Sous-traitance

Lorsqu’une étape de votre procédé de fabrication est réalisée par un partenaire extérieur — traitement de surface, traitement thermique, peinture, usinage, assemblage complet —, Beelocity appelle cela de la sous-traitance. Le même ordre de fabrication suit la production du début à la fin, mais une ou plusieurs opérations se déroulent chez le fournisseur au lieu de chez vous. Les composants partent, les pièces finies ou traitées reviennent, et un bon de commande ordinaire paie le fournisseur pour son travail.

L’intérêt de passer par un ordre de fabrication sous-traité plutôt que par un simple bon de commande, c’est la traçabilité : les composants envoyés, le temps de traitement du fournisseur, les pièces revenues et le coût de l’opération restent tous rattachés à un seul document de production.

Comment les pièces s’emboîtent

La sous-traitance réutilise trois choses que vous employez déjà :

• Un poste de charge sous-traité — un poste de charge dont l’indicateur Sous-traitance est activé et pour lequel un Tiers par défaut est choisi. Les gammes et les nomenclatures le traitent comme n’importe quel autre poste de charge, mais le moteur de lancement des ordres de fabrication le reconnaît et bascule dans le circuit de sous-traitance.
• Une opération sous-traitée — une opération de gamme placée sur un poste de charge sous-traité. Elle porte le délai du fournisseur (à la place des temps de réglage et opératoire) et le prix unitaire qu’il facture (par exemple 30 DA la pièce pour un traitement de surface).
• Un ordre de fabrication sous-traité — un OF dont la gamme contient une ou plusieurs opérations sous-traitées. Son en-tête porte l’indicateur Sous-traitance et pointe vers un tiers. Son lancement déclenche l’automatisme de sous-traitance.

C’est tout. Il n’y a pas de « module sous-traitance » distinct — chaque OF sous-traité est un OF normal qui se trouve porter les bons indicateurs.

Mettre en place une relation de sous-traitance

Avant de pouvoir lancer un OF sous-traité, il vous faut :

1. Une fiche tiers pour le fournisseur. Créez-la dans Tiers > Tiers avec Fournisseur activé. Notez son NIF, son adresse et sa devise (la plupart des sous-traitants algériens facturent en DZD).
2. Un poste de charge sous-traité pour l’opération. Dans Production > Postes de charge, cliquez sur Ajouter, donnez-lui un code du genre WC-PLATING-EXT et un nom du genre « Traitement de surface externe », activez Sous-traitance et choisissez le tiers comme Tiers par défaut. Le coût horaire est facultatif — pour un travail sous-traité, ce qui compte est le prix unitaire porté par l’opération de gamme.
3. Une opération de gamme pointant vers ce poste de charge. Sur toute gamme qui a besoin de l’étape externe, ajoutez une opération, choisissez le poste de charge sous-traité, activez Sous-traitance sur l’opération, et renseignez le Délai fournisseur (par exemple 5 jours) et le Coût unitaire de sous-traitance (par exemple 30 DA).
4. (Facultatif) Un produit de prestation en ligne. La plupart des équipes en créent un, une fois pour toutes : un produit non stocké du genre « Prestation de traitement de surface — à la pièce », utilisé comme ligne du bon de commande de sous-traitance. Le service achats peut l’ajouter au bon de commande généré automatiquement au moment de relire le brouillon.

Une fois tout cela en place, toute nomenclature qui référence la gamme produira des ordres de fabrication sous-traités.

Créer un ordre de fabrication sous-traité

Le circuit est le même que pour n’importe quel ordre de fabrication :

1. Allez dans Production > Ordres de fabrication > Créer.
2. Choisissez le produit parent, la quantité visée et la date d’échéance.
3. Choisissez la nomenclature et la gamme — le système fait apparaître les opérations sous-traitées de la gamme.
4. Activez Sous-traitance et choisissez le Tiers sous-traitant.
5. Enregistrez. L’OF est en Brouillon.

Quand vous êtes prêt, amenez-le à Approuvé et cliquez sur Lancer.

Ce que le lancement fait pour un OF sous-traité

Lorsque vous lancez un OF sous-traité, Beelocity fait tout ce qu’un lancement d’OF normal fait (éclatement de la nomenclature, recopie de la gamme, réservations, figeage du coût), plus ces étapes propres à la sous-traitance :

• Il génère un bordereau d’expédition. Pour chaque ligne de matière rattachée à une opération sous-traitée, une ligne de bordereau est créée au statut En attente. Ce bordereau est ce que vous voyez dans le panneau Sous-traitance de la page de l’OF.

• Il crée un bon de commande en brouillon. Ce qui est pré-rempli et ce que le service achats doit compléter :

  Champ	Pré-rempli par le lancement
  N° de bon de commande	SUB-PO-<8 premiers caractères de l'identifiant de l'OF> — remonte de façon unique à l’ordre de fabrication.
  Statut	Brouillon — jamais soumis automatiquement.
  Tiers	Le tiers sous-traitant de l’en-tête de l’OF, à défaut celui de la première opération sous-traitée.
  Date de commande	Aujourd’hui (la date du lancement).
  Dépôt	Le dépôt d’origine de l’OF (d’où les composants vont partir).
  Devise	La devise de l’OF.
  Lignes du bon de commande	Vides. Le service achats ajoute la ligne du produit de prestation (les honoraires du fournisseur) au moment de la relecture, avec la bonne quantité et le bon prix unitaire.
  Date de livraison, conditions, observations	Non pré-remplies ; le service achats les renseigne.

