فواتير المورّدين

فاتورة المورّد تسجّل الفاتورة التي يرسلها إليك مورّد مقابل بضاعة أمر شراء. يسجّل سند الاستلام البضاعة التي وصلت، وتسجّل الفاتورة المال الذي يطالب به المورّد. تقارن الفاتورة بما طلبته وبما وصل. ثم تعتمدها، فتدفعها الخزينة.

يستطيع مساعد المشتريات أن يسجّل الفاتورة ويكتب سطورها. ولا يستطيع تشغيل المطابقة واعتماد الفاتورة وتسجيل نزاع عليها وإلغاءها وحذفها إلا مسؤول المشتريات ومالك مؤسستك. وبعد الاعتماد، يدفع أمين الخزينة الفاتورة من الخزينة.

تحمل كل فاتورة رقمين. رقم الفاتورة رقمك أنت، من سلسلة SIN، مثل SIN-2026-000001. ومرجع المورّد هو الرقم المطبوع على فاتورة المورّد نفسه. احتفظ بالاثنين ليجد كل طرف أوراقه.

المفاهيم الأساسية

• فاتورة المورّد هي ما تدين به مؤسستك لمورّد عن أمر شراء واحد. وهي بعملة الأمر، أو بعملتك إن لم يذكر الأمر عملة.
• المطابقة الثلاثية هي الفحص الذي يسبق الاعتماد. في كل سطر، يقارن بيلوسيتي الكمية المفوترة بما طلبته وبما وصل في سندات الاستلام التي حالتها مكتمل. ويقارن أيضاً سعر كل سطر بسعر الأمر. ولا تقرأ المطابقة المجموع دون الضريبة ولا مبلغ الضريبة ولا الخصم في الفاتورة.
• نسبة التسامح هي الفرق الذي تقبله المطابقة، بالنسبة المئوية. تختارها في كل مرة تشغّل فيها المطابقة، والصفر يطلب توافقاً تاماً.
• المبلغ المتبقي هو ما زلت تدين به: المجموع مع الضريبة ناقص المبلغ المدفوع. ويحسب المبلغ المدفوع تسديدات الخزينة والإشعارات المدينة الصادرة. يحسب بيلوسيتي المبلغين، ولا تكتبهما أبداً.

إنشاء فاتورة من أمر شراء

أسرع طريق يبدأ من الأمر:

1. افتح أمر شراء حالته مؤكد أو جزئي أو مكتمل أو مقفل.
2. اضغط إنشاء فاتورة في قائمة إجراءات أخرى أعلى صفحة الأمر.
3. تعرض النافذة رقم الفاتورة التالي. أبقه أو اكتب رقمك، ثم اضغط إنشاء.
4. يكتب بيلوسيتي مسودة فاتورة ويفتحها.
   • كل سطر يفوتر ما وصل ولم يُفوتر بعد، ناقص ما عاد إلى المورّد. ويأخذ سعر سطر الأمر ونسبة الرسم على القيمة المضافة (TVA) فيه.
   • المجموع دون الضريبة ومبلغ الضريبة هما مجموع تلك السطور. فيكون المجموع ما قال الأمر إنك ستدفعه لقاء ما وصل.
   • تاريخ الفاتورة هو اليوم. ويتبع تاريخ الاستحقاق شروط الدفع: شروط الأمر، وإلا فشروط المورّد، وإلا فثلاثون يوماً بعد تاريخ الفاتورة.
5. صحّح الفاتورة على ورقة المورّد. اكتب رقمه في مرجع المورّد، وضع في تاريخ الفاتورة تاريخ فاتورته. ثم راجع تاريخ الاستحقاق، لأنه لا يتبع تاريخ الفاتورة.

يرفض «إنشاء فاتورة» أمراً لا يذكر عملة. ولا يمكنك تعديل أمر بعد أن يخرج من مسودة. لذا اضغط إضافة في قائمة الفواتير، كما تقول الفقرة التالية. فتأخذ الفاتورة عندئذ عملتك.

