Factures

Une facture demande au client de payer des marchandises ou des prestations. Elle enregistre ce que vous avez vendu, les prix convenus, la TVA, les remises et les conditions de paiement. Le bon de livraison suit la marchandise, et la facture suit ce que le client doit pour elle. Cette page s’adresse à la personne qui facture les clients et enregistre leurs règlements.

Une facture que vous établissez vous-même facture le plus souvent une commande client, et elle peut aussi désigner un bon de livraison. Elle peut également facturer ce que personne n’a commandé, comme une prestation, un acompte ou un transport (Une facture sans commande). Une même commande client peut avoir plusieurs factures, par exemple une par livraison ou une par étape convenue du travail.

Quand une session de caisse se clôture, Beelocity établit les factures de ses ventes. Ces factures n’ont pas de commande client, parce que la vente s’est faite au comptoir. Sur la page de la facture, la ligne Bon de commande client indique alors la session de caisse. Une telle facture n’est jamais un brouillon, donc vous ne pouvez pas la modifier.

Notions clés

• Une facture détaille les articles, les quantités, les prix, la TVA et les conditions de paiement d’une vente à un client.
• Une ligne de facture est un article ou une prestation de la facture, avec sa quantité, son prix unitaire, son taux de TVA et son montant.
• Un règlement partiel ne couvre qu’une partie de la facture. La facture montre alors ce que le client a payé et ce qui reste dû.
• Reste à payer est ce que le client doit encore. C’est le Total TTC et le timbre fiscal éventuel, moins les règlements et les avoirs émis.

Créer une facture

Pour facturer ce qui reste sur une commande, ou ce qu’une livraison a expédié, ne partez pas d’une facture vierge. Ouvrez la commande client ou le bon de livraison, et choisissez Créer une facture dans Autres actions. Beelocity écrit les lignes pour vous, et seules les lignes écrites ainsi s’imputent sur la commande.

Pour établir une facture vous-même :

1. Ouvrez Ventes > Factures dans le menu latéral.
2. Cliquez sur Ajouter. La page d’une nouvelle facture s’ouvre.
3. Renseignez les informations :
   • Le Numéro de facture s’ouvre sur le numéro suivant de la série, par exemple INV-2026-000045. Vous pouvez saisir un autre numéro qu’aucune facture n’utilise (Le code ou le numéro que le formulaire propose).
   • Le Bon de commande client est la commande que cette facture facture, s’il y en a une. Le choisir renseigne le client, la devise et les conditions, mais pas les lignes. Laissez-le vide pour facturer ce que personne n’a commandé.
   • Le Bon de livraison est le bon que cette facture facture. Le choisir ici ne facture rien, car seul Créer une facture sur le bon écrit les lignes. Laissez-le vide pour un acompte, un jalon ou une prestation.
   • Le Client est celui que vous facturez. Si vous choisissez une commande, c’est le client de cette commande, et vous ne pouvez pas le changer.
   • L’Adresse de facturation est l’adresse à laquelle la facture est établie. Elle s’ouvre sur l’adresse de facturation habituelle du client.
   • La Date de facture est le jour où la vente compte, et elle décide de la période de TVA. Elle s’ouvre sur aujourd’hui.
   • La Date d’échéance est le jour où le client doit payer. Elle s’ouvre sur la date que donnent vos conditions, comptée depuis la date de facture. Beelocity prend les conditions de paiement de la facture, puis celles du client, puis 30 jours. La date suit la date de facture et les conditions tant que vous n’en saisissez pas une vous-même. Beelocity garde ensuite votre date, qui ne peut pas précéder la date de facture.
   • La Devise est la devise de la facture. Si vous choisissez une commande, c’est la devise de cette commande, et vous ne pouvez pas la changer.
   • Les Conditions de paiement disent quand le client doit payer, par exemple sous 30 jours. Elles s’ouvrent sur celles de la commande client, sinon sur celles du client.
   • Le Mode de règlement dit comment le client règle. Si vous choisissez Espèces, Beelocity ajoute le timbre fiscal au total, et la facture imprimée montre le Net à payer. Une facture issue d’une commande reprend le mode de la commande.
   • Les Observations sont destinées au client.
   • Les Notes internes sont réservées à votre équipe.
4. Appuyez sur Ajouter au-dessus des Lignes, à côté du formulaire. Beelocity enregistre la facture au statut Brouillon avec son numéro, et sa première ligne s’ouvre (Ajouter des lignes avant d’enregistrer). Pour ajouter les lignes plus tard, cliquez plutôt sur Enregistrer. Vous arrivez alors sur la page du brouillon.

Une facture sans commande

Vous n’êtes pas obligé de facturer depuis une commande. Vous pouvez facturer une journée d’installation, un acompte avant le début des travaux, le transport d’une livraison ou une prestation vendue au téléphone. Établissez la facture directement, et laissez vide le champ Bon de commande client.