  Le bon de commande est inscrit sur l’en-tête de l’OF, ce qui permet au panneau Sous-traitance d’y renvoyer directement. Une fois que le service achats a ajouté la ligne et soumis le bon de commande par le circuit d’approbation habituel, celui-ci paie le fournisseur à la réception.

Après le lancement, vous verrez le bouton d’action Sous-traitance sur l’OF. Cliquez dessus pour ouvrir le panneau, qui présente :

• Le tiers sous-traitant.
• Un lien vers le bon de commande de sous-traitance (il ouvre la page du bon de commande).
• Le bordereau d’expédition, avec une ligne par ligne de matière rattachée à une opération sous-traitée.

Expédier les composants au fournisseur

Expédier des composants n’est rien d’autre qu’une sortie de composant ordinaire, avec le dépôt de destination réglé sur un dépôt appartenant au fournisseur :

1. Ouvrez l’OF. Ses Lignes de matières sont à côté de la fiche, dès le premier écran.
2. Cliquez sur Valider la sortie sur la ligne concernée.
3. Choisissez le dépôt d’origine (là où sont les composants aujourd’hui) et une quantité.
4. Réglez le dépôt de destination sur le dépôt du fournisseur. (Si vous n’en avez pas, demandez à votre responsable des dépôts d’en créer un avec Type de dépôt = Dépôt du fournisseur et le tiers rattaché.)
5. Validez.

Deux choses se produisent :

• Un mouvement de Sortie sur ordre de fabrication décrémente le stock de votre dépôt et l’augmente dans le dépôt du fournisseur.
• La quantité Expédiée de la ligne de bordereau correspondante monte et son statut passe à Expédié.

Les composants restent la propriété de votre organisation — le journal voit un transfert entre dépôts, pas une vente.

Vous pouvez expédier par lots si le fournisseur n’a pas besoin de tout d’un coup.

Réceptionner les pièces traitées

Lorsque le fournisseur a fini le travail et renvoie les pièces, votre service achats réceptionne le bon de commande de sous-traitance comme il réceptionne n’importe quel autre bon de commande : depuis Achats > Bons de réception, il crée un bon de réception pour le bon de commande de sous-traitance, valide les quantités reçues et le Termine.

Terminer le bon de réception rattaché au bon de commande de sous-traitance déclenche deux effets automatiques sur l’OF lié :

• L’opération sous-traitée correspondante passe automatiquement à Terminé, la quantité reçue étant enregistrée comme quantité terminée.
• Un mouvement d’Entrée de production est validé pour le produit parent dans le dépôt de destination de l’OF.
• Le bordereau d’expédition est marqué Rapproché. Tout manquant (expédié − retourné − consommé chez le fournisseur) est traité comme du rebut sur la ligne du bordereau.

Si la gamme comporte d’autres opérations après celle qui est sous-traitée, l’OF est désormais prêt pour ces étapes internes. Si l’opération sous-traitée était la dernière, vous pouvez amener l’OF à Terminé puis à Clôturé comme d’habitude.

Trois cas de figure courants

Tous trois suivent le même cycle de vie d’OF — seule la structure de la gamme change.

Le stock chez le fournisseur

Les composants physiquement chez le fournisseur restent la propriété de votre organisation. Ils apparaissent :

• Dans le dépôt du fournisseur, avec un solde de stock normal.
• Dans le panneau Sous-traitance de l’OF, sous la colonne Chez le fournisseur de la ligne de bordereau correspondante.

Ils ne sont pas comptés dans les vues de stock habituelles (les totaux en stock les écartent) parce qu’ils ne sont pas sur votre site et ne sont pas disponibles à la vente. Une vue dédiée « stock chez le fournisseur », si votre organisation en a besoin, peut être bâtie par-dessus les dépôts de fournisseur.

Pièges courants

• Oublier d’ajouter la ligne de produit de prestation au bon de commande. Le bon de commande généré automatiquement ne comporte qu’un en-tête. Tant que le service achats n’a pas ajouté la ligne du produit de prestation et ne l’a pas soumis, vous ne pouvez pas y rattacher de bon de réception. Ajoutez ce point à la liste de relecture quotidienne des bons de commande de votre équipe.
• Se tromper de dépôt de destination sur la sortie. Si vous expédiez les composants vers votre propre dépôt de préparation au lieu de celui du fournisseur, le bordereau ne se met pas à jour — le système n’a aucun moyen de savoir que ces pièces sont parties chez le fournisseur. Choisissez toujours le dépôt du fournisseur comme destination.
• Ne pas créer de dépôt de fournisseur. Certaines équipes sautent cette étape et expédient au fournisseur depuis un dépôt de « transit ». Cela fonctionne pour le mouvement de stock, mais laisse le bordereau En attente, ce qui brouille la vue « stock chez le fournisseur ». Demandez à votre responsable des dépôts d’en créer un par tiers sous-traitant actif.
• Clôturer l’OF avant que le bon de réception ne soit terminé. L’opération sous-traitée ne se termine automatiquement que lorsque le bon de réception est terminé. Si vous passez l’OF à Terminé trop tôt, l’opération restera À démarrer et le calcul de l’écart sera faussé.
• Mélanger lignes sous-traitées et lignes ordinaires sur un même bon de commande. Le bon de commande de sous-traitance généré automatiquement est censé être un document de prestation seulement. Si le fournisseur vous vend aussi des matières premières, gardez cela sur un bon de commande d’achat distinct ; le moteur de rapprochement de sous-traitance regarde les lignes de bon de commande rattachées à l’OF, et un bon de commande mixte brouille le tableau.