Paramétrer votre entreprise

Une organisation est l’espace de travail de premier niveau dans Beelocity. Chaque organisation est complètement isolée. Ses produits, son stock, ses tiers, ses membres, ses rôles et ses paramètres lui appartiennent, et les données ne passent jamais d’une organisation à l’autre. Chacune est donc un espace privé et fermé sur lui-même.

Voyez une organisation comme la maison numérique de votre société dans Beelocity. Tout ce que vous faites y vit : chaque produit que vous créez, chaque tiers que vous ajoutez et chaque rôle que vous définissez.

La mettre en place tient de la courte conversation plutôt que du formulaire. Vous dites comment s’appelle l’entreprise, vous choisissez son métier et vous dites comment elle fonctionne. Beelocity propose les modules et les réglages qui lui conviennent, et vous changez ce que vous voulez. Beelocity crée alors l’organisation avec exactement ces choix, et vous arrivez sur son tableau de bord.

Paramétrer votre entreprise

Beelocity crée un espace personnel pour vous à l’ouverture de votre compte. Il porte votre nom, et il reste toujours disponible sous forme de vignette sur la page Choisir une organisation. Les étapes ci-dessous paramètrent une entreprise à côté de lui.

À côté des questions, un panneau montre ce que vous paramétrez. Il affiche le nom de l’entreprise et son métier, et les modules que vos réponses apportent. Chaque module montre la réponse qui l’a apporté, par exemple Vous vendez des produits, Vos clients paient au comptoir ou Requis par Ventes. Ajouté marque les modules que votre dernière réponse a apportés. Sur un téléphone, la barre sous la progression ouvre ce panneau.

Pour commencer, choisissez Nouvelle organisation. Vous la trouvez à trois endroits :

• C’est une vignette de la page Choisir une organisation.
• Elle figure dans la liste qui s’ouvre quand vous cliquez sur le nom de l’organisation, au bas du menu latéral.
• Elle s’ouvre quand vous cliquez sur Ajouter sur la page Organisations.

Six écrans courts suivent, et chacun s’ouvre sur une question. Continuer (ou Entrée) passe au suivant, et Retour revient en arrière sans perdre de réponse. Annuler quitte sans rien créer. Si vous avez déjà répondu, Beelocity vous le demande d’abord. Les boutons Précédent et Suivant de votre navigateur passent d’un écran à l’autre de la même façon. Si la page se recharge, vous restez sur le même écran et vos réponses sont toujours là.

1. L’écran Nom demande Comment s’appelle votre entreprise ?

   • Saisissez le Nom de l’entreprise que vous et votre équipe verrez partout dans Beelocity, par exemple « Menuiserie Ben Amar ».
   • Beelocity en tire le code de l’organisation. Vous pourrez changer ce code plus tard sur la page de l’organisation.

2. L’écran Métier demande Quel est votre métier ?

   • L’écran montre 77 métiers en vignettes sous neuf rubriques. Ces rubriques sont commerces, métiers de bouche, industrie, artisanat, négoce et distribution, bâtiment, transport et automobile, services, santé et beauté.
   • Tapez quelques lettres pour les filtrer, en français, en anglais ou en arabe. boul, bake et مخبزة trouvent tous la boulangerie, quelle que soit la langue dans laquelle vous lisez.
   • Choisissez le métier le plus proche. Si aucun ne convient, choisissez Autre métier et répondez vous-même aux questions suivantes.
   • Un métier vous épargne seulement des réponses. Ce n’est pas une déclaration, et il ne demande rien de ce qu’un agrément exigerait.

3. L’écran Fonctionnement demande Comment fonctionne votre entreprise ? Vous répondez à chaque question d’un clic :

   • Que vendez-vous ? Les réponses sont Produits, Services et Les deux.
   • Fabriquez-vous ce que vous vendez ? Beelocity ne le demande que si vous vendez des produits, ou les deux.
   • Vos clients paient-ils au comptoir ?
   • Vendez-vous en ligne ?
   • Avez-vous des machines ou des véhicules à entretenir ?
   • Employez-vous du personnel ?
   • Importez-vous des marchandises ?

   Votre métier répond aux cinq premières pour vous, et le dit sous chacune, par exemple D’après votre métier : Boulangerie-pâtisserie. Cette ligne reste jusqu’à ce que vous changiez la réponse. Si vous revenez choisir un autre métier, seules les réponses qui viennent encore de l’ancien changent.