ويمكنك أيضاً أن تبدأ من الصفر. انتقل إلى المشتريات > فواتير المورّدين واضغط إضافة. تقف سطور الفاتورة إلى جانب بياناتها منذ البداية، فارغةً بعد. اختر أمر الشراء أولاً. لا تعرض القائمة إلا الأوامر التي حالتها مؤكد أو جزئي أو مكتمل أو مقفل. يأتي المورّد والعملة من الأمر، ولا يمكنك تغييرهما. ثم اكتب التواريخ ومرجع المورّد. واكتب في قسم المبالغ المجموع دون الضريبة ومبلغ الضريبة والخصم إن وُجد، كما تطبعها فاتورة المورّد. ويحسب بيلوسيتي المجموع مع الضريبة من هذه الثلاثة.

يُفتح تاريخ الاستحقاق على شروط الدفع: شروط الأمر، وإلا فشروط المورّد، وإلا فثلاثون يوماً بعد تاريخ الفاتورة. وفي الفاتورة الجديدة، يتبع تاريخَ الفاتورة حتى تكتب تاريخاً من عندك. ثم اضغط إضافة فوق السطور. يحفظ بيلوسيتي الفاتورة مسودة ويعطيها رقمها، وتذكر رسالة هذا الرقم. ويُفتح سطرها الأول لتختار سطر الأمر الذي يفوتره. ولحفظ الفاتورة الآن وإضافة سطورها لاحقاً، اضغط حفظ بدلاً من ذلك (انظر إضافة السطور قبل الحفظ).

تعديل السطور

ما دامت الفاتورة مسودة، تكتب ما يطالب به المورّد في السطور الواقفة إلى جانب بياناتها. لا تبويب تفتحه. ولكل سطر هذه الأعمدة:

• سطر أمر الشراء هو سطر الأمر الذي يفوتره هذا السطر. تعرض القائمة ما فُوتر منه وما طُلب وما وصل، مثل إسمنت 42,5 — 0 من 100 مفوترة (80 وصلت). أي أن الفواتير السابقة لم تفوتر منه شيئاً، وأن الأمر طلب 100، وأن 80 وصلت. وتبدأ الكمية في السطر بما وصل ولم يُفوتر بعد، أي 80. وحين تختاره، يملأ بيلوسيتي البيان والوحدة وسعر الوحدة في الأمر. ويحتفظ السطر بوحدة سطر الأمر.
• الكمية هي ما يطالب به المورّد على هذا السطر. ويجب أن تكون أكبر من صفر.
• سعر الوحدة هو سعر الوحدة الواحدة في فاتورة المورّد. ويُفتح على سعر الأمر.
• المبلغ هو الكمية مضروبة في سعر الوحدة. والسطر الذي كتبه «إنشاء فاتورة» يحمل أيضاً ضريبته. ويحسب بيلوسيتي المبلغ عند حفظ السطر.

ما دامت الفاتورة مسودة، يتبع المجموع دون الضريبة ومبلغ الضريبة سطورها. ويصحّ ذلك في الفاتورة التي كتبها «إنشاء فاتورة» وفي التي تبدؤها بـإضافة. ويأخذ كل سطر نسبة الضريبة من سطر الأمر. وإذا كتبت هذين المبلغين من ورقة المورّد، بقيا كما كتبتهما. وتعرض الفاتورة حينئذ مجموع السطور بما تقوله سطورها، حيثما اختلف الاثنان. والمطابقة لا تقرأ إلا السطور، فراجع بنفسك المجموع دون الضريبة ومبلغ الضريبة والمجموع مع الضريبة على ورقة المورّد. والمبلغ المتبقي الذي تدفعه الخزينة يأتي من المجموع مع الضريبة، لا من السطور.

إذا غيّرت أمر الشراء في فاتورة مسودة، بقيت سطورها على سطور الأمر القديم. فاختر سطر أمر الشراء لكل سطر من جديد من الأمر الجديد، وإلا تعذّر تشغيل المطابقة.

بعد نجاح المطابقة، لا يمكنك تعديل السطور. لتصحيح فاتورة لم يدفعها أحد، سجّل نزاعاً عليها، ثم أعد فتحها مسودةً، كما يقول قسم النزاعات والتصحيحات أدناه. وإذا كانت الفاتورة في انتظار الاعتماد، فانتظر أولاً قرار المعتمِدين.

