طلبات الزبائن

طلب الزبون (بالفرنسية: commande client) يسجّل ما طلبه الزبون: البضاعة أو الخدمات، ومتى يريدها، ومن أي مستودع تخرج. يُلزمك بالتسليم بعد أن تؤكده. هذه الصفحة لمن يأخذ الطلبات أو يتابعها حتى التسليم.

يمكنك تحرير طلب الزبون بنفسك لطلب معتاد أو متكرر. ويمكنك أيضاً تحويل عرض سعر مقبول. بعد التأكيد يقود الطلب إلى التجهيز في المستودع، ثم التسليم، ثم الفاتورة.

إنشاء طلب زبون

لإنشاء طلب زبون جديد:

1. انتقل إلى المبيعات ← طلبات الزبائن في القائمة الجانبية.
2. انقر إضافة. تُفتح صفحة طلب جديد.
3. املأ بيانات الطلب:
   • رقم الطلب يبدأ بالرقم التالي في السلسلة، مثل SO-2026-000055. يمكنك كتابة رقمك، لكن لا يمكنك تغييره بعد الحفظ.
   • الزبون هو من يشتري. تعرض القائمة الزبائن النشطين فقط.
   • عنوان الفوترة هو مكان ذهاب الفاتورة. يبدأ بعنوان فوترة الزبون المعتاد، وتنسخه الفواتير الناتجة عن الطلب.
   • عنوان التسليم هو مكان ذهاب البضاعة. يبدأ بعنوان تسليم الزبون المعتاد، وتنسخه سندات التسليم الناتجة عن الطلب.
   • المستودع هو مكان تجهيز البضاعة وشحنها.
   • تاريخ الطلب هو اليوم الذي قدّم فيه الزبون طلبه. يبدأ بتاريخ اليوم.
   • تاريخ التسليم المطلوب هو اليوم الذي طلبه الزبون. وهو اختياري، ولا يمكن أن يسبق تاريخ الطلب.
   • العملة هي عملة كل المبالغ في الطلب. تبدأ بعملة مؤسستك، وتتغيّر إلى عملة الزبون إن كانت له عملة.
   • قائمة الأسعار اختيارية. إذا اخترتها وتركت سعر الوحدة لمنتج عند 0، يأخذ بيلوسيتي السعر منها. وإذا لم تجد فيها سعراً للمنتج، يأخذ سعره الأساسي. وإذا لم تختر قائمة، يبقى السطر عند 0 حتى تكتب سعراً. والسعر الذي تكتبه فوق الصفر يغلب دائماً. ولتقديم منتج مجاناً، اكتب نسبة الخصم 100.
   • شروط الدفع تقول متى يدفع الزبون. هذا الحقل اختياري، ويبدأ بشروط الزبون نفسه.
   • طريقة الدفع تقول كيف يدفع الزبون. تبدأ بـطريقة الدفع المعتادة للزبون، وتأخذها الفاتورة التي تصنعها من الطلب. وإذا كانت نقد، تضيف الفاتورة الطابع الجبائي.
   • مرجع الزبون هو رقم الطلب لدى الزبون نفسه، إن أعطاك واحداً. يتّسع لـ100 حرف.
   • جهة الاتصال هي من تتعامل معه لدى الزبون في هذا الطلب. وهي اختيارية.
   • ملاحظات فيها تعليمات أو تعليقات عن الطلب. لا تُطبع على أي ورقة، لأن الطلب لا يُطبع، ولا ينسخها سند التسليم ولا الفاتورة.
   • ملاحظات داخلية لفريقك وحده.
4. اضغط إضافة فوق السطور، بجانب النموذج. يحفظ بيلوسيتي الطلب في حالة مسودة برقمه، ويُفتح سطره الأول (إضافة السطور قبل الحفظ). ولإضافة السطور لاحقاً، انقر حفظ بدل ذلك. يحفظ بيلوسيتي الطلب في حالة مسودة، وتجد نفسك في صفحته.

