عروض الأسعار

عرض السعر (بالفرنسية: devis) عرض رسمي لزبون، فيه المنتجات أو الخدمات التي تعرضها وكمياتها وأسعارها وشروطك. لا يُلزم أحداً حتى يقبله الزبون، فيمكنك أن تفاوض قبل أن تحرّر طلب زبون. هذه الصفحة لمن يعدّ العروض أو يتابعها.

إنشاء عرض سعر

لإنشاء عرض سعر جديد:

1. انتقل إلى المبيعات ← عروض الأسعار في القائمة الجانبية.
2. انقر إضافة. تُفتح صفحة عرض سعر جديد.
3. املأ بيانات العرض:
   • رقم عرض السعر يبدأ بالرقم التالي في السلسلة، مثل QT-2026-000042. يمكنك كتابة رقمك، لكن لا يمكنك تغييره بعد الحفظ.
   • الزبون هو من تقدّم له العرض. تعرض القائمة الزبائن النشطين والزبائن المحتملين.
   • تاريخ عرض السعر هو التاريخ الذي يقرؤه الزبون على العرض. يبدأ بتاريخ اليوم.
   • صالح حتى هو آخر يوم تبقى فيه الأسعار سارية. ويُفتح على تاريخ عرض السعر مضافاً إليه صلاحية عروضك، ويتبع تاريخ العرض حتى تختار يوماً بنفسك. يمكن أن تتركه فارغاً في المسودة، لكن العرض يحتاجه لينتقل إلى مُرسَل. ولا يمكن أن يسبق تاريخ عرض السعر.
   • العملة هي عملة كل المبالغ في العرض. تبدأ بعملة مؤسستك، وتتغيّر إلى عملة الزبون إن كانت له عملة.
   • قائمة الأسعار اختيارية. إذا اخترتها وتركت سعر الوحدة لمنتج عند 0، يأخذ بيلوسيتي السعر منها. وإذا لم تجد فيها سعراً للمنتج، يأخذ سعره الأساسي. وإذا لم تختر قائمة، يبقى السطر عند 0 حتى تكتب سعراً. والسعر الذي تكتبه فوق الصفر يغلب دائماً. ولتقديم منتج مجاناً، اكتب نسبة الخصم 100.
   • شروط الدفع هي الشروط التي تعرضها. هذا الحقل اختياري، ويبدأ بشروط الزبون نفسه.
   • ملاحظات موجّهة إلى الزبون، لأنها تُطبع على العرض. اكتب فيها الشروط أو التعليقات.
   • ملاحظات داخلية لفريقك وحده. لا يطبعها بيلوسيتي أبداً.
4. اضغط إضافة فوق السطور، بجانب النموذج. يحفظ بيلوسيتي العرض في حالة مسودة برقمه، ويُفتح سطره الأول (إضافة السطور قبل الحفظ). ولإضافة السطور لاحقاً، انقر حفظ بدل ذلك. يحفظ بيلوسيتي العرض في حالة مسودة، وتجد نفسك في صفحته.

حدّد كم تبقى عروض أسعارك صالحة

تُبقي أغلب المؤسسات كل عرض سعر صالحاً العدد نفسه من الأيام. قل ذلك مرة واحدة، فيُفتح صالح حتى في كل عرض جديد لك:

1. افتح المبيعات > الإعداد في القائمة الجانبية، ثم تبويب قواعد عروض الأسعار.
2. انقر تعديل، واكتب صلاحية عرض السعر بالأيام، من 1 إلى 365.
3. انقر حفظ.

المؤسسة التي لا تحدّدها تُبقي عروضها صالحة 30 يوماً. وتحتفظ العروض المحفوظة بتاريخها.

