Un retour client — souvent appelé RMA, d’après le sigle anglais de l’autorisation de retour de marchandise — enregistre les marchandises qu’un client vous renvoie sur une livraison que vous avez expédiée. C’est l’inverse du bon de livraison : la livraison sort les marchandises du dépôt, le retour les y fait rentrer. Chaque retour se rattache à un bon de livraison, et ses lignes disent quels articles livrés sont revenus, en quelle quantité et dans quel état.
Le retour client ne traite que le volet marchandises. Rembourser ou créditer le client est une étape distincte — émettez un avoir sur la facture qui a facturé les marchandises retournées.
Notions clés
- Retour client (
RMA) — le document qui autorise et enregistre la reprise de marchandises chez un client, toujours rattaché au bon de livraison qui les a expédiées. - État — l’état dans lequel les marchandises reviennent. Les articles en Bon état sont revendables ; les articles Détérioré ne le sont pas.
- Quantité retournable — ce qui peut encore revenir sur une ligne de livraison : la quantité expédiée moins tout ce qui a déjà été retourné dessus, sur l’ensemble des retours.
- La réception — l’étape qui bouge réellement le stock. Tant qu’un retour n’est pas reçu, ce n’est que du papier.
Créer un retour client
Le plus simple est de partir de la livraison elle-même :
- Ouvrez le bon de livraison expédié (ou livré) et cliquez sur Créer un retour dans son en-tête.
- Confirmez ou remplacez le numéro de retour proposé (par exemple RMA-2026-000001) — laissez-le vide pour une numérotation automatique.
- Un retour en brouillon est créé, avec une ligne par ligne de livraison, préremplie du reste retournable de chaque ligne et de l’état Bon état. Vous arrivez sur le retour, prêt à le ramener à ce qui revient vraiment.
Seuls les bons expédiés ou livrés peuvent faire l’objet d’un retour — une livraison qui n’a jamais quitté le dépôt n’a rien à rendre.
Vous pouvez aussi partir de zéro :
- Ouvrez Ventes > Retours client dans le menu latéral et cliquez sur Ajouter.
- Choisissez le bon de livraison sur lequel les marchandises reviennent — la commande client, le client et le dépôt se renseignent automatiquement à partir de lui.
- Renseignez la date de retour et les observations éventuelles, puis cliquez sur Enregistrer. Le retour est créé au statut Brouillon : ses informations sont à gauche de la page et ses Lignes juste à côté, à droite, vides tant que vous ne les avez pas ajoutées.
Modifier les lignes et leur état
Tant que le retour est au statut Brouillon, c’est dans les Lignes à côté de ses informations que vous ajustez ce qui revient :
- Ligne de livraison — la ligne de livraison que cette ligne de retour contre-passe. Le sélecteur montre le produit de chaque ligne et son reste retournable (par exemple « 4 retournables sur 10 »). Le choix renseigne automatiquement le produit, l’unité et l’emplacement.
- Quantité — ce qui revient. Les retours partiels sont normaux — rendez 4 des 10 unités expédiées et les 6 autres restent retournables pour un retour ultérieur.
- État — Bon état ou Détérioré. C’est ce qui décide où le stock atterrit à la réception (voir plus bas).
- Motif — la raison pour laquelle le client a retourné la ligne (mauvais article, défaut, dommage au transport). Utile pour le suivi qualité.
- Observations — les remarques internes : références de lot, constatations de contrôle.
Les lignes ne peuvent être ajoutées ou modifiées que tant que le retour est au statut Brouillon.
Réceptionner le retour
Cliquez sur Reçu, l’étape suivante du parcours en bas de la page du retour, puis confirmez, une fois les marchandises physiquement revenues au dépôt. Le parcours va de Brouillon → Reçu → Clôturé : les étapes franchies sont cochées, celle où se trouve le retour est en gras, et la suivante est un bouton — sur un retour, chaque passage se fait à la main. Survolez une étape pour voir quand elle a été atteinte et par qui. Cliquer sur l’étape en cours ouvre la carte, où se choisit Annulé tant que le retour est encore un brouillon. La réception est l’étape qui bouge le stock, d’un seul coup :
- Les lignes en Bon état sont remises directement au stock vendable du dépôt — elles sont immédiatement disponibles à la vente.
- Les lignes Détérioré sont entrées dans une poche de stock bloqué. Elles comptent dans le stock mais restent hors de la quantité vendable, le temps que vous décidiez de leur sort (réparation, rebut, retour fournisseur).
- Les quantités expédiées de la commande client reviennent en arrière des quantités retournées. Une commande entièrement expédiée redescend à Partiel (ou à Confirmé si tout est revenu), de sorte que les marchandises pourront repartir plus tard si besoin.
- Un mouvement de stock en entrée est enregistré pour une traçabilité complète.
Le plafond de retour
Chaque ligne de livraison ne peut jamais être retournée au-delà de ce qu’elle a réellement expédié, compté sur l’ensemble des retours. Si vous avez expédié 10 et reçu un premier retour de 4, un second retour ne peut porter que sur 6 au plus. Réceptionner un retour qui dépasse le plafond est refusé par un message clair — ramenez la quantité et réceptionnez de nouveau. Vous ne pouvez donc jamais récupérer plus de stock que vous n’en avez sorti.
Les statuts
| Statut | Signification |
|---|---|
| Brouillon | Le retour est en préparation. Les lignes, les quantités et les états se modifient encore. Rien n’est entré en stock. |
| Reçu | Les marchandises sont revenues : le stock est enregistré (Bon état comme vendable, Détérioré comme bloqué) et les quantités expédiées de la commande sont revenues en arrière. Posé par l’action de réception, jamais à la main. |
| Clôturé | Soldé administrativement — en général une fois l’avoir émis. On y arrive depuis Reçu. |
| Annulé | Le brouillon a été abandonné avant toute réception. Rien n’avait été enregistré, donc rien n’est à défaire. |
Un retour ne peut être supprimé que tant qu’il est au statut Brouillon.
Créditer le client
Le retour ne touche jamais à la facturation. Une fois les marchandises revenues (Reçu), cliquez sur Créer un avoir dans l’en-tête du retour — cela ouvre un formulaire d’avoir vierge, avec un rappel de choisir la facture qui a facturé les marchandises retournées. Quand vous la connaissez, préférez partir de la facture elle-même : les montants de l’avoir doivent refléter ce qui a réellement été facturé, et la facture est seule à le savoir.
Un retour complet, en dinars : vous avez expédié et facturé 10 unités à 1 500 DA pièce (15 000 DA), le client renvoie 4 unités détériorées, vous réceptionnez le retour (les 4 unités atterrissent en stock bloqué), puis vous émettez un avoir de 6 000 DA sur la facture.
Retrouver un retour
La liste Retours client cherche sur le numéro, et son bouton de filtre la restreint par Statut, Client, Dépôt, la Livraison ou la Commande client dont il vient, ou une période de Date de retour (voir Utiliser les listes).
Points importants
- Les retours client partagent leurs droits d’accès avec les bons de livraison — la même équipe de dépôt qui expédie les marchandises les reprend.
- La réception n’est pas réversible depuis l’application. Vérifiez deux fois les quantités et les états avant de réceptionner ; en cas d’erreur, ressortez l’excédent sur un nouveau bon de livraison.
- La date de retour est indicative — le stock bouge le jour où vous lancez la réception.