هوية وثائقك

كل وثيقة يطبعها بيلوسيتي تتبع طرازاً واحداً موحّداً. ويشمل ذلك الفواتير والإشعارات الدائنة وعروض الأسعار وأوامر الشراء وسندات التسليم وكشوف الحساب وشهادات العمل. الصفحة المطبوعة نظيفة بخط الآلة الكاتبة، فيها خطوط فاصلة لا أطر ولا تعبئة، فتبقى واضحة عند التصوير والفاكس. وإعدادات الوثائق هي المكان الذي تجعلها فيه لك. تضبط شعارك ولونك وورقك وصياغتك، دون أن تمسّ قالباً.

هذه الصفحة لمن يقرر كيف تظهر الشركة على الورق، وهو المدير عادةً أو مصلحة المحاسبة.

قبل أن تبدأ

يجب أن يكون أمران قائمين:

• ملف مؤسستك يحمل التسمية القانونية والعنوان والمعرّفات المطبوعة على كل وثيقة. والشعار جزء منه، فلا بد أن يوجد الملف قبل أن ترفع شعاراً. انظر طباعة الوثائق ومشاركتها لما يحتاجه الملف.
• وثيقة واحدة على الأقل من النوع الذي تعمل عليه. تعاين الصفحة أحدث فاتورة حقيقية لديك، أو عرض سعر، أو سند تسليم، لا نموذجاً افتراضياً. وإذا لم توجد وثيقة، تخبرك لوحة المعاينة بما تنشئه أولاً.

تحتاج صلاحية ملف المؤسسة لفتح الصفحة، وصلاحية التعديل المقابلة للحفظ.

افتح الصفحة

انقر المربّع الذي يحمل الحرفين الأولين من اسمك في زاوية الشاشة العليا واختر الإعدادات. ثم اختر إعدادات الوثائق تحت الهوية. على الشاشة العريضة، تظهر معاينة الوثيقة بجانب الإعدادات.

في أعلى الإعدادات، يحدد نوع الوثيقة الوثيقة التي تعمل عليها. ولكل نوع إعداداته الخاصة، فقد تحمل الفاتورة أعمدة لا يحملها عرض السعر. اختر النوع، ثم انقر تعديل. ولا يمكنك تغيير النوع أثناء التعديل.

شعارك

كل أنواع الوثائق تتشارك الشعار، ولهذا يوجد فوق إعدادات كل نوع.

1. انقر رفع الشعار واختر ملف PNG أو JPEG. لا يتجاوز حجمه 1 ميغابايت، ولا يتجاوز كل ضلع 4000 بكسل. يُطبع شعار الترويسة صغيراً، فيحتاج أقل من ذلك بكثير.
2. يظهر الشعار في الإطار فوراً، وعلى الوثيقة التالية التي تطبعها. ويُطبع فوق تسميتك القانونية، في إطار 32 × 12 مم. والشعار الطويل والعريض يتسعان كلاهما دون تمطيط.
3. بعد ذلك، استبدال الشعار يبدّله، وإزالة الشعار ترفعه عن الوثائق المقبلة. ولا شيء آخر يمسّه. إذا حفظت ملف مؤسستك أو أي شيء في هذه الصفحة، بقي الشعار حيث هو. والنسخة المحفوظة تحتفظ بالشعار الذي أُنتجت به.

لا يقبل بيلوسيتي ملفات SVG. فهي قد تحمل برامج نصية، والترويسة ليست موضعاً لذلك.

الصفحة

جدول السطور

تطبع الفواتير والإشعارات الدائنة وعروض الأسعار وأوامر الشراء ستة أعمدة افتراضياً: الترتيب، والرمز، والبيان، والكمية، وسعر الوحدة، والمبلغ. أشِّر على أي مما يلي لتضيفه إلى الجدول:

• الوحدة تطبع الوحدة في عمود خاص (sac، kg، t)، والكمية رقماً مجرداً.
• الخصم يطبع النسبة المأخوذة على كل سطر.
• نسبة الضريبة والضريبة تطبعان نسبة الضريبة ومبلغها في كل سطر.
• الصافي يطبع مجموع كل سطر قبل الضريبة.
• ملاحظة تطبع ملاحظة السطر بحرف أصغر تحت بيانه.

سند التسليم لا يكسب عمود سعر مهما أشّرت. فهو يسافر مع البضاعة، ويوقّعه سائق وأمين مخزن. والأسعار عليه تسلّم شروطك التجارية إلى من لا شأن له برؤيتها. أما كشف الحساب فدفتر ويحتفظ بأعمدته الخاصة.