• Vous choisissez vous-même le Client et la Devise, parce qu’aucune commande ne les décide. La devise s’ouvre sur celle de votre organisation.
• Chaque ligne dit en toutes lettres ce que vous facturez. Une ligne sans produit accepte toute unité, comme une journée, un trajet ou un forfait. Vous saisissez son prix.
• Le passage à Envoyé n’impute rien sur une commande, puisqu’il n’y en a pas. Seules les lignes reprises d’une commande s’imputent sur cette commande.

Une facture enregistrée avec une commande garde cette commande. Vous ne pouvez pas la retirer d’un brouillon enregistré, parce que les lignes de la facture ont été écrites sur elle. Le formulaire refuse, et le message apparaît sous le champ.

Aucune facture ne bouge le stock. Seul un bon de livraison fait sortir des marchandises de votre dépôt.

Gérer les lignes de la facture

Ajoutez ce que vous facturez :

1. Les informations de la facture sont à gauche de la page, et ses Lignes à droite. Elles sont là dès que vous cliquez sur Ajouter. Une facture enregistrée s’ouvre de la même façon quand vous cliquez sur son numéro dans la liste.
2. Cliquez sur Ajouter pour chaque article, puis double-cliquez sur une cellule pour la modifier :
   • Le Produit est le produit que vous facturez. Laissez-le vide pour une ligne en texte libre, comme une prestation ou un frais ponctuel.
   • La Désignation est le texte que le client lit pour cette ligne. Si vous la laissez vide sur une ligne avec un produit, Beelocity écrit le nom du produit dans la langue du client.
   • La Quantité est ce que vous facturez, dans l’unité de la ligne.
   • L’Unité est l’une des unités actives du produit, telles que son onglet Unités les liste. Un produit sans unité active accepte toute unité (Unités de mesure).
   • Le Prix unitaire est le prix d’une unité, par exemple 1 500,00 DA.
   • TVA % est le taux de TVA de cette ligne.
   • Remise % est la remise sur cette ligne. Beelocity la déduit avant la TVA.
   • Le Montant est ce que coûte la ligne après sa remise et avec sa TVA. Beelocity le calcule pour vous.
3. Beelocity arrondit au centime la remise, la TVA et le montant de chaque ligne. Le Total TTC de la facture est la somme de ses lignes. Un règlement du Total TTC solde donc la facture.

Vous ne pouvez ajouter ou modifier des lignes que tant que la facture est au statut Brouillon.

Le circuit de la facture

Une facture passe par ces statuts, du jour où vous l’écrivez au jour où elle est réglée :

1. Brouillon

Vous êtes encore en train d’écrire la facture. Vous pouvez ajouter, modifier ou retirer des lignes, et changer les informations de la facture.

2. Envoyé

Remettez vous-même la facture au client, car Beelocity ne l’envoie pas. Pour obtenir le document, choisissez Imprimer la facture ou Télécharger la facture dans Autres actions (Imprimer et partager vos documents).

Pour enregistrer cette remise, cliquez sur Envoyé, l’étape suivante du parcours en haut de la page de la facture, puis confirmez. Le parcours suit Brouillon → Envoyé → Réglé (Le parcours d’un document) :

• Les étapes derrière la facture sont cochées, et celle où elle se trouve est en gras. L’étape suivante est un bouton si vous pouvez faire ce passage vous-même.
• Arrêtez-vous sur une étape pour voir quand la facture l’a atteinte et qui l’y a menée. Un règlement indique qui l’a enregistré.
• Cliquez sur l’étape en cours pour ouvrir la liste des changements de statut. Elle donne les statuts auxquels vous pouvez faire passer la facture depuis son étape.
• Vous ne choisissez jamais Partiellement réglé, Réglé ou Échu. Les règlements, les avoirs et le contrôle horaire les posent pour vous, et ils ne sont donc pas dans la liste des changements de statut.

Le passage à Envoyé a trois effets :

• Vous ne pouvez plus modifier la facture ni ses lignes.
• Chaque ligne reprise d’une commande client compte comme facturée sur cette commande.
• Beelocity conserve un PDF de la facture, et chaque téléchargement suivant vous donne cette copie.

Beelocity refuse le passage si la facture n’a aucune ligne ou si le client n’est pas actif. Il le refuse aussi si une ligne reprise d’une commande facture plus que ce qui reste à facturer sur cette commande.

3. Partiellement réglé

Quand un règlement ou un avoir émis couvre une partie de ce qui est dû, Beelocity fait passer la facture à Partiellement réglé. La facture montre le Montant payé et le Reste à payer. Une facture que personne n’a payée peut donc se lire Partiellement réglé après un avoir.

