دفعات المخزون

دفعة المخزون (بالفرنسية: lot) كمية من منتج واحد جاءت من سطر استلام واحد أو تصنيع واحد. لكل مخزونها تاريخ الاستلام نفسه وتاريخ انتهاء الصلاحية نفسه. استعمل الدفعات لمتابعة انتهاء الصلاحية، ولإيجاد مخزون تسليم فيه مشكلة. إذا رفضت دفعة، يحتجز بيلوسيتي مخزونها القابل للبيع.

المفاهيم الأساسية

• رقم الدفعة هو رقمها، مثل LOT-2026-0078. لا يمكن لمؤسستك استعمال الرقم إلا مرة واحدة.
• الجودة تقول أين بلغ فحص الدفعة. لا يغيّر مخزونها إلا الرفض.
• تاريخ انتهاء الصلاحية هو آخر تاريخ للاستعمال. يهمّ في الأغذية والأدوية وكل منتج يفسد.
• سند الاستلام هو السند الذي دخلت به الدفعة، رابطاً إليه. يعرض شرطة في أي دفعة أخرى.

عندما تُكمل سند استلام، ينشئ بيلوسيتي دفعة لكل سطر قَبِل بضاعة. تشرح صفحة مستويات المخزون كيف تُرقَّم هذه الدفعات.

إنشاء دفعة مخزون

لإضافة دفعة بيدك:

1. انتقل إلى المخزون > وضعية المخزون في القائمة الجانبية، وافتح تبويب الدفعات.
2. انقر إضافة.
3. املأ البيانات:
   • رقم الدفعة هو رقم هذه الدفعة. خذ رقم المورّد إن وُجد.
   • المنتج هو منتج هذه الدفعة. الدفعة تحمل منتجاً واحداً.
   • المتغيّر هو المتغيّر الوحيد في هذه الدفعة. لا تطلبه الاستمارة إلا إذا كان للمنتج متغيّرات.
   • المورّد هو الذي سلّم هذه الدفعة (اختياري).
   • الجودة تُفتح على قيد الانتظار. بعد الحفظ، لا تغيّرها إلا الأزرار أدناه.
   • استُلمت في هو يوم دخول هذه الدفعة إلى المخزون. يُفتح الحقل على اليوم.
   • صُنعت في هو متى صُنعت البضاعة (اختياري). لا يمكن أن يأتي بعد استُلمت في أو تاريخ انتهاء الصلاحية.
   • تاريخ انتهاء الصلاحية هو آخر تاريخ للاستعمال (اختياري).
   • ملاحظات لما يستحق أن يُقال عن هذه الدفعة، مثل طريقة حفظها.
4. انقر حفظ. يحفظ بيلوسيتي الدفعة بالجودة التي اخترتها.

حفظ الدفعة لا يضيف أي مخزون. ينضمّ المخزون إلى الدفعة عندما يسمّيها سطر مخزون في حقل الدفعة.

مسار الجودة

لكل دفعة جودة:

لا توقف الجودة شيئاً ما لم ترفض الدفعة. لا يقرأ بيلوسيتي جودة الدفعة عندما يبيع المخزون أو يحجزه أو ينقله. فيمكنك بيع مخزون دفعة قيد الانتظار أو قيد المراجعة.

الإجراءات

افتح الدفعة، ثم افتح إجراءات أخرى. لا يظهر الإجراء إلا إذا سمحت به جودة الدفعة:

• إرسال إلى الفحص يظهر على دفعة قيد الانتظار. تنتقل الدفعة إلى قيد المراجعة، ولا يتغيّر المخزون.
• اعتماد يظهر على دفعة قيد الانتظار أو قيد المراجعة. تنتقل الدفعة إلى معتمد، ولا يتغيّر المخزون.
• رفض يظهر على دفعة قيد الانتظار أو قيد المراجعة. يطلب منك التأكيد، لأنك لن تستطيع تغيير جودة الدفعة بعده.

لا يرى هذه الإجراءات إلا دور يمكنه تغيير الدفعات. من الأدوار التي يأتي بها بيلوسيتي، لا يمكن ذلك إلا لمالك مؤسستك.

ما يفعله الرفض. ينقل بيلوسيتي مخزون الدفعة الذي حالته متاح إلى الحجر. يبقى المخزون في الحالات الأخرى مكانه. لا يتغيّر الرصيد الفعلي، ولا تسجّل يومية المخزون شيئاً. إذا حجز طلب جزءاً من هذا المخزون، ينتقل حجزه معه. لا يمكنك شطب ما هو محجوز، فانتظر حتى يُشحن الطلب أو يلغيه أحد.

