الفاتورة التي ترسلها إلى زبون مؤسسة وثيقةٌ قانونية، ومصلحة المحاسبة عندهم تطابقها بسجلاتهم قبل سدادها. وهذا يعني في الجزائر أنها يجب أن تحمل رقم NIF الخاص بالزبون (رقم التعريف الجبائي)، وغالباً رقم RC (رقم السجل التجاري) ورقم AI (رقم المادة الضريبية) كذلك. والوثيقة التي تنقصها هذه الأرقام تُردّ إليك مراراً، فتتحوّل فاتورة مسدَّدة إلى مكالمة هاتفية وإعادة إصدار.
وتبويب المعرّفات القانونية في المتعامل هو المكان الذي تسجّل فيه تلك الأرقام، فتحملها كل وثيقة تنتجها لذلك الزبون دون أن يضطر أحد إلى البحث عنها.
لماذا لا يكفي حقل الرقم الجبائي
لكل متعامل أصلاً خانة الرقم الجبائي واحدة في تبويب ملخّصه. وتلك الخانة تحمل رقماً واحداً ولا تستطيع أن تقول أي رقم تحمل — وهذا كافٍ للعثور على المتعامل، وغير كافٍ لوثيقة مطبوعة عليها أن تسمّي كل رقم باسمه.
والتبويب يحلّ محلّها في الوثائق. فإن لم يكن للمتعامل معرّفات في هذا التبويب، طبع بيلوسيتي رقمه الجبائي بوصفه NIF، فلا يضيع شيء مما ملأته من قبل. ولكن بمجرد أن تضيف معرّفاً واحداً هنا صار التبويب هو ما يُطبع — فأضفها كلها، لا الذي كان ناقصاً وحده.
إضافة معرّف
- افتح المتعاملون ← المتعاملون وانقر المتعامل.
- اختر تبويب المعرّفات القانونية.
- انقر إضافة معرّف.
- املأ:
- التسمية — ما يُطبع إلى جانب الرقم:
NIFأوNISأوRCأوAI. اكتب الاختصار كما هو في أوراق المتعامل نفسه. - القيمة — الرقم كما يكتبونه هم بالضبط، بعلامات ترقيمه. فقيد السجل التجاري الجزائري يُقرأ
16/00-1234567 B 21، ويجب أن يُستنسخ هكذا. - الترتيب — موضعه في الكتلة المطبوعة. والأرقام الأصغر تُطبع أولاً.
- نشط — اتركه مؤشَّراً. انظر استبدال رقم أدناه.
- التسمية — ما يُطبع إلى جانب الرقم:
- احفظ السطر.
وكرّر ذلك لكل معرّف يملكه المتعامل. وسجل شركة جزائرية معتاد يبدو هكذا:
| التسمية | القيمة | الترتيب |
|---|---|---|
| NIF | 000916007654321 | 0 |
| NIS | 099816007654321 | 1 |
| RC | 16/00-7654321 B 19 | 2 |
| AI | 16010203040506 | 3 |
التسميات لك أن تختارها
التسمية نصّ حرّ، لأن المعرّفات ليست واحدة في كل مكان. فالمورّد الفرنسي يحمل رقم SIRET ورقم TVA
داخل المجموعة الأوروبية؛ والمورّد البريطاني يحمل رقم شركة ورقم تسجيل للضريبة على القيمة المضافة.
اكتب الاختصار الذي تستعمله أوراق ذلك المتعامل ويطبعه بيلوسيتي كما كتبته.
وقاعدتان تجعلان الكتلة مقروءة:
- تُحفظ التسميات بالحروف الكبيرة. فالمكتوب
nifوالمكتوبNIFمعرّف واحد، فلا يمكنك سهواً أن تُدخل الاثنين فيُطبع الرقم نفسه مرتين. - تسمية واحدة لكل متعامل. فإن حاولت إضافة
NIFثانٍ، أخبرك بيلوسيتي أن للمتعامل واحداً بالفعل وطلب منك تعديله بدلاً من ذلك.
استبدال رقم
متى أعاد المتعامل تسجيل شركته فتغيّر رقم RC عنده، فلا تكتب فوق القديم من فورك ولا تترك الاثنين
مؤشَّرين نشطين — فوثيقةٌ تعرض رقمي سجل تجاري تبدو خطأً منك أنت.
بل:
- ارفع تأشير نشط عن المعرّف القديم. فيكفّ عن الطباعة فوراً ويبقى في التبويب، فيستطيع من يسأل «ما كان رقم سجلهم التجاري القديم» أن يراه.
- أضف الجديد، بالترتيب نفسه الذي كان للقديم، لتبقى الكتلة على شكلها.
ما الذي يتغيّر وما الذي لا يتغيّر
تغيير أي شيء في هذا التبويب يمسّ الوثيقة التالية التي تنتجها. ولا يعيد كتابة وثيقة أرسلتها من قبل أبداً: فالفاتورة تحتفظ بالمعرّفات التي أُرسلت بها، فتبقى النسخة في ملف زبونك والنسخة في ملفك متطابقتين. وهذا مقصود — فوثيقةٌ تتغيّر بصمت بعد إرسالها لا قيمة لها سجلاً.
نصائح
- املأ هذا يوم تنشئ الزبون، لا يوم تُردّ عليك فاتورة. فالأرقام على ترويسة أوراقهم، وعلى فواتيرهم هم، وفي مستخرج سجلهم التجاري.
- رقم NIF هو الذي يوقف المدفوعات. فإن لم يسعك إلا واحد، فسجّله هو.
- والمورّدون يستحقون هذا أيضاً. فمعرّفاتهم تظهر على أوامر الشراء التي ترسلها إليهم، والمورّد الذي يستطيع مطابقة أمرك بسجلاته يشحن أسرع.