مرجع الزبون أهم مما يبدو. يُطبع على فاتورة الزبون تحت «طلبكم»، ويُطبع أيضاً على سند التسليم. وغالباً ما تطابق به محاسبة الزبون الفاتورة. والفاتورة بلا هذا المرجع قد تبقى بلا سداد ريثما يبحث أحدهم عن طلبها.

يمكن لزبونين أن يستعملا المرجع نفسه، لأنه رقمهم لا رقمك. وتعرضه قائمة طلبات الزبائن في عمود خاص، وتجده خانة البحث. فإذا أملى عليك زبون رقمه في الهاتف، يكفيك بحث واحد لتجد الطلب.

ويظهر أيضاً تاريخ التسليم الموعود في صفحة الطلب، ولا يمكنك كتابته. يبقى فارغاً إلا إذا ملأه برنامج آخر مربوط ببيلوسيتي. وبعد هذا التاريخ تعلّم صفحة المبيعات الرئيسية الطلب متأخراً.

إنشاء طلب من عرض سعر

أكثر الطرق شيوعاً لإنشاء طلب زبون هي تحويل عرض سعر مقبول:

1. انتقل إلى المبيعات ← عروض الأسعار وافتح العرض المقبول.
2. افتح إجراءات أخرى واختر تحويل إلى طلب زبون.
3. تحقق من رقم الطلب، واختر المستودع الذي ستخرج منه البضاعة. ثم انقر تحويل.
4. يُنشئ بيلوسيتي طلب زبون جديداً في حالة مسودة. وينسخ كل سطور العرض وأسعاره وشروط دفعه وملاحظاته.
5. ينتقل العرض إلى محوَّل، ولا يمكنك تغييره بعد ذلك.

يذكر الطلب العرض تحت عرض السعر الأصل، فيبقى الرابط بينهما ظاهراً. ولا يملأ بيلوسيتي عناوين الطلب ولا تاريخ التسليم المطلوب. فأضفها في المسودة إن احتجت إليها.

إدارة سطور الطلب

أضف عناصر الطلب أو راجعها:

1. تفاصيل الطلب في جانب الصفحة، والسطور في الجانب المقابل لها. هكذا تبدو الصفحة منذ أن تنقر إضافة. ويُفتح الطلب المحفوظ بالشكل نفسه عندما تنقر رقمه في القائمة.
2. انقر إضافة لكل عنصر، ثم انقر نقراً مزدوجاً على خانة لتحريرها:
   • المنتج صنف من كتالوجك. اتركه فارغاً لسطر حرّ، مثل خدمة أو مصروف عارض.
   • البيان يقول ما هو السطر، بكلماتك أنت. يحتاجه كل سطر. إذا تركته فارغاً في سطر فيه منتج، يكتب بيلوسيتي اسم المنتج بلغة الزبون.
   • الكمية هي ما طلبه الزبون، معدوداً بوحدة السطر.
   • الوحدة إحدى وحدات المنتج النشطة، مثل قطعة أو كلغ، كما يسردها تبويب الوحدات فيه. والمنتج الذي لا وحدة نشطة له يقبل أي وحدة (وحدات القياس).
   • سعر الوحدة هو سعر الوحدة الواحدة.
   • نسبة الضريبة هي نسبة الضريبة على السطر. وهي اختيارية.
   • نسبة الخصم هي الخصم على السطر. وهي اختيارية.
3. يحسب بيلوسيتي خصم كل سطر وضريبته ومبلغه. ويعتمد على الكمية وسعر الوحدة ونسبة الضريبة ونسبة الخصم. ويقرّب كل واحد منها إلى السنتيم، ومجموع الطلب هو مجموع سطوره.
4. يمكنك إضافة السطور وتعديلها وإزالتها ما دام الطلب في حالة مسودة. بعد إرسال الطلب للاعتماد تثبت السطور.

ينسخ سند التسليم والفاتورة صياغتهما من البيان. فتغيير اسم منتج لا يغيّر أبداً وثيقة صدرت.

