Encaissements et décaissements

Un encaissement est de l’argent qu’un client vous verse. Un décaissement est de l’argent que vous versez à un fournisseur. C’est ici que vous enregistrez les deux, que vous décidez quelles factures un encaissement solde, et que vous voyez la trésorerie arriver sur vos comptes de trésorerie — ou en partir.

Chaque encaissement et chaque décaissement suit une vie courte : vous le saisissez en brouillon, vous le confirmez (ce qui passe l’argent au journal de trésorerie et met à jour les factures qu’il solde), et il finit encaissé ou, à l’occasion, annulé ou impayé.

Ouvrir les encaissements et décaissements

Ouvrez Trésorerie → Encaissements et décaissements dans le menu latéral. Vous verrez une ligne par règlement, avec :

Numéro — la référence du document (les encaissements commencent par RCT-, les décaissements par PAY-). Cliquez dessus pour ouvrir le règlement.
Date — le jour où l’argent a été reçu ou versé.
Sens — un Encaissement (argent qui entre) ou un Décaissement (argent qui sort).
Tiers — le client qui vous a payé, ou le fournisseur que vous avez payé.
Mode — comment l’argent a circulé (espèces, virement, chèque…).
Compte — le compte de trésorerie sur lequel il est arrivé ou dont il est parti.
Montant, Imputé et Non imputé — le total, la part rattachée à des factures, et le reliquat non rattaché, conservé comme crédit.
Statut — Brouillon, En attente d’approbation, Approuvé, Confirmé, Encaissé, Impayé ou Annulé. (En attente d’approbation et Approuvé n’apparaissent que si votre organisation fait passer les règlements par un circuit d’approbation — voir Approuver les règlements de montant élevé plus bas.)

Utilisez le bouton de filtre à côté de la zone de recherche pour n’afficher que les encaissements ou que les décaissements (Sens), un seul Statut, un seul Tiers, un Mode ou un Compte, une plage de Date ou de Date de valeur, ou une plage de montant — Non imputé supérieur à zéro est la liste de travail de la trésorerie qui reste à imputer. Les choix sont conservés dans la barre d’adresse, si bien qu’une vue filtrée peut être mise en favori ou partagée (Utiliser les listes).

Enregistrer un encaissement ou un décaissement

Cliquez sur Ajouter, puis renseignez le formulaire :

Numéro de pièce — laissez-le vide et Beelocity le numérote pour vous (RCT-2026-000001) ; saisissez le vôtre si vous préférez. Les encaissements doivent commencer par RCT-, les décaissements par PAY-.
Sens — Encaissement pour l’argent d’un client, Décaissement pour l’argent versé à un fournisseur. Figé une fois enregistré.
Tiers — le client ou le fournisseur.
Mode de règlement — comment l’argent circule. Choisir un mode renseigne pour vous son compte par défaut.
Compte de trésorerie — le compte sur lequel l’argent arrive ou dont il part.
Devise et Montant — ce qu’est l’argent et combien il y en a. La devise est figée une fois enregistrée.
Taux de change — n’a d’intérêt que pour un règlement en devise étrangère ; laissez 1 pour un règlement déjà dans votre devise de référence.
Date de règlement et Date de valeur — le jour où l’argent a circulé et, si vous le souhaitez, la date de valeur bancaire à laquelle les fonds deviennent réellement disponibles.
Référence externe, Libellé et Notes internes — une référence bancaire ou de chèque, une mention affichée sur le règlement, et des notes privées pour votre équipe.

Enregistrez le brouillon. Vous pouvez continuer à le modifier, l’imputer sur des factures, et ne le confirmer qu’ensuite.

Imputer un encaissement sur des factures

Un encaissement en brouillon porte un onglet Imputations — c’est là que vous décidez quelles factures du client cet argent solde. Un seul encaissement peut solder plusieurs factures à la fois.

Ajouter une imputation — choisissez une facture ouverte et un montant. Beelocity propose le montant qui solde la facture (ou le reliquat d’argent, s’il est plus petit). Vous pouvez aussi enregistrer un escompte de règlement anticipé accordé au client, ou passer en perte un petit reliquat de solde en indiquant un motif.
Imputation automatique — laissez Beelocity affecter l’argent aux factures du client par échéance la plus ancienne d’abord, jusqu’à épuisement. Activez l’option d’escompte si vos conditions le permettent.
Non imputé — tout ce que vous ne rattachez pas à une facture reste non imputé : un crédit détenu au nom du tiers, réutilisable la fois suivante.

