Identifiants légaux

Une facture que vous adressez à un client professionnel est un document légal. Sa comptabilité la rapproche de ses propres écritures avant de la régler. En Algérie, la facture doit porter le NIF du client, son identifiant fiscal. Elle porte le plus souvent aussi son RC (son numéro au registre du commerce) et son AI (son numéro d’article d’imposition). S’il manque un numéro, le client renvoie souvent la facture, et le règlement attend que vous la rééditiez.

L’onglet Identifiants légaux d’un tiers contient ces numéros. Chaque document que vous imprimez pour ce tiers les porte alors, sans que personne ait à les chercher.

Pourquoi ce n’est pas le champ Identifiant fiscal

Chaque tiers a déjà un champ Identifiant fiscal sur son onglet Synthèse. Ce champ contient un seul numéro, et il ne peut pas dire lequel. Cela suffit pour retrouver un tiers. Cela ne suffit pas pour un document imprimé, qui doit donner un libellé à chaque numéro.

Sur les documents, l’onglet prend le relais de ce champ. Si l’onglet n’a aucun numéro actif, un document imprime l’identifiant fiscal comme NIF, et rien de ce que vous aviez saisi n’est perdu. Dès que l’onglet a un numéro actif, un document imprime l’onglet et n’imprime plus l’identifiant fiscal. Ajoutez donc tous les numéros, et pas seulement celui qui manquait.

Ajouter un identifiant

Seul le propriétaire de votre organisation peut ajouter ou modifier un identifiant. Aucun autre rôle intégré ne le peut, donc toute autre personne a besoin d’un rôle que le propriétaire lui donne (Rôles et autorisations).

1. Ouvrez Tiers → Tiers, puis ouvrez le tiers.
2. Allez sur son onglet Identifiants légaux.
3. Cliquez sur Ajouter.
4. Remplissez la ligne :
   • Libellé est ce qui s’imprime avant le numéro : NIF, NIS, RC ou AI. Écrivez le sigle tel que les papiers du tiers l’écrivent.
   • Valeur est le numéro exactement comme le tiers l’écrit, avec ses espaces et ses signes. Un numéro au registre du commerce algérien s’écrit par exemple 16/00-1234567 B 21, et il doit s’imprimer de la même façon.
   • Ordre est la place du numéro dans le bloc imprimé. Un ordre plus petit s’imprime en premier.
   • Actif est coché. Laissez-le coché. Voir Remplacer un numéro plus bas.
5. Quittez la ligne. Beelocity l’enregistre quand vous quittez une cellule. S’il manque le libellé ou la valeur, un message vous le dit.

Recommencez pour chaque numéro du tiers. Une entreprise algérienne ressemble en général à ceci :

Les libellés vous appartiennent

Le libellé est du texte libre, parce que les numéros changent d’un pays à l’autre. Un fournisseur français a un SIRET et un numéro de TVA intracommunautaire. Un fournisseur britannique a un numéro de société et un numéro de TVA. Écrivez le sigle qu’emploient les papiers du tiers, et Beelocity l’imprime.

Deux règles rendent le bloc lisible :

• Beelocity enregistre chaque libellé en majuscules. nif et NIF sont le même libellé : vous ne pouvez donc pas saisir les deux par mégarde et imprimer deux fois le même numéro.
• Un tiers n’a chaque libellé qu’une fois. Si vous ajoutez un second NIF, Beelocity le refuse et vous invite à modifier celui qui existe. C’est vrai aussi pour un numéro inactif.

Remplacer un numéro

Un tiers n’a chaque libellé qu’une fois, même quand l’ancien numéro est inactif. Quand le RC d’un tiers change, vous ne pouvez donc pas garder l’ancien et ajouter le nouveau à côté. Beelocity refuse le second RC.

Pour remplacer le numéro, cliquez sur la Valeur de la ligne RC et tapez le nouveau numéro. Le prochain document imprime le nouveau numéro. L’ancien numéro quitte l’onglet, et l’exemplaire conservé d’un document garde le numéro qu’il a imprimé.

Si vous voulez garder l’ancien numéro sur l’onglet, procédez plutôt ainsi :

1. Décochez Actif sur l’ancien RC. Il cesse aussitôt de s’imprimer.
2. Changez son Libellé pour un libellé qui lui est propre, par exemple RC 2019.
3. Cliquez sur Ajouter, et ajoutez le nouveau RC avec le même Ordre que l’ancien.

Ne laissez pas les deux lignes actives. Un document qui montre deux numéros de registre du commerce a l’air d’une erreur de votre part.

Ce qui change et ce qui ne change pas

Une modification sur cet onglet vaut pour le prochain document que vous imprimez ou téléchargez. Elle ne change jamais un exemplaire conservé. Une facture envoyée garde les numéros avec lesquels elle est partie. L’exemplaire dans le dossier de votre client et le vôtre restent donc identiques. C’est voulu. Un document qui changerait après son envoi ne vaudrait rien comme archive. Sur une facture envoyée, Imprimer la facture montre les numéros d’aujourd’hui, qui peuvent donc différer de l’exemplaire conservé.

Conseils

• Renseignez ces numéros à la création du client, pas le jour où une facture revient. Ils sont sur son papier à en-tête, sur ses propres factures et sur son extrait du registre du commerce.
• Le NIF est le numéro qui bloque les paiements. Si vous n’avez le temps d’en saisir qu’un, saisissez celui-là.
• Faites-le aussi pour les fournisseurs. Leurs numéros s’impriment sur les bons de commande que vous leur envoyez. Un fournisseur qui peut rapprocher votre commande de ses propres écritures peut expédier plus vite.