يتابع كل سطر تقدّمه بنفسه. يبيّن المشحون ما خرج من المستودع في كل سندات تسليم السطر. وتكون الحالة مفتوح أو جزئي أو مكتمل أو مقفل أو ملغى.

في الطلب الذي حالته مؤكد أو قيد المعالجة أو جزئي، يظهر زر إقفال المتبقي على كل سطر مفتوح أو جزئي. يستعمله مسؤول المبيعات أو مالك مؤسستك. وهو يُنهي السطر بتسليم أقل مما طُلب:

• لن تُشحن بقية الكمية.
• يعود ما بقي محجوزاً للسطر متاحاً.
• تمضي بقية السطور كالمعتاد.

بعد أن تُقفل آخر سطر مفتوح، ينتقل الطلب إلى مكتمل إذا شُحن شيء منه. وإذا لم يُشحن شيء، ينتقل إلى ملغى، أو إلى مقفل إن كان جزئي.

دورة حياة طلب الزبون

يمرّ طلب الزبون بهذه الحالات، من أول مسودة إلى نهاية تسليماته:

يمكن للطلب أيضاً أن يعود إلى الوراء. إذا ألغيت سند تسليم أو استلمت مرتجعاً، قد يترك قيد المعالجة أو جزئي أو مكتمل ما دام فيه سطر ينتظر الشحن.

يمكن لـمساعد المبيعات أن يحرّر الطلب ويعدّله ما دام في حالة مسودة، وأن يرسله للاعتماد. ويمكنه أيضاً إنشاء سندات تسليمه وفواتيره. أما نقل الطلب على المسار وإقفال المتبقي فيحتاجان إلى مسؤول المبيعات أو مالك مؤسستك. يرى مساعد المبيعات المسار بلا زر، فاطلب من أحدهما أن ينقله.

الإرسال للاعتماد

كل طلب يتقدّم يمرّ بهذه الخطوة، لأن مسودة لا تتقدّم إلا إلى في انتظار الاعتماد. قواعد الاعتماد في مؤسستك تحدد من يجب أن يعتمد الطلب. ويمكن للقاعدة أن تفحص مبلغ الطلب أو سقف ائتمان الزبون. يختار بيلوسيتي المعتمِدين، فلا تختارهم أنت.

1. ما دام الطلب في حالة مسودة، انقر في انتظار الاعتماد، المرحلة التالية على المسار. ويمكنك أيضاً أن تفتح إجراءات أخرى وتختار إرسال للاعتماد. انقر إرسال لتؤكد.
2. إذا احتاج الطلب إلى قرار، ينتقل إلى في انتظار الاعتماد. ولا يمكنك تعديله بعد ذلك.
3. يصل القرار إلى صندوق الوارد لدى المعتمِد. يمكنه أن يعتمد الطلب، أو يرفضه مع سبب، أو يفوّضه.
4. لتتابع الاعتماد، صفِّ صندوق واردك بنوع طلباتي.

بعد أن يعتمد آخر معتمِد، ينتقل الطلب إلى معتمد، ويمكنك تأكيده. وإذا رفضه معتمِد، يعود الطلب إلى مسودة. اقرأ السبب، وصحّح الطلب، ثم أرسله من جديد (طلباتي).

إذا لم تغطّ الطلب أي قاعدة اعتماد، يعتمده بيلوسيتي فور إرساله. ينتقل الطلب مباشرة إلى معتمد، ويعرض المسار في انتظار الاعتماد باهتة. ولا يمكن للطلب المعتمد أن يعود إلى مسودة، فتحقق منه قبل إرساله. والقاعدة التي بلا خطوات تفعل ذلك فقط إذا كان الاعتماد التلقائي عند غياب الخطوات مفعّلاً. وإلا، أو إذا لم يجد بيلوسيتي معتمِداً، يرفض الإرسال، ويبقى الطلب مسودة.

الاعتماد اختياري. ولجعله إلزامياً، يمكن لمالك مؤسستك إضافة مسار لطلبات الزبائن بشرط فارغ (تهيئة مسارات الاعتماد).