تشغيل المطابقة الثلاثية

لا يشغّل المطابقة إلا مسؤول المشتريات ومالك مؤسستك. افتح فاتورة مسودة، واضغط تشغيل المطابقة في إجراءات أخرى. تسألك نافذة عن نسبة التسامح (%)، وتُفتح على 0. اضغط تشغيل المطابقة فيها، فيفحص بيلوسيتي كل سطر:

• المفوتر مقابل المطلوب. لا يمكن أن تطالب الفاتورة بأكثر مما طلبه سطر الأمر.
• المفوتر مقابل المستلم. لا يمكن أن تطالب الفاتورة بأكثر مما وصل في سندات الاستلام التي حالتها مكتمل، ناقص ما عاد على مرتجع مشتريات. فلا تدفع أبداً ثمن بضاعة لم تصل.
• المفوتر كله. لا يمكن أن تطالب هذه الفاتورة والفواتير المطابَقة قبلها على سطر الأمر نفسه معاً بأكثر مما وصل. فلا تُفوتر البضاعة نفسها مرتين أبداً، ولو على عدة فواتير. وإذا أنشأت فاتورتين من الأمر قبل مطابقة إحداهما، فشلت الثانية في المطابقة. ألغِها أو احذفها.
• السعر. لا يمكن أن يختلف سعر كل سطر عن سعر الأمر بأكثر من نسبة التسامح.

لا تقرأ المطابقة إلا السطور. فلا تقارن المجموع دون الضريبة ولا مبلغ الضريبة ولا الخصم بأي شيء.

إذا نجح كل سطر، صارت الفاتورة مُطابَق، وصار الأمر يحسب كمياتها مفوترة. وتُظهرها الفاتورة التالية على ذلك الأمر في قائمة سطر أمر الشراء.

إذا فشل سطر، لا يغيّر بيلوسيتي شيئاً في الفاتورة ولا في الأمر. ويسرد جدول كل فرق. يعرض السطر، والكمية المفوترة والمطلوبة والمستلمة، وما فوترته الفواتير السابقة. ويعرض أيضاً سعر السطر مقابل سعر الأمر، والسبب. والزر الوحيد في الجدول هو إغلاق، وتبقى الفاتورة مسودة. ويصل إشعار إلى زملائك الذين يديرون أوامر الشراء بأن الفاتورة موقوفة.

صحّح السطور، ثم اضغط تشغيل المطابقة من جديد. وإذا كانت فاتورة المورّد نفسها خاطئة، فاطلب منه فاتورة مصحّحة أولاً. وإذا قبلت الفرق، فشغّل المطابقة من جديد بنسبة تسامح أعلى. وإذا تعذّر تشغيل المطابقة أصلاً، قالت ذلك رسالة، وبقيت الفاتورة حيث هي. يحدث هذا مثلاً حين لا يكون في الفاتورة أي سطر، أو حين يسمّي سطر فيها سطراً من أمر آخر.

استعمال نسبة التسامح

عند 0% يجب أن تكون المطابقة تامّة. لنقل إن مورّداً يفوتر الوحدة بـ 10,40 دج، والأمر اتفق على 10,00 دج. هذا أعلى من سعر الأمر بـ 4%، فتفشل المطابقة عند 0% وتنجح عند 5%.

وتسري نسبة التسامح نفسها على الكميات. فعند 5%، يمكن أن يفوتر سطر 105 وحدات حين تصل 100.

استعمل نسبة صغيرة للتقريب أو لفرق صغير اتفقت عليه. وأبقها عند الصفر حين تريد التحقق من كل سنتيم.

الطريق الذي تقطعه الفاتورة

يمتدّ مسار الفاتورة في أعلى صفحتها: مسودة ومُطابَق ومعتمد ومدفوع. والمراحل التي وراء الفاتورة مؤشَّر عليها، والتي هي فيها بخطّ عريض. قف على مرحلة، فتقول لك متى بلغتها الفاتورة ومن نقلها إليها.

