المقبوضات والمدفوعات

المقبوض مال يدفعه لك زبون. والمدفوع مال تدفعه أنت لمورّد. وهنا تسجّل الاثنين، وتقرّر أي الفواتير يسدّدها المقبوض، وترى النقد يحطّ في حسابات خزينتك أو يغادرها.

كل مقبوض ومدفوع يمرّ بحياة قصيرة: تسجّله مسودةً، ثم تؤكّده (فيُرحَّل المال إلى يومية الخزينة وتُحدَّث كل فاتورة يسدّدها)، ثم يُحصَّل، أو يُلغى أو يعود دون دفع في بعض الأحيان.

فتح المقبوضات والمدفوعات

افتح الخزينة ← المقبوضات والمدفوعات في القائمة الجانبية. سترى سطراً لكل دفعة، يعرض:

الرقم — مرجع الوثيقة (المقبوضات تبدأ بـRCT- والمدفوعات بـPAY-). انقره لتفتح الدفعة.
التاريخ — متى قُبض المال أو دُفع.
الاتجاه — قبض (مال وارد) أو دفع (مال صادر).
المتعامل — الزبون الذي دفع لك، أو المورّد الذي دفعت له.
الطريقة — كيف تحرّك المال (نقداً، تحويلاً، شيكاً…).
الحساب — حساب الخزينة الذي حطّ فيه المال أو غادره.
المبلغ والمخصّص وغير المخصّص — الإجمالي، وما خُصّص منه على الفواتير، والباقي غير المخصّص المحفوظ رصيداً للمتعامل.
الحالة — مسودة، في انتظار الاعتماد، معتمد، مؤكد، محصَّل، غير مدفوع، أو ملغى. (ولا تظهر «في انتظار الاعتماد» و«معتمد» إلا إذا كانت مؤسستك تمرّر المدفوعات بمسار اعتماد — انظر اعتماد المدفوعات الكبيرة أدناه.)

استعمل زر التصفية الملاصق لخانة البحث لتعرض المقبوضات وحدها أو المدفوعات وحدها (الاتجاه)، أو حالة واحدة، أو متعاملاً أو طريقة أو حساباً واحداً، أو مجال تاريخ أو تاريخ قيمة، أو مجال مبلغ — وغير المخصّص فوق الصفر هو قائمة عمل النقد غير المخصّص. وتُحفظ الاختيارات في شريط العنوان، فيمكنك حفظ العرض المصفّى في المفضلة أو مشاركته (التعامل مع القوائم).

تسجيل مقبوض أو مدفوع

انقر إضافة، ثم املأ النموذج:

رقم الوثيقة — اتركه فارغاً ليرقّمه لك بيلوسيتي (RCT-2026-000001)، أو اكتب رقمك إن شئت. المقبوضات يجب أن تبدأ بـRCT- والمدفوعات بـPAY-.
الاتجاه — قبض للمال الوارد من زبون، ودفع للمال الصادر إلى مورّد. يثبُت بعد الحفظ.
المتعامل — الزبون أو المورّد.
طريقة الدفع — كيف يتحرّك المال. واختيار طريقة يملأ لك حسابها الافتراضي.
حساب الخزينة — الحساب الذي يحطّ فيه المال أو يغادره.
العملة والمبلغ — ما هو المال وكم مقداره. والعملة تثبُت بعد الحفظ.
سعر الصرف — لا يعني إلا الدفعة بعملة أجنبية؛ اتركه 1 للدفعة التي هي أصلاً بعملتك الأساسية.
تاريخ الدفعة وتاريخ القيمة — متى تحرّك المال، و(اختيارياً) تاريخ القيمة لدى البنك حين تصير الأموال متاحةً فعلاً.
المرجع الخارجي والشرح وملاحظات داخلية — مرجع بنكي أو مرجع شيك، وملاحظة تظهر على الدفعة، وملاحظات خاصة بفريقك.

احفظ المسودة. يمكنك أن تواصل تعديلها وتخصيصها على الفواتير، ثم تؤكّدها بعد ذلك.

تخصيص مقبوض على الفواتير

للمقبوض في حالة المسودة تبويب التخصيصات — وفيه تقرّر أي فواتير الزبون يسدّدها هذا المال. والمقبوض الواحد يمكن أن يصفّي عدة فواتير دفعةً واحدة.

إضافة تخصيص — اختر فاتورةً قائمة ومبلغاً. يقترح بيلوسيتي المبلغ الذي يسدّد الفاتورة (أو ما تبقّى من المال إن كان أقل). ويمكنك كذلك أن تسجّل خصم التسديد المبكر الذي استحقّه الزبون، أو أن تشطب رصيداً صغيراً متبقياً مع بيان السبب.
التخصيص التلقائي — دع بيلوسيتي يوزّع المال على فواتير الزبون الأقدم استحقاقاً أولاً ويتوقف حين ينفد. فعّل خيار الخصم إن كانت شروطك تسمح به.
غير المخصّص — كل ما لم تخصّصه على فاتورة يبقى غير مخصّص: رصيد غير موزَّع محفوظ للمتعامل تستعمله في المرة القادمة.