الدفعة المعتمدة أصلاً لا إجراء عليها. الدفعة الآتية من سند استلام أو أمر تصنيع تبدأ معتمد، فلا تعرض صفحتها رفض. يبقى مخزونها معروضاً للبيع، ولا يوجد زر يحتجزه. إذا تبيّن أن التسليم رديء، أعده في مرتجع المشتريات. ويمكنك أيضاً شطبه بـتسوية مخزون على مخزون متاح.

البحث

تجد خانة البحث في قائمة الدفعات الدفعة برقمها، أو باسم المنتج أو المرجع، أو بـالمرجع أو الرمز الشريطي للمتغيّر. يطابق البحث جزءاً من الكلمة، فكتابة LOT-2026 تجد كل رقم دفعة فيه هذا النص.

التصفية بالحالة

يضيّق زر التصفية بجانب خانة البحث (التعامل مع القوائم) القائمة بـالجودة. اختر واحدة أو أكثر:

• قيد الانتظار يعرض الدفعات التي تنتظر الفحص.
• قيد المراجعة يعرض الدفعات التي أُرسلت لفحص أدقّ.
• معتمد يعرض الدفعات التي فُحصت واعتُمدت.
• مرفوض يعرض الدفعات التي رسبت في الفحص.

تضيّق اللوحة نفسها القائمة إلى منتج واحد، أو إلى مدى استُلمت في أو تاريخ انتهاء الصلاحية. مثلاً، تاريخ إلى واحد يعرض كل ما تنتهي صلاحيته قبل نهاية الفصل. ويمكنها أيضاً إخفاء الدفعات غير النشطة، بجعل نشط على نعم. يكتب بيلوسيتي اختيارك في عنوان الصفحة، فيمكنك حفظ العرض في المفضلة.

معرفة ما غيّر تكلفة دفعة

تحمل وحدات الدفعة التكلفة التي أدخلها سند استلامها إلى المخزون. بعض التكاليف يصل لاحقاً. فالشحن والحقوق ووكيل العبور في عملية استيراد تُفوتَر بعد دخول البضاعة إلى المخزون. عندما يُرحَّل سعر تكلفة ملف استيراد، تأخذ كل دفعة من دفعاته نصيبها، ويبيّن ذلك تبويب سجل التكلفة في الدفعة.

افتح الدفعة واختر سجل التكلفة. كل سطر موضع بلغه التغيّر، ومعه:

• المصدر، مثل سعر التكلفة، ويفتح الصفحة التي تشرحه
• التاريخ الذي حدث فيه التغيّر
• الوضع: الرصيد الفعلي للوحدات التي في مستودع، أو قيد النقل للوحدات التي في تحويل إليه
• المستودع الذي يحمل الوحدات، أو الذي يأتي بها التحويل إليه
• الكمية التي بلغها التغيّر هناك
• تغيّر تكلفة الوحدة: ما أُضيف إلى تكلفة كل وحدة، ويكون سالباً إذا خفّضها تصحيح
• القيمة: ما أضافه التغيّر إلى المخزون في ذلك الموضع

لا يعرض التبويب الوحدات التي بيعت أو استُهلكت قبل الترحيل، لأنها لم تعد في المخزون. تبيّن بطاقة سعر التكلفة في الملف نصيبها فرقاً. إذا لم يغيّر شيء تكلفة الدفعة، يقول التبويب ذلك. لا ترى التبويب إلا إذا كان دورك يقرأ يومية المخزون.

ملاحظات مهمة

• تناسب الدفعات البضاعة التي لها آخر تاريخ للاستعمال، كالأغذية والأدوية، والبضاعة التي قد يستدعيها المورّد. لا توجد في بيلوسيتي وظيفة استدعاء، فابحث عن رقم الدفعة في مستويات المخزون لتجد مخزونها.
• الدفعة الآتية من سند استلام ليس فيها تاريخ انتهاء الصلاحية، لأن السند لا حقل فيه له. لإضافته، اضغط تعديل في الدفعة واكتبه. من الأدوار التي يأتي بها بيلوسيتي، لا يمكن ذلك إلا لمالك مؤسستك.
• يمكن أن يسمّي الرقم التسلسلي دفعة من متغيّره، إذا احتجت إلى متابعة الدفعة والقطعة معاً.
• تنتهي صلاحيته قريباً، في صفحة المخزون الرئيسية، يعرض المخزون الذي تنتهي صلاحيته خلال الثلاثين يوماً القادمة. بِع هذا المخزون أو استعمله أولاً.
• بعد الرفض، يبقى المخزون في الحجر. اشطبه بـتسوية مخزون يذكر سطرها الحجر. لا يستطيع مرتجع المشتريات أن يأخذه. فالمرتجع لا يعيد إلا ما أدخله سند استلام، وصفحة دفعة كهذه لا تعرض رفض.