يضع بيلوسيتي كل مرحلة من المسار. تشغيل المطابقة يضع «مُطابَق»، والاعتماد يضع «معتمد». وتضع تسديدات الخزينة والإشعارات المدينة الصادرة مدفوع جزئياً ومدفوع كلما غطّت جزءاً من الفاتورة. وتطلب الخطوة التالية من إجراءات أخرى: تشغيل المطابقة على فاتورة مسودة، واعتماد أو إرسال للاعتماد على فاتورة مُطابَقة. ويعرض المسار الخطوة التالية نفسها: انقر مُطابَق لتشغيل المطابقة، أو معتمد لاعتماد الفاتورة.

انقر المرحلة التي فيها الفاتورة لتفتح قائمة تغييرات الحالة. تعرض القائمة كل حالة تستطيع الفاتورة أن تنتقل إليها من هناك. ولا تعرض الحالات التي يضعها بيلوسيتي بنفسه. ومن هناك تأخذ الخطوات التي تخرج عن المسار. اختر محل نزاع أو مسودة أو ملغى، فتطلب منك نافذة التأكيد. وفي انتظار الاعتماد يتفرّع عن «مُطابَق» ولا يقف على المسار. فالفاتورة التي لا ينطبق عليها مسار اعتماد لا تمرّ به أبداً.

لا يستطيع مساعد المشتريات أن يأخذ أياً من هذه الخطوات. فلا ينقل الفاتورة إلا مسؤول المشتريات ومالك مؤسستك.

الاعتماد

يجب اعتماد الفاتورة المُطابَقة قبل أن تدفعها الخزينة. ولا يعتمدها إلا مسؤول المشتريات ومالك مؤسستك، والطريقان يبدآن من إجراءات أخرى:

• إذا لم ينطبق أي مسار اعتماد على الفاتورة، فاضغط اعتماد، ثم اعتماد في النافذة. فتنتقل الفاتورة مباشرة إلى معتمد.
• إذا انطبق مسار اعتماد، يرفض بيلوسيتي اعتماد ويقول السبب. اضغط إرسال للاعتماد، ثم إرسال. فتنتقل الفاتورة إلى في انتظار الاعتماد، ولا تتغيّر مبالغها. ويقرّر المعتمِدون في صندوق الوارد، ويُظهر تبويب الاعتمادات في الفاتورة أين وصلت. إذا اعتمدوها، صارت معتمد. وإذا رفضوها، عادت إلى مُطابَق. وإذا لم تكن في المسار أي خطوة، انتقلت الفاتورة مباشرة إلى معتمد، أو رفضها بيلوسيتي. وخانة الاعتماد التلقائي عند غياب الخطوات في المسار هي التي تقرّر أيّهما.

يظهر إرسال للاعتماد على كل فاتورة مُطابَقة. وإذا لم ينطبق أي مسار، يرفضه بيلوسيتي دون أن يذكر سبباً، فاضغط اعتماد بدلاً منه.

ويرفض بيلوسيتي أيضاً اعتماد إذا كان المورّد معطَّلاً، أو إذا كانت حالة المورّد غير نشط.

سداد الفاتورة — في الخزينة

صفحة الفاتورة لا تسجّل مالاً أبداً. بعد الاعتماد، يدفع أمين الخزينة الفاتورة من الخزينة، في صفحة المقبوضات والمدفوعات. يسجّل تسديداً للمورّد ويخصّصه على هذه الفاتورة. وتشرح صفحة الخزينة كيف.

لا تدفع الخزينة فاتورة إلا إذا كانت معتمد أو مدفوع جزئياً، وكانت خانة نشط فيها مؤشَّراً عليها. وحين يؤكّد أمين الخزينة تسديداً، يرفع بيلوسيتي المبلغ المدفوع في الفاتورة ويُنقص المبلغ المتبقي. فتنتقل الفاتورة إلى مدفوع جزئياً، ثم إلى مدفوع حين لا يبقى شيء للدفع.

