Encaissements et décaissements

Enregistrer l'argent qu'un client vous verse ou que vous versez à un fournisseur, l'imputer sur les documents qu'il règle, puis le confirmer.

Un encaissement est de l’argent qui entre, le plus souvent d’un client qui règle une facture. Un décaissement est de l’argent qui sort, le plus souvent vers un fournisseur qui vous a adressé sa facture. Vous saisissez les deux sur cette page, et vous imputez chacun sur les documents qu’il règle. Quand le sens ne compte pas, cette page appelle l’un ou l’autre une pièce.

Le caissier et le trésorier saisissent les pièces et les imputent sur des documents. Seuls le trésorier et le propriétaire de votre organisation peuvent confirmer une pièce, la marquer dénouée, l’annuler ou la déclarer impayée.

Une pièce commence en Brouillon, et un brouillon ne déplace aucun argent. Quand le trésorier la confirme, Beelocity inscrit l’argent au journal de trésorerie et met à jour les documents qu’il règle. Si le mode de règlement suit le titre, comme pour un chèque ou un effet, l’argent n’arrive au journal qu’à l’encaissement du titre.

Ouvrir les encaissements et décaissements

Ouvrez Trésorerie → Encaissements et décaissements dans le menu latéral. Chaque ligne est un encaissement ou un décaissement, avec ces colonnes :

Numéro de pièce : celui d’un encaissement commence par RCT-, celui d’un décaissement par PAY-. Cliquez dessus pour ouvrir la pièce.
Date : le jour où l’argent est entré ou sorti.
Sens : Encaissement pour l’argent qui entre, ou Décaissement pour celui qui sort.
Tiers : le client qui vous a payé, ou le fournisseur que vous avez réglé.
Mode de règlement : la façon dont l’argent a circulé, par exemple en espèces, par virement ou par chèque.
Compte : le compte de trésorerie où l’argent est arrivé, ou d’où il est parti.
Montant, Imputé et Non imputé : la somme entière, la part imputée sur des documents, et la part qu’aucun document n’a prise.
Statut : Brouillon, En attente d’approbation, Approuvé, Confirmé, Encaissé, Impayé ou Annulé. Une pièce ne passe par En attente d’approbation et Approuvé que si un circuit d’approbation s’y applique. Voyez Approuver les règlements de montant élevé plus bas.
Actif : quand ce réglage est désactivé, les rapports de trésorerie excluent cette pièce de l’argent non imputé. Rien d’autre ne change.

Tapez dans la zone de recherche pour retrouver une pièce par son numéro, son libellé, ses notes ou sa référence externe. La recherche la retrouve aussi par le numéro d’un document qu’elle règle, ou du chèque qui a servi à la régler. Elle le fait même quand rien de ce qui est saisi sur la pièce ne les mentionne.

Appuyez sur le bouton de filtre à côté de la zone de recherche pour restreindre la liste. Vous pouvez filtrer sur le Sens, le Statut, le Tiers, le Mode de règlement, le Compte et Actif. Vous pouvez aussi choisir une plage de Date ou de Date de valeur, ou une fourchette de Montant, d’Imputé ou de Non imputé. Par exemple, Non imputé supérieur à zéro montre les pièces qui gardent de l’argent qu’aucun document n’a pris. L’adresse de la page garde vos choix, et vous pouvez donc mettre la vue en favori ou la partager (Utiliser les listes).

Enregistrer un encaissement ou un décaissement

Le caissier, le trésorier et le propriétaire de votre organisation peuvent en saisir un. Appuyez sur Ajouter, puis remplissez le formulaire :

