أوامر الشراء

أمر الشراء (بالفرنسية: bon de commande) يذكر ما تشتريه من مورّد واحد، وبأيّ سعر. المسودة لا تُلزم بشيء، ولا الأمر المعتمد كذلك. يُلزم الأمر مؤسستك حين يصل إلى مُرسَل، بعد أن ترسله إلى المورّد.

وقد يأتي الأمر من طلب شراء معتمد، أو تكتبه أنت مباشرةً.

إنشاء أمر شراء

لإنشاء أمر شراء جديد:

1. انتقل إلى المشتريات > أوامر الشراء في القائمة الجانبية.
2. انقر إضافة. تُفتح صفحة أمر شراء جديد، وسطوره إلى جانب النموذج فارغةً بعد.
3. املأ بيانات الأمر:
   • رقم الأمر: يملؤه بيلوسيتي بالرقم التالي من سلسلة مؤسستك، مثل PO-2026-000001. ويمكنك أن تكتب غيره.
   • المورّد: تعرض القائمة المورّدين النشطين الذين حالة المورّد فيهم نشط. ويملأ المورّد العملة وشروط الدفع في الأمر.
   • المستودع: حيث تنتظر البضاعة. يُفتح سند الاستلام لهذا الأمر على هذا المستودع، ويمكنك تغييره هناك.
   • تاريخ الأمر: اليوم الذي تقدّم فيه الأمر. يُفتح على تاريخ اليوم، ويطبعه بيلوسيتي على الأمر.
   • التسليم المتوقع: متى تنتظر البضاعة. تقرؤه قائمة أوامر شراء متأخرة التسليم ونسبة التزام المورّد بالموعد.
   • جهة الاتصال: الشخص الذي يتابع هذا الأمر عند المورّد. يطبع بيلوسيتي اسمه على الأمر.
   • العملة: تملؤها عملة المورّد (الشراء بعملة أجنبية).
   • شروط الدفع: الشروط المتفق عليها مع هذا المورّد. والفاتورة التي تُنشأ من الأمر تأخذ منها تاريخ استحقاقها.
   • ملاحظات: ما يجب أن يقرأه المورّد. يطبع بيلوسيتي هذه الملاحظات على الأمر.
   • ملاحظات داخلية: ملاحظات لفريقك. لا يطبعها بيلوسيتي أبداً.
4. انقر إضافة فوق السطور.

يحفظ بيلوسيتي الأمر في حالة مسودة، ويعطيه رقمه، ويفتح سطره الأول. وإذا بقي في النموذج جواب ناقص، توقّف إضافة عند ذلك الحقل بدل ذلك.

ولحفظ الأمر الآن وإضافة سطوره لاحقاً، انقر حفظ بدل إضافة (انظر إضافة السطور قبل الحفظ).

الشراء بعملة أجنبية

يأخذ الأمر الجديد عملة مورّده في العملة. ومع مورّد أجنبي، اختر العملة التي كُتبت بها فاتورته الشكلية. اليورو والدولار الأمريكي واليوان الصيني معروضة إلى جانب الدينار (انظر العملات).

اختر عملة قبل أن ترسل الأمر للاعتماد، حتى للدينار. يرفض إنشاء فاتورة أمراً بلا عملة، ولا يمكنك تعديل الأمر بعد المسودة. وإذا لم يصل شيء على أمر مُرسَل أو مؤكد، فما زال يمكنك مراجعته. ثم اختر العملة في المسودة الجديدة (مراجعة أمر مُرسَل).

ويحتاج سند الاستلام لأمر بعملة أجنبية إلى سعر صرف في صفحة أسعار الصرف. يأخذ بيلوسيتي آخر سعر مؤرَّخ في يوم الاستلام أو قبله. وإن لم يجد سعراً، رفض إكمال الاستلام.

وحين يضم ملف استيراد الأمر، يصير المورّد والعملة مورّد الملف وعملته. يبقيان كذلك إلى أن يُخرج المكلّف بالتجارة الخارجية أو مالك مؤسستك الأمر من الملف. لا يمكن ذلك إلا ما دام الملف مفتوحاً. إذا كنت ترى الملفات، تعرض صفحة الأمر ملف الاستيراد برقم الملف، وهو يفتحه، ويكون الحقلان مغلقين. إذا كنت لا ترى الملفات، يبقى الحقلان مفتوحين، ويرفض بيلوسيتي الحفظ حين تغيّر أحدهما.