إدارة سطور العرض

أضف العناصر التي تعرضها على الزبون:

1. تفاصيل العرض في جانب الصفحة، والسطور في الجانب المقابل لها. هكذا تبدو الصفحة منذ أن تنقر إضافة. ويُفتح العرض المحفوظ بالشكل نفسه عندما تنقر رقمه في القائمة.
2. انقر إضافة لكل عنصر، ثم انقر نقراً مزدوجاً على خانة لتحريرها:
   • المنتج صنف من كتالوجك. اتركه فارغاً لسطر حرّ، مثل خدمة أو مصروف عارض.
   • البيان هو ما يقرؤه الزبون عن هذا السطر في العرض المطبوع. يحتاجه كل سطر. إذا تركته فارغاً في سطر فيه منتج، يكتب بيلوسيتي اسم المنتج بلغة الزبون.
   • الكمية هي ما تعرضه، معدوداً بوحدة السطر.
   • الوحدة إحدى وحدات المنتج النشطة، مثل قطعة أو كلغ، كما يسردها تبويب الوحدات فيه. والمنتج الذي لا وحدة نشطة له يقبل أي وحدة (وحدات القياس).
   • سعر الوحدة هو سعر الوحدة الواحدة.
   • نسبة الضريبة هي نسبة الضريبة على السطر. وهي اختيارية.
   • نسبة الخصم هي الخصم على السطر. وهي اختيارية.
3. يحسب بيلوسيتي خصم كل سطر وضريبته ومبلغه. ويعتمد على الكمية وسعر الوحدة ونسبة الضريبة ونسبة الخصم. ويقرّب كل واحد منها إلى السنتيم، ومجموع العرض هو مجموع سطوره.
4. يمكنك إضافة السطور وتعديلها وإزالتها ما دام العرض في حالة مسودة. بعد ذلك تثبت السطور.

دورة حياة عرض السعر

افتح عرض سعر تجد مساره ممتداً أعلى صفحته بجانب التبويبات: مسودة ← مُرسَل ← مقبول ← محوَّل. المراحل التي قُطعت مؤشَّرة، والمرحلة التي يقف عندها العرض بخط عريض. والمرحلة التالية زرّ إن كانت خطوة تخطوها بنفسك. انقرها ثم أكّد.

قف على مرحلة لترى متى بلغها العرض ومن نقله إليها. تقول مسودة متى أُنشئ العرض. وما دام العرض قائماً، تقول مُرسَل تاريخ انتهاء صلاحيته.

يمكن أن يخرج العرض عن المسار إلى مرفوض أو منتهي الصلاحية أو ملغى أو مُراجَع. عندها تتعلّق هذه الحالة بالمرحلة التي خرج منها، وتبقى بقية المسار باهتة.

يمكن لـمساعد المبيعات أن يحرّر عرض السعر ويعدّله ما دام في حالة مسودة. أما نقله على المسار أو تحويله فيحتاج إلى مسؤول المبيعات أو مالك مؤسستك. يرى مساعد المبيعات المسار بلا زر، فاطلب من أحدهما أن ينقله.

إرسال عرض السعر

لا يرسل بيلوسيتي عرض السعر إلى الزبون. أنت تسلّمه إليه بنفسك. انقله أولاً إلى مُرسَل، لتكون النسخة التي تسلّمها نهائية.

متى صار العرض جاهزاً:

1. تأكد أن فيه سطراً واحداً على الأقل وتاريخ صالح حتى. بدونهما يرفض بيلوسيتي الانتقال.
2. انقر مُرسَل، المرحلة التالية على المسار أعلى صفحة العرض، ثم أكّد.
3. افتح إجراءات أخرى واختر تنزيل عرض السعر. يحتفظ بيلوسيتي بهذه النسخة، ولا تتغيّر أبداً.
4. سلّم الملف إلى الزبون بالبريد الإلكتروني أو على الورق أو باليد.

صار العرض الآن مقفلاً، فلا يمكنك تغيير بياناته ولا سطوره.