Numéro de pièce s’ouvre sur le numéro suivant de sa série, par exemple RCT-2026-000001. Vous pouvez saisir un autre numéro, si aucune autre pièce ne le porte. Le numéro d’un encaissement commence par RCT-, celui d’un décaissement par PAY-. Si vous changez le sens avant de saisir un numéro, le numéro proposé suit.
Sens vaut Encaissement pour l’argent qui entre, ou Décaissement pour celui qui sort. Vous ne pourrez plus le changer après l’enregistrement.
Tiers est le client ou le fournisseur. Ce peut être aussi un client que vous remboursez, ou un fournisseur qui vous rembourse. Pour l’argent qui sort, la liste ne propose que des tiers actifs.
Mode de règlement dit comment l’argent circule (Modes de règlement). Quand vous en choisissez un, Beelocity propose son compte par défaut. Si le mode n’en a pas, Beelocity propose votre compte par défaut dans la devise, si le mode peut l’utiliser.
Compte de trésorerie est le compte où l’argent arrive, ou d’où il part. Choisissez d’abord le mode, car la liste ne propose que les comptes ouverts qui l’acceptent. Une caisse n’accepte que les espèces et le type Autre. Un chèque ou un effet va sur un compte bancaire ou sur un compte CCP, le compte postal d’Algérie Poste.
Devise vient du compte, dès que vous le choisissez. Vous ne pourrez plus la changer après l’enregistrement.
Montant est la somme entière reçue ou versée. Beelocity la compte en centimes entiers, ou dans la plus petite unité de sa devise, et il refuse une fraction plus fine.
Taux de change n’apparaît que pour une devise autre que celle de votre organisation. Saisissez le taux auquel l’argent est converti, par exemple celui de l’avis de votre banque. Beelocity ne confirme la pièce que si ce taux reste à moins de cinq pour cent du taux enregistré pour la date de règlement. S’il n’y a aucun taux enregistré pour ce jour, enregistrez-le d’abord.
Date de règlement est le jour où l’argent est entré ou sorti. Date de valeur est le jour où la banque rend l’argent disponible. Une caisse n’a pas de jour de banque, et le formulaire ne demande donc pas cette date. Si vous laissez la date de valeur vide, la confirmation prend la date de règlement.
Référence externe est la référence de la banque ou du titre, par exemple un numéro de chèque. Beelocity la garde pour vous, et le Rapprochement automatique du rapprochement bancaire ne la lit pas.
Libellé est une courte mention portée sur la pièce. Notes internes sert à votre équipe, et pas au tiers.

Appuyez sur Enregistrer. Beelocity enregistre la pièce en Brouillon, et aucun argent ne bouge encore. Vous pouvez toujours la modifier, l’imputer sur des documents ou la supprimer.

Imputer un encaissement sur des factures

Quand vous enregistrez une pièce pour un tiers, sa page montre l’onglet Imputations. Vous y imputez l’argent sur les documents qu’il règle, et un seul encaissement peut solder plusieurs factures. Un salaire ou une déclaration n’a pas cet onglet, car il ne règle aucun document.

Vous ne pouvez modifier les imputations que tant que la pièce est un Brouillon. Seuls le caissier, le trésorier et le propriétaire de votre organisation peuvent les modifier.

Appuyez sur Ajouter. Sous Imputer sur, choisissez ce que l’argent règle :

Pour l’argent qui entre : Facture client, Remboursement fournisseur sur note de débit, ou Laisser en avoir, non imputé.
Pour l’argent qui sort vers un fournisseur : Facture fournisseur, Bon de commande, ou Laisser en avoir, non imputé.
Pour l’argent qui sort vers un client : Facture d’avoir.

Choisissez ensuite le document. La liste ne propose que les documents ouverts du tiers dans la devise de la pièce, et seulement ceux qui doivent encore quelque chose. Quand vous en choisissez un, le Montant s’ouvre sur ce qui le solde, ou sur l’argent qui reste s’il est plus petit.

Un encaissement en espèces pour une facture qui ne dit pas Espèces doit le timbre fiscal. Le timbre fait partie du montant de l’encaissement, donc l’encaissement doit contenir ensemble le montant de la facture et le timbre fiscal. S’il contient moins, Beelocity refuse l’imputation et dit de combien augmenter le montant.

Sur la facture d’un client, vous pouvez aussi accorder un Escompte de règlement. Les conditions de paiement de la facture doivent en prévoir un, et la date de règlement doit tomber dans leur délai. L’escompte est le taux des conditions appliqué au total de la facture, arrondi au centime, le demi-centime allant au centime supérieur. Prenons les conditions 2/10 net 30 : 2 % d’escompte pour un règlement sous dix jours après la date de la facture, et la totalité sous trente jours. Une facture de 106,25 DA donne alors droit à 2,13 DA, et le client qui règle 104,12 DA dans les dix jours l’a soldée. Un client qui ne règle qu’une partie de la facture n’obtient que la part d’escompte de cette partie.