إدارة سطور الأمر

تقف السطور إلى جانب بيانات الأمر في الصفحة نفسها. ويمكنك إضافتها وتعديلها وإزالتها ما دام الأمر في حالة مسودة.

1. للعودة إلى أمر محفوظ، انقر رقمه في القائمة.
2. انقر إضافة لكل منتج، ثم انقر نقراً مزدوجاً على خلية لتعديلها.
3. لكل سطر، املأ:
   • المنتج: المنتج من كتالوجك. إن تركته فارغاً، لا يستطيع بيلوسيتي ملء السعر، ولا يمكن إكمال سند استلام يقبل السطر.
   • البيان: ما تشتريه، بكلماتك. يطبعه بيلوسيتي على الأمر، ولا يُحفظ السطر بدونه.
   • الكمية والوحدة: كم تطلب، بإحدى وحدات المنتج.
   • سعر الوحدة: سعر الوحدة الواحدة، بعملة الأمر. إن تركته فارغاً، ملأه بيلوسيتي حين تحفظ السطر (من أين يأتي سعر السطر).
   • نسبة الضريبة ونسبة الخصم: نسبة ضريبة السطر وخصمه. يطرح بيلوسيتي الخصم قبل الضريبة. وتُفتح نسبة الضريبة على معدل المنتج حين يكون الأمر بعملتك أنت، وفارغةً في الاستيراد (الضرائب).
4. يحسب بيلوسيتي المبلغ، أي ما يكلّفه السطر بخصمه وضريبته. ولا يمكنك كتابته.

ليس في سطر الأمر عمود لرمز المورّد الخاص. وحين يهيّئ اعتماد طلب الشراء أمراً، يأخذ كل سطر مرجع المورّد من منتجات المورّد. ويُظهر الأمر المطبوع هذا الرمز.

على أمر مؤكد أو جزئي، يحمل كل سطر مفتوح إقفال المتبقي. ولا يضغطه إلا مسؤول المشتريات ومالك مؤسستك. يتوقّف بيلوسيتي عن انتظار بقيّة ذلك السطر، وتواصل السطور الأخرى استلامها. وإن كان آخر سطر مفتوح، صار الأمر مكتملاً إن وصل شيء على الأمر. وإن لم يصل شيء على أيّ سطر، صار الأمر ملغى.

وإذا أقفلت متبقّي سطر بينما سطر آخر ما زال مفتوحاً، فقد يترك استلامٌ لاحق الأمرَ جزئياً. ويحدث هذا حتى حين يكمل الاستلام السطر الآخر. عندئذ يختار مسؤول المشتريات أو المالك مقفل من قائمة تغييرات الحالة.

من أين يأتي سعر السطر

حين تحفظ سطراً سعر الوحدة فيه فارغ، يبحث بيلوسيتي عن سعر في منتجات المورّد، في صفحة المورّد. ويأخذ بطاقة متغيّر السطر قبل بطاقة المنتج كلّه. والسعر هو آخر سعر شراء في تلك البطاقة، أو السعر المعياري إن لم يكن فيها آخر سعر. والسعر الذي تكتبه بنفسك يسبق الاثنين.

وآخر سعر شراء ليس مالاً دفعته. إنه سعر الوحدة في سطر الأمر، قبل خصمه، مأخوذاً من آخر استلام مكتمل قبِل المنتج.

وتبقى الخانة فارغة، ولا يُحفظ السطر، في هذه الحالات:

• السطر لا يسمّي منتجاً.
• لا بطاقة للمنتج عند المورّد، أو لا سعر في بطاقته. والصفر ليس سعراً.
• سعر البطاقة بعملة غير عملة الأمر. فسعر اتُّفق عليه باليورو ليس سعراً لأمر بالدينار، فلا ينسخ بيلوسيتي شيئاً.

وخانة فارغة على منتج تعلم أنّ المورّد يبيعه ليست خللاً. لا يجد بيلوسيتي في الملف ما ينسخه، فاكتب السعر المتفق عليه، مثل 1.250,00 دج. ولكي يُملأ في المرة القادمة، سجّل السعر المعياري في منتجات المورّد، بعملة أوامرك. ولا يستطيع ذلك إلا مسؤول المشتريات والمالك.

ولا يُحفظ سطر بلا سعر. يدلّك بيلوسيتي على السطر وعلى الخانة قبل أيّ إرسال، فلا يبلغ الأمرَ سطرٌ ناقص. ويمكنك دائماً كتابة 0 عن قصد. فالعيّنة المجانية والاستبدال تحت الضمان سطر حقيقي، ويُحفظ بصفر.