المجاميع

• إظهار تفصيل الضريبة يطبع سطراً لكل نسبة ضريبة تحت المجموع دون الضريبة (الرسم على القيمة المضافة 19,00 %، الرسم على القيمة المضافة 9,00 %). وهذا ما تُظهره الفاتورة الجزائرية عادةً. ألغِ التأشير لتطبع سطر ضريبة واحداً.
• إظهار المبلغ بالحروف يطبع المجموع بالحروف تحت المجاميع، بلغة الوثيقة. وهو المعتاد على الفواتير. ألغِ التأشير في الوثائق التي لا يضيف فيها شيئاً.

الترويسة والحاشية والشروط القارّة

يمكنك أن تكتب كل واحد من هذه بثلاث لغات على الأكثر: الإنجليزية والفرنسية والعربية. وتطبع الوثيقة ما يوافق لغتها هي (كيف يحسم بيلوسيتي ذلك). وإذا تركت لغة فارغة، تأخذ الوثيقة لغة أخرى ملأتها، والإنجليزية أولاً.

• سطر الترويسة يُطبع مرة واحدة، فوق كل شيء، في الصفحة الأولى. استعمله لعبارة تعريفية قصيرة، أو لما تتاجر فيه.
• سطر الحاشية يُطبع في أسفل كل صفحة، فوق رقم الصفحة. وهو المكان المعتاد للمعلومات القانونية، مثل شركة ذات مسؤولية محدودة برأسمال 1.000.000 دج، RC 16/00-1234567 B 21، NIF …. أبقِه في سطر أو سطرين، لأنه يقع في الهامش السفلي.
• الشروط القارّة فقرة تُطبع تحت شروط الدفع في الفواتير وعروض الأسعار وأوامر الشراء. يمكن أن تذكر طريقة الدفع وغرامات التأخير واسم بنكك. ولا تُطبع أبداً على إشعار دائن، لأن الإشعار الدائن لا يُدفع.

كتلة التوقيع

يمكن أن يحمل عرض السعر كتلة ليوقّع فيها الزبون. ويمكن أن يحمل سند التسليم كتلتين، للسائق وللمستلم. أشِّر على طباعة كتلة توقيع لطباعتها. وقبل التأشير لا تعرض الصفحة شيئاً من إعدادات الكتلة. وبعد التأشير يمكنك أن تضبط ما يلي:

• تسمية التوقيع تحل محل العنوان القياسي، مثل قرأت ووافقت.
• الموقِّع اسم يُطبع تحت الخط.
• طباعة خط للتوقيع تطبع الخط نفسه.

كتلتا سند التسليم تحتفظان بعنوانيهما القياسيين، أرسله واستلمه. فالتسليم يحتاج تسمية الطرفين، وتسمية واحدة لا تسمّي اثنين.

بعض الوثائق تطبع كتلة توقيع حتى إذا لم تؤشّر. وهي شهادة العمل، وشهادة انتهاء علاقة العمل، وقسيمة الأجر، وكشف المستحقات النهائية، وأمر تحويل الأجور، وبطاقة حساب سعر التكلفة. وإذا أشّرت في أحد هذه الأنواع، تسري هذه الإعدادات على كتلته.

الكتل المخصّصة — استبدال منطقة بما تريد

كل ما سبق يغيّر ما يعرضه التخطيط القياسي. أما الكتل المخصّصة فتستبدل منطقة كاملة منه بمحتوى من عندك. يمكنك استبدال ثلاث مناطق:

كل منطقة قائمة، وكل صف فيها شيء واحد على الصفحة. انقر إضافة عنصر واختر ما هو:

• نص سطر تكتبه، بخط عادي أو عريض أو مائل أو صغير.
• حقل من الوثيقة قيمة من الوثيقة نفسها، مثل رقمها أو تاريخها أو تسميتك القانونية أو المجموع الكلي. ولا تعرض القائمة إلا الحقول التي يملكها نوع الوثيقة.
• شعارك هو الشعار من أعلى هذه الصفحة، بالقياس الذي يُطبع به في الترويسة.
• مسافة فراغ بالمليمتر.
• خط فاصل أفقي بلونك المميّز.

لا يفتح كل صف إلا ما يستعمله نوعه. نص يفتح كلماته ونمطها، وحقل من الوثيقة يفتح الحقل، ومسافة تفتح ارتفاعها. أما شعارك وخط فلا يطلبان شيئاً آخر.

تُطبع الصفوف بترتيب القائمة. وإذا تركت قائمة منطقة فارغة، يعود التخطيط القياسي. فلا “استرجاع” منفصل تحتاج إلى تذكّره.

لماذا هي قائمة، لا موضع لكتابة تصميم

القائمة تحمل كل ما تستطيع الكتلة قوله. لا يمكنك كتابة شرط (“فقط حين تتأخر”)، ولا تكرار (“صف لكل سطر وثيقة”)، ولا حساب، ولا لون. وهذا عن قصد، لا عن نقص. فكل ما على وثيقة ترسلها إما رقم حسبه بيلوسيتي أو نص كتبته أنت. وهكذا تظل الوثيقة تقول ما تقوله سجلاتك.

