Notes de débit

Une note de débit fournisseur enregistre une somme que le fournisseur vous doit, à vous. C’est l’inverse, côté achats, de l’avoir que vous accordez à un client. Vous en établissez une quand de la marchandise est repartie chez le fournisseur sur un retour fournisseur, ou quand sa facture porte un prix ou une quantité erronés. La note vous sert à récupérer cette somme. Si la facture du fournisseur est au statut Approuvé ou Partiellement réglé, la note diminue d’abord ce que vous devez encore dessus. Ensuite, vous récupérez le reste comme un remboursement en trésorerie.

L’assistant achats peut établir une note depuis un retour, ou en saisir une à la main. Seuls le responsable des achats et le propriétaire de votre organisation peuvent émettre une note, l’annuler ou la supprimer.

Notions clés

• La note de débit est le document qui dit que le fournisseur doit une somme à votre organisation, et pourquoi. Son motif est Retour, Détérioration, Erreur de prix, Erreur de quantité ou Autre. Son numéro vient de sa propre série SDN, par exemple SDN-2026-000001.
• La facture rattachée est la facture du fournisseur dont la note se déduit quand vous l’émettez. Une note établie depuis un retour désigne toujours la facture qui a facturé la marchandise. Une note saisie à la main peut en désigner une, ou aucune.
• Les lignes n’existent que sur une note établie depuis un retour. Elles détaillent ce qui est reparti, ligne par ligne, au prix et à la TVA que la facture a appliqués. Une note saisie à la main n’a pas de lignes, seulement ses montants.
• L’Imputé et le Restant disent ce qui a déjà servi de la note. L’Imputé est ce qui s’est déduit de la facture à l’émission, plus chaque remboursement depuis. Le Restant est ce que le fournisseur vous doit encore sur la note. Beelocity tient les deux à jour, et vous ne les saisissez jamais.

Quand en établir une

Le cas le plus courant est un retour expédié. Mettons que vous avez reçu 10 unités à 2 000 DA l’unité, et que le fournisseur vous a facturé 20 000 DA. Quatre unités se révèlent défectueuses, et vous créez un retour et l’expédiez. La marchandise est repartie, mais le fournisseur garde les 8 000 DA qu’il vous a facturés pour elle. La note de débit vous sert à les réclamer.

Si la marchandise est repartie avant que le fournisseur ne vous facture, aucune note n’est nécessaire. Facturez la commande comme d’habitude : la facture laisse de côté ce qui est reparti.

L’autre cas est une erreur de facturation, sans marchandise renvoyée. Par exemple, le fournisseur a facturé 2 200 DA l’unité au lieu des 2 000 DA convenus, ou 12 unités au lieu de 10. Saisissez une note à la main pour la différence, avec le motif Erreur de prix ou Erreur de quantité.

Établir une note depuis un retour

1. Ouvrez le retour fournisseur au statut Expédié. Appuyez sur Établir une note de débit, dans Autres actions en haut de sa page.

2. La fenêtre dit ce que Beelocity va établir. Appuyez sur Établir une note de débit dans cette fenêtre.

3. Beelocity construit la note à partir de la facture du fournisseur. Chaque quantité retournée reprend le prix et le taux de TVA que cette facture lui a appliqués.

   Mettons que quatre unités sont reparties d’une ligne facturée 2 000 DA avec 19 % de TVA. Elles font 8 000 DA plus 1 520 DA de TVA, soit 9 520 DA en tout. C’est exactement ce que la facture en demandait.

4. Beelocity date la note du plus tardif de la date du retour et de la date de la facture. La note désigne à la fois le retour et la facture.

5. Beelocity enregistre la note en Brouillon et l’ouvre. Son onglet Lignes de la note de débit montre chaque ligne au prix de la facture.

   Ses Observations sont vides, car la page nomme déjà le retour à Issue du retour.

Quelques règles s’appliquent :

• Seul un retour Expédié reçoit une note, car avant cela rien n’est sorti de votre stock. Établissez la note avant de clôturer le retour.
• Une facture qui a passé son rapprochement doit facturer la marchandise. Si aucune facture de ce genre ne la facture encore, Beelocity refuse. Il refuse aussi si la marchandise est repartie avant la facture, car la facture l’a alors laissée de côté et il n’y a rien à reprendre.
• Une marchandise facturée sur plusieurs factures ne peut pas être débitée depuis le retour. Saisissez plutôt une note à la main sur chaque facture pour récupérer l’argent. Une note saisie à la main ne rend pas les quantités au bon de commande. La commande continue donc de compter cette marchandise comme facturée, et vous ne pouvez pas facturer son remplacement depuis elle.
• Un retour porte au plus une note vivante. Si vous en établissez une deuxième, Beelocity refuse, et le message propose L’ouvrir pour vous mener à la note qui existe. Tant que le retour est Expédié, vous pouvez annuler l’ancienne note et l’établir de nouveau. La nouvelle note reprend la même facture, la même date et les mêmes prix.
• Une note établie depuis un retour suit le retour et la facture. Vous ne pouvez changer ni son fournisseur, ni son motif, ni sa date d’émission, ni sa devise, ni sa facture rattachée, ni ses montants. Seules ses Observations et ses Notes internes se modifient.

Vous pouvez aussi partir de zéro. Ouvrez Achats > Notes de débit, et appuyez sur Ajouter. Choisissez le fournisseur et le motif, vérifiez la devise, et saisissez les montants vous-même. Si vous rattachez une facture du fournisseur, la note en prend la devise, et vous ne pouvez plus la changer.