ويعرض شريط الملخّص دائماً المبلغ، وكم منه مخصّص على وثائق، وكم منه غير مخصّص، وكم بقي غير موزَّع. ويُخصَّص المدفوع للمورّد بالطريقة نفسها — عادةً على فاتورة المورّد التي يسدّدها، فينقص المبلغ المستحق عليها. ويمكنك كذلك أن تخصّصه على أمر شراء لتسجّل تسبيقاً على أمر لا فاتورة له بعد.

وللمقبوض هدف آخر غير فواتير الزبون: الإشعار المدين. فحين يردّ لك مورّد مالاً — بعد مرتجع أعدته إليه أو بعد خطأ في الفوترة — سجّل المال الوارد مقبوضاً من ذلك المورّد وخصّصه على إشعاره المدين الصادر. ولا يتجاوز التخصيص رصيد الإشعار المتبقي أبداً، وتأكيد المقبوض يرفع المبلغ المخصوم على الإشعار.

لا تتغيّر التخصيصات إلا ما دامت الدفعة مسودة. وتأكيد الدفعة يثبّتها.

التأكيد والتحصيل والإلغاء وعدم الدفع

افتح الدفعة وانظر سطر حالتها — الشريط أعلى الصفحة الذي يُقرأ مسودة · مؤكد · محصَّل ويبيّن أين بلغت الدفعة. الخطوة التالية زرّ؛ وانقر الحالة نفسها ليظهر المخطّط كاملاً، ومنه تُختار المخارج. وما يُعرض عليك تابع لما تملكه: التأكيد والتحصيل يحتاجان حقّ التأكيد، والإلغاء وعدم الدفع حقّ الإلغاء؛ ومن دونهما تبقى الخطوات مرسومة — فترى إلى أين تمضي الدفعة — غير أنها ليست أزراراً.

تأكيد — يُلزِم الدفعة. يُرحَّل المال إلى يومية الخزينة (فيتحرّك رصيد الحساب)، وتُعلَّم كل فاتورة خصّصتها مدفوعةً. والدفعة التي لا تحتاج خطوة مقاصة (كالنقد) تنتقل مباشرةً إلى محصَّل. أما الشيك أو الكمبيالة فيسجّل الورقة ويحجز المال حتى تُحصَّل — ويسألك بيلوسيتي عن رقم الورقة عند التأكيد.
تحصيل — يجعل أموال الدفعة المؤكَّدة نهائية.
إلغاء — يُبطل دفعةً مؤكَّدة قبل تحصيلها. تُعكس حركة النقد المرحَّلة وتُفتح من جديد كل فاتورة سُدّدت. ويُطلب منك سبب.
تسجيل عدم الدفع — لشيك أو كمبيالة مستلمة يعيدها البنك دون دفع. يُعكس المقبوض وتُفتح من جديد الفواتير المسدَّدة.

ولا تُحذف إلا الدفعة في حالة المسودة؛ فمتى أُكّدت، ألغِها بدل ذلك ليُحفظ أثر التدقيق.

اعتماد المدفوعات الكبيرة

يمكن لمؤسستك أن تشترط في بعض المدفوعات — كأي دفعة تبلغ مبلغاً تختاره أو تتجاوزه — أن تُعتمد قبل أن تُؤكَّد. وهذا يُبقي عيناً ثانية على المصروفات الكبيرة: فمن يسجّل الدفعة غيرُ من يعتمدها.

ولا ينطبق هذا إلا حين يكون مسؤول قد أعدّ قاعدة اعتماد للمدفوعات (تحت الإعدادات ← مسارات الاعتماد، باختيار نوع الوثيقة الدفعة). فإن لم تنطبق أي قاعدة على دفعة، أُكّدت مباشرةً كما وُصف أعلاه.

وحين تنطبق قاعدة:

إرسال للاعتماد — افتح الدفعة في حالة المسودة واختر إرسال للاعتماد. تصير الدفعة في انتظار الاعتماد وتُقفل أمام التعديل حتى لا تتغيّر أرقامها وهي قيد المراجعة. (وإن حاولت تأكيد دفعة تحتاج اعتماداً، ذكّرك بيلوسيتي بإرسالها أولاً.)
الاعتماد — يراجع المعتمِد (أو سلسلة المعتمِدين) الطلب في صندوق الوارد ويوقّع عليه. فتصير الدفعة معتمدة. وما دامت في الانتظار يمكنك سحب الطلب من الدفعة لتعود مسودةً.
تأكيد — متى صارت معتمدة، أكّدها من يملك حق التأكيد كالمعتاد.

وتبويب الاعتمادات في الدفعة يعرض الطلب وقرار كل معتمِد.

ما يتغيّر تلقائياً

تأكيد الدفعة هو اللحظة التي يُحدَّث فيها كل شيء — فأنت لا تعدّل الأرصدة بيدك أبداً:

يُرحَّل سطر في يومية الخزينة على حساب الخزينة، فيعكس رصيدُه المال الوارد أو الصادر.
تزيد كل فاتورة مخصَّصة مبلغَها المدفوع وتنتقل حالتها إلى مدفوع جزئياً أو مدفوع.
تُسجَّل على الدفعة أرباح الصرف أو خسائره المحقَّقة عند التسديد، للاطلاع عليها.

وإلغاء دفعة مؤكَّدة أو تسجيل عدم دفعها يعكس كلَّ واحد من هذه تلقائياً.