4. Réglé

Beelocity fait passer la facture à Réglé quand les règlements et les avoirs émis couvrent tout le montant. Pour enregistrer un règlement :

1. Ouvrez une facture au statut Envoyé, Partiellement réglé ou Échu.
2. Choisissez Enregistrer un règlement dans Autres actions. Vous ne voyez cette action que si le module Trésorerie est activé.
3. Vérifiez le Montant. Il s’ouvre sur ce que le client doit encore, et vous pouvez saisir un montant plus petit.
4. Appuyez sur Enregistrer un règlement.

Beelocity inscrit l’argent en trésorerie et l’impute sur la facture. Le montant se compte en centimes entiers, donc Beelocity refuse une fraction de centime. Il refuse aussi un montant supérieur à ce que le client doit.

Vous ne choisissez que le montant. Beelocity enregistre le règlement à la date du jour, sur votre compte par défaut pour la devise de la facture. Il choisit aussi le mode de règlement, et il prend les espèces si ce compte les accepte. Beelocity refuse le règlement si la devise n’a aucun compte ouvert par défaut, ou si aucun mode de règlement actif ne convient à ce compte. Voir Définir un compte par défaut.

Pour utiliser un autre compte, une autre date ou un chèque, enregistrez un encaissement dans Encaissements et décaissements et imputez-le sur la facture.

Une facture réglée peut se rouvrir. Si quelqu’un annule un avoir émis sur cette facture, Beelocity la fait revenir au statut que donne ce qui reste dû. Il en va de même quand le trésorier ou le propriétaire de votre organisation annule un règlement Confirmé imputé sur elle. C’est aussi le cas quand ils déclarent un règlement impayé, après que la banque a rendu son chèque ou son effet.

Le règlement enregistré depuis la facture est presque toujours définitif. Beelocity choisit si possible un mode qui n’exige pas de compensation, et le règlement passe alors aussitôt à Encaissé. Personne ne peut annuler une pièce au statut Encaissé. Vérifiez donc le montant avant d’appuyer sur Enregistrer un règlement. Le trésorier ou le propriétaire peut contre-passer son écriture dans le journal de trésorerie. Il ouvre l’écriture, choisit Contre-passer l’écriture dans Autres actions, puis appuie sur Saisir la contre-passation. Le montant ressort alors du solde du compte, mais la facture reste réglée (Encaissements et décaissements).

5. Échu

Quand la date d’échéance est passée et que de l’argent reste dû, Beelocity fait passer une facture Envoyé ou Partiellement réglé à Échu. Un contrôle horaire s’en charge, donc personne n’a à poser ce statut à la main.

Ce contrôle ne relance pas le client à votre place. Les factures échues apparaissent sur l’accueil des Ventes, les plus anciennes d’abord (Voir ce qui attend). Chaque jour, les personnes qui gèrent les factures reçoivent aussi dans leur boîte de réception un message qui liste les nouvelles factures échues.

Un règlement complet fait passer une facture échue à Réglé. Un règlement partiel ou un avoir la fait passer à Partiellement réglé, mais le contrôle horaire suivant la remet à Échu. La facture quitte Échu quand il ne reste rien à payer, ou quand quelqu’un la rend sans effet.

Annuler et rendre sans effet

• Annulez un Brouillon que vous ne remettrez jamais au client. Cliquez sur l’étape en cours pour ouvrir la liste des changements de statut, puis choisissez Annulé. Beelocity conserve la facture annulée dans vos archives.
• Rendez sans effet une facture établie par erreur. Elle doit être au statut Envoyé ou Échu, sans aucun règlement. Un avoir émis imputé sur la facture compte comme un règlement. Ouvrez la liste des changements de statut, choisissez Sans effet et indiquez le motif. Beelocity conserve votre motif avec le passage.
• Si la facture désigne une commande client, ses quantités facturées reviennent à cette commande, pour que vous puissiez créer une facture corrigée.
• Si le client a déjà payé quelque chose, émettez plutôt un avoir.

Les totaux de la facture

Chaque facture affiche ces montants :

Retrouver une facture

La zone de recherche de la liste Factures trouve une facture par son numéro. Le bouton de filtre restreint la liste par Statut, Client, Bon de commande client ou Devise. Il accepte aussi une période de Date de facture ou de Date d’échéance, et une fourchette de Montant total, de Montant payé ou de Reste à payer.

Pour lister ce qui reste dû au-delà d’un jour donné, combinez un statut, le dernier jour de Date d’échéance et un Min sur Reste à payer. Voir Utiliser les listes.

Points importants

• Chaque facture désigne un client. Une facture enregistrée avec une commande client garde cette commande. Une facture établie sans commande facture ce que personne n’a commandé.
• Vous ne pouvez modifier les lignes d’une facture que tant qu’elle est au statut Brouillon.
• Enregistrer un règlement fait bouger de l’argent en trésorerie, donc vérifiez le montant avant de confirmer.
• Vous ne pouvez pas faire revenir une facture rendue sans effet. Si c’était une erreur, créez une nouvelle facture.
• Servez-vous des avoirs pour corriger ou rembourser un montant facturé.