Le bandeau de synthèse affiche en permanence le montant, la part imputée sur des documents, la part non imputée et ce qui reste à imputer. Un règlement fournisseur s’impute de la même façon — normalement sur la facture fournisseur qu’il solde, ce qui réduit le reste à payer de cette facture. Vous pouvez aussi l’imputer sur un bon de commande pour enregistrer un acompte sur une commande qui n’a pas encore de facture.

Un encaissement a une autre cible que les factures du client : une note de débit. Lorsqu’un fournisseur vous rembourse — après un retour que vous lui avez expédié ou une erreur de facturation — enregistrez l’argent entrant comme un encaissement de ce fournisseur et imputez-le sur la note de débit fournisseur émise. L’imputation ne peut jamais dépasser le solde restant de la note, et confirmer l’encaissement met à jour le montant imputé de la note.

Les imputations ne peuvent être changées que tant que le règlement est un brouillon. Le confirmer les fige.

Confirmer, encaisser, annuler, déclarer impayé

Ouvrez un règlement et regardez sa ligne d’état — la bande en haut de la page qui se lit Brouillon · Confirmé · Encaissé et montre où le règlement en est. L’étape suivante est un bouton ; cliquez sur l’état lui-même pour ouvrir le schéma complet, d’où se choisissent les sorties de route. Ce qui vous est proposé dépend de vos droits : confirmer et encaisser exigent le droit de confirmation, annuler et déclarer impayé celui d’annulation ; sans eux les étapes restent dessinées — vous voyez où va le règlement — mais ce ne sont pas des boutons.

Confirmer — engage le règlement. L’argent est passé au journal de trésorerie (le solde du compte bouge donc), et toutes les factures que vous avez imputées sont marquées payées. Un règlement qui n’exige aucune compensation (les espèces, par exemple) passe directement à Encaissé. Un chèque ou un effet enregistre l’instrument et retient l’argent jusqu’à son encaissement — Beelocity vous demande le numéro de l’instrument au moment de la confirmation.
Encaisser — marque comme définitifs les fonds d’un règlement confirmé.
Annuler — annule un règlement confirmé avant son encaissement. Le mouvement de trésorerie passé est contre-passé et les factures soldées se rouvrent. Un motif vous est demandé.
Déclarer impayé — pour un chèque ou un effet reçu que la banque renvoie impayé. L’encaissement est contre-passé et les factures soldées se rouvrent.

Seul un règlement en brouillon peut être supprimé ; une fois confirmé, annulez-le plutôt, afin que la piste d’audit soit préservée.

Approuver les règlements de montant élevé

Votre organisation peut exiger que certains règlements — par exemple tout règlement atteignant un montant donné — soient approuvés avant de pouvoir être confirmés. Cela maintient un second regard sur les sorties importantes : la personne qui enregistre un règlement et celle qui l’approuve restent distinctes.

Cela ne s’applique que si un administrateur a mis en place une règle d’approbation des règlements (sous Paramètres → Circuits d’approbation, en choisissant le type de document Règlement). Si aucune règle ne correspond à un règlement, il se confirme directement, exactement comme décrit plus haut.

Lorsqu’une règle s’applique :

Soumettre pour approbation — ouvrez le règlement en brouillon et choisissez Soumettre pour approbation. Le règlement passe En attente d’approbation et se verrouille en modification, pour que ses chiffres ne bougent pas pendant l’examen. (Si vous tentez de Confirmer un règlement qui exige une approbation, Beelocity vous rappelle de le soumettre d’abord.)
Approbation — l’approbateur (ou la chaîne d’approbateurs) examine la demande dans sa boîte de réception et donne son accord. Le règlement passe alors Approuvé. Tant qu’il est en attente, vous pouvez Retirer la demande depuis le règlement pour le rouvrir en brouillon.
Confirmer — une fois Approuvé, celui qui détient le droit de confirmation engage le règlement comme d’habitude.

L’onglet Approbations du règlement montre la demande et la décision de chaque approbateur.

Ce qui se met à jour tout seul

La confirmation d’un règlement est le moment où tout se met à jour — vous ne rectifiez jamais un solde à la main :

Une ligne du journal de trésorerie est passée sur le compte de trésorerie, dont le solde reflète alors l’argent entré ou sorti.
Chaque facture imputée voit son montant payé augmenter et son statut passer à Partiellement payée ou Payée.
Tout gain ou perte de change réalisé au règlement est enregistré sur le règlement, pour mémoire.

Annuler un règlement confirmé ou le déclarer impayé contre-passe automatiquement chacun de ces effets.