انقر المرحلة التي يقف عندها العرض، فتُفتح قائمة تغييرات الحالة بدل ذلك. تعرض القائمة كل حالة يستطيع العرض أن ينتقل إليها من هنا. انقر واحدة ثم أكّد. ولا تجد في القائمة الحالة التي تُضبط من تلقاء نفسها.

ملاحظة: الانتقال إلى مُرسَل يسجّل ما فعلته فقط. لا يرسل بيلوسيتي أي بريد إلكتروني، ولا يخبر الزبون بشيء.

القبول والرفض

حين يردّ الزبون على عرض سلّمته إليه:

• مقبول يسجّل أن الزبون وافق على الشروط. انقر هذه المرحلة، وهي التالية على المسار، ثم أكّد. بعدها يمكنك تحويل العرض إلى طلب زبون.
• مرفوض يسجّل أن الزبون رفض العرض. انقر مرحلة مُرسَل لتفتح قائمة تغييرات الحالة، واختر مرفوض ثم أكّد.

لا يسألك بيلوسيتي عن سبب عندما ترفض عرض السعر. ولا يمكنك أن تضيف ملاحظة بعد ذلك، لأن العرض لا يتغيّر إلا في حالة مسودة.

يمكن لبرنامج آخر مربوط ببيلوسيتي أن يسجّل الرفض مع سببه. عندها يُظهر العرض هذا السبب تحت سبب الرفض، في قسم عام. لا يراه إلا فريقك، ولا يطبعه بيلوسيتي أبداً على عرض السعر.

انقضاء الصلاحية

منتهي الصلاحية حالة تلقائية. لا تضبطها بنفسك أبداً، فلا تجدها في قائمة تغييرات الحالة. يبقى العرض سارياً طوال يوم صالح حتى، ويطبّق بيلوسيتي هذا التاريخ بطريقتين:

• كل ساعة، ينقل بيلوسيتي كل عرض مُرسَل تجاوز تاريخ صالح حتى إلى منتهي الصلاحية. فتبقى قائمتك صادقة، ولا يحتاج أحد إلى فتح الوثائق.
• إذا حاولت قبول عرض بعد آخر يوم صلاحية، يرفض بيلوسيتي وينقله فوراً إلى منتهي الصلاحية.

لا يمكنك مراجعة عرض منتهي الصلاحية، فحرّر عرضاً جديداً لتقدّم شروطاً جديدة. أما العرض المقبول فلا تنتهي صلاحيته، ويمكنك تحويله بعد آخر يوم صلاحية.

مراجعة عرض السعر

إذا طلب الزبون تعديلات على عرض سلّمته إليه، مثل سعر أقل أو كميات أخرى:

1. انقر مرحلة مُرسَل أعلى صفحة العرض لتفتح قائمة تغييرات الحالة. اختر مُراجَع ثم أكّد.
2. يُنشئ بيلوسيتي عرضاً جديداً في حالة مسودة، بكل بيانات الأصل وسطوره. ويُبقي تواريخ الأصل، فتحقق من صالح حتى.
3. يرقّم بيلوسيتي العرض الجديد انطلاقاً من القديم، مثل QT-2026-000042-R1. ومراجعة هذا العرض رقمها QT-2026-000042-R1-R2.
4. ينقل بيلوسيتي الأصل إلى مُراجَع، ولا يمكنك فعل شيء به بعدها.
5. تصل إلى المراجعة الجديدة. عدّلها، ثم أرسلها كما أرسلت العرض الأول.

يبقى كل عرض سابق في الملف برقمه، فيمكنك دائماً أن ترى كيف جرى التفاوض. ويحيل سطر يحلّ محل في المراجعة إلى العرض الذي حلّت محله، ويحيل سطر حلّ محلّه في ذلك العرض إلى المراجعة. ويحيل سطر حُوّل إلى في العرض المحوَّل إلى طلب الزبون.