   Chaque réponse apporte les modules qu’il lui faut :

   • Toute entreprise reçoit Ventes, Tiers et Trésorerie. Ventes a besoin de Stock, donc Stock vient aussi.
   • Vendre des produits apporte Stock et Achats.
   • Les fabriquer apporte Production.
   • Un comptoir apporte Point de vente.
   • Vendre en ligne apporte Boutique en ligne.
   • Des machines apportent Maintenance.
   • Employer du personnel apporte Ressources humaines et Paie.

   Importez-vous des marchandises ? a trois réponses :

   • Non veut dire que l’entreprise n’importe pas.
   • Oui, pour les revendre en l’état enregistre l’activité d’importation pour revente à votre registre du commerce.
   • Oui, pour nos besoins propres : matières, pièces, équipements vaut pour ce que l’entreprise utilise elle-même.

   L’un ou l’autre oui apporte Commerce extérieur. Cette seule réponse fixe l’objet de l’importation, et c’est définitif : rien ne le redemande, et rien ne le modifie. La loi sépare les deux formes d’importation. Une entreprise qui importe à la fois pour revendre et pour ses besoins propres crée donc une seconde organisation pour le second objet (Paramétrer le commerce extérieur).

4. L’écran Modules demande Quels modules utilisera-t-elle ?

   • L’écran liste les douze modules, chacun avec une phrase sur ce à quoi il sert. Les modules que vos réponses appellent sont activés, et tous les autres sont désactivés.
   • Activez ou désactivez ceux que vous voulez.
   • Activer un module active aussi ce sans quoi il ne fonctionne pas, et l’écran le dit. Point de vente, par exemple, a besoin de Stock, de Ventes et de Trésorerie.
   • Un module dont un autre a besoin reste activé tant que cet autre l’est.
   • Si vous revenez changer votre métier ou une réponse de Fonctionnement, Beelocity propose à nouveau les modules. Vos propres choix sont alors perdus.
   • Choisir vos modules en dit plus.

5. L’écran Identité légale demande Quelle est son identité légale ? L’écran commence par Où l’entreprise est-elle immatriculée ?

   • Au Registre du commerce, vous confirmez les activités inscrites à votre registre : production de biens, production artisanale, distribution en gros, distribution en détail, services et exportation. Si vous avez choisi un métier, ses activités sont déjà cochées. Gardez-en au moins une, sauf si vous importez pour revendre, ce qui est une activité à part entière.
   • Au Registre de l’artisanat, vous donnez votre carte d’artisan à la place d’un RC, et aucune activité.
   • Pas encore immatriculée ne demande ni l’un ni l’autre, ni d’AI.

   Vous dites ensuite qui est l’organisation sur le papier. La Raison sociale est déjà remplie avec le nom de l’entreprise, et l’adresse a l’Algérie pour pays. Donnez les identifiants qui s’appliquent.

   Seules l’immatriculation et la raison sociale sont nécessaires maintenant, avec les activités au registre du commerce. La plupart de ce que vous donnez ici s’imprime sur les documents que l’organisation émet. Vous pourrez compléter le reste plus tard sur la page de l’organisation. Votre profil d’organisation explique chaque champ.

6. L’écran Récapitulatif demande Vérifiez vos réponses.

   • D’abord, sous Paramètres régionaux, vous trouvez la Langue de travail, la Devise par défaut et le Fuseau horaire. Beelocity les règle sur la langue dans laquelle vous lisez, le dinar (DZD) et Alger.
   • Vous choisissez la langue de travail une seule fois. Beelocity écrit dans cette langue les classes de TVA et les codes qu’il installe pour l’organisation, et ils gardent ensuite leur formulation. Prenez donc la langue dans laquelle votre équipe travaille vraiment.
   • En dessous, chaque autre réponse figure sur la carte de son écran. Modifier sur une carte vous ramène à cet écran.
   • Cliquez sur Créer.

Beelocity crée l’organisation avec exactement ces réponses, d’un seul coup. Si quoi que ce soit est refusé, rien n’est créé. Si vous avez déjà une organisation de ce nom, Beelocity vous ramène au premier écran pour la renommer. Il garde toutes vos autres réponses.