Avec un Abandon de créance, vous renoncez à un petit reste de solde, plutôt que de le réclamer. Indiquez pourquoi dans Motif de l’abandon. L’escompte et l’abandon soldent le document comme le ferait de l’argent, alors qu’aucun argent n’est entré pour eux.

Pour laisser Beelocity faire le travail, choisissez Imputer automatiquement dans le menu ⋮ au-dessus des imputations, puis appuyez sur Imputer. Beelocity règle les documents ouverts du tiers avec l’argent qui reste :

Pour l’argent qui entre, il règle les factures du client, en commençant par l’échéance la plus ancienne. Cochez Prendre l’escompte de règlement là où il est autorisé pour accorder l’escompte partout où les conditions le prévoient. Dans Abandon maximal par document, saisissez le plus grand montant qu’il peut abandonner pour solder une facture.
Pour l’argent qui sort, il règle d’abord les factures du fournisseur, en commençant par l’échéance la plus ancienne, puis ses bons de commande, du plus ancien au plus récent. Les deux options n’y font rien.
Il ne règle jamais une note de débit ni un avoir, et vous les ajoutez donc avec Ajouter.

Ce qu’aucun document ne prend reste non imputé, sur cette pièce. Après la confirmation, il y reste pour de bon, car Beelocity ne l’impute jamais sur un document qui vient plus tard. Imputez donc l’argent sur chaque document qu’il règle avant que la pièce soit confirmée.

Le bandeau au-dessus des imputations affiche le Montant, la part Imputé sur des documents, la part Non imputé et le Reste à imputer. Pour retirer un document d’un brouillon, appuyez sur Retirer cette imputation sur sa ligne, puis sur Retirer.

Un décaissement vers un fournisseur règle d’ordinaire sa facture fournisseur. La trésorerie n’accepte qu’une facture active au statut Approuvé ou Partiellement réglé, et jamais plus que son Reste à payer. Vous pouvez aussi imputer un décaissement sur un bon de commande, pour enregistrer un règlement fait avant la facture. Beelocity n’accepte un bon de commande qu’après son approbation, et les règlements imputés dessus ne peuvent pas dépasser son total. Mais Beelocity ne déduit pas ce règlement de la facture qui suit. La facture affiche toujours la totalité de son montant comme due : vérifiez donc ce que vous avez réglé sur la commande avant de régler la facture.

Un encaissement peut aussi venir d’un fournisseur. Après un retour que vous lui avez expédié, ou après une erreur de facturation, une note de débit fournisseur dit ce que le fournisseur vous doit. Quand il vous rembourse, enregistrez un encaissement de ce fournisseur, puis choisissez Remboursement fournisseur sur note de débit. Beelocity ne propose qu’une note active au statut Émis, et jamais plus que son Restant. Après la confirmation de l’encaissement, l’Imputé de la note augmente du montant remboursé.

Un décaissement peut aussi aller à un client. Pour rendre à un client ce qui reste sur un avoir, enregistrez un décaissement vers ce client, puis choisissez Facture d’avoir. Beelocity ne propose qu’un avoir actif au statut Émis, et jamais plus que ce qu’il en reste. Un client qui n’est pas aussi fournisseur ne reçoit rien d’autre : pour lui, la fenêtre ne propose que ses avoirs. Un décaissement ne propose jamais un tiers inactif, et Beelocity refuse celui qu’on lui envoie malgré tout.

Vous ne pouvez modifier les imputations que tant que la pièce est un Brouillon. Après la confirmation, elles ne changent plus, même si quelqu’un annule la pièce.

Confirmer, encaisser, annuler, déclarer impayé

Ouvrez une pièce. Le parcours en haut de sa page se lit Brouillon, Confirmé et Encaissé, et il montre où en est la pièce. L’étape suivante est un bouton. Cliquez dessus, et une fenêtre vous demande de confirmer. Pour sortir du parcours, cliquez sur l’étape où se trouve la pièce. La liste des changements de statut s’ouvre, et vous y choisissez Annulé ou Impayé.

Seuls le trésorier et le propriétaire de votre organisation peuvent franchir ces étapes. Le caissier les voit sur le parcours, mais il ne peut pas appuyer dessus.