تأكيد الطلب

بعد أن يبلغ الطلب معتمد:

1. انقر مؤكد، المرحلة التالية على المسار أعلى صفحة الطلب، ثم أكّد.
2. يحجز بيلوسيتي المخزون المتوفر في مستودع الطلب لكل سطر منتج. يبيّن عمود المحجوز الكمية، ولا تستطيع الطلبات الأخرى أخذ هذا المخزون.
3. إذا عجز المستودع عن تغطية سطر، يتأكد الطلب رغم ذلك. تقول رسالة كم سطراً ناقص، ويبيّن عمود المحجوز أيّها.
4. يمكنك شحن الباقي بعد تموين المستودع. لا يُشحن شيء وحده، فأنشئ سند التسليم عندما تصل البضاعة.
5. عندما يبدأ المستودع العمل على الطلب، انقر قيد المعالجة، المرحلة التالية على المسار. هذه المرحلة اختيارية.

إذا شُحن سند تسليم مباشرة من مؤكد، يتخطّى الطلب قيد المعالجة. عندها يعرض المسار هذه المرحلة باهتة مع السبب.

يرفض بيلوسيتي تأكيد الطلب إذا لم يعد الزبون نشطاً. راجع حالة الزبون في صفحته، ثم أكّد الطلب من جديد.

يتبع الحجز الطلب بعد ذلك. تستهلك كل شحنة نصيبها منه. وإذا ألغيت الطلب أو أقفلته، يعيد بيلوسيتي ما بقي محجوزاً إلى المتاح.

يمتد المسار مسودة ← في انتظار الاعتماد ← معتمد ← مؤكد ← قيد المعالجة ← مكتمل ← مقفل. المراحل التي قُطعت مؤشَّرة، والمرحلة التي يقف عندها الطلب بخط عريض. والمرحلة التالية زرّ إن كانت خطوة تخطوها بنفسك. إذا ضاقت الشاشة عن سبع مراحل، ينطوي المسار، كما يشرح التعامل مع السجلات.

قف على مرحلة لترى متى بلغها الطلب ومن نقله إليها. يُظهر الاعتماد من اعتمد، ويُظهر الشحن من شحن.

انقر المرحلة التي يقف عندها الطلب، فتُفتح قائمة تغييرات الحالة بدل ذلك. تعرض القائمة كل حالة يستطيع الطلب أن ينتقل إليها من هنا. لا تختار أبداً في انتظار الاعتماد ولا معتمد ولا جزئي ولا مكتمل. تضبطها الاعتمادات والشحنات بدلاً منك، فلا تجدها في القائمة.

ملاحظة: تأكيد الطلب يسجّله في بيلوسيتي فقط. لا يخبر بيلوسيتي الزبون بشيء، وليس للطلب شكل مطبوع. فأخبر الزبون بنفسك بطريقتك المعتادة.

إنشاء سند تسليم من الطلب

ما دام طلب الزبون في حالة مؤكد أو قيد المعالجة أو جزئي، يمكنك إنشاء سند تسليم منه:

1. افتح صفحة الطلب، ثم تبويب التسليمات. انقر إضافة. ويمكنك أيضاً أن تفتح إجراءات أخرى وتختار إنشاء سند تسليم.
2. تحقق من رقم التسليم. يبدأ بالرقم التالي في سلسلة التسليم لديك، مثل DN-2026-000042.
3. يمكنك كتابة رقمك. وإذا تركت الحقل فارغاً، يعطي بيلوسيتي السند الرقم التالي.
4. انقر إنشاء. تصل إلى سند التسليم الجديد.

