm. Un logo en hauteur comme un logo en largeur y tiennent sans être déformés.
3. Ensuite, Remplacer le logo l’échange et Retirer le logo l’ôte des documents à venir. Rien d’autre n’y touche. Si vous enregistrez votre profil d’organisation ou quoi que ce soit sur cette page, le logo reste exactement où il est. Un exemplaire conservé garde le logo avec lequel il a été produit.

Beelocity n’accepte pas les fichiers SVG. Ils peuvent porter des scripts, et un en-tête de lettre n’est pas un endroit pour cela.

La page

Le tableau des lignes

Les factures, les factures d’avoir, les devis et les bons de commande impriment six colonnes par défaut. Ce sont le numéro de ligne, le code, la désignation, la quantité, le prix unitaire et le montant. Cochez l’un de ces éléments pour l’ajouter au tableau :

• Unité imprime l’unité dans sa propre colonne (sac, kg, t), et la quantité en chiffre nu.
• Remise imprime le pourcentage accordé sur chaque ligne.
• TVA % et TVA impriment le taux de TVA et le montant qu’il donne sur chaque ligne.
• HT imprime le total hors taxe de chaque ligne.
• Note imprime la note d’une ligne en plus petit, sous sa désignation.

Un bon de livraison ne gagne jamais de colonne de prix, quoi que vous cochiez. Il voyage avec la marchandise, et un chauffeur et un magasinier le signent. Des prix dessus donneraient vos conditions commerciales à des gens qui n’ont pas à les connaître. Un relevé de compte est un journal et garde ses propres colonnes.

Les totaux

• Afficher le détail de la TVA imprime une ligne par taux de TVA sous le total hors taxe (TVA 19,00 %, TVA 9,00 %). Une facture algérienne montre habituellement ce détail. Décochez pour n’imprimer qu’une seule ligne de TVA.
• Afficher le montant en lettres imprime le total en toutes lettres sous les totaux, dans la langue du document. C’est l’usage sur les factures. Décochez-le sur les documents où il n’apporte rien.

En-tête, pied de page et conditions permanentes

Vous pouvez écrire chacun de ces textes dans trois langues au plus : anglais, français et arabe. Le document imprime celui qui correspond à sa propre langue (comment Beelocity la détermine). Si vous laissez une langue vide, le document prend une autre langue que vous avez renseignée, l’anglais d’abord.

• Ligne d’en-tête s’imprime une fois, au-dessus de tout, sur la première page. Servez-vous-en pour une accroche, ou pour dire ce que vous vendez.
• Ligne de pied de page s’imprime au bas de chaque page, au-dessus du numéro de page. C’est la place habituelle des mentions légales, par exemple SARL au capital de 1 000 000 DA, RC 16/00-1234567 B 21, NIF …. Tenez-vous à une ou deux lignes, parce que ce texte occupe la marge du bas.
• Conditions permanentes est un paragraphe imprimé sous les conditions de paiement des factures, des devis et des bons de commande. Il peut dire comment payer, les pénalités de retard et le nom de votre banque. Il ne s’imprime jamais sur une facture d’avoir, car personne ne paie une facture d’avoir.

Le bloc de signature

Les devis peuvent porter un bloc pour la signature du client. Les bons de livraison peuvent en porter deux, pour le chauffeur et pour celui qui reçoit. Cochez Imprimer un bloc de signature pour les imprimer. Tant que la case n’est pas cochée, la page n’affiche aucun réglage du bloc. Quand elle est cochée, vous pouvez régler ceci :

• Libellé de signature remplace le titre standard, par exemple par Lu et approuvé.
• Signataire est un nom imprimé sous le trait.
• Imprimer un trait de signature imprime le trait lui-même.

Les deux blocs du bon de livraison gardent leurs titres standards, Expédié par et Reçu par. Une remise de marchandise demande que les deux parties soient nommées, et un seul libellé ne peut pas en nommer deux.

Certains documents impriment un bloc de signature même si vous ne cochez pas la case. Cela vaut pour l’attestation de travail, le certificat de travail, la fiche de paie et le solde de tout compte. Cela vaut aussi pour l’ordre de virement et la fiche de calcul du coût de revient. Si vous cochez la case sur l’un de ces types, ces réglages s’appliquent à son bloc.

Blocs personnalisés — remplacer une zone par la vôtre

Tout ce qui précède change ce que la mise en page standard montre. Les blocs personnalisés remplacent toute une zone de celle-ci par votre propre contenu. Vous pouvez remplacer trois zones :

Chaque zone est une liste, et chaque ligne de cette liste est une chose sur la page. Cliquez sur Ajouter un élément et choisissez ce que c’est :

• Texte est une ligne que vous écrivez, en normal, en gras, en italique ou en petit.
• Champ du document est une valeur prise sur le document lui-même, comme son numéro, sa date, votre raison sociale ou le total général. La liste ne propose que les champs que le type de document possède.
• Votre logo est le logo du haut de cette page, à la taille où il s’imprime sur l’en-tête.
• Espace est un blanc, en millimètres.
• Filet est un trait horizontal dans votre couleur d’accent.