Confirmer. Cliquez sur Confirmé, puis appuyez sur Confirmer dans la fenêtre. Beelocity vérifie d’abord la pièce par rapport aux documents tels qu’ils sont maintenant. Il refuse si la pièce exige une approbation, si le compte n’est pas ouvert, ou si le taux s’écarte trop du taux enregistré. Il refuse aussi des imputations qui ne tiennent plus dans ce que les documents doivent. Si la pièce passe ces contrôles, la suite dépend de son mode :

Un mode qui ne suit aucun titre, comme les espèces ou un virement. Beelocity inscrit l’argent au journal de trésorerie maintenant, et il met à jour les documents que l’argent règle. Si l’argent fait descendre le compte sous le plus bas solde qu’il autorise, Beelocity refuse la confirmation. Si le mode n’exige pas de compensation, la pièce passe aussitôt à Encaissé. Sinon, elle reste au statut Confirmé jusqu’à ce que quelqu’un la marque dénouée.
Un mode qui suit le titre, comme un chèque ou un effet. La fenêtre demande le Numéro de l’instrument imprimé sur le titre. Vous pouvez aussi indiquer sa Date d’échéance et la Banque de la contrepartie. Si vous laissez l’échéance vide, Beelocity prend la date de valeur ou la date de règlement, la plus tardive des deux. Beelocity enregistre le titre sur la page des chèques, et il met à jour les documents. L’argent n’arrive au journal de trésorerie qu’à l’encaissement du titre, et la pièce passe alors à Encaissé. Beelocity ne vérifie donc le plus bas solde du compte qu’à l’encaissement du titre.

La fenêtre propose aussi une Date de valeur (facultative). Si vous la laissez vide, Beelocity prend la date de valeur de la pièce, ou à défaut la date de règlement.

Personne ne peut annuler une pièce au statut Encaissé. Si un mode n’exige pas de compensation, sa pièce passe à Encaissé dès sa confirmation. Vérifiez donc le montant, le compte et les imputations avant d’appuyer sur Confirmer. Le seul retour possible est la contre-passation. Le trésorier ou le propriétaire de votre organisation ouvre l’écriture de la pièce dans le journal de trésorerie, puis choisit Contre-passer l’écriture dans Autres actions. Beelocity passe le même montant en sens inverse. Un encaissement contre-passé fait donc ressortir son argent du compte, et un décaissement contre-passé l’y remet. Si une ligne de relevé bancaire est rapprochée de cette écriture, appuyez d’abord sur Annuler le rapprochement sur cette ligne, dans le rapprochement bancaire. La pièce reste au statut Encaissé, et les documents qu’elle a réglés restent réglés.

Seul un chèque ou un effet que vous aviez reçu peut encore revenir, comme le dit Déclarer impayé plus bas. Si quelqu’un a contre-passé l’écriture de son encaissement, Beelocity ne peut plus déclarer ce titre impayé.

Marquer dénoué. Si le mode d’une pièce exige une compensation, la pièce attend au statut Confirmé. Quand la banque a réellement passé l’opération, cliquez sur Encaissé, puis appuyez sur Marquer dénoué. Personne ne peut plus annuler la pièce ensuite. Une pièce réglée par un titre suivi ne propose jamais cette étape, car elle passe à Encaissé avec son titre.

Annuler. Vous ne pouvez annuler une pièce que tant qu’elle est au statut Confirmé. Cliquez sur son étape, choisissez Annulé, saisissez le motif, puis appuyez sur Annuler la pièce. Beelocity passe au journal de trésorerie une écriture inverse, datée du jour, pour l’argent que la pièce a déplacé. Les documents qu’elle réglait sont de nouveau dus. Un chèque que vous aviez émis avec la pièce est annulé lui aussi. Vous ne pourrez pas revenir sur l’annulation. Si quelqu’un a contre-passé l’écriture de la pièce au journal de trésorerie, l’annulation échoue, et la pièce reste au statut Confirmé.

Si le titre de la pièce figure sur un bordereau de remise, Beelocity refuse l’annulation. Tant que le bordereau est un brouillon, retirez-en d’abord le titre. Après le dépôt du bordereau, vous réglez le sort du titre quand vous créditez le bordereau.

Déclarer impayé. Servez-vous-en quand la banque vous retourne un chèque ou un effet que vous aviez reçu. Cliquez sur l’étape de la pièce, choisissez Impayé, puis saisissez le motif. Dans Date de valeur (aujourd’hui, si vous laissez vide), indiquez le jour où la banque a renvoyé le titre. Ce jour ne peut pas être dans le futur, ni avant le jour où la banque a crédité le titre. Appuyez sur Déclarer impayé. Beelocity reprend, à ce jour, l’argent que le titre avait porté au journal de trésorerie. Les factures qu’il réglait sont de nouveau dues, et le titre passe lui aussi à Impayé.

