مستويات المخزون

مستويات المخزون تريك كم عندك من كل منتج، وأين هو، وفي أي حال. تعلّمك هذه الصفحة قراءة الكميات الثلاث والحالات الخمس. وتعطيك أيضاً نظرة قصيرة على الدفعات والأرقام التسلسلية وتنبيهات انخفاض المخزون، ولكلٍّ منها صفحته.

كميات المخزون

يخصّص بيلوسيتي سطر مخزون لكل منتج أو متغيّر، ومستودع، وموقع تخزين، ودفعة، وحالة. فالمنتج في موقعَي تخزين له سطرا مخزون، ولمخزونه التالف سطره الخاص. يخصّ السطر منتجاً أو أحد متغيّراته، ولا يخصّ الاثنين معاً. تختار في الاستمارة المنتج أولاً. لا تطلب الاستمارة المتغيّر إلا إذا كان للمنتج متغيّرات، وعندها يجب أن تختار واحداً.

لكل سطر مخزون ثلاث كميات:

ينتهي الحجز عندما يُشحن الطلب أو تُصرف بضاعته، أو عندما يلغيه أحد أو يقفله. والطلب المكتوب بوحدة أخرى يحجز رقمه محوَّلاً إلى وحدة هذا السطر.

كلمتا متاح ومحجوز تدلّ كل منهما على شيئين. كل منهما كمية في الجدول أعلاه، وحالة في الجدولين أدناه. السطر الذي حالته الحجر يعرض رقم متاح رغم ذلك، ولا يمكنك بيع ذلك المخزون. حالة محجوز ليست رقم محجوز، ولا يكتب أي طلب هذه الحالة.

كل منتج يُحسب بوحدة واحدة

يُحسب مخزون المنتج بوحدة واحدة هي وحدة المخزون. يأخذ بيلوسيتي أول ما يجده من هذه الوحدات:

• الوحدة التي يُحسب بها مخزون المنتج أصلاً
• الوحدة التي استعمالها المخزون في تبويب الوحدات للمنتج
• وحدة أول استلام للمنتج

إذا حرّك مستند المنتج بوحدة أخرى، يحوّل بيلوسيتي الكمية قبل أن تبلغ مستوى المخزون. إذا استلمت صندوقين من 24 قارورة من ماء يُحسب بالقارورة، يضيف بيلوسيتي 48 قارورة. إذا بعت 500 غرام من مخزون يُحسب بالكيلوغرام، يخصم 0,5 كيلوغرام. تسجّل يومية المخزون ما بلغ المخزون، بوحدة المخزون. ويحتفظ المستند بالرقم الذي كتبته، بوحدته (وحدات القياس).

إذا تعذّر تحويل الوحدة، يرفض بيلوسيتي المستند قبل أن يتحرّك المخزون. أضف التحويل في تبويب الوحدات للمنتج، أو اكتب السطر بوحدة المخزون. يحتفظ سطر المخزون بالوحدة التي أُنشئ بها، ويرفض بيلوسيتي تغييرها.

حالات المخزون

لكل سطر مخزون حالة. تقول الحالة ما يمكنك فعله بهذا المخزون:

تسمح كل حالة بعمل مختلف:

كيف يصير المخزون منتهي الصلاحية. كل ساعة، ينقل بيلوسيتي مخزون متاح إلى منتهي الصلاحية بعد انقضاء تاريخه. إذا كانت للمخزون دفعة، يقرأ بيلوسيتي تاريخ الدفعة. وإلا، يقرأ التاريخ المكتوب في سطر المخزون. واليوم هو التاريخ بحسب المنطقة الزمنية لمؤسستك. بعد النقل، لا تستعمل المبيعات والتنبيهات والتخطيط هذا المخزون. لا يتغيّر الرصيد الفعلي، ولا تسجّل يومية المخزون شيئاً. إذا حجز طلب جزءاً من هذا المخزون، ينتقل حجزه معه، ولا يمكنك شطب ما هو محجوز.

كيف يخرج المخزون من الحجر. لا يوجد في بيلوسيتي زر يفرج عنه. يمكنك شطبه بتسوية يذكر سطرها الحجر. ولا يُخرج مرتجع المشتريات من الحجر إلا مخزون دفعة مرفوضة آتية من سند استلام، وصفحة هذه الدفعة لا تعرض رفض. فالمرتجع لا ينفعك هنا. ويستطيع حقل الحالة في سطر المخزون أن يغيّره أيضاً. عندها لا تسجّل يومية المخزون شيئاً، ويفشل الحفظ إذا كان لهذا المخزون سطر بالحالة الجديدة أصلاً.