دورة حياة أمر الشراء

مسار الاعتماد

لا يحتاج الأمر إلى معتمِد إلا إذا انطبق عليه مسار اعتماد. يضبط مالك مؤسستك المسارات في الإعدادات ← مسارات الاعتماد، حسب المجموع أو المورّد أو المستودع أو العملة (تهيئة مسارات الاعتماد). والمسار هو الذي يختار المعتمِدين، فلا تختارهم أنت عند الإرسال.

1. على مسودة، انقر في انتظار الاعتماد، المرحلة التالية على المسار. ويمكنك أيضاً أن تفتح إجراءات أخرى وتنقر إرسال للاعتماد. يستطيع ذلك كل من يستطيع تعديل الأمر.
2. انقر إرسال في مربّع الحوار.

إذا لم ينطبق مسار، اعتمد بيلوسيتي الأمر فوراً. فينتقل الأمر إلى معتمد، ويسمّي اعتمده الشخص الذي ضغط إرسال للاعتماد.

وإذا انطبق مسار، انتقل الأمر إلى في انتظار الاعتماد. ويضعه بيلوسيتي في صندوق الوارد لمعتمِد الخطوة الأولى. ثم:

• يقرّر المعتمِد من صندوق الوارد بـاعتماد أو رفض أو تفويض. وعلى الأمر، يفعل تدوين الاعتماد وتدوين الرفض في إجراءات أخرى ما يفعله اعتماد ورفض.
• لا يقرّر إلا المعتمِد الذي تنتظره خطوته. يرفض بيلوسيتي قرار أيّ شخص آخر، ولا يستطيع من أرسل الأمر اعتماده.
• بعد أن تعتمد الخطوة الأخيرة، ينتقل الأمر إلى معتمد.
• وإذا رفضه معتمِد، عاد الأمر إلى مسودة. ويستطيع صاحبه تصحيحه وإرساله من جديد.

ويعرض تبويب الاعتمادات في الأمر كل قرار: من قرّر ماذا، ومتى، وبأيّ تعليق. ويعرض أيضاً الخطوة التي تنتظر الآن.

الإرسال والتأكيد

لا يرسل بيلوسيتي الأمر إلى المورّد. ترسله أنت، مثلاً ملفَّ PDF مطبوعاً بالبريد الإلكتروني، ثم تسجّل أنه ذهب:

1. على أمر معتمد، انقر مُرسَل على المسار، أعلى صفحة الأمر.
2. انقر الانتقال إلى مُرسَل في مربّع الحوار. صار الأمر الآن يُلزم مؤسستك.
3. حين يقبل المورّد الأمر، انقر مؤكد على المسار، ثم الانتقال إلى مؤكد.

لا يضغط مُرسَل ومؤكد إلا مسؤول المشتريات ومالك مؤسستك. ويرفض بيلوسيتي مُرسَل إذا كان المورّد معطَّلاً، أو إذا لم تكن حالة المورّد فيه نشط.

يمتد المسار مسودة ← في انتظار الاعتماد ← معتمد ← مُرسَل ← مؤكد ← مكتمل ← مقفل. المراحل التي قُطعت مؤشَّرة، والمرحلة التي يقف عندها الأمر مملوءة. والمرحلة التالية زرّ حين تكون خطوة يخطوها أحد بيده. قف على مرحلة لترى متى بلغها الأمر ومن نقله إليها. فالاعتماد يُظهر من اعتمد، والاستلام يُظهر من استلم.

انقر المرحلة التي يقف عندها الأمر لتفتح قائمة تغييرات الحالة. تعرض القائمة كل حالة يستطيع الأمر أن ينتقل إليها من هناك. ويضع بيلوسيتي بنفسه في انتظار الاعتماد ومعتمد وجزئي ومكتمل، فلا تجدها في القائمة. فالمسودة إذن لا زرّ لها على المسار. ومُرسَل أول خطوة يخطوها أحد بيده.

الاستلام على الأمر

على أمر مؤكد أو جزئي، افتح تبويب الاستلامات وانقر إضافة. ويمكنك أيضاً أن تنقر إنشاء سند استلام في إجراءات أخرى. فيكتب بيلوسيتي مسودة سند استلام فيها سطر لكل سطر من الأمر ما زال منتظراً، ويفتحها. ويسرد تبويب الاستلامات كل سند كُتب للأمر.

وحين يصل سند الاستلام إلى مكتمل، يحرّك الأمر. فيصير الأمر جزئياً ما بقي شيء منتظَراً، ومكتملاً حين يصل كل شيء. ويحتفظ المسار باسم من استلم البضاعة.

