Une adresse de tiers est un lieu où travaille un tiers : son bureau, son dépôt ou son magasin. Un tiers peut avoir plusieurs adresses, et chacune a un type. L’endroit qui reçoit vos factures n’est souvent pas celui qui reçoit vos marchandises.
Les types d’adresse
| Type | Définition | Ce que Beelocity en fait |
|---|---|---|
| Facturation | L’endroit où le tiers reçoit les factures et le courrier sur les règlements. | Une nouvelle commande client ou une nouvelle facture reprend l’adresse de facturation par défaut du client. |
| Expédition | L’endroit où vont les marchandises. | Une nouvelle commande client ou un nouveau bon de livraison reprend l’adresse d’expédition par défaut du client. |
| Retours | L’endroit où le tiers veut recevoir les marchandises renvoyées, s’il diffère de son adresse d’expédition. | Rien. Aucun document ne la reprend, et un retour fournisseur ne demande aucune adresse. |
| Siège social | Le bureau principal du tiers ou son siège légal. | Aucun document ne la reprend. Vous pouvez quand même la choisir à la main sur une commande client, une facture ou un bon de livraison. |
Ce qu’un document imprimé affiche. Une facture imprime l’adresse de facturation qu’elle désigne. Tout autre document imprimé, par exemple un devis ou un bon de commande, affiche l’adresse de facturation active du tiers. Si le tiers n’en a aucune, le document imprime une autre de ses adresses actives, en commençant par une adresse par défaut. Un bon de livraison imprime aussi un bloc Livrer à. Ce bloc montre l’adresse que le bon désigne, sinon l’adresse d’expédition du tiers. S’il n’y a ni l’une ni l’autre, le bon n’imprime pas ce bloc.
Si un tiers n’a qu’un seul lieu pour tout, donnez-lui une seule adresse de Facturation. Une nouvelle commande client et une nouvelle facture la reprennent alors, et chaque document imprimé l’affiche. N’utilisez pas Siège social pour cela, car aucun document ne reprend une adresse de siège. Vous devriez la choisir à la main à chaque fois. Un tiers plus grand a souvent sa facturation, ses expéditions et son siège dans des villes différentes, voire dans des pays différents.
Les champs d’une adresse
Chaque adresse est une ligne de l’onglet Adresses du tiers :
| Champ | Description |
|---|---|
| Type | Facturation, Expédition, Retours ou Siège social. Une nouvelle ligne s’ouvre sur Facturation. |
| Adresse ligne 1 | La rue et le numéro, par exemple « 23 Rue Didouche Mourad ». |
| Ville | La ville ou la commune. |
| Code postal | Le code postal, par exemple 16000. |
| Pays | Choisi dans la liste des pays de Beelocity. |
| Par défaut | Désigne l’adresse qu’un nouveau document reprend pour son type. La première adresse de chaque type est l’adresse par défaut. Si vous cochez Par défaut sur une autre adresse du même type, la coche passe sur elle. Chaque type a donc au plus une adresse par défaut. |
| Actif | Décochez-le quand le tiers quitte cette adresse. Un nouveau document ne propose plus une adresse inactive. Un document qui la désigne déjà la garde, et l’imprime toujours. |
Beelocity n’enregistre une ligne que si elle a un type, une première ligne d’adresse, une ville, un code postal et un pays. L’onglet n’a pas de champ pour une deuxième ligne d’adresse ni pour la wilaya.
Gérer les adresses
Seul le propriétaire de votre organisation peut ajouter ou modifier une adresse. Aucun autre rôle intégré ne le peut, donc toute autre personne a besoin d’un rôle que le propriétaire lui donne (Rôles et autorisations).
- Ouvrez Tiers → Tiers, puis ouvrez le tiers.
- Allez sur son onglet Adresses, et cliquez sur Ajouter.
- Remplissez la ligne. Beelocity l’enregistre quand vous quittez une cellule (Lire une fiche).
L’onglet est aussi là sur un nouveau tiers, avant que vous l’enregistriez. Le premier Ajouter enregistre le tiers, puis ouvre l’adresse (Ajouter des lignes avant d’enregistrer). Vous saisissez donc l’adresse d’un client dans la foulée de son nom. Vous pouvez aussi :
- Modifier une adresse quand elle change, par exemple pour un nouveau code postal. Cliquez sur la cellule et tapez la nouvelle valeur.
- Choisir l’adresse par défaut de chaque type. Une nouvelle commande client reprend les adresses de facturation et d’expédition par défaut du client. Une nouvelle facture reprend celle de facturation, et un nouveau bon de livraison celle d’expédition. Sur le document, vous pouvez toujours choisir une autre adresse active du client.
- Désactiver une ancienne adresse quand un tiers déménage. Décochez sa case Actif.
Conseils
- Donnez à chaque client une adresse de facturation et une adresse d’expédition par défaut. Si un client n’a pas d’adresse par défaut d’un type, un nouveau document de vente s’ouvre avec cette adresse vide. Vous devez alors en choisir une à la main.
- Désactivez plutôt que de supprimer quand un tiers déménage. Ajoutez la nouvelle adresse, cochez sa case Par défaut, puis décochez Actif sur l’ancienne. Un document qui désigne l’ancienne adresse l’imprime toujours. Beelocity refuse de supprimer une adresse qu’une commande client, une facture ou un bon de livraison désigne.
- Tenez les adresses à jour. Une mauvaise adresse d’expédition envoie les marchandises au mauvais endroit. Une mauvaise adresse de facturation retarde le règlement. Relisez les adresses de vos tiers une fois par an pour éviter les deux.