Vous voilà dans la nouvelle organisation, sur son tableau de bord, et le menu latéral ne montre que les modules que vous avez choisis. Vous en êtes automatiquement Propriétaire de l’organisation, ce qui vous donne accès à tout. De là, vous pouvez commencer à configurer votre espace de travail, ou inviter d’abord votre équipe pour tout mettre en place ensemble.

Au clavier

Vous pouvez paramétrer une entreprise sans toucher la souris. Chaque écran s’ouvre avec le curseur sur sa première question, et le dernier s’ouvre sur Créer.

• Entrée passe à l’écran suivant depuis n’importe où, et crée l’organisation sur le dernier. Dans une liste de choix, Entrée l’ouvre ou y fait le choix. Sur un bouton, Entrée appuie sur ce bouton.
• Sur l’écran du métier, le curseur part dans la zone de recherche. Bas entre dans les vignettes, et les flèches passent d’une vignette à l’autre et d’une rangée à l’autre. Entrée retient la vignette où vous êtes et passe à la suite. Si votre recherche ne laisse qu’un métier, Entrée dans la zone de recherche le retient.
• Sur une série de choix, les flèches passent d’un choix à l’autre. Sur Fonctionnement, Haut et Bas passent plutôt d’une question à l’autre. Espace retient le choix où vous êtes. Une touche chiffre retient le choix qu’elle numérote, et le chiffre est indiqué dans le coin de chaque choix.
• Tab passe à la question suivante.
• Le bouton Précédent de votre navigateur, ou Alt+Gauche, revient à l’écran précédent.

Rouvrir une organisation

La page Organisations liste toutes celles que vous pouvez atteindre. Pour ouvrir cette page, cliquez sur le nom de l’organisation au bas du menu latéral, puis choisissez Toutes les organisations.

Cliquez sur le code d’une organisation, dans la première colonne, pour ouvrir sa page. Synthèse contient son nom et ses valeurs par défaut, Profil de l’organisation son identité imprimée, et Rôles les rôles que vous avez définis.

Ce que fait votre entreprise

La Synthèse de l’organisation comporte une section Activité. Elle contient les Activités inscrites à son registre du commerce, et son Métier, par exemple une boulangerie ou un négoce de bois. Le propriétaire de l’organisation peut cliquer sur Modifier pour les corriger. Une entreprise inscrite au registre de l’artisanat, ou pas encore immatriculée, n’a pas d’activités du registre du commerce. Elle les laisse vides et garde son métier. Si des activités sont cochées, le métier doit relever de l’une d’elles. Une boulangerie relève de la production artisanale ou de la distribution en détail, pas de la distribution en gros.

Les modifier n’active ni ne désactive aucun module. Vous activez et désactivez les modules dans les paramètres, comme le montre Choisir vos modules. Un espace personnel n’a pas cette section.

Bien choisir votre code

Quand vous paramétrez une organisation, Beelocity tire son code de son nom : le nom en majuscules, coupé à 20 caractères. Vous pouvez changer ce code sous sa Synthèse. Un bon code est une abréviation courte et facile à retenir du nom de votre société. Voici quelques conseils :

• Gardez-le court. 2 à 6 caractères est l’idéal.
• Utilisez des majuscules, plus lisibles (par exemple BZT, ACME, DZT).
• Rendez-le parlant, pour que votre équipe le reconnaisse d’un coup d’œil.
• Considérez-le comme arrêté. Vous pouvez le changer, mais votre équipe reconnaît l’organisation à ce code, et tout ce qui, hors de Beelocity, désigne cette organisation l’a reçu. Le changer, c’est donc le changer partout.

Plusieurs organisations

Un même compte utilisateur peut appartenir à plusieurs organisations, avec ses propres rôles et autorisations dans chacune. C’est utile pour :

• Les consultants qui administrent le système de plusieurs clients.
• Les holdings dont chaque filiale a besoin de son propre espace de travail.
• Les administrateurs qui supervisent plusieurs unités d’un même groupe.

Vos organisations sont à un clic l’une de l’autre. Le bas du menu latéral nomme celle dans laquelle vous travaillez. Cliquez dessus et choisissez-en une autre, ou choisissez Nouvelle organisation dans cette liste pour paramétrer une autre entreprise. Toutes vos actions ne portent que sur l’organisation que nomme le menu latéral.