المعرّفات القانونية

الفاتورة التي ترسلها إلى زبون مؤسسة وثيقةٌ قانونية. ومصلحة المحاسبة عنده تطابقها بسجلاتها قبل أن تسدّدها. وفي الجزائر يجب أن تحمل الفاتورة رقم NIF الخاص بالزبون، وهو رقم التعريف الجبائي. وتحمل غالباً رقم RC (رقم السجل التجاري) ورقم AI (رقم المادة الضريبية) أيضاً. إذا نقص رقم، كثيراً ما يردّ الزبون الفاتورة، فينتظر السداد حتى تصدرها من جديد.

ويحمل تبويب المعرّفات القانونية في صفحة المتعامل هذه الأرقام. فتحملها كل وثيقة تطبعها لهذا المتعامل، ولا يضطر أحد إلى البحث عنها.

لماذا لا يكفي حقل الرقم الجبائي

لكل متعامل أصلاً حقل الرقم الجبائي واحد في تبويب ملخّص. وهذا الحقل يحمل رقماً واحداً، ولا يستطيع أن يقول أي رقم يحمل. وهذا يكفي للعثور على المتعامل. لكنه لا يكفي لوثيقة مطبوعة، لأن عليها أن تسمّي كل رقم.

والتبويب يحلّ محلّ هذا الحقل في الوثائق. إذا لم يكن في التبويب أي رقم نشط، تطبع الوثيقة الرقم الجبائي بوصفه NIF، فلا يضيع شيء مما كتبته من قبل. وبمجرد أن يصير في التبويب رقم نشط واحد، تطبع الوثيقة التبويب ولا تطبع الرقم الجبائي. فأضف الأرقام كلها، لا الرقم الناقص وحده.

إضافة معرّف

لا يضيف المعرّف أو يعدّله إلا مالك مؤسستك. ولا يستطيع ذلك أي دور مدمج آخر، فيحتاج غيره إلى دور يعطيه إياه المالك (الأدوار والصلاحيات).

1. افتح المتعاملون ← المتعاملون، ثم افتح المتعامل.
2. اختر تبويب المعرّفات القانونية.
3. انقر إضافة.
4. املأ السطر:
   • التسمية هي ما يُطبع قبل الرقم: NIF أو NIS أو RC أو AI. اكتب الحروف كما تكتبها أوراق المتعامل نفسه.
   • القيمة هي الرقم كما يكتبه المتعامل بالضبط، بمسافاته وعلاماته. فرقم السجل التجاري الجزائري يُكتب مثلاً 16/00-1234567 B 21، ويجب أن يُطبع بالشكل نفسه.
   • الترتيب هو موضع الرقم في الكتلة المطبوعة. والترتيب الأصغر يُطبع أولاً.
   • نشط مؤشَّر. اتركه مؤشَّراً. انظر استبدال رقم أدناه.
5. اترك السطر. يحفظه بيلوسيتي حين تترك خانة. وإذا نقصت التسمية أو القيمة، تخبرك رسالة بذلك.

كرّر هذه الخطوات لكل رقم يملكه المتعامل. والشركة الجزائرية المعتادة تبدو هكذا:

التسميات لك أن تختارها

التسمية نصّ حرّ، لأن الأرقام تختلف من بلد إلى آخر. فالمورّد الفرنسي له رقم SIRET ورقم TVA داخل المجموعة الأوروبية. والمورّد البريطاني له رقم شركة ورقم تسجيل للضريبة على القيمة المضافة. اكتب الحروف التي تستعملها أوراق المتعامل، ويطبعها بيلوسيتي.

وقاعدتان تجعلان الكتلة مقروءة:

• يحفظ بيلوسيتي كل تسمية بالحروف الكبيرة. فالمكتوب nif والمكتوب NIF تسمية واحدة، ولا يمكنك أن تُدخل الاثنين سهواً فيُطبع الرقم نفسه مرتين.
• للمتعامل كل تسمية مرة واحدة. إذا أضفت NIF ثانياً، يرفضه بيلوسيتي ويطلب منك أن تعدّل الموجود. ويصدق هذا على الرقم غير النشط أيضاً.

استبدال رقم

للمتعامل كل تسمية مرة واحدة، حتى إن كان الرقم القديم غير نشط. فحين يتغيّر رقم RC عند المتعامل، لا يمكنك أن تُبقي القديم وتضيف الجديد بجانبه. يرفض بيلوسيتي رقم RC الثاني.

لتستبدل الرقم، انقر القيمة في سطر RC واكتب الرقم الجديد. فتطبع الوثيقة التالية الرقم الجديد. ويخرج الرقم القديم من التبويب، وتحتفظ النسخة المحفوظة من الوثيقة بالرقم الذي طبعته.

إذا أردت أن تُبقي الرقم القديم في التبويب، فافعل هذا بدلاً من ذلك:

1. أزل التأشير عن نشط في رقم RC القديم. فيكفّ عن الطباعة فوراً.
2. غيّر التسمية إلى تسمية خاصة به، مثل RC 2019.
3. انقر إضافة، وأضف رقم RC الجديد بالترتيب نفسه الذي كان للقديم.

لا تترك السطرين نشطين. فالوثيقة التي تعرض رقمي سجل تجاري تبدو خطأً منك أنت.

ما الذي يتغيّر وما الذي لا يتغيّر

التعديل في هذا التبويب يبلغ الوثيقة التالية التي تطبعها أو تنزّلها. ولا يغيّر أبداً النسخة المحفوظة. فالفاتورة التي أرسلتها تحتفظ بالأرقام التي خرجت بها. لذلك تبقى النسخة في ملف زبونك والنسخة في ملفك متطابقتين. وهذا مقصود. فالوثيقة التي تتغيّر بعد إرسالها لا قيمة لها سجلاً. أما طباعة الفاتورة في فاتورة مرسلة فتعرض أرقام اليوم، وقد تختلف عن النسخة المحفوظة.

نصائح

• املأ هذه الأرقام يوم تنشئ الزبون، لا يوم تُردّ عليك فاتورة. فالأرقام على ترويسة أوراقه، وعلى فواتيره هو، وفي مستخرج سجله التجاري.
• رقم NIF هو الذي يوقف المدفوعات. إذا لم يسعك إلا رقم واحد، فسجّل NIF.
• افعل ذلك للمورّدين أيضاً. فأرقامهم تُطبع على أوامر الشراء التي ترسلها إليهم. والمورّد الذي يستطيع مطابقة أمرك بسجلاته قد يشحن أسرع.