دعوة فريقك

لا يدخل أحد مؤسسة دون أن يقبل دعوة. أنت ترسل الدعوة، والشخص يقرّر. وبهذا يكون كل عضو قد وافق على الانضمام، ولا يُضاف أحد دون علمه.

إرسال دعوة

لإرسال الدعوات، يجب أن تكون مالك المؤسسة، أو أن يكون لك دور فيه صلاحية إنشاء الدعوات. والأدوار الجاهزة الأخرى ليست فيها هذه الصلاحية.

1. اذهب إلى الإعدادات ← الدعوات وانقر إضافة.
2. أدخل البريد الإلكتروني للمدعوّ. يجب أن يطابق بريد حسابه على بيلوسيتي، أو البريد الذي سينشئ به حسابه.
3. يمكنك كتابة المسمّى الوظيفي، مثل “مسؤول المستودع”. وهو للعلم فقط ولا يعطي أي صلاحية.
4. يمكنك اختيار الدور، مثل مساعد المبيعات. يمنحه بيلوسيتي عند قبول الدعوة، فيبدأ المدعوّ العمل فوراً.
5. انقر إرسال.

لا يستطيع إلا المالك إرفاق دور جاهز. وأي شخص آخر لا يرفق إلا دوراً يملك هو نفسه صلاحياته.

يصل المدعوَّ بريد إلكتروني. وإن كان له حساب، تصل الدعوة أيضاً إلى صندوق الوارد عنده. وتنتهي صلاحية الدعوة بعد 30 يوماً إن لم يردّ عليها أحد.

نصيحة: إن لم يكن للمدعوّ حساب على بيلوسيتي بعد، فعليه إنشاء حساب أولاً بالبريد نفسه الذي أُرسلت إليه الدعوة. وستكون الدعوة بانتظاره عندما يسجّل الدخول.

قبول الدعوة (من جهة المدعوّ)

إن كنت قد دُعيت إلى مؤسسة:

1. سجّل الدخول إلى بيلوسيتي، أو أنشئ حساباً أولاً إن لم يكن لديك واحد.
2. ابحث عن الدعوة في أعلى صفحة اختيار المؤسسة، تحت الدعوات المعلّقة. تعرض الدعوة اسم المؤسسة ومن أرسلها.
3. انقر قبول للانضمام، أو رفض إن لم ترغب في ذلك.

والدعوة تنتظرك أيضاً في صندوق الوارد في القائمة الجانبية، كعنصر يحتاج إجراءً منك. ويمكنك الرد عليها هناك أيضاً.

والقبول فوري. ينشئ بيلوسيتي عضويتك ويمنحك الدور الذي تحمله الدعوة إن وُجد. إذا كانت الدعوة تحمل دوراً، تبدأ العمل من حينه. وإن لم تحمل دوراً، فانتظر حتى يمنحك أحدهم دوراً. ويسجّل بيلوسيتي الإجراء في سجل التدقيق.

ماذا يحدث عند القبول

حين يقبل أحدهم دعوة:

• تربط عضوية حساب المستخدم بمؤسستك.
• إن كنت قد أسندت دوراً مسبقاً، يمنحه بيلوسيتي تلقائياً، فلا شيء آخر عليك فعله.
• يظهر الدور في الإعدادات ← الأعضاء، حيث تدير أدوار العضو. في هذه القائمة سطر لكل دور، فالعضو الجديد بلا دور لا سطر له بعد. ولتعطيه دوراً، انقر إضافة في تلك الصفحة.

حالات الدعوة

حين تغادر الدعوة حالة قيد الانتظار تصير نهائية، ولا يمكنك فتحها من جديد. ولتدعو من جديد شخصاً رفض أو انتهت صلاحية دعوته، أرسل دعوة جديدة.

ويمكنك سحب دعوة قيد الانتظار من صفحة الدعوات إن غيّرت رأيك قبل أن يردّ المدعوّ. افتحها، وانقر المرحلة التي وصلت إليها لتفتح قائمة تغييرات الحالة، ثم اختر ملغى. ولسحب عدة دعوات معاً، حدّدها في القائمة ثم اختر حذف في إجراءات أخرى.

نصائح

• ادعُ أفراد فريقك الأساسيين مبكراً. إذا انضمّ فريقك الأساسي قبل أن تبدأ تهيئة النظام، ساعدوك في الإعداد وتعلّموا المنصة معك.
• أسنِد الأدوار مسبقاً لتوفّر الوقت. يبدأ الأعضاء الجدد العمل فوراً، ولا يحتاج أحد إلى إسناد دور يدوياً.
• استعمل المسمّيات الوظيفية لتقول ما يعمله كل شخص. يظهر المسمّى الوظيفي في الدعوة وفي قائمة الدعوات، ولا يؤثر في الصلاحيات.