إذا احتجت شيئاً لا تستطيع القائمة فعله، فأخبرنا. فهذا حديث عن التخطيط القياسي، لا إعداد ينقصك.

الكتل المحفوظة لها إصدارات

كل حفظ يكتب إصداراً جديداً ويترك الأخير كما هو، لأن كل نسخة محفوظة تشير إلى الإصدار الذي أنتجها. ولهذا لا يستطيع شيء تفعله هنا أن يغيّر نسخة محفوظة. ولهذا أيضاً تخبرك الصفحة بالإصدار المستعمل.

الصياغة

التسميات المفروضة تتيح لك أن تعيد صياغة أي تسمية تطبعها الوثائق، لكل لغة على حدة. انقر فرض تسمية واختر التسمية. تعرض القائمة مفتاح كل تسمية وصياغتها القياسية بلغتك. ثم اكتب الصياغة التي تريدها بكل لغة. واللغة المتروكة فارغة تبقى على الصياغة القياسية، فيمكنك أن تغيّر الفرنسية وحدها.

انظر إليها قبل أن تحفظها

تعرض لوحة المعاينة دائماً أحدث وثيقة لديك من النوع المختار، كما ستُطبع. وتستعمل لغة المعاينة التي تختارها، وتُفتح على الإنجليزية. وهذا الاختيار يغيّر المعاينة فقط. فالوثيقة المطبوعة تأخذ لغتها من المتعامل أو من مؤسستك (كيف يحسم بيلوسيتي ذلك).

أثناء التعديل، يمكنك أن تفتح إجراءات أخرى (ثلاث نقاط) وتختار تحديث المعاينة في أي وقت. ينتج بيلوسيتي الوثيقة من جديد بتغييراتك غير المحفوظة، فتجرّب لوناً أو عموداً وتنظر إليه قبل أن تلتزم به. والمعاينة لا تحفظ شيئاً. وإذا أغلقت الصفحة دون حفظ، لم تتغيّر أي وثيقة.

قبل إرسال أي شيء، يؤشّر النموذج على كل قيمة سيرفضها الحفظ. ويشمل ذلك لوناً ليس ستة رموز ست عشرية، وهامشاً خارج مداه، وحاشية أطول من 1000 حرف.

ما يتغيّر، وما لا يتغيّر أبداً

انقر حفظ، فتسري الإعدادات على الوثيقة التالية التي تطبعها أو تنزّلها من ذلك النوع.

ولا تغيّر الإعدادات أبداً نسخة محفوظة. بعد إرسال الوثيقة أو شحنها أو إصدارها، نزّلها من جديد فتحصل على الملف نفسه، حرفاً بحرف، بلونه القديم وكل شيء. والوثيقة الجديدة تأخذ الإعدادات الجديدة. وكذلك المسودة عند تنزيلها التالي، وكذلك كل طباعة، لأن الطباعة تنتج الوثيقة من جديد دائماً. وهذا عن قصد: فالنسخة في ملف زبونك والنسخة في ملفك تبقيان الوثيقة نفسها.

لماذا لا يوجد محرّر قوالب

كل وثيقة في بيلوسيتي تأتي من قالب موحّد نبنيه ونصونه نحن. تغيّر أنت ما يعرضه: الشعار واللون والورق والهوامش والأعمدة والصياغة، ومناطق كاملة من الصفحة عبر الكتل المخصّصة. ولا تعدّل القالب نفسه ولا ترفعه، ولا خطة لإضافة ذلك.

اخترنا هذا لصالحك، لثلاثة أسباب:

• وثائقك تبقى عاملة. فالقالب برنامج. ولو استطعت تعديله، لصرت مسؤولاً عن تصحيحه يوم تمتنع فاتورة عن الطباعة وزبون ينتظر.
• لا شيء تضبطه يستطيع أن يكسر القالب. كل أداة في هذه الصفحة تحمل قيمة لا شفرة. والإعداد الخاطئ لا يسقط النظام. وغالباً ما يعطي وثيقة تبدو خاطئة. وإذا احتوى نصك حرفاً لا تستطيع الخطوط رسمه، توقفت الطباعة برسالة تسمّيه. وإذا كانت الصورة ثقيلة جداً، توقفت الطباعة وأخبرتك بذلك.
• البنود القانونية تبقى صحيحة. المعرّفات والمجاميع وتفصيل الضريبة والمبلغ بالحروف تتبع الأعراف الجزائرية وتبقى كذلك، مهما كانت الهوية المحيطة بها.

إذا احتجت شيئاً لا تستطيع الإعدادات فعله، فتحدث إلينا. قد يكون عموداً لا يظهر إلا على الفواتير المتأخرة، أو رقماً محسوباً من عندك. ولا تكتب قالباً لذلك.

إن بدا شيء خطأً