كل وثيقة ترسلها للاعتماد تحصل على عنصر واحد في صندوق واردك يتابعها من البداية إلى النهاية. أرسل أمر شراء فيظهر العنصر، يقرأ مُرسَل ويسمّي من ينتظره الطلب. ثم يصير العنصر نفسه معتمد أو مرفوض — فلا تصلك رسالة ثانية منفصلة، ولا تحتاج أبداً أن تبحث عن الأولى.
ولترى هذه العناصر وحدها، صفِّ صندوق الوارد بالصنف طلباتي. تلك القائمة هي كل ما أرسلته، في مكان واحد. (أما القرارات التي تنتظرك أنت فشيء آخر — تصل عناصرَ موسومة بـمطلوب إجراء في صندوق الوارد نفسه.)
ما يقوله لك العنصر
| ما يقرأ | ما يعنيه |
|---|---|
| مُرسَل: … | في الطريق. والسطر الذي تحته يسمّي الشخص الذي ينتظره الطلب، والمستوى الذي بلغه. |
| مُصعَّد: … | تجاوز أحد المعتمِدين مهلته، أو كان غائباً فأسنده من يدير المسارات إلى غيره — فانتقل الطلب إلى شخص آخر. |
| معتمد: … | وقّع كل من كان مطلوباً. والوثيقة مضت. |
| مرفوض: … | ردّه أحد المعتمِدين. وسببه هو النص الذي تحته، بحرفه. |
افتح العنصر لتقرأ التفصيل، أو استعمل إجراء فتح فيه لتقفز إلى الوثيقة مباشرة.
متى يقاطعك العنصر، ومتى لا يقاطعك
لا يعود العنصر إلى أعلى صندوق واردك — غير مقروء من جديد — إلا حين يقع ما تودّ أن تعلمه:
- اعتماد تجاوز مهلته أو أُسند يدوياً، فصُعِّد، و
- الحكم النهائي.
أما التقدم العادي فلا يزعجك. فحين يوقّع معتمِد وينتقل الطلب إلى التالي، يعيد العنصر كتابة نفسه في صمت فلا يسمّي أبداً من تصرّف سلفاً، لكنه يبقى مقروءاً ويبقى في مكانه. فترى الحقيقة دائماً دون أن تُنبَّه عند كل خطوة.
لماذا قد يبقى الطلب عند «مُرسَل»
لأنه ينتظر قرار شخص آخر. والعنصر يسمّيه؛ فافتح الوثيقة نفسها لترى السلسلة كاملة — من قرّر ماذا في كل مستوى، ومن يمسك الطلب الآن.
وإن كان طلب ما ينتظر منذ وقت طويل، فتحقّق هل المعتمِد المسنَد إليه غائب. فإن كان غائباً، يستطيع مالك مؤسستك أن يضغط تصعيد في تبويب الاعتمادات في الوثيقة، ويختار من يتولّى الطلب. ويستطيع المعتمِد الحاضر أيضاً أن يُسند الطلب إلى زميل، بالضغط على تفويض في صندوق وارده.
بعد الرفض
حين يُرفض طلب، يعود أمر الشراء وطلب الشراء وطلب الزبون والتسديد إلى حالة مسودة. أما فاتورة المورّد فتعود إلى مُطابَق، فسجّل نزاعاً عليها وأعد فتحها مسودةً قبل أن تعدّلها. ويبقى سند الاستلام على حالته. وعندها تستطيع أن:
- تفتح الوثيقة — فعنصر صندوق الوارد يربطك بها مباشرة.
- تقرأ سبب الرفض (وهو في العنصر، وفي تاريخ اعتماد الوثيقة).
- تعدّل الوثيقة — فتصلح ما أشار إليه المعتمِد.
- ترسلها من جديد. وذلك يبدأ طلباً جديداً بعنصر صندوق وارد خاص به؛ ويبقى القديم مدوَّناً لأثر التدقيق.
إلغاء طلب
إذا أرسلت تسديداً عن خطأ، فافتح صفحته ما دام الطلب في الطريق. ثم اختر سحب الطلب من إجراءات أخرى. ويُطوى عنصره في صندوق الوارد تلقائياً — فأنت من سحبه، ولم يعد بحاجة إلى أن يراقب نفسه — ويبقى بإمكانك أن تجده في تبويب المنجَزة. والطلبات الملغاة لا تُحيا من جديد؛ فأرسل طلباً جديداً بدلها.
ويعود التسديد المسحوب إلى مسودة. وليس لغيره من الوثائق هذا الزر. فإن أرسلت إحداها عن خطأ، فاطلب من المعتمِد أن يرفض الطلب.
الوثائق المعتمَدة في الحين
بعض الوثائق تنطبق عليها مسارات بلا خطوات اعتماد، فتُعتمد في الحين. ومع ذلك يصلك عنصر، يقرأ معتمد من أول لحظة — فيجد سؤال «هل مرّت؟» جوابه في المكان نفسه دائماً.