التحويل إلى طلب زبون

بعد أن يقبل الزبون العرض:

1. انقر محوَّل، المرحلة التالية على المسار. ويمكنك أيضاً أن تختار تحويل إلى طلب زبون من إجراءات أخرى، وهي النقاط الثلاث أعلى الصفحة.
2. يملأ بيلوسيتي رقم الطلب، ويمكنك تغييره. ويُفتح المستودع على مستودعك الافتراضي، أو على مستودعك الوحيد. اختر غيره إن كانت البضاعة ستخرج من مكان آخر، ثم انقر تحويل.
3. يُنشئ بيلوسيتي طلب زبون جديداً في حالة مسودة. وينسخ كل سطور العرض وأسعاره وشروط دفعه وملاحظاته.
4. ينتقل العرض إلى محوَّل، ولا يمكنك تغييره بعد ذلك.

يمكنك تحويل العرض مرة واحدة، وهذه آخر مرحلة له. الطلب الجديد مسودة، فلا يُلزم أحداً حتى تؤكده. تنتقل إلى الطلب الجديد، وتذكر رسالة رقمه، فيمكنك تأكيده على الفور.

لا يملأ بيلوسيتي عناوين الطلب ولا تاريخ التسليم المطلوب. فافتح الطلب المسودة وأضفها إن احتجت إليها.

إذا كان الزبون ما زال زبوناً محتملاً، يرفض بيلوسيتي التحويل، لأن الزبون النشط وحده يستطيع تقديم طلب. راجع حالة الزبون في صفحته، ثم حوّل العرض من جديد.

إلغاء عرض السعر

يمكنك إلغاء العرض ما دام في حالة مسودة أو مُرسَل. انقر المرحلة التي يقف عندها لتفتح قائمة تغييرات الحالة، واختر ملغى ثم أكّد. لا يمكنك فعل شيء به بعد ذلك. ألغِه إذا لم يعد العرض صالحاً أو إذا حرّرته خطأً.

حذف عرض السعر

لا يمكنك حذف عرض السعر إلا وهو في حالة مسودة. افتح إجراءات أخرى واختر حذف. لا يرى مساعد المبيعات حذف.

متى خرج العرض من حالة مسودة صار جزءاً من سجلاتك، ولا يمكن لأحد حذفه. وما دام في حالة مُرسَل، يمكنك نقله إلى ملغى بدلاً من ذلك.

العثور على عرض سعر

قائمة عروض الأسعار تبحث بالرقم. وزرّ التصفية فيها يضيّقها حسب الحالة أو الزبون أو العملة أو نشط. ويضيّقها أيضاً بنطاق تاريخ عرض السعر أو صالح حتى أو المبلغ الإجمالي. لترى العروض التي توشك أن تنتهي، اختر مُرسَل تحت الحالة، واجعل نطاق صالح حتى ينتهي بعد أيام قليلة. انظر التعامل مع القوائم.

عرض تفاصيل العرض

انقر رقم العرض في القائمة لتفتح صفحته. تعرض الصفحة البيانات والمجاميع والملاحظات، والسطور بجانبها. ويبيّن حقل المراجعة كم مرة راجعت هذا العرض.

نصائح

• اترك الترقيم لبيلوسيتي. كل عرض جديد يبدأ بالرقم التالي في السلسلة، فتبقى أرقامك سهلة العثور والذكر.
• اضبط تاريخ صلاحية واقعياً. امنح الزبون وقتاً كافياً لقراءة العرض، لا وقتاً طويلاً قد تتغيّر خلاله أسعارك أو مخزونك.
• اكتب الملاحظات الداخلية ما دام العرض مسودة. سجّل ما يجب أن يعرفه فريقك ولا يراه الزبون، مثل ترتيب خاص. ولا يمكنك تغييرها بعد مُرسَل.
• تحقق من كل شيء قبل نقل العرض إلى مُرسَل. بعد ذلك لا تغيّره إلا مراجعة. فتحقق أولاً من السطور والأسعار والشروط.