Chaque ligne n’ouvre que ce que son type utilise. Texte ouvre ses mots et leur style, Champ du document ouvre le champ, et Espace ouvre sa hauteur. Votre logo et Filet ne demandent rien de plus.

Les lignes s’impriment dans l’ordre de la liste. Si vous laissez la liste d’une zone vide, la mise en page standard revient. Vous n’avez donc pas de « rétablir » séparé à retenir.

Pourquoi c’est une liste, et non un endroit où dessiner

La liste contient tout ce qu’un bloc peut dire. Vous ne pouvez écrire ni une condition (« seulement quand c’est échu »), ni une répétition (« une ligne par article »), ni un calcul, ni une couleur. C’est voulu, et ce n’est pas inachevé. Tout ce qui figure sur un document que vous envoyez est soit un chiffre calculé par Beelocity, soit un texte que vous avez écrit. C’est ainsi qu’un document continue de dire ce que disent vos enregistrements.

Si vous avez besoin de quelque chose que la liste ne sait pas faire, dites-le-nous. C’est une conversation au sujet de la mise en page standard, pas un réglage qui vous manquerait.

Les blocs enregistrés sont versionnés

Chaque enregistrement écrit une nouvelle version et laisse la précédente intacte, parce que chaque exemplaire conservé pointe sur la version qui l’a produit. C’est pourquoi rien de ce que vous faites ici ne peut changer un exemplaire conservé. C’est aussi pourquoi la page vous dit quelle version est en service.

Les libellés

Les libellés personnalisés vous laissent reformuler n’importe quelle mention que les documents impriment, langue par langue. Cliquez sur Remplacer un libellé et choisissez la mention. La liste montre la clé de chaque mention et sa formulation standard dans votre langue. Tapez ensuite la formulation que vous voulez dans chaque langue. Une langue laissée vide garde la formulation standard : vous pouvez donc ne changer que le français.

Le voir avant de l’enregistrer

Le volet de droite montre toujours votre document le plus récent du type choisi, tel qu’il s’imprimerait. Il utilise la Langue de l’aperçu que vous choisissez, et il s’ouvre sur l’anglais. Ce choix ne change que l’aperçu. Un document imprimé prend sa langue chez le tiers ou chez votre organisation (comment Beelocity la détermine).

Pendant la modification, vous pouvez ouvrir Autres actions (trois points) et choisir Actualiser l’aperçu à tout moment. Beelocity produit de nouveau le document avec vos changements non enregistrés. Vous pouvez donc essayer une couleur ou une colonne et la regarder avant de vous engager. Un aperçu ne conserve rien. Si vous fermez la page sans enregistrer, aucun document n’a changé.

Avant tout envoi, le formulaire signale une valeur qu’un enregistrement refuserait. Cela vaut pour une couleur qui n’est pas six chiffres hexadécimaux, une marge hors de sa plage et un pied de page de plus de 1 000 caractères.

Ce qui change, et ce qui ne change jamais

Cliquez sur Enregistrer, et les réglages s’appliquent au prochain document que vous imprimez ou téléchargez de ce type.

Ils ne changent jamais un exemplaire conservé. Dès qu’un document est envoyé, expédié ou émis, téléchargez-le de nouveau et vous obtenez le même fichier, à l’octet près, ancienne couleur comprise. Un nouveau document reprend les nouveaux réglages. Un brouillon aussi à son prochain téléchargement, et toute impression aussi, car l’impression produit toujours de nouveau le document. C’est voulu : l’exemplaire dans le dossier de votre client et l’exemplaire dans le vôtre restent le même document.

Pourquoi il n’y a pas d’éditeur de modèle

Chaque document Beelocity vient d’un modèle maison que nous construisons et entretenons. Vous changez ce qu’il montre : logo, couleur, papier, marges, colonnes, libellés, et des zones entières de la page par les blocs personnalisés. Vous ne modifiez ni ne téléversez jamais le modèle lui-même, et nous ne prévoyons pas de l’ouvrir.

Nous avons fait ce choix en votre faveur, pour trois raisons :

• Vos documents continuent de fonctionner. Un modèle est un programme. Si vous pouviez le modifier, vous devriez le déboguer le jour où une facture refuse de s’imprimer et qu’un client attend.
• Rien de ce que vous réglez ne peut casser le modèle. Chaque contrôle de cette page contient une valeur, pas du code. Un mauvais réglage ne peut pas mettre le système à genoux. Le plus souvent, il donne un document qui a l’air faux. Si votre texte contient un caractère que les polices ne peuvent pas afficher, l’impression s’arrête avec un message qui le nomme. Si une image est trop lourde, l’impression s’arrête et le dit.
• Les mentions légales restent conformes. Les identifiants, les totaux, le détail de la TVA et le montant en lettres suivent les usages algériens, et cela ne change pas, quelle que soit la présentation autour.

Si vous avez besoin de quelque chose que les réglages ne savent pas faire, parlez-nous-en. Ce peut être une colonne qui n’apparaît que sur les factures échues, ou un chiffre calculé à vous. Vous n’écrivez pas de modèle pour cela.

Si quelque chose semble anormal