المبيعات

يتابع قسم المبيعات البيع من أول عرض سعر إلى الفاتورة ودفعها. استعمله إذا كنت تعدّ العروض أو تأخذ الطلبات أو تشحن البضاعة أو تفوتر الزبائن. كل وثيقة تبدأ من التي قبلها، فلا تكتب أي سطر مرتين.

أهم ما تقدّمه

• عروض الأسعار عروض مسعَّرة تقدّمها لزبون. راجع العرض ما دام الزبون يفاوض، ثم حوّل العرض المقبول إلى طلب زبون.
• طلبات الزبائن تسجّل ما طلبه الزبون. عندما تؤكد الطلب، يحجز بيلوسيتي مخزونه، ثم تتابع تسليماته سطراً سطراً.
• سندات التسليم تتابع خروج البضاعة من مستودعك: التجهيز ثم التغليف ثم الشحن ثم التسليم.
• الفواتير تطالب الزبون بالدفع وتبيّن ما عليه. سجّل كل تحصيل على فاتورته، فترى ما دُفع وما دُفع جزئياً وما تأخر سداده.
• الإشعارات الدائنة تخفّض ما على الزبون بعد مرتجع أو خطأ في السعر أو بضاعة تالفة. الإشعار الصادر يحسم مبلغه مما بقي على فاتورته.

يُنتج بيلوسيتي عرض السعر وسند التسليم والفاتورة والإشعار الدائن ملف PDF بالإنجليزية أو الفرنسية أو العربية. أما طلب الزبون فليس له شكل مطبوع. انظر طباعة الوثائق ومشاركتها.

مسار البيع

يمرّ البيع المعتاد بهذه الخطوات:

1. تحرّر عرض سعر بالعناصر والأسعار التي تعرضها على الزبون.
2. تنقل العرض إلى مُرسَل، ثم تسلّمه إلى الزبون بنفسك. لا يرسل بيلوسيتي شيئاً إلى الزبون.
3. يقبل الزبون العرض، أو يطلب تعديلات، أو يرفضه. وتسجّل أنت جوابه على عرض السعر.
4. إذا قبل الزبون، تحوّل العرض إلى طلب زبون. الطلب الجديد مسودة، ولا يُلزم أحداً بعد.
5. ترسل الطلب للاعتماد. إذا غطّته قاعدة اعتماد، يقرّر فيه معتمِد. وإلا يعتمده بيلوسيتي فوراً.
6. تؤكد الطلب مع الزبون، فيحجز بيلوسيتي المخزون. ثم يجهّز المستودع البضاعة ويغلّفها ويشحنها بسند تسليم.
7. تفوتر ما سلّمته. تبيّن الفاتورة ما على الزبون حتى يدفعه أو يخفّضه إشعار دائن.

يمكن لـمساعد المبيعات أن يحرّر هذه الوثائق. أما نقل الوثيقة على مسارها فيحتاج إلى مسؤول المبيعات أو مالك مؤسستك.

التنقل

افتح المبيعات من القائمة الجانبية. يُفتح القسم على ما ينتظر (أدناه). وتعرض القائمة وثائق البيع بالترتيب الذي يمرّ به البيع:

• عروض الأسعار تعرض عروضك بسطورها ومراجعاتها.
• طلبات الزبائن تعرض ما طلبه الزبائن، مع سطور كل طلب واعتماداته وتسليماته وفواتيره.
• سندات التسليم تعرض ما يخرج من مستودعك، من التجهيز إلى التسليم.
• مرتجعات المبيعات تعرض البضاعة التي يعيدها الزبائن وتستلمها في المخزون.
• الفواتير تعرض ما على كل زبون، مع حالة سداد كل فاتورة.
• الإشعارات الدائنة تعرض ما يخفّض ديون الزبائن.

ويجمع الإعداد، في آخر القائمة، قوائم الأسعار التي تستعملها مبيعاتك.

ما ينتظر

عندما تفتح المبيعات ترى العمل الذي ينتظر أحداً، في أربع قوائم. كل سطر يفتح السجل الذي تنجز فيه العمل. ويقرأ بيلوسيتي القوائم من جديد كلما فتحت الصفحة.