Un titre encore posé sur un bordereau en brouillon n’est pas arrivé à la banque : vous ne pouvez le déclarer impayé qu’après le dépôt du bordereau. Beelocity ne prend pas ici les frais que la banque compte pour le retour. Vous les saisissez depuis la ligne du relevé bancaire qui les porte, dans le rapprochement bancaire.

Vous ne pouvez supprimer une pièce que tant qu’elle est un Brouillon. Choisissez Supprimer dans Autres actions sur sa page. Une pièce confirmée reste dans la liste, pour que son historique reste.

Approuver les règlements de montant élevé

Votre organisation peut faire attendre une approbation à certaines pièces avant que quiconque les confirme. Par exemple, toute pièce de 1 000 000,00 DA ou plus peut en exiger une. Une deuxième personne lit alors chaque grosse pièce avant que l’argent ne bouge, car personne ne peut approuver une demande qu’il a soumise lui-même.

Cela ne s’applique que si le propriétaire de votre organisation a mis en place un circuit d’approbation de type Règlement, dans Paramètres → Circuits d’approbation (Configurer les circuits d’approbation). Un circuit peut couvrir les encaissements comme les décaissements. Si aucun circuit ne couvre une pièce, le trésorier la confirme depuis le Brouillon, comme décrit plus haut.

Quand un circuit couvre une pièce :

Soumettre pour approbation. Ouvrez le brouillon, puis choisissez Soumettre pour approbation dans Autres actions. Le caissier, le trésorier et le propriétaire peuvent la soumettre. La pièce passe En attente d’approbation, et personne ne peut la modifier ni la confirmer pendant l’attente. Si vous cliquez d’abord sur Confirmé, Beelocity refuse et vous demande de soumettre la pièce. Si aucun circuit ne couvre la pièce, Beelocity dit qu’elle n’a pas besoin d’approbation. Confirmez-la alors directement.
Approbation. Les approbateurs décident dans leur boîte de réception. S’ils l’approuvent, la pièce passe à Approuvé. S’ils la rejettent, elle revient au Brouillon. Pendant l’attente, la personne qui l’a soumise peut choisir Retirer la demande dans Autres actions. La pièce revient alors au Brouillon.
Confirmer. Après l’approbation, le trésorier ou le propriétaire de votre organisation confirme la pièce comme d’habitude. Personne ne peut modifier une pièce au statut Approuvé, ni la retirer, l’annuler ou la supprimer.

L’onglet Approbations de la pièce montre la demande et la décision de chaque approbateur. L’action Enregistrer un règlement d’une facture client crée un encaissement sans jamais demander d’approbation.

Ce qui se met à jour tout seul

Quand une pièce est confirmée, Beelocity met à jour chaque chiffre qu’elle touche, et vous ne corrigez jamais un solde à la main :

Une ligne entre au journal de trésorerie sur le compte, et le solde du compte montre l’argent entré ou sorti. Pour une pièce réglée par un titre suivi, cette ligne arrive à l’encaissement du titre. Une pièce en devise étrangère est valorisée dans la devise de votre organisation, à son propre taux de change.
Chaque facture client et chaque facture fournisseur qu’elle règle voit son montant payé augmenter et son reste à payer baisser. Son statut passe à Partiellement réglé ou à Réglé.
Chaque avoir ou note de débit sur lequel elle tire voit son montant imputé augmenter.
Un bon de commande ne change pas. La pièce compte seulement dans le total de la commande, pour les règlements qui viennent ensuite.
Sur une pièce en devise étrangère, Beelocity enregistre le gain ou la perte de change sur les factures client qu’elle règle. Ce chiffre est pour mémoire, et il ne déplace aucun solde.

Si quelqu’un annule la pièce ou la déclare impayée, Beelocity défait ces changements. Il passe au journal de trésorerie une écriture inverse pour l’argent qui a bougé. Les factures sont de nouveau dues, et les avoirs et les notes de débit retrouvent leur solde. Mais la pièce reste imputée sur chaque document. Personne ne peut donc plus annuler ensuite cette facture fournisseur, cet avoir ou cette note de débit.