يكتب بيلوسيتي سطراً عن كل سطر طلب ما زال فيه ما يُشحن، بقدر ما يستطيع المستودع شحنه الآن. يُفتح السطر على ما حُجز له، مضافاً إليه ما هو حر في المستودع، دون أن يتجاوز ما بقي فيه. فسطر من 10 حُجز له 2 وليس في المخزون غيرها يُفتح على 2. ويبقى الـ8 الأخرى في الطلب لسند لاحق. والسطر الذي ليس فيه بعد ما يُشحن لا يُكتب في السند، وتقول الرسالة التي تظهر بعد إنشاء كم سطراً لم يُغطَّ. وإذا لم يكن في المخزون شيء من الطلب، فلا يُنشئ بيلوسيتي أي سند ويقول لك ذلك: استلم البضاعة أولاً. السطر الذي بلا منتج لا يُشحن، فأزله من السند المسودة، واضغط إقفال المتبقي في الطلب. ويخرج السند من مستودع الطلب ويبدأ في حالة مسودة، فيبدأ فريق مستودعك التجهيز. وما دام السند مسودة، يمكنك تغيير سطوره ومواقعها والناقل.

إذا أقفلت متبقي سطر، فراجع السند الجديد. قد يعيد بيلوسيتي هذا السطر إذا لم تُشحن كميته كاملة. احذفه من المسودة.

إنشاء فاتورة من الطلب

ما دام طلب الزبون في حالة مؤكد أو قيد المعالجة أو جزئي أو مكتمل، يمكنك إنشاء فاتورة منه:

1. افتح صفحة الطلب، ثم تبويب الفواتير. انقر إضافة. ويمكنك أيضاً أن تفتح إجراءات أخرى وتختار إنشاء فاتورة.
2. تحقق من رقم الفاتورة. يبدأ بالرقم التالي في سلسلة الفواتير لديك، مثل INV-2026-000100.
3. يمكنك كتابة رقمك. وإذا تركت الحقل فارغاً، يعطي بيلوسيتي الفاتورة الرقم التالي.
4. انقر إنشاء. تصل إلى الفاتورة الجديدة.

يكتب بيلوسيتي سطراً عن كل سطر طلب ما زال فيه ما يُفوتر. فهو يفوتر ما طلبه الزبون، حتى لو لم تُشحن البضاعة. ولا ينظر إلى المرتجعات أيضاً، فيفوتر كذلك البضاعة التي عادت قبل أن تفوترها. ولتفوتر ما شحنه سند تسليم فقط، ناقصاً ما عاد، افتح ذلك السند واختر إنشاء فاتورة من إجراءات أخرى فيه.

إذا أقفلت متبقي سطر، فراجع الفاتورة الجديدة. قد يعيد بيلوسيتي هذا السطر، فاحذفه من المسودة.

يحسب بيلوسيتي مبالغ السطور والضرائب والخصوم من أسعار الطلب، ويؤرّخ الفاتورة باليوم. ويحلّ أجلها حسب شروط الدفع في الطلب، وإلا فشروط الزبون نفسه، وإلا فبعد 30 يوماً. وتأخذ الفاتورة طريقة الدفع من الطلب. وإذا بقي لسند تسليم واحد من الطلب بضاعة لم تُفوتر، تذكره الفاتورة في سند تسليم. وتبدأ الفاتورة في حالة مسودة. راجع تواريخها وسطورها، ثم انقلها إلى مُرسَل.

إلغاء الطلب

يمكنك إلغاء طلب الزبون ما دام في حالة مسودة أو مؤكد أو قيد المعالجة أو جزئي:

1. ألغِ أولاً كل سند تسليم لم يُشحن وكل فاتورة مسودة من الطلب. يرفض بيلوسيتي إلغاء الطلب ما دامت موجودة، حتى لا يبقى شيء يشحن أو يفوتر عليه.
2. انقر المرحلة التي يقف عندها الطلب أعلى صفحته لتفتح قائمة تغييرات الحالة. اختر ملغى ثم أكّد.
3. يلغي بيلوسيتي كل سطر مفتوح أو جزئي، ويعيد ما بقي محجوزاً لها إلى المتاح.
4. ينتقل الطلب إلى ملغى، ولا يمكنك فعل شيء به بعدها.

ألغِ الطلب إذا ألغاه الزبون أو إذا حرّره أحدهم خطأً. الإلغاء لا يعيد ما شُحن.