Modifier le brouillon

Une note saisie à la main ne change rien tant qu’elle est en Brouillon. Vous pouvez modifier chacun de ses champs, sauf son numéro :

• La Facture rattachée est la facture dont cette note doit se déduire. La liste propose les factures du fournisseur choisi, chacune avec son statut et ce qu’elle doit encore. Si vous la laissez vide, vous récupérez tout le montant comme un remboursement.
• Le Total HT et le Montant de la TVA sont le montant hors taxe et la TVA qui s’y ajoute. Le Montant est leur somme, et Beelocity le calcule pendant que vous tapez.
• Les Observations disent ce que le fournisseur doit savoir, comme ce qui est reparti. Beelocity ne les imprime pas et ne les envoie pas. Les Notes internes restent dans votre équipe.

Sur une note établie depuis un retour, seules les Observations et les Notes internes changent, car ses chiffres sont ceux de la facture.

Tant qu’une note est en brouillon, le responsable des achats et le propriétaire de votre organisation peuvent la supprimer ou l’annuler.

L’émission — ce qui arrive à la facture

Le parcours en haut de la page de la note montre Brouillon et Émis, les deux étapes d’une note de débit qui remplit son office. Émis est l’étape suivante : cliquez dessus, puis appuyez sur Émettre dans la fenêtre. Seuls le responsable des achats et le propriétaire de votre organisation peuvent émettre une note. C’est cette étape qui fait bouger l’argent :

• Si la facture rattachée est au statut Approuvé ou Partiellement réglé, la note s’en déduit aussitôt. Le Reste à payer de la facture baisse comme si un règlement l’avait soldé, et la facture passe à Partiellement réglé ou à Réglé.
• La note ne déduit pas plus que ce que la facture doit encore. Mettons qu’une note de 8 000 DA désigne une facture qui doit encore 5 000 DA. La note en déduit 5 000 DA et garde 3 000 DA.
• Si la facture a un autre statut, ou si elle est désactivée, rien ne s’en déduit. Tout le montant reste sur la note, et rien ne le déduira de la facture plus tard. Émettez donc une note après l’approbation de sa facture.
• Ce que la facture n’a pas absorbé reste sur la note comme son Restant, de même que tout le total quand aucune facture n’est rattachée. Vous le récupérez comme un remboursement.
• Une note établie depuis un retour rend aussi les quantités retournées au bon de commande. La commande ne les compte plus comme facturées, et vous pouvez donc facturer le remplacement quand le fournisseur livre de nouveau la marchandise. Si une autre note sur la même ligne de commande a déjà rendu ces quantités, Beelocity refuse l’émission et dit ce qu’il reste.

Beelocity refuse d’émettre une note dont le total est nul. Après l’émission, vous ne pouvez plus modifier la note.

Récupérer le reliquat — le remboursement

Le Restant d’une note émise est de l’argent que le fournisseur doit vous rendre. Le trésorier le récupère dans Trésorerie, sur Encaissements et décaissements. Il enregistre ce que le fournisseur rembourse et l’impute sur cette note. La page de la trésorerie explique comment.

La trésorerie n’accepte qu’une note Émis dont la case Actif est cochée, et jamais plus que son Restant. Le remboursement doit être dans la devise de la note. Quand le trésorier confirme l’encaissement, l’Imputé de la note augmente du montant remboursé.

Annuler une note

L’annulation n’est pas une étape du parcours : vous la choisissez dans la liste des changements de statut. Cliquez sur l’étape où se trouve la note, choisissez Annulé, puis appuyez sur Annuler la note dans la fenêtre. Si vous annulez un Brouillon, rien ne change, car le brouillon n’avait encore rien fait.

Si vous annulez une note Émis, Beelocity défait ce que l’émission avait fait. La facture doit de nouveau ce que la note avait déduit, et une facture Réglé revient à Approuvé ou à Partiellement réglé.

Beelocity refuse tant qu’un encaissement de remboursement de la trésorerie est imputé sur la note. Le trésorier ne peut retirer la note d’un encaissement que tant que cet encaissement est un brouillon. Après la confirmation de l’encaissement, la note ne peut plus être annulée.

Si la note a été établie depuis un retour, l’annuler recompte aussi ses quantités comme facturées. Le retour attend alors de nouveau son avoir, même si le remplacement du fournisseur ou le reste de la commande a été facturé depuis. Tant que le retour est Expédié, vous pouvez en établir une nouvelle note. Après la clôture du retour, vous ne le pouvez plus.

Retrouver une note

La liste Notes de débit trouve une note par son numéro ou par ses notes. Son bouton de filtre la restreint par Motif, Statut, Fournisseur et Actif. Il propose aussi une période de Date d’émission, et une plage de Montant ou d’Imputé. Voir Utiliser les listes. Une note désactivée reste dans la liste. La colonne Restant se déduit des deux autres, et vous ne pouvez donc pas filtrer dessus.

Les statuts

À retenir

• Qui peut agir. L’assistant achats peut établir une note depuis un retour et en saisir une à la main. Seuls le responsable des achats et le propriétaire de votre organisation peuvent émettre, annuler ou supprimer une note.
• La devise. Une note prend toujours la devise de sa facture rattachée, et un remboursement doit être dans la devise de la note.
• Une note issue d’un retour tient sa facture. Tant qu’une telle note n’est pas annulée, vous ne pouvez ni rouvrir sa facture en brouillon ni l’annuler. Si vous essayez, le message nomme la note : annulez d’abord la note. Si son retour est Clôturé, vous ne pourrez pas établir cette note de nouveau après l’avoir annulée.
• Le papier du fournisseur. Le document que le fournisseur établit de son côté pour le même avoir s’appelle en général un avoir fournisseur. Notez sa référence dans les Observations de la note, pour que chaque côté retrouve ses papiers.