مثال بالدينار. مجموع الفاتورة SIN-2026-000012 هو 100.000,00 دج. تسديد بـ 60.000,00 دج ينقلها إلى مدفوع جزئياً، ويبقى عليها 40.000,00 دج. وتسديد ثانٍ بـ 40.000,00 دج ينقلها إلى مدفوع. وترفض الخزينة أن تخصّص على فاتورة أكثر من مبلغها المتبقي، فلا يمكنها دفع فاتورة مدفوع.

وتظهر الفواتير المعتمدة والمدفوعة جزئياً أيضاً في توقعات الخزينة، مالاً يخرج في تواريخ استحقاقها. ولا تظهر فيها الفاتورة المعطَّلة.

وليس التسديد وحده ما ينقص الفاتورة. فـالإشعار المدين على المورّد الصادر يُخصم من الفاتورة التي يسمّيها، في حدود ما بقي عليها. ولا يحدث ذلك إلا إذا كانت الفاتورة معتمد أو مدفوع جزئياً، ونشطة. ويسرد تبويب الإشعارات المدينة في الفاتورة كل إشعار يسمّيها.

النزاعات والتصحيحات

تأخذ كلاً من هذه الخطوات من قائمة تغييرات الحالة، ويطلب منك كلٌّ منها أن تؤكّد ما يفعله.

• تسجيل نزاع يُنحّي فاتورة مُطابَق أو معتمد لا توافق عليها، إذا لم يُدفع منها شيء. فتصير الفاتورة محل نزاع، ولا يمكن لأحد دفعها. ويصل إشعار إلى زملائك الذين يديرون أوامر الشراء. اختر محل نزاع، ثم اضغط تسجيل نزاع.
• إعادة الفتح مسودةً تعيد فاتورة محل نزاع إلى مسودة لتصحّحها. ولا يعود الأمر يحسب كمياتها مفوترة، فلا تحسب المطابقة التالية البضاعة نفسها مرتين. اختر مسودة، ثم اضغط إعادة الفتح مسودةً.
• إلغاء الفاتورة يُنهي فاتورة مسودة أو مُطابَق أو محل نزاع. وإذا كانت الفاتورة مُطابَقة، لم يعد الأمر يحسب كمياتها مفوترة. اختر ملغى، ثم اضغط إلغاء الفاتورة.

لا يمكنك تسجيل نزاع على فاتورة في انتظار الاعتماد أو مدفوع جزئياً أو مدفوع، ولا إلغاؤها. ولا يمكنك كذلك إلغاء فاتورة معتمد. فإن لم يدفعها أحد، سجّل نزاعاً عليها أولاً، ثم ألغِها.

ويرفض بيلوسيتي إلغاء فاتورة ما دام تسديد في الخزينة مخصّصاً عليها، ولو كان تسديداً لم يُؤكَّد بعد. ولا يستطيع أمين الخزينة أن يزيل الفاتورة من تسديد إلا ما دام ذلك التسديد مسودة.

وما دام إشعار مدين أُنشئ من مرتجع غير ملغى، فلا يمكنك إعادة فتح الفاتورة التي بُني عليها ولا إلغاؤها. وتسمّي الرسالة الإشعار، فألغِ الإشعار أولاً. وإذا كان مرتجعه مقفل، فلن تستطيع إنشاء الإشعار من جديد بعد إلغائه.

العثور على فاتورة

تجد قائمة فواتير المورّدين الفاتورة برقمها أو بمرجع المورّد أو بملاحظاتها. ويضيّقها زر التصفية حسب الحالة والمورّد وأمر الشراء. ويأخذ أيضاً مجالاً لـتاريخ الفاتورة أو تاريخ الاستحقاق، وشريحة لـالمبلغ أو المبلغ المتبقي. ونشط أداة تصفية أيضاً، مع أن القائمة ليس فيها عمود له. وتبقى الفاتورة المعطَّلة في القائمة، لكن الخزينة لا تستطيع دفعها. ولتجد ما زلت تدين به بعد تاريخ استحقاقه، اختر الحالات، وآخر يوم لـتاريخ الاستحقاق، والأدنى لـالمبلغ المتبقي. انظر التعامل مع القوائم.

الحالات