تعرض كل قائمة خمسة سطور وعددها الإجمالي. ويفتح عرض الكل القائمة كاملة بالتصفية نفسها. وليس في سندات تسليم يجب فوترتها زر عرض الكل، لأنك لا تستطيع تصفية سندات التسليم بما بقي فيها للفوترة.

في أعلى الصفحة ثلاثة أزرار تبدأ الوثائق المعتادة: عرض سعر جديد وطلب زبون جديد وفاتورة جديدة. والأرقام الرئيسية تحت الأزرار. ورقم الفواتير متأخرة السداد يعدّ بالضبط الفواتير التي تعرضها قائمتها.

تحت الأرقام، يرسم رقم الأعمال الشهري مبيعات الأشهر الاثني عشر الأخيرة (انظر اعرف ما بعته). وترسم الفواتير حسب العمر الفواتير غير المسدَّدة أعمدةً، من لم يحلّ أجله إلى متأخر أكثر من 90 يوماً. وتأتي القوائم الأربع بعد الرسوم. ولا ترى إلّا القوائم والأزرار التي يسمح لك دورك بفتحها.

اعرف ما بعته

يسأل صاحب المؤسسة أولاً: كم بعنا، ولمن، وماذا؟ تجيب عن ذلك ثلاثة رسوم بيانية في تبويب المبيعات من لوحة القيادة.

كل المبالغ دون TVA، أي الرسم على القيمة المضافة. فهي قيمة ما بعته، وهي أيضاً وعاء تصريحك بهذا الرسم. وليست الضريبة التي حصّلتها لحساب الدولة.

يعدّ الشهر الفواتير المؤرَّخة فيه بعد وصولها إلى مُرسَل. ولا تُعدّ أبداً الفاتورة المسودة أو الملغاة أو اللاغية. ثم يطرح الشهر الإشعارات الدائنة الصادرة فيه.

فالإشعار الدائن الصادر في مارس عن فاتورة يناير يُطرح من مارس. وهكذا لا يتغير شهر صرّحت به حين يُرجع إليك زبون شيئاً فيما بعد. وإلغاء أثر الفاتورة هو الشيء الوحيد الذي يُخرجها من الشهر الذي كانت فيه.

مرِّر المؤشر على شهر لتقرأ ما فوترتَه وما حسمته بجانب مجموعه. وانقر عمود زبون لتفتح فواتيره خلال الأشهر نفسها. وانقر عمود منتج لتفتح المنتج. ويظهر رقم الأعمال الشهري أيضاً في صفحة المبيعات الرئيسية، تحت الأرقام الرئيسية.

تعرض رسوم لوحة القيادة الأشهر الاثني عشر الأخيرة ما لم تختر مدى زمنياً في أعلاها. فإن اخترته، عرضت الأشهر التي يغطيها، ولا يعدّ الشهر الأول والأخير إلّا الأيام الداخلة فيه. أما رسم صفحة المبيعات الرئيسية فيعرض دائماً الأشهر الاثني عشر الأخيرة.

فاتورة بعملة أخرى

يعرض بيلوسيتي المبالغ بعملة الأساس، وهي عملة المؤسسة في صفحة مؤسستك. والفاتورة أو الإشعار الدائن بعملة أخرى يُحسب بـسعر الصرف الساري في تاريخه هو. مثلاً، فاتورة باليورو مؤرَّخة في 14 مارس قيمتها ما يقوله السعر الساري في 14 مارس، مهما كانت قيمة اليورو اليوم.

إذا لم يكن سعر مسجَّلاً حتى ذلك التاريخ، يترك بيلوسيتي المستند خارج المبالغ. فهو لا يحسب اليورو الواحد ديناراً واحداً. وتذكر جملة تحت الرسم المستند، مع رابط إلى صفحة أسعار الصرف. وبعد أن تدخل السعر، يلتحق المستند بشهره. وإذا لم يكن لمؤسستك عملة أساس بعد، قالت الرسوم ذلك بدلاً منها.

إعداد القسم

الإعداد صفحة واحدة لما تضبطه مرة وتعود إليه حين تتغيّر الأسعار. فيها تبويب واحد:

يحتفظ التبويب بالعنوان الذي كان لقوائم الأسعار، فالإشارة المرجعية إليها تفتحه دائماً. وإن كان دورك لا يسمح لك برؤية قوائم الأسعار، فلن يظهر الإعداد في قائمتك.