لا يمكنك إلغاء طلب في حالة في انتظار الاعتماد، فانتظر القرار. ولا يمكنك أيضاً إلغاء طلب في حالة معتمد، فأكّده أولاً.

إقفال الطلب

يمكنك إقفال طلب في حالة مكتمل، أو في حالة جزئي إذا لم يأخذ الزبون الباقي:

1. كما في الإلغاء، ألغِ أولاً كل سند تسليم لم يُشحن وكل فاتورة مسودة من الطلب.
2. إذا كان الطلب مكتمل، انقر مقفل، المرحلة التالية على المسار، ثم أكّد.
3. إذا كان الطلب جزئي، انقر المرحلة التي يقف عندها لتفتح قائمة تغييرات الحالة. اختر مقفل ثم أكّد.
4. يُقفل بيلوسيتي كل سطر لم يُلغَ، ويعيد ما بقي محجوزاً لها إلى المتاح.
5. ينتقل الطلب إلى مقفل، وهي حالته النهائية.

وإذا كان الطلب جزئي، أظهر المسار بعد ذلك باهتةً كل مرحلة لم يبلغها، مثل مكتمل. قف على إحداها فتقول إن الطلب انتقل من جزئي إلى مقفل مباشرة.

أقفل الطلب لتنهيه نهائياً، مثلاً عندما يقبل الزبون تسليماً جزئياً على أنه نهائي. الإقفال لا يشحن شيئاً ولا يحرّك أي مال.

العثور على طلب

قائمة طلبات الزبائن تبحث بالرقم أو بمرجع الزبون. وزرّ التصفية فيها يضيّقها حسب الحالة أو الزبون أو المستودع أو العملة. ويضيّقها أيضاً بنطاق تاريخ الطلب أو تاريخ التسليم المطلوب أو المبلغ الإجمالي. مثلاً، الطلبات المؤكدة لزبون واحد المستحقة هذا الشهر تحتاج إلى ثلاثة اختيارات. انظر التعامل مع القوائم.

حذف طلب

لا يمكنك حذف طلب الزبون إلا وهو في حالة مسودة. افتح إجراءات أخرى واختر حذف. لا يرى مساعد المبيعات حذف.

في أي حالة أخرى، يكون الطلب جزءاً من سجلاتك، ولا يمكن لأحد حذفه. وإذا كان إلغاء الطلب ما زال ممكناً، فألغِه بدلاً من ذلك.

عرض تفاصيل الطلب

انقر رقم الطلب في القائمة لتفتح صفحته:

• ملخّص فيه بيانات الطلب ومجاميعه وتواريخ تسليمه وملاحظاته. والسطور بجانبها، مع ما شحنه كل سطر. وإذا جاء الطلب من عرض سعر، يقودك عرض السعر الأصل إليه.
• التسليمات يسرد كل سند تسليم للطلب، والفواتير يسرد كل فاتورة. وكل سطر يفتح صفحته.
• الاعتمادات يعرض تاريخ القرارات. ويظهر التبويب حين يتولّى مسار اعتماد الطلب.

نصائح

• اترك الترقيم لبيلوسيتي. كل طلب جديد يبدأ بالرقم التالي في سلسلة مؤسستك السنوية، SO-YYYY-NNNNNN. يمكنك كتابة رقمك إذا كان لك نسقك، ويجب أن يبقى كل رقم فريداً.
• اختر المستودع الصحيح. اختر المستودع الأقدر على تلبية الطلب. انظر إلى المخزون الذي فيه وإلى قربه من الزبون.
• املأ تاريخ التسليم المطلوب مبكراً. فهو يساعد فريق مستودعك على تنظيم العمل.
• استعمل الملاحظات الداخلية. سجّل ما يجب أن يعرفه فريقك، مثل ترتيب خاص أو تعليمات التسليم أو ما يفضّله الزبون.
• راجع السطور قبل إرسال الطلب. بعد ذلك لا يمكنك تغييرها، إلا إذا رفض معتمِد الطلب. فتحقق أولاً من الكميات والأسعار والشروط.