مراجعة أمر مُرسَل

لا يمكنك تعديل أمر مُرسَل في مكانه، لأنه ما رآه المورّد. راجعه بدل ذلك. ولا يستطيع ذلك إلا مسؤول المشتريات ومالك مؤسستك، على أمر مُرسَل أو مؤكد لم يصل منه شيء:

1. افتح الأمر، وافتح إجراءات أخرى، ثم انقر مراجعة. ويمكنك أيضاً أن تختار مُراجَع في قائمة تغييرات الحالة.
2. انقر إنشاء المراجعة في مربّع الحوار.

ينسخ بيلوسيتي الأمر وكل سطوره في مسودة جديدة، برقم أمر جديد ورقم المراجعة التالي. ويصير الأصل مُراجَعاً، ولا يمكنك تعديله. ويحيل سطر يحلّ محل في المسودة الجديدة إلى الأصل، ويحيل سطر حلّ محلّه في الأصل إلى المسودة الجديدة.

والمسودة الجديدة كأيّ مسودة أخرى. عدّلها، واضغط إرسال للاعتماد، ثم أرسلها من جديد حين تُعتمد.

وبعد وصول البضاعة، لا يمكنك مراجعة الأمر. أقفل متبقّي سطر بدل ذلك، أو ألغِ سند الاستلام أولاً.

الإلغاء والإقفال

لا يلغي الأمر أو يقفله إلا مسؤول المشتريات ومالك مؤسستك.

• الإلغاء: انقر المرحلة التي يقف عندها الأمر لتفتح قائمة تغييرات الحالة، ثم اختر ملغى. يمكنك إلغاء أمر حالته مسودة أو في انتظار الاعتماد أو معتمد أو مُرسَل أو مؤكد. ويلغي بيلوسيتي كل سطوره المفتوحة.
• الإقفال: اختر مقفل بالطريقة نفسها، على أمر جزئي أو مكتمل. يجعل بيلوسيتي كل سطر مقفلاً، إلا السطر الملغى، ولا ينتظر بضاعة أخرى على الأمر.

العثور على أمر

تبحث قائمة أوامر الشراء بالرقم. ويضيّقها زر التصفية حسب الحالة والمورّد ومجال تاريخ الأمر أو التسليم المتوقع وشريحة المبلغ. ويضيّقها كذلك حسب المستودع أو نشط، وليسا عمودين في الجدول (انظر التعامل مع القوائم).

ملخّص الأمر

انقر رقم أمر الشراء في القائمة لتفتح صفحته. تقف بيانات الأمر ومجاميعه بجانب سطوره، ويعرض عمود المستلم في كل سطر ما وصل حتى الآن.

تجمع المجاميع السطور. المجموع دون الضريبة هو السطور قبل خصوماتها وقبل الضريبة. ويجمع الخصم خصومات السطور، ويجمع مبلغ الضريبة الضريبة. والمجموع مع الضريبة هو السطور بعد خصوماتها، مع الضريبة ومصاريف الشحن. ولا تملأ أيّ شاشة مصاريف الشحن، فتبقى فارغة.

ويمتد المسار في أعلى الصفحة بجانب ثلاثة تبويبات:

• الاعتمادات: كل قرار لمسار اعتماد على الأمر. ويظهر التبويب حين يتولّى مسار اعتماد الأمر.
• الاستلامات: سندات الاستلام المكتوبة للأمر.
• الفواتير: فواتير المورّد المُنشأة من الأمر.

ولإنشاء فاتورة، افتح إجراءات أخرى على أمر مؤكد أو جزئي أو مكتمل أو مقفل، ثم انقر إنشاء فاتورة. يهيّئ بيلوسيتي مسودة فاتورة لما وصل، بعد طرح ما أُعيد أو فُوتر من قبل (فواتير المورّدين). ويأخذ كل سطر في الفاتورة سعر الوحدة من سطر الأمر، قبل خصمه. وتحمل الفاتورة تاريخ اليوم، ويحسب بيلوسيتي تاريخ استحقاقها من اليوم. ويأخذ شروط دفع الأمر، وإلا فشروط المورّد. وإن لم تكن عند أيّ منهما شروط، استُحقّت الفاتورة بعد ثلاثين يوماً. وحين تصحّح تاريخ الفاتورة من فاتورة المورّد نفسها، صحّح تاريخ الاستحقاق أيضاً، لأن بيلوسيتي لا يعيد حسابه.