المخزون المحجوز في العدّ. يعرض العدّ أيضاً المخزون الذي حالته محجوز. إذا وجد فيه فرقاً، يرفض بيلوسيتي اكتب تصحيحاً للمهمة كلها، لأن التسوية لا تصحّح هذه الحالة. لتصحيح هذا المخزون، عدّل الرصيد الفعلي في سطر المخزون. يبقى الرفض بعد هذا التعديل، لأن سطر العدّ يحتفظ بفرقه. فاكتب تسوية يدوياً لبقية السطور.

الاطّلاع على مستويات المخزون

انتقل إلى المخزون ← وضعية المخزون في القائمة الجانبية. تُفتح الصفحة على تبويب مستويات المخزون. يعرض الجدول كل سطر مخزون بمنتجه وحالته ومستودعه، والرصيد الفعلي ومحجوز ومتاح. افتح سطراً لترى موقع تخزينه ودفعته ووحدته، وتكلفة الوحدة وتاريخ انتهاء الصلاحية وآخر جرد. آخر جرد هو تاريخ آخر تسوية رُحّلت على هذا المخزون، فالعدّ دون تسوية لا يغيّره.

استعمل خانة البحث لتجد سطراً باسم المنتج أو المرجع، أو بـالمرجع أو الرمز الشريطي للمتغيّر، أو برقم الدفعة. وتجد أيضاً رمز المستودع أو اسمه، ورمز موقع التخزين أو اسمه أو رمزه الشريطي. يضيّق زر التصفية بجانبها القائمة بـالحالة أو المنتج أو المستودع. ويقبل أيضاً نطاقاً من الرصيد الفعلي أو محجوز أو متاح. مثلاً، قيمة الأقصى 10 على متاح تعرض ما هو عند 10 أو أقل. ويصفّي أيضاً بـنشط وبمدى تاريخ انتهاء الصلاحية، مع أن أياً منهما ليس عموداً في القائمة (التعامل مع القوائم).

تُفتح القائمة على الأسطر النشطة وحدها، فيُظهر زر التصفية مرشّحاً واحداً مضبوطاً من قبل. وحين تلغي استلاماً مكتملاً، أو يشحن إرجاع إلى مورّد آخر ما بقي من دفعة، يعطّل بيلوسيتي تلك الدفعة. ويعطّل أيضاً أسطرها التي لم يعد فيها شيء، فتخرج من القائمة. ولتراها من جديد، أزل مرشّح نشط.

لتصحيح رقم، رحّل تسوية مخزون، فهي تحفظ السبب والتكلفة. ويمكنك أيضاً أن تضغط تعديل في سطر مخزون وتغيّر الرصيد الفعلي. عندها تسجّل يومية المخزون التغيير دون سبب ولا تكلفة. لتصحيح مخزون متغيّر خارج العدّ، استعمل هذا التعديل، لأن سطر التسوية الذي تضيفه لا يستطيع أن يسمّي متغيّراً. إذا عدّلت محجوز بيدك، لا يتغيّر أي طلب. يحسب بيلوسيتي متاح بنفسه، فلا يمكنك كتابته.

ويفتح تعديل أيضاً المستودع وموقع تخزين والدفعة والحالة. إذا غيّرت أحدها، تبعه سطر المخزون كله، ولم تسجّل يومية المخزون شيئاً.

لتعطيل سطر مخزون، افتح إجراءات أخرى واختر تعطيل. افعل ذلك لسطر فارغ. بعدها تتجاوزه التنبيهات وعمليات العدّ وتنتهي صلاحيته قريباً والمتجر الإلكتروني. لكن البيع أو الطلب يمكن أن يأخذ منه، فالتعطيل لا يحتجز شيئاً.

لا يرى هذه الأزرار إلا دور يمكنه تغيير المخزون. من الأدوار التي يأتي بها بيلوسيتي، لا يمكن ذلك إلا لمالك مؤسستك. ليقوم بذلك شخص آخر، ينشئ له المالك دوراً (الأدوار والصلاحيات).

دفعات المخزون

الدفعة كمية من منتج واحد جاءت من سطر استلام واحد أو تصنيع واحد. تسليمان من منتج واحد يصيران دفعتين، فيبقى مخزونهما في سطرين منفصلين. تفيدك الدفعات في ثلاثة أمور:

• التتبّع. إذا ظهرت مشكلة في تسليم، ابحث عن رقم دفعته في تبويب مستويات المخزون لتعرف أين مخزونه.
• الصلاحية. يمكن أن تحمل الدفعة تاريخ انتهاء صلاحية. يأخذ بيلوسيتي أولاً الدفعة الأقرب انتهاءً، ثم الأقدم.
• المورّد. الدفعة الآتية من سند استلام تسمّي المورّد وفيها رابط إلى السند.

حقول الدفعة

إدارة الدفعات

انتقل إلى المخزون ← وضعية المخزون وافتح تبويب الدفعات. من هنا يمكنك أن:

• تطّلع على كل الدفعات بجودتها وتواريخها.
• تضيف دفعة بيدك بزر إضافة. ويضيف بيلوسيتي أيضاً دفعات عندما تُكمل سند استلام (انظر أدناه).
• تستعمل زر التصفية بجانب خانة البحث لتضيّق القائمة بـالجودة، أو لتخفي الدفعات غير النشطة.
• تفتح دفعة وتستعمل إجراءات أخرى لتغيير جودتها:
  • اعتماد يعلّم دفعة قيد الانتظار أو قيد المراجعة بأنها نجحت. لا يتغيّر المخزون.
  • رفض يعلّم دفعة قيد الانتظار أو قيد المراجعة بأنها رسبت. ينقل بيلوسيتي مخزونها متاح إلى الحجر.
  • إرسال إلى الفحص ينقل دفعة قيد الانتظار إلى قيد المراجعة. لا يتغيّر المخزون.
• تضغط تعديل لتغيير تواريخ الدفعة أو مورّدها أو ملاحظاتها.
• تحذف دفعة لا يستعملها شيء. إذا كان سطر مخزون أو رقم تسلسلي يسمّي الدفعة، يرفض بيلوسيتي، فعطّلها بدل ذلك.

إنشاء الدفعات من تلقائها

عندما تُكمل سند استلام، ينشئ بيلوسيتي دفعة لكل سطر قَبِل بضاعة. تدخل البضاعة المخزون في تلك الدفعة. كل دفعة من هذه الدفعات:

• تأخذ رقمها من السند ومن ترتيب السطر. أول سطر في السند GR-2026-000041 يدخل الدفعة LOT-GR-2026-000041-01، والثاني LOT-GR-2026-000041-02. السطر المرفوض كله لا دفعة له، لكنه يحتفظ بترتيبه. فيدلّ رقم الدفعة دائماً على سطرها في السند.
• تبدأ بجودة معتمد. يعدّ بيلوسيتي سند الاستلام هو الفحص، ولا يدخل المخزون إلا ما قُبل.
• تسمّي المورّد وفيها رابط إلى سند الاستلام.
• ليس فيها صُنعت في ولا تاريخ انتهاء الصلاحية، لأن سند الاستلام لا حقل فيه لهما. افتح الدفعة، واضغط تعديل واكتبهما. من الأدوار التي يأتي بها بيلوسيتي، لا يمكن ذلك إلا لمالك مؤسستك. وما لم يفعل ذلك أحد، لا تعرض تنتهي صلاحيته قريباً هذا المخزون، ولا ينتقل أبداً إلى منتهي الصلاحية.

يمكنك تغيير رقم الدفعة بعد ذلك، إلى الرقم المطبوع على كيس المورّد مثلاً. لا يُستعمل رقم الدفعة إلا مرة واحدة في مؤسستك. إذا كان رقم الدفعة التالي في السند رقماً أعطيته لدفعة أخرى، يرفض بيلوسيتي إكمال السند. غيّر رقم تلك الدفعة، ثم أكمل السند من جديد.

لا توقف الجودة شيئاً ما لم ترفض الدفعة. لا يقرأ بيلوسيتي جودة الدفعة عندما يبيع المخزون أو يحجزه أو ينقله. فيمكنك بيع مخزون دفعة قيد الانتظار أو قيد المراجعة.

لا يظهر الإجراءان اعتماد ورفض إلا على دفعة قيد الانتظار أو قيد المراجعة، كدفعة تضيفها بيدك. الدفعة الآتية من سند استلام أو أمر تصنيع تبدأ معتمد، فلا تعرض صفحتها أياً منهما. إذا تبيّن أن التسليم رديء، أعده في مرتجع المشتريات. ويمكنك أيضاً شطبه بـتسوية مخزون على مخزون متاح.

الأرقام التسلسلية

الأرقام التسلسلية تتابع قطعة مادية واحدة في كل مرة. استعملها للبضاعة التي تحتاج إلى تمييز قطعها، كآلة تحت الضمان. كل رقم تسلسلي يدلّ على قطعة واحدة وله حالته. يخصّ الرقم التسلسلي متغيّراً، فالمنتج بلا متغيّرات لا يمكن أن يكون له رقم تسلسلي. إضافة رقم تسلسلي لا تضيف أي مخزون (الأرقام التسلسلية).

حالات الرقم التسلسلي

متابعة الضمان

يمكن أن يحمل كل رقم تسلسلي تاريخين:

• استُلمت في هو متى دخلت القطعة من عند المورّد.
• نهاية الضمان هو متى ينتهي الضمان.

يحفظ بيلوسيتي هذين التاريخين فقط. لا يحسب ضماناً من استُلمت في، ولا يقرّر نهاية الضمان من يدفع ثمن الإصلاح.

إدارة الأرقام التسلسلية

انتقل إلى المخزون ← وضعية المخزون وافتح تبويب الأرقام التسلسلية. يمكنك أن:

• تطّلع على كل القطع بحالتها ومستودعها.
• تستعمل زر التصفية بجانب خانة البحث لتضيّق القائمة بـالحالة، أو لتخفي الأرقام غير النشطة.
• تبحث بالرقم التسلسلي لتجد قطعة واحدة.
• تفتح رقماً تسلسلياً وتستعمل إجراءات أخرى لتغيير حالته:
  • تعليمها مباعة يعلّم قطعة في المخزون أو محجوزة بأنها بيعت. يمسح بيلوسيتي مستودعها وموقع تخزينها، وينقص الرصيد الفعلي واحداً.
  • حجز يضع قطعة في المخزون جانباً. ينتقل واحد من متاح إلى محجوز، ولا يربطها بأي طلبية.
  • رفع الحجز يعيد قطعة محجوزة إلى في المخزون. ينتقل واحد من محجوز إلى متاح.
  • تعليمها عائدة يعلّم قطعة مباعة بأنها عادت. لا يتغيّر أي رقم في المخزون.
  • تعليمها معطوبة يعلّم قطعة في المخزون أو عائدة بأنها معيب. إذا كانت في مستودع، ينقص بيلوسيتي واحداً من الرصيد الفعلي ومتاح، بحركة مخزون دون تسوية.
  • إعادتها إلى المخزون يطلب مستودعاً ويعيد إليه قطعة عائدة بحالة في المخزون. يزيد الرصيد الفعلي ومتاح واحداً.

تنبيهات انخفاض المخزون

تنبيهات انخفاض المخزون تخبرك عندما يبلغ رقم متاح لمنتج حدّاً تضعه. لا تقرأ إلا المخزون الذي حالته متاح. لا يطلب بيلوسيتي شيئاً بنفسه (تنبيهات انخفاض المخزون).

ضبط التنبيه

يحمل كل تنبيه أربعة حدود:

نطاق التنبيه

يراقب كل تنبيه منتجاً واحداً أو متغيّراً واحداً:

• المنتج. يحسب التنبيه مخزون المنتج ومخزون كل متغيّراته.
• المتغيّر. يحسب التنبيه هذا المتغيّر وحده.
• المستودع. إذا اخترت مستودعاً، يراقبه التنبيه وحده.
• كل المستودعات. إذا لم تختر مستودعاً، يراقب التنبيه مجموعك في كل المستودعات.

إدارة التنبيهات

انتقل إلى المخزون ← الإعداد وافتح تبويب تنبيهات انخفاض المخزون. يمكنك أن:

• تضيف تنبيهاً لمنتج أو متغيّر، في مستودع واحد أو في كل المستودعات.
• تطفئ حقل التنبيه، أو تعطّل التنبيه، لتوقفه دون حذفه.
• تضع حدوداً مختلفة لمنتجات مختلفة، بحسب مبيعاتها ومهلة مورّدها.

نصيحة: ابدأ بأكثر منتجاتك بيعاً. لتجد حد إعادة الطلب، اضرب متوسط مبيعاتك اليومية في مهلة المورّد بالأيام. ثم أضف